Lợi ích của hệ thống thanh toán tích hợp và cách chúng hoạt động

Là một thương gia điều hành một cửa hàng thương mại điện tử hoặc cửa hàng truyền thống, cách bạn xử lý thanh toán có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của bạn. Nhập thủ công thông tin bán hàng vào phần mềm kế toán của bạn có thể chậm và dễ bị lỗi. Trong khi đó, một hệ thống tích hợp cho các khoản thanh toán của bạn có thể hợp lý hóa quy trình thanh toán của bạn đồng thời loại bỏ sự khác biệt do nhập dữ liệu thủ công. Đây là những gì bạn cần biết về thanh toán tích hợp.

Thanh toán tích hợp là gì?

Hệ thống thanh toán tích hợp là một loại phần mềm kết nối quá trình thanh toán với các hệ thống khác của công ty như phần mềm kế toán và phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Bằng cách kết nối điểm bán hàng (POS) với phần mềm quản lý tài chính của bạn, các hệ thống thanh toán tích hợp sẽ hợp lý hóa quy trình thanh toán. Điều này làm cho công việc quản lý các khoản phải thu (AR) trở nên dễ dàng hơn vì nó tự động liên kết các khoản thanh toán và hóa đơn, giảm nhu cầu thực hiện công việc đó theo cách thủ công. Một hệ thống thanh toán tích hợp cũng có thể ghi lại thông tin giao dịch (như giá bán, thời gian giao dịch và phương thức thanh toán) vào phần mềm CRM của bạn.

Thanh toán tích hợp hoạt động như thế nào

Hệ thống thanh toán tích hợp giao tiếp trực tiếp với phần mềm quan trọng khác mà công ty bạn sử dụng. Hệ thống thanh toán tích hợp xử lý thanh toán nội bộ và có thể tự động đăng dữ liệu giao dịch lên hệ thống kế toán hoặc gửi thông tin đến phần mềm khác của công ty như hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) với cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn công ty.

Đối với cửa hàng thương mại điện tử, một hệ thống tích hợp như Shopify Payments sẽ thu thập dữ liệu thanh toán mà không cần chuyển hướng đến nhà cung cấp dịch vụ thanh toán bên thứ ba (PSP). Trong các cửa hàng truyền thống, một hệ thống tích hợp để xử lý thanh toán kết nối bộ xử lý thanh toán trực tiếp với thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng (POS). Điều này có nghĩa là nhân viên thu ngân không phải nhập giá mua vào POS theo cách thủ công—cổng thanh toán tích hợp sẽ tự động tải thông tin về giá và hàng tồn kho.

6 lợi ích của việc sử dụng hệ thống thanh toán tích hợp

1. Tăng hiệu quả và tiện lợi
2. Trải nghiệm khách hàng được cải thiện
3. Tăng cường bảo mật và chống gian lận
4. Tiết kiệm chi phí và giảm lỗi của con người
5. Dòng tiền hiệu quả
6. Thông tin tốt hơn cho tiếp thị

Sử dụng hệ thống thanh toán tích hợp có thể mang lại một số lợi ích cho doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn, bao gồm:

1. Tăng hiệu quả và tiện lợi

Một giải pháp thanh toán tích hợp có thể giúp hệ thống kế toán của bạn hoạt động hiệu quả bằng cách tự động nhập dữ liệu giao dịch vào một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu. Các hệ thống thanh toán tích hợp gửi dữ liệu giao dịch chính xác và an toàn trực tiếp đến các hệ thống liên quan theo thời gian thực.

2. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Các giải pháp thanh toán tích hợp giúp doanh nghiệp của bạn chấp nhận thanh toán từ khách hàng một cách nhanh chóng, an toàn và dễ dàng. Ví dụ: hệ thống thanh toán tích hợp có thể giúp khách hàng trực tuyến tránh được rắc rối khi được chuyển hướng đến công ty dịch vụ thương gia bên thứ ba để hoàn tất giao dịch. Chúng cũng được thiết kế để chấp nhận nhiều phương thức thanh toán kỹ thuật số. Với ví di động chiếm khoảng một nửa thị trường thương mại điện tử toàn cầu, điều quan trọng hơn bao giờ hết là hệ thống thanh toán của công ty bạn phải trực quan như phương thức thanh toán của khách hàng.

3. Tăng cường bảo mật và chống gian lận

Hệ thống thanh toán tích hợp giữ dữ liệu thanh toán an toàn hơn hệ thống không tích hợp, vì nó giữ dữ liệu nhạy cảm như thông tin thẻ tín dụng ở một nơi an toàn. Các hệ thống thanh toán tích hợp không phải gửi dữ liệu khách hàng qua bên thứ ba và họ nhập thông tin giao dịch trực tiếp vào phần mềm kế toán của bạn. Điều này có nghĩa là sẽ có ít liên kết yếu tiềm ẩn hơn mà dữ liệu khách hàng có thể bị xâm phạm.

4. Tiết kiệm chi phí và giảm lỗi của con người

Một giải pháp tích hợp để xử lý thanh toán giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giảm số lượng lỗi do con người gây ra do nhập dữ liệu thủ công. Với bộ xử lý thanh toán tích hợp phù hợp, bạn có thể hợp lý hóa các khoản phải thu của mình và tiết kiệm tiền trong thời gian dài bằng cách giảm số giờ bộ phận AR của bạn phải làm việc để khắc phục lỗi.

5. Dòng tiền hiệu quả

Quản lý dòng tiền hiệu quả giúp đảm bảo rằng bạn có nhiều vốn lưu động hơn cho doanh nghiệp của mình tại bất kỳ thời điểm nào. Tích hợp thanh toán tự động hóa hệ thống lập hóa đơn và kế toán bằng cách gửi thông tin giao dịch trực tiếp đến sổ cái chung và các khoản phải thu của bạn, cho phép bạn chuyển tiền vào và ra khỏi công ty của mình nhanh hơn so với hệ thống thủ công.

6. Thông tin tiếp thị tốt hơn

Thông tin thanh toán theo thời gian thực cung cấp cho công ty của bạn dữ liệu nhanh hơn và đáng tin cậy hơn về thói quen mua hàng của khách hàng. Bằng cách sử dụng hệ thống thanh toán tích hợp để nhập dữ liệu khách hàng vào phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), bạn có thể dễ dàng sắp xếp khách hàng theo sản phẩm họ mua, số tiền họ chi tiêu và số lần họ đã mua hàng từ bạn. cửa hàng. Điều này có thể giúp bạn trau dồi thị trường mục tiêu và phát triển các tài liệu tiếp thị phù hợp hơn với cơ sở khách hàng của mình.

Cần tìm gì khi chọn nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tích hợp

Dưới đây là các yếu tố cần xem xét khi chọn nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tích hợp:

• Phí giao dịch. Nghiên cứu cách các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tích hợp cấu trúc phí của họ. Các khoản phí phổ biến bao gồm phí thiết lập người bán, phí hàng tháng và phí giao dịch. Đọc bản in đẹp và kiểm tra các chi phí ẩn trước khi chọn nhà cung cấp.
• tính năng bảo mật. Chọn một nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tích hợp cung cấp khả năng bảo vệ chống lại các vi phạm dữ liệu, đặc biệt là khi xử lý thẻ tín dụng. Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tích hợp của bạn có cổng tuân thủ PCI cho các giao dịch thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng bằng cách sử dụng nhà cung cấp bao gồm các tùy chọn ví kỹ thuật số an toàn, như Shop Pay.
• Hỗ trợ khách hàng. Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán tích hợp có hệ thống hỗ trợ khách hàng 24/7 để giúp thiết lập bộ xử lý thanh toán và để đảm bảo rằng cổng thanh toán của bạn vẫn được kết nối với các ứng dụng phần mềm kinh doanh khác của bạn.