Làm thế nào để các cuộc họp bớt tẻ nhạt và hấp dẫn hơn

Có bao nhiêu người thực sự mong chờ một lời mời họp khác trong hộp thư đến của họ? Họ cắt giảm thời gian của bạn để làm các công việc được giao và tăng khả năng bạn phải kéo dài ngày làm việc của mình đến buổi tối. Chưa các cuộc họp tăng 13%, và các nhà quản lý đặc biệt bị sa lầy bởi chúng. Một nghiên cứu của Harvard Business Review năm 2020 cho thấy rằng các nhà quản lý tại các công ty lớn chi tiêu Thêm 22 phút mỗi ngày trong các cuộc họp hôm nay so với năm 2019.

Dù muốn hay không, các cuộc họp liên quan đến công việc, bao gồm các cuộc họp chung tay, các phòng ban, dự án, nhóm và trực tiếp, rất quan trọng đối với giao tiếp và xây dựng nhóm.

Vấn đề? Chúng không phải lúc nào cũng hiệu quả, có cấu trúc, tương tác đúng cách hoặc bao hàm. Theo thời gian, các cuộc họp trở nên tẻ nhạt hơn đến mức những người tham dự chỉ đơn giản là rút lui. Điều này xảy ra trong các cuộc họp trực tiếp, nhưng đối với những người tham dự ảo thậm chí còn dễ dàng hơn khi tắt máy ảnh. Và, trong khi gặp mặt trực tiếp có thể hấp dẫn hơn theo một số cách, môi trường làm việc kết hợp ngày nay có nghĩa là ít nhất một số người tham dự sẽ không ở trong cùng một phòng. Dù bằng cách nào, thách thức vẫn còn.

Hãy xem tại sao điều này lại xảy ra và chúng ta có thể làm gì để xoay chuyển xu hướng này.

Các cuộc họp ảo làm giảm kết nối con người

Chúng ta đã thực hiện hầu hết công việc của mình trước máy tính, nhưng con người đương nhiên có dây để tương tác trực tiếp. Với sự gia tăng của công việc từ xa và các cuộc họp ảo, những tương tác này đang giảm dần. Trong khi các cuộc họp trực tiếp giúp bạn có cơ hội rời khỏi bàn làm việc và cho mắt nghỉ ngơi, thì các cuộc họp ảo chỉ kéo dài thời gian bạn nhìn vào màn hình.

Các cuộc gặp gỡ ảo cũng làm giảm khả năng tiếp nhận các tín hiệu phi ngôn ngữ như giao tiếp bằng mắt và tư thế của chúng ta. Và bạn không thể nói chuyện nhỏ hoặc có những tương tác xã hội nhanh chóng với đồng nghiệp của mình. Những điều tưởng như nhỏ nhặt này có thể ảnh hưởng đáng kể đến mức độ bạn hiểu đồng nghiệp và khả năng xây dựng tình bạn thân thiết với họ.

Liên quan: Sáu cách để các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn

Các cuộc họp thường là bắt buộc và không có cấu trúc

Việc thiếu tương tác trực tiếp không phải là vấn đề duy nhất. Chúng tôi tổ chức bao nhiêu cuộc họp hàng tuần hoặc hàng ngày, bất kể có ai có bất kỳ thông tin cập nhật nào để chia sẻ không? Điều đó không có nghĩa là các cuộc họp thường trực là một điều xấu. Ví dụ: các quy trình nhanh dựa trên các cuộc trò chuyện ngắn hàng ngày, nơi các cộng tác viên chia sẻ cập nhật trạng thái và thông tin quan trọng mà các thành viên trong nhóm cần biết. Nhưng nhiều cuộc họp thường trực được lên lịch “chỉ vì” – và các nhà tổ chức mong đợi những người được mời tham dự bất kể họ có cần thiết hay không.

Không mời đúng con người cũng là một vấn đề. Giả sử bạn đang có kế hoạch triển khai một công cụ mới cho nhóm bán hàng. Bạn có cần toàn bộ bộ phận có mặt chỉ để thông báo hệ thống mới sắp ra mắt không? Mặt khác, loại trừ các nhà đào tạo bán hàng khỏi cuộc họp như vậy sẽ là một sai lầm, vì họ sẽ giới thiệu và đào tạo nhóm về công cụ mới.

Có lẽ sai lầm trong cuộc họp tồi tệ nhất là thiếu cấu trúc. Không có chương trình làm việc đã định hoặc không có kết quả mong đợi, người tham dự rất dễ “kiểm tra” hoặc tập trung vào các nhiệm vụ mà họ cảm thấy cấp bách hơn. Trong một cuộc khảo sát gần đây, chúng tôi phát hiện ra rằng gần 75% người đa nhiệm trong cuộc họp đang thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến công việc thay vì tham gia vào cuộc họp, điều này thậm chí có nhiều khả năng xảy ra khi cuộc họp là ảo.

Liên quan: 3 mẹo để tận dụng tối đa các cuộc họp của bạn

Các kỹ thuật giúp cuộc họp bớt tẻ nhạt và mang tính tương tác cao hơn

Dưới đây là một số mẹo để giúp chống lại sự tham gia kém và thiếu năng suất do các cuộc họp không tập trung và không cần thiết gây ra:

1. Xuất bản các mục tiêu và chương trình làm việc trước thời hạn. Chương trình làm việc cho phép bạn vạch ra cách cuộc họp sẽ diễn ra và những gì bạn dự định hoàn thành (và thậm chí tự hỏi bản thân liệu cuộc họp có cần thiết ngay từ đầu hay không). Agendas cũng cho người tham dự cơ hội để tự lựa chọn. Trong ví dụ trước đó, một huấn luyện viên bán hàng đang chuyển sang một bộ phận khác có thể chọn không tham gia cuộc họp trước. Không có gì tệ hơn việc xuất hiện để tìm chủ đề không phù hợp với bạn.
2. Theo dõi kết quả cuộc họp. Sau cuộc họp, hãy gửi cho những người tham gia một email tiếp theo phác thảo những gì đã được thảo luận. Nếu bạn có các hành động đối với bất kỳ người tham gia nào, hãy đưa những điều này (kèm theo ngày đến hạn) vào phần tóm tắt. Ví dụ: nếu các nhà đào tạo bán hàng cần lên lịch các buổi đào tạo-huấn luyện viên trước khi triển khai công cụ mới, hãy cho họ biết khi nào bạn mong đợi họ hoàn thành nhiệm vụ này.
3. Khuyến khích chia sẻ ghi chú giữa những người tham gia. Mặc dù không thể nắm bắt mọi chi tiết của cuộc họp bằng cách ghi chép, nhưng chính hành động đó có thể khiến người tham dự bỏ lỡ những điểm cần thiết. Tuy nhiên, nếu những người tham gia chia sẻ ghi chú của họ, thì mọi người sẽ hiểu rõ hơn về những gì được đề cập. Cân nhắc sử dụng các công cụ cộng tác như Microsoft Teams và Google Documents để tập trung ghi chú cho mọi người.
4. Thu hút người tham dự bằng các cuộc thăm dò, câu đố và câu đố. Đôi khi những cuộc họp kéo dài với nhiều người tham gia là điều khó tránh khỏi. Một cách để phá vỡ sự đơn điệu là sử dụng các cuộc thăm dò, câu đố hoặc câu đố – một chiến thuật thường được sử dụng trong hội thảo trên web. Nhà tài trợ có thể đưa vào định kỳ một cuộc thăm dò hoặc câu đố để đánh giá mức độ tương tác và hiểu biết về chủ đề hiện tại, sau đó thuyết minh kết quả. Một chút cạnh tranh thân thiện có thể chỉ là mẹo để phá vỡ sự đơn điệu. Bạn có thể áp dụng chiến thuật tương tự để cải thiện sự tham gia vào các cuộc họp của mình.
5. Ghi lại và chia sẻ một cách tự do. Một lợi ích của cuộc họp ảo là bạn có thể ghi lại cuộc họp và chia sẻ nó với những người tham dự cũng như những người không tham dự. Chia sẻ bản ghi âm và bản ghi giúp những người có xung đột lịch trình hoặc đơn giản là không được yêu cầu trực tiếp có thể truy cập thông tin. Ngoài ra, những người không tham dự có thể nhanh chóng đọc lướt bản ghi hoặc phát lại bản ghi (ở tốc độ cao hơn nếu họ chọn) để hấp thụ thông tin ngoại tuyến, hiệu quả theo cách họ ưa thích.

Chủ đề chung thông qua những lời khuyên này là chủ ý. Trong một thế giới ngày càng ảo, điều cần thiết là phải xem xét cách bạn sử dụng thời gian của chính mình và của đồng nghiệp. Hãy chủ ý về những gì bạn sẽ đề cập trong các cuộc họp và lý do, những người bạn nên mời và những gì bạn mong đợi ở họ trong và sau cuộc họp. Có chủ đích sẽ xây dựng động lực và sự tương tác. Bạn tổ chức các cuộc họp năng suất, hiệu quả hơn, thì càng có nhiều người tham dự gắn bó và đóng góp ý nghĩa.

Liên quan: Các cách để có một số niềm vui khi tham gia các cuộc họp ảo