Lịch trả lương: Hướng dẫn dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần trợ giúp—và một khi bạn thêm nhân viên, bạn sẽ cần một hệ thống có tổ chức để trả lương cho họ.

Lịch bảng lương có thể giúp bạn sắp xếp (và duy trì) tổ chức, cung cấp tính minh bạch và khả năng dự đoán cho nhóm của bạn, giúp quản lý dòng tiền và giúp dễ dàng chuyển giao quá trình xử lý bảng lương cho kế toán viên hoặc nhân viên kế toán.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập lịch trả lương và cách chọn lịch trả lương phù hợp nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Lịch trả lương là gì?

Lịch trả lương là lịch trình trả lương cho nhân viên của bạn. Ở mức tối thiểu, lịch trả lương của bạn sẽ bao gồm các kỳ trả lương và ngày trả lương cho năm hiện tại. Một số lịch trả lương cũng bao gồm thông tin về tần suất trả lương, thời hạn của bảng chấm công và ngày xử lý bảng lương.

4 lợi ích của việc có lịch trả lương

1. Quản lý dòng tiền chiến lược
2. Tổ chức hệ thống nội bộ
3. Cải thiện quan hệ nhân viên
4. Tuân thủ pháp luật nhà nước

Lịch tính lương có thể giúp chủ doanh nghiệp quản lý dòng tiền, tổ chức và thuê ngoài công việc ghi sổ và kế toán, duy trì mối quan hệ tích cực với nhân viên và tuân thủ luật pháp tiểu bang và liên bang. Dưới đây là tổng quan về các lợi ích:

1. Chiến lược quản lý dòng tiền. Chi phí ngoài kế hoạch xảy ra, nhưng bảng lương không phải là một trong số đó. Thiết lập lịch trả lương cho phép bạn xem và quản lý các khoản nợ đang chờ xử lý của mình và tránh những bất ngờ. Nó cũng có thể giúp bạn xác định lịch thanh toán tối ưu dựa trên dòng tiền của bạn.
2. Tổ chức hệ thống nội bộ. Giữ lịch trả lương có thể giúp bạn tổ chức hệ thống kế toán nội bộ của mình và tránh các khoản thanh toán bị bỏ lỡ hoặc sai sót. Lịch tính lương cũng giúp dễ dàng thuê ngoài nhiệm vụ tính lương cho kế toán viên hoặc nhân viên kế toán.
3. Cải thiện quan hệ nhân viên. Nhân viên của bạn cần biết khi nào họ sẽ được trả tiền. Ngày trả lương muộn hoặc thông tin sai lệch về lịch trả lương có thể làm xói mòn mối quan hệ giữa chủ và nhân viên. Lịch trả lương cung cấp khả năng dự đoán và minh bạch, đồng thời giúp nhân viên của bạn lập kế hoạch tài chính cá nhân.
4. Tuân thủ pháp luật nhà nước. Nhiều tiểu bang Hoa Kỳ quy định tần suất trả lương của nhân viên. Thiết lập lịch trả lương có thể giúp bạn tuân thủ.

Ưu và nhược điểm của lịch trả lương

Hầu hết các chủ doanh nghiệp trả lương cho nhân viên hàng tuần, hai tuần một lần, nửa tháng hoặc hàng tháng. Dưới đây là tổng quan về ưu và nhược điểm của từng loại:

bảng lương hàng tuần

Nếu bạn tuân theo lịch trả lương hàng tuần, bạn sẽ trả lương cho nhân viên của mình vào cùng một ngày mỗi tuần, với tổng số 52 kỳ trả lương một năm.

• Ưu điểm của bảng lương hàng tuần. Lịch trả lương này là tối ưu cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo giờ và nhu cầu lao động và thu nhập luôn biến động. Nếu nhân viên của bạn đăng nhập nhiều giờ hơn khi bạn bận rộn (và ít hơn khi bạn không bận rộn), lịch trả lương hàng tuần có thể đơn giản hóa việc chấm công của nhân viên và điều chỉnh các khoản nợ lương của bạn với thu nhập kinh doanh của bạn.
• Nhược điểm của bảng lương hàng tuần. Bạn càng trả lương thường xuyên cho nhân viên của mình, thì càng có nhiều lao động tham gia vào quá trình trả lương. Nếu hoạt động kinh doanh của bạn không biến động nhiều, lịch trình này có thể không lý tưởng.

Lịch trả lương hàng tuần phổ biến với các nhà hàng và cửa hàng truyền thống bận rộn hơn vào ban đêm hoặc cuối tuần. Lịch thanh toán này cũng có thể thu hút chủ sở hữu doanh nghiệp thương mại điện tử, những người cần trợ giúp thêm vào các ngày lễ hoặc các hoạt động thay đổi theo mùa khác.

trả lương hai tuần một lần

Tương tự như lịch trả lương hàng tuần, lịch hai tuần một lần trả lương cho nhân viên vào một ngày cụ thể trong tuần. Nếu bạn làm theo lịch hai tuần một lần, bạn sẽ chạy bảng lương hai tuần một lần hoặc 26 lần một năm.

• Ưu điểm của bảng lương hai tuần một lần. Lịch trả lương này mang lại nhiều lợi ích của lịch trình hàng tuần nhưng giảm một nửa số lần bạn xử lý bảng lương mỗi năm. Tương tự như lịch trình hàng tuần, lịch trả lương hai tuần một lần có thể điều chỉnh chi phí lao động với thu nhập của doanh nghiệp bạn. Hệ thống này cũng hỗ trợ những người làm việc theo giờ và làm công ăn lương.
• Nhược điểm của bảng lương hai tuần một lần. Lịch trả lương hai tuần một lần gây ra các khoản nợ trả lương hàng tháng không nhất quán. Hai lần một năm, bạn sẽ trả lương cho nhân viên ba lần trong cùng một tháng, điều đó có nghĩa là chi phí tiền lương của bạn trong những tháng đó sẽ cao hơn 50% so với 10 tháng còn lại (điều này cũng xảy ra với lịch trả lương hàng tuần). Nếu bạn không có sẵn tiền mặt để hấp thụ biến động này, bạn nên tránh lịch trả lương hai tuần một lần.

Nhiều chủ doanh nghiệp truyền thống có chi phí định kỳ lớn hàng tháng, chẳng hạn như tiền thuê nhà và các tiện ích. Điều này có thể gây khó khăn cho việc thanh toán ba khoản thanh toán cho người lao động trong một tháng trong khi vẫn phải thanh toán các hóa đơn khác. Tuy nhiên, các chủ sở hữu doanh nghiệp thương mại điện tử với các nghĩa vụ hạn chế hàng tháng có thể xem xét lịch trình này.

bảng lương nửa tháng

Lịch trả lương nửa tháng một lần tương tự như lịch hai tuần một lần—nhưng thay vì trả lương cho nhân viên của bạn vào cùng một ngày trong tuần cách tuần, bạn sẽ trả lương cho họ vào cùng một ngày hai lần một tháng. Điều này có nghĩa là 24 ngày trả lương một năm thay vì 26.

• Ưu điểm của bảng lương nửa tháng. Lịch trả lương nửa tháng một lần cung cấp tính nhất quán trong các khoản nợ trả lương hàng tháng của bạn không có trong lịch trình hai tuần một lần. Vì nhiều hóa đơn đến hạn thanh toán hàng tháng nên lịch trình này có thể giúp quản lý dòng tiền.
• Nhược điểm của bảng lương nửa tháng. Bởi vì chúng dựa trên một ngày dương lịch thay vì các ngày trong tuần, các khoản thanh toán nửa tháng sẽ không nhất thiết phải phù hợp với số tuần làm việc của nhân viên của bạn. Vì lý do này, tốt nhất là tránh lịch trình nửa tháng một lần nếu bạn thuê nhân viên làm việc theo giờ.

Lịch trả lương nửa tháng một lần có thể là một lựa chọn tốt cho các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử có nhân viên làm công ăn lương, giúp nhân viên của bạn được trả lương thường xuyên và giúp doanh nghiệp của bạn có thể dự đoán được chi phí hàng tháng.

Biên chế hàng tháng

Nếu bạn tuân theo lịch trả lương hàng tháng, bạn sẽ trả lương cho nhân viên của mình 12 lần một năm, vào ngày dương lịch đã xác định trước, chẳng hạn như ngày cuối cùng của tháng hoặc vào một ngày cụ thể trong tuần, chẳng hạn như thứ Sáu của tuần thứ ba trong tháng.

• Ưu điểm của bảng lương hàng tháng. Bạn sẽ chỉ chạy bảng lương 12 lần một năm với lịch trả lương hàng tháng. Nếu nhân viên của bạn được trả lương, lịch trình hàng tháng sẽ cho bạn thời gian để phục hồi sau những biến động thu nhập tạm thời. Ví dụ: nếu bạn có một tuần bán hàng chậm, bạn sẽ có hơn ba tuần để bù vào khoản chênh lệch trước khi đến hạn trả lương.
• Nhược điểm của bảng lương hàng tháng. Một số nhân viên thích trả lương thường xuyên hơn và một số tiểu bang của Hoa Kỳ quy định lịch trả lương thường xuyên hơn.

Lịch trả lương hàng tháng có thể là một lựa chọn tốt cho các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử sử dụng lao động làm công ăn lương ở các tiểu bang cho phép lập lịch trả lương hàng tháng.

Cách tạo lịch tính lương

1. Chọn bảng lương
2. Quyết định cách bạn sẽ chạy bảng lương
3. Xác định ngày thanh toán, kỳ thanh toán và ngày xử lý bảng lương
4. Tài khoản cho ngày lễ
5. Đặt lời nhắc

Thiết lập lịch trả lương rất đơn giản, ngay cả khi bạn chưa bao giờ thực hiện việc này trước đây. Làm theo các bước sau để bắt đầu.

1. Chọn lịch tính lương.

Phần phức tạp nhất của việc thiết lập lịch trả lương là chọn lịch trả lương. Đánh giá luật của tiểu bang, loại nhân viên và chu kỳ dòng tiền của bạn để chọn lịch trả lương phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

2. Quyết định cách bạn sẽ chạy bảng lương.

Bạn phải quyết định xem bạn sẽ chạy bảng lương theo cách thủ công, với sự trợ giúp của nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán hay sử dụng phần mềm bảng lương.

• Nếu bạn sử dụng một kế toán hoặc thủ quỹ, cung cấp cho họ lịch trả lương, thông tin nhân viên và thông tin tài khoản của bạn.
• Nếu bạn sử dụng phần mềm tính lương, bạn (hoặc nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán của bạn) phải nhập lịch trả lương và thông tin kế toán đã chọn của bạn vào hệ thống phần mềm. Đảm bảo rằng ngày trả lương dự kiến ​​là chính xác và bật lời nhắc để đảm bảo rằng bảng lương đang diễn ra suôn sẻ.
• Nếu bạn chạy bảng lương theo cách thủ công, tiến hành bước ba.

3. Xác định ngày trả lương, kỳ trả lương và ngày xử lý bảng lương.

Xem qua lịch cho năm hiện tại và xác định ngày thanh toán của bạn và các kỳ thanh toán tương ứng. Sau đó, làm việc ngược lại với ngày trả lương để xác định khi nào bạn cần chạy bảng lương để trả lương cho nhân viên của mình.

4. Tài khoản cho ngày lễ

Đừng quên những ngày lễ và cuối tuần. Nếu bạn thanh toán dựa trên ngày dương lịch, thì vấn đề chỉ là thời gian trước khi ngày trả lương rơi vào một trong những ngày này.

Nếu bạn trả lương cho nhân viên của mình vào một ngày nhất định trong tuần, bạn sẽ cần để ý đến các ngày lễ của ngân hàng. Đặc biệt chú ý đến Giáng sinh, Ngày đầu năm mới, Ngày 4 tháng 7, Ngày Cựu chiến binh, Ngày 16 tháng 6 và Ngày của người bản địa. Những ngày lễ này rơi vào các ngày khác nhau trong tuần mỗi năm và được Cục Dự trữ Liên bang công nhận, nghĩa là các ngân hàng sẽ đóng cửa, ngay cả khi doanh nghiệp của bạn không đóng cửa.

Nếu ngày thanh toán dự kiến ​​của bạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hãy nhập ngày thanh toán thực tế của bạn là ngày làm việc cuối cùng trước khi đóng cửa hoặc ngày ngân hàng mở cửa trở lại.

5. Đặt lời nhắc.

Đặt lời nhắc bảng lương trong lịch của bạn cho năm hiện tại, kể cả thời điểm bạn cần bắt đầu quy trình tính lương—chứ không chỉ ngày trả lương thực tế. Đừng quên thêm ghi chú cuối năm để thiết lập lời nhắc cho năm tới.

3 yếu tố cần xem xét khi thiết lập lịch trả lương

Để chọn một lịch trình và thiết lập lịch trả lương, hãy tính đến các cân nhắc sau:

• Các loại nhân viên. Bạn có nhân viên làm việc theo giờ, nhân viên làm công ăn lương hay cả hai? Tiền lương cho những người làm việc theo giờ khác nhau, trong khi tiền lương cho những người làm công ăn lương thường giống nhau trong mỗi kỳ lương. Hiểu được cái nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn có thể giúp bạn quản lý dòng tiền.
• Dòng tiền. Đánh giá cách thức và thời điểm doanh nghiệp của bạn kiếm tiền. Nhìn vào chu kỳ dòng tiền hàng năm của bạn và xác định các khoảng thời gian mà bạn có thể gặp khó khăn trong việc trả lương, chẳng hạn như thời gian kéo dài chậm và ngày lễ.
• Xử lý bảng lương. Bạn sẽ tự xử lý bảng lương, thuê kế toán hay sử dụng phần mềm tính lương? Tự chạy bảng lương có thể tiết kiệm tiền, nhưng điều đó cũng có nghĩa là bạn phải làm nhiều việc hơn, đặc biệt nếu bạn đang làm việc trên lịch có nhiều kỳ lương. Nhiều nhân viên kế toán và nhân viên kế toán tính thêm phí để xử lý bảng lương thường xuyên hơn.