Một chu kỳ kế toán là gì? Định nghĩa và Hướng dẫn

Chu trình kế toán là quá trình chấp nhận, ghi chép, phân loại và ghi có các khoản thanh toán được thực hiện và nhận được trong một doanh nghiệp trong một kỳ kế toán cụ thể.

Các công ty thường cân đối sổ sách của họ mỗi quý và sau đó cân đối lại vào cuối năm, mặc dù những công ty khác có thể muốn thanh toán sổ sách hàng ngày hoặc hàng tuần—đó là rất nhiều công việc, nhưng có thể thực hiện được.

Dựa trên các giao dịch được ghi lại như một phần của chu kỳ kế toán, các báo cáo tài chính như báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lãi lỗ và bảng cân đối kế toán có thể được lập.

Khi tất cả các tài khoản kinh doanh đã được cân bằng, chúng sẽ bị đóng trong khoảng thời gian đó; những cái mới sau đó được tạo ra cho kỳ kế toán tiếp theo.

Các bước trong chu trình kế toán

Tùy thuộc vào người bạn nói chuyện, chu trình kế toán có thể có từ bảy đến chín bước, dựa trên mức độ chi tiết của từng bước.

1. Các giao dịch tài chính xảy ra, chẳng hạn như bán hàng tồn kho, mua nguyên liệu thô hoặc thanh toán tiền thuê.
2. Những giao dịch đó được ghi lại trong nhật ký tài chính thích hợp, tùy thuộc vào số tiền đã được chi tiêu hoặc nơi chi tiêu. Các khoản ghi nợ được sử dụng để biểu thị số tiền đã chi tiêu và các khoản tín dụng được sử dụng cho số tiền nhận được.
3. Các giao dịch sau đó được đăng vào tài khoản trong sổ cái chung, danh sách tất cả các tài khoản tài chính của doanh nghiệp mà các giao dịch đó tác động, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiền lương hoặc hoạt động tiếp thị.
4. Vào cuối kỳ kế toán, bạn chạy một số dư dùng thử để xem liệu tất cả các con số có cân bằng hay không. Thông thường, họ sẽ không, vì vậy điều chỉnh là cần thiết.
5. Bước tiếp theo là cố gắng tìm ra nguyên nhân của sự mất cân bằng và khắc phục nó.
6. Khi các tài khoản được cân bằng, báo cáo tài chính được lập.
7. Vào cuối kỳ, các sổ sách được đóng lại, với các tài khoản doanh thu và chi phí mới được tạo với số dư bằng không. Chúng được sử dụng cho kỳ kế toán tiếp theo.

Rắc rối với việc cân bằng

Mục đích của chu kỳ kế toán là để đảm bảo rằng tất cả tiền vào hoặc ra khỏi doanh nghiệp đều được hạch toán. Đó là lý do tại sao sự cân bằng là rất quan trọng.

Tuy nhiên, các lỗi thường xảy ra khi ghi lại các bút toán, dẫn đến số dư dùng thử không chính xác cần được điều chỉnh để các khoản nợ và tín dụng khớp với nhau.

Những lý do phổ biến nhất dẫn đến mất cân bằng tài khoản bao gồm:

• Quên một giao dịch
• Đăng một giao dịch vào tài khoản sai
• Đăng một giao dịch dưới dạng ghi nợ thay vì tín dụng hoặc ngược lại
• trùng lặp bài đăng
• Đăng nhầm số tiền

Sau khi được phát hiện, lỗi sẽ dễ dàng được sửa chữa.