Làm thế nào để cùng nhau lập một kế hoạch ngăn ngừa tổn thất cho cửa hàng của bạn

Tệ nạn trộm cắp hàng hóa và trộm cắp của nhân viên chiếm phần lớn trong vấn đề trị giá 45 tỷ đô la hàng năm đối với ngành bán lẻ. Các nhà bán lẻ tiếp tục đầu tư vào công nghệ mới để giảm thiểu hàng tồn kho. Nhưng mức lỗ điển hình vẫn dao động quanh mức 2% doanh thu hàng năm.

Bất kỳ cách nào bạn thêm nó vào, đó là một vấn đề lớn đối với các nhà bán lẻ, đặc biệt là những người có tỷ suất lợi nhuận eo hẹp. Bạn đặt tên cho các thẻ mặt hàng điện tử, giám sát công nghệ cao và nhận dạng khuôn mặt – các nhà bán lẻ tiếp tục tìm kiếm một cách duy nhất để giảm thiểu thất thoát hàng tồn kho.

Nhưng thực tế là một kế hoạch ngăn ngừa thua lỗ hiệu quả là cách tốt nhất để bạn hạn chế thua lỗ cho cửa hàng bán lẻ của mình. Đó là cách duy nhất để chống lại các vấn đề như trộm cắp và trộm cắp của nhân viên một cách hiệu quả.

Kiến thức cơ bản về kế hoạch ngăn ngừa tổn thất

Một kế hoạch ngăn ngừa tổn thất chắc chắn có ý nghĩa hơn là dán một vài camera giám sát trên trần nhà. (Các) cửa hàng của bạn cần tập trung chiến lược từ trên xuống để ngăn ngừa tổn thất nếu bạn thực sự có ảnh hưởng đến việc mua sắm và thất thoát hàng tồn kho.

Tạp chí Harvard Business Review đã nghiên cứu các chiến thuật ngăn ngừa tổn thất của một số nhà bán lẻ hàng đầu của quốc gia và xác định chín khía cạnh chính của một chiến lược ngăn ngừa tổn thất hiệu quả. Một số điểm nổi bật bao gồm:

• Cam kết ở cấp quản lý cấp cao
• Ngăn ngừa tổn thất được nhúng ở tất cả các cấp
• Chiến thuật dựa trên bằng chứng
• Truyền thông về sự co rút trong toàn bộ tổ chức
• Nhân viên cửa hàng được trao quyền và có trách nhiệm

Tóm lại, việc ngăn ngừa tổn thất hiệu quả không phải là trách nhiệm của một bộ phận – nó cần có sự cam kết và hành động của toàn tổ chức. Các nhà bán lẻ thành công trong việc giảm thiểu sự co rút thực hiện cách tiếp cận từ trên xuống. Nó bắt đầu với các giám đốc điều hành cấp cao nhất và chảy trong toàn bộ tổ chức.

Lập kế hoạch giảm thiểu sự co lại

Hãy nói về việc tạo ra một kế hoạch thực sự sẽ tạo ra sự khác biệt cho những nỗ lực ngăn ngừa tổn thất của bạn. Các chiến thuật bạn sử dụng để giảm sự co rút có thể khác nhau giữa các cửa hàng, nhưng các bước dưới đây có thể giúp bạn xác định kế hoạch ngăn ngừa tổn thất tổng thể của mình trông như thế nào.

Bước 1: Giải quyết vấn đề

Việc tạo ra một chiến lược ngăn ngừa tổn thất hiệu quả, từ trên xuống cần nhiều hơn là chỉ cam kết. Nó bắt đầu với sự hiểu biết sâu sắc về bản thân vấn đề. Trước khi bạn có thể sửa chữa nó, bạn phải xử lý vấn đề.

Đo điểm xuất phát của bạn là bước đầu tiên. Sự co lại của hàng tồn kho trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Bạn đang mất bao nhiêu trong doanh thu hàng năm và bạn có thể đạt được bao nhiêu khi thực hiện một kế hoạch ngăn ngừa tổn thất mới?

Tính toán co ngót bán lẻ không phức tạp. Thu hẹp là chênh lệch giữa giá trị hàng tồn kho của bạn trên sổ sách và hàng tồn kho thực tế trước mặt bạn. Đó là điểm bán lẻ của bạn “thu nhỏ”. Ví dụ: nếu kế toán của bạn cho biết bạn có 100 đô la trong hàng tồn kho, nhưng bạn tiến hành đếm thực tế và có hàng tồn kho trị giá 98 đô la, thì mức thu hẹp của bạn là 2 đô la.

Chia tỷ lệ thu nhỏ cho tổng doanh số bán hàng trong cùng thời kỳ và bạn có tỷ lệ phần trăm thu hẹp hàng tồn kho của mình.

Những đường cơ sở này đóng vai trò là điểm khởi đầu để giúp bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể cho chiến lược mới của mình. Đặt hai công thức đó lại với nhau và bạn đang ở trạng thái tốt để chuyển sang Bước 2.

Bước 2: Mua vào an toàn

Ngăn ngừa tổn thất hiệu quả bắt đầu từ trên cùng và chảy xuống và ra khắp tổ chức. Chống lại sự co rút có nghĩa là đảm bảo mua vào từ tất cả mọi người trong doanh nghiệp – từ chủ sở hữu cho đến nhân viên cửa hàng xếp hạng và hồ sơ.

Nhưng, làm thế nào để các nhà bán lẻ thực hiện được điều này?

Chiến thuật quan trọng nhất để khiến nhóm của bạn đầu tư vào việc phòng ngừa thua lỗ rất đơn giản: hãy minh bạch về vấn đề. Thông báo số lượng co rút trong toàn tổ chức. Giúp nhóm của bạn khái niệm về số tiền bạn phải đạt được bằng cách giải quyết vấn đề co rút. Chia sẻ các mục tiêu ngăn ngừa tổn thất và kết nối chúng với tiến trình bạn đạt được.

Đối với hầu hết các nhà quản lý cấp cao, lợi ích của việc ngăn ngừa tổn thất phụ thuộc vào các con số. Còn những nhân viên cửa hàng, những người có thể không được đầu tư nhiều vào hoạt động của tổ chức thì sao? Bạn cũng cần mua hàng từ họ.

Để có được điều đó, hãy trao quyền cho nhân viên cửa hàng chịu trách nhiệm về sự thành công của cửa hàng. Đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng và khen thưởng những nhân viên đạt và vượt qua mục tiêu của họ. Chia sẻ thành công của nhóm với mọi thành viên của tổ chức.

Bước 3: Thực hành tuyển dụng và đào tạo đánh giá

Sự co rút trong bán lẻ xảy ra vì nhiều lý do, nhưng bốn nguyên nhân phổ biến nhất là:

• Mua sắm,
• Nhân viên trộm cắp,
• Các lỗi thủ tục giấy tờ và
• Nhà cung cấp gian lận.

Bằng cách tính đến việc phòng ngừa tổn thất trong quá trình tuyển dụng và đào tạo, bạn có thể tạo ra tác động đến hai yếu tố lớn nhất trong số đó – ăn cắp vặt và trộm cắp của nhân viên.

Khi nói đến hành vi trộm cắp của nhân viên, bạn có thể tưởng tượng nhân viên cửa hàng đang móc túi hàng hóa cho chính họ. Nhưng hành vi trộm cắp của nhân viên cũng bao gồm những điều như lạm dụng tiền hoàn lại và lạm dụng chiết khấu. Loại lạm dụng đó chiếm khoảng 34,5% tỷ lệ thu hẹp bán lẻ.

Khi bạn thuê nhân viên cửa hàng, bạn đang tìm kiếm những phẩm chất và kỹ năng nào? Bạn nên sàng lọc những ứng viên tận tâm, những người hành xử chính trực. Những nhân viên xuất sắc trong những lĩnh vực đó là những đối tác trong cuộc chiến ngăn ngừa tổn thất. Họ ít có khả năng lạm dụng quyền lực của mình với tư cách là nhân viên và đầu tư nhiều hơn vào thành công của nhà bán lẻ. Họ chuyên tâm hơn để giúp bạn giảm thiểu sự co rút trong bán lẻ.

Nhân viên giỏi muốn ngăn ngừa thất thoát hàng tồn kho, nhưng nhiệm vụ của bạn là cung cấp cho họ công cụ và đào tạo họ cần để biến điều đó thành hiện thực. Việc đào tạo nhân viên để xác định và ngừng ăn cắp có thể tạo ra sự khác biệt lớn, giúp giảm tỷ lệ co ngót của bạn tới 70%.

ĐỌC THÊM:Nhân viên của bạn là phòng thủ tuyến đầu của bạn chống lại nạn trộm cắp. Tìm hiểu thêm về cách thuê và giữ chân những nhân viên giỏi.

Khi nói đến đào tạo phòng ngừa tổn thất, bạn có rất nhiều lựa chọn. Bạn có thể thử một khóa học trực tuyến như Học viện Phòng chống Mất mát hoặc chương trình chứng chỉ của Tổ chức Phòng chống Mất mát. .

Hoặc bạn có thể nhờ một chuyên gia bảo mật và ngăn ngừa tổn thất của bên thứ ba để đào tạo nhân viên trực tiếp.

Tùy chọn: Thuê người quản lý phòng ngừa tổn thất

Việc tuyển dụng và đào tạo với mục tiêu giảm thiểu sự co rút trong lĩnh vực bán lẻ mang lại cho bạn một bước khởi đầu trong cuộc chiến chống thua lỗ. Đối với nhiều cửa hàng, thật dễ dàng để thúc đẩy việc chế tạo và thực hiện chiến lược ngăn ngừa thất thoát từ đĩa của một người… và không của riêng ai. Đó là lý do tại sao việc thuê một người có vai trò chính là thúc đẩy các nỗ lực ngăn ngừa tổn thất là một lựa chọn đáng cân nhắc, đặc biệt là khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Bạn cũng có thể thuê một nhân viên an ninh bán lẻ chuyên biệt để phục vụ mục đích đó thay vì dựa vào nhân viên của riêng bạn để đối đầu với chính những kẻ gian lận tiềm năng.

Các chiến thuật để ngăn chặn hành vi trộm cắp và trộm cắp mua sắm

Bây giờ bạn đã biết cách lập kế hoạch đề phòng mất mát, bạn nên xem xét chiến thuật nào để giảm trộm cắp và trộm cắp? Mọi cửa hàng dù lớn hay nhỏ đều phải đối mặt với nguy cơ trộm cắp.

Các nhà bán lẻ lớn hơn thường có nhân viên phòng ngừa tổn thất được đào tạo. Toàn bộ công việc của họ là ngăn chặn hành vi trộm cắp. Nếu đó không phải là một lựa chọn thực tế cho cửa hàng của bạn ngay bây giờ, thì có một số thay đổi bạn có thể áp dụng để làm cho cuộc sống của những người buôn bán khó khăn hơn.

• Tổ chức cửa hàng có chủ ý: Những lối đi tràn ngập hàng hóa vô tổ chức giống như một sân chơi cho những người mua sắm. Chúng giúp bạn dễ dàng lấy bất kỳ số lượng vật phẩm nào mà không để lại dấu vết. Rốt cuộc, làm sao nhân viên có thể biết được điều gì đó còn thiếu khi sản phẩm không có nơi quy định mà chúng nên có? Giữ cho cửa hàng của bạn được tổ chức tốt và yêu cầu nhân viên bổ sung và dọn dẹp các kệ hàng thường xuyên trong ngày.
• Dịch vụ khách hàng hàng đầu: Việc tập trung vào dịch vụ khách hàng tuyệt vời là một ý nghĩa kinh doanh – nhưng nó cũng có thể giúp ngăn chặn những kẻ gian dối mua sắm. Các phương pháp hay nhất về dịch vụ khách hàng thường xuyên (như chào hỏi khách hàng khi họ bước vào cửa hàng và bố trí nhân viên đầy đủ trên tầng) phục vụ mục đích kép. Họ cho những khách hàng có thiện chí biết rằng họ được chào đón và có thể tìm sự trợ giúp khi cần thiết, đồng thời đảm bảo với những khách có thiện chí ít hơn về việc họ được nhìn thấy.
• Giám sát và biển báo dễ thấy: Nói về việc cho khách hàng biết họ được nhìn thấy, bạn nên giám sát toàn bộ cửa hàng của mình. Camera giám sát dễ thấy, an ninh đồng phục và biển báo khiến du khách nhận biết được cả hai đều là những biện pháp ngăn chặn mạnh mẽ chống lại nạn trộm cắp.

Bây giờ chúng ta đã bao gồm tất cả những điều cơ bản, chúng ta hãy xem xét một số kế hoạch ngăn ngừa tổn thất thành công ngoài tự nhiên. Cho dù ngân sách của bạn là 100.000 đô la hay 0 đô la, mọi cửa hàng đều có thể học hỏi từ những nghiên cứu điển hình này.

Sears Canada: Phân tích video cho phép chủ động phòng ngừa

Mặc dù Sears Canada đã hoàn thành việc đóng cửa vào đầu năm 2018, nhưng chúng ta vẫn có thể học hỏi từ ví dụ của họ về mặt phòng ngừa tổn thất.

Tại Sears Canada, họ tập trung vào việc kết hợp các standby cũ và công nghệ tiên tiến. Họ trang bị cho nhân viên phòng chống tổn thất với tốt nhất không chỉ là công cụ mới nhất. Họ dựa vào video giám sát ở tất cả các cửa hàng của Sears Canada – nhưng không bắt được những kẻ gian lận sau khi thực tế.

Nhóm chống thất thoát đã sử dụng dữ liệu và phân tích video của camera giám sát trong cửa hàng để xác định các mẫu, như các khu vực trong cửa hàng nơi khách hàng dành nhiều thời gian. Bằng cách phân tích các mô hình này và chia sẻ chúng trên tất cả các cửa hàng, nhóm đã có thể huấn luyện tốt hơn sự tập trung của họ vào các “điểm nóng” hoặc các khu vực dễ xảy ra hoạt động trộm cắp và bắt các hành vi trộm cắp trước khi chúng trở thành vấn đề.

Mục tiêu: Ngăn ngừa tổn thất khi tự thanh toán

Một trong những phát triển bán lẻ lớn hơn trong thập kỷ qua là sự xuất hiện của các dây chuyền tự thanh toán tại các nhà bán lẻ lớn. Việc loại bỏ nhân viên thu ngân (quét từng món, tương tác với khách hàng, quan sát hành vi) là một rào cản rõ ràng đối với các nỗ lực ngăn ngừa thất thoát.

Target đã tiếp cận vấn đề này bằng cách tập trung mạnh vào một trong những chiến thuật chống trộm cắp ở trên: giám sát dễ thấy. Nếu bạn đã tự kiểm tra hàng tại cửa hàng Target gần đây, bạn có thể nhận ra – ngay trong tầm mắt – khuôn mặt của chính bạn đang nhìn chằm chằm vào bạn. “Bạn đang bị theo dõi,” nó nhắc nhở bạn. Họ cũng đào tạo giám sát trên máy quét, vì vậy nhân viên phòng chống mất mát có thể xem những mục nào khách hàng đã quét và những mục nào họ chưa quét.

Meijer: Sử dụng công nghệ để tìm ngoại lệ

Khi nói đến giám sát, việc tìm ra bằng chứng (hoặc thiếu) có thể phức tạp và tốn thời gian cho cả hành vi trộm cắp của nhân viên và trộm cắp thông thường. Nhân viên phòng chống mất mát có thể phải theo dõi toàn bộ ca làm việc của nhân viên chỉ để không tìm thấy bằng chứng về hành vi trộm cắp – không chính xác là một quy trình hiệu quả.

Nhóm phòng chống tổn thất của Meijer đã có một cách tiếp cận khác. Họ sử dụng hệ thống giám sát điểm bán hàng (POS) thông minh để thu thập dữ liệu. Sau đó, họ để phần mềm phân tích tất cả để xác định các sự kiện không rơi vào mô hình giao dịch thông thường. Điều đó có nghĩa là họ dành nhiều thời gian hơn để giảm thiểu tổn thất và loại bỏ các nguyên nhân gây ra thu hẹp bán lẻ nằm trong tầm kiểm soát của họ.

Khai thác nhiều hơn khoảng không quảng cáo của bạn với kế hoạch ngăn ngừa tổn thất

Thu hẹp bán lẻ là một vấn đề lớn trong toàn ngành. Các nhà bán lẻ cả lớn và nhỏ phải vật lộn với việc tìm ra những cách mới và hiệu quả để ngăn chặn sự co ngót, đặc biệt là chống trộm cắp và trộm cắp của nhân viên.

Mặc dù (hoặc có thể là do) bản chất cứng đầu của việc thu hẹp hàng tồn kho, đó là một vấn đề đáng đầu tư. Thực hiện chiến lược ngăn ngừa tổn thất từ ​​trên xuống có thể giúp doanh nghiệp của bạn khôi phục 2% doanh thu hàng năm bị mất do thu hẹp hàng tồn kho – tăng hiệu quả và doanh thu mọi mặt.