Khả năng hiển thị hàng tồn kho: Những điều nhà bán lẻ cần biết

Với việc hàng hóa ra vào cửa hàng bán lẻ với tốc độ chóng mặt, việc nắm bắt chi tiết những gì có trong kho tại mọi thời điểm có thể giống như một nhiệm vụ nặng nề. Đây là lúc khả năng hiển thị hàng tồn kho phát huy tác dụng, cho phép bạn theo dõi chính xác mức hàng tồn kho của mình.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho là gì?

Khả năng hiển thị hàng tồn kho là khả năng của nhà bán lẻ để theo dõi hàng tồn kho trên tất cả các kênh bán hàng trong thời gian thực. Nó liên quan đến việc biết chính xác những sản phẩm nào có trong kho, chúng được đặt ở đâu và với số lượng bao nhiêu. Có quyền truy cập vào thông tin thiết yếu này không chỉ mang lại lợi ích cho nhà bán lẻ mà còn cho khách hàng và nhà cung cấp; nó làm giảm khả năng hết hàng và giúp đảm bảo trải nghiệm mua sắm liền mạch và hiệu quả.

Bạn không thể có khả năng hiển thị hàng tồn kho nếu không có công nghệ—phần mềm quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như ứng dụng Stocky của Shopify, cung cấp tính năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực trên nhiều nhà kho và cửa hàng bán lẻ.

Lợi ích của khả năng hiển thị hàng tồn kho cho doanh nghiệp

1. Tránh hết hàng
2. Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả
3. Dự báo xu hướng tốt hơn
4. Cải thiện dòng tiền

Từ trải nghiệm của khách hàng đầu cuối đến các hoạt động của chuỗi cung ứng phụ trợ, khả năng hiển thị hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích:

1. Tránh hết hàng

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực cho phép bạn cập nhật cửa hàng của mình. Biết tốc độ bán hết của các mặt hàng cụ thể có thể giúp bạn xác định thời điểm cần đặt hàng lại để tránh hết hàng, giảm khả năng bạn làm khách hàng thất vọng khi không có mặt hàng họ muốn.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho cũng cho phép khách hàng xác nhận rằng mặt hàng họ dự định mua trong cửa hàng truyền thống đang còn hàng. Vì 46% người mua sắm kiểm tra tình trạng còn hàng của sản phẩm trực tuyến trước khi đến cửa hàng nên theo báo cáo của Google, việc đồng bộ hóa thông tin kho hàng giữa cửa hàng thương mại điện tử và mặt tiền cửa hàng thực có thể giúp bạn tăng doanh số bán hàng. Nó cũng cho phép bạn tận dụng các chiến lược bán lẻ như mua hàng trực tuyến, nhận hàng tại cửa hàng (BOPIS).

2. Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả

Khi bạn theo dõi khoảng không quảng cáo trong thời gian thực, bạn có thể cắt giảm chi phí tốt hơn mà có thể không được chú ý. Chẳng hạn, khả năng hiển thị cũng cho phép bạn sử dụng quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT) để đặt hàng trong kho đáp ứng trực tiếp nhu cầu. Đây là cách các nhà bán lẻ quần áo như Levi Strauss và Urban Outfitters duy trì hoạt động trong thời kỳ đại dịch bùng phát vào năm 2021; nhờ khả năng hiển thị hàng tồn kho, họ có thể tránh mua quá nhiều hàng hóa bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận hàng tồn kho tinh gọn, đặt hàng chính xác đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu dự kiến ​​trong thời gian ngắn.

3. Dự báo xu hướng tốt hơn

Khi bạn có khả năng hiển thị đầy đủ khoảng không quảng cáo, bạn có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Khả năng hiển thị hàng tồn kho cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu suất sản phẩm và xu hướng theo mùa. Khi bạn thấy rằng nhu cầu về một sản phẩm đang tăng lên, bạn có thể đặt hàng thêm hàng ngay lập tức. Khi nhận thấy nhu cầu đối với một sản phẩm đang giảm, bạn có thể giảm lượng hàng dự trữ để tránh tích trữ hàng chết. Điều này cho phép bạn kiếm được nhiều tiền hơn bằng cách tận dụng các xu hướng và nó giúp bạn giảm thiểu tổn thất liên quan đến việc lưu trữ các sản phẩm mà cuối cùng có thể giảm giá thành lỗi thời.

4. Cải thiện dòng tiền

Lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho khiến công ty của bạn kém thanh khoản hơn, làm giảm lượng tiền mặt bạn có trong tay cho chi phí hoạt động hoặc mở rộng. Khả năng hiển thị khoảng không quảng cáo cho phép bạn theo dõi số ngày tồn kho của mình (DIO)—số ngày trung bình bạn giữ khoảng không quảng cáo trước khi bán. DOI thấp hơn có nghĩa là bạn sẽ có nhiều vốn lưu động hơn vào bất kỳ thời điểm nào và giúp bạn duy trì đủ dòng tiền. Bạn có thể tính toán DIO của mình bằng công thức sau: Số ngày tồn kho = (Giá trị hàng tồn kho / Giá vốn hàng bán) x 365 ngày.

Bằng cách giảm lượng tiền mặt chứa trong hàng hóa không bán được, bạn có thể chi nhiều tiền hơn cho các chi phí có mức độ ưu tiên cao hơn, thúc đẩy tăng trưởng. Các chi phí liên quan đến việc lưu trữ sản phẩm trước khi bạn bán chúng, còn được gọi là chi phí vận chuyển, cũng giảm xuống.

Những thách thức trong việc triển khai khả năng hiển thị hàng tồn kho

Nắm bắt khả năng hiển thị hàng tồn kho và áp dụng nó vào doanh nghiệp của bạn có thể biến đổi. Tuy nhiên, nó không phải là không có những thách thức của nó. Dưới đây là phần tìm hiểu sâu hơn về những rào cản tiềm ẩn này:

1. Thích nghi với công nghệ mới

Mặc dù các nhà bán lẻ vừa và nhỏ có thể dựa vào các phương pháp theo dõi hàng tồn kho thủ công hoặc bán tự động, chẳng hạn như sử dụng bảng tính, khả năng hiển thị hàng tồn kho cần đầu tư vào công nghệ. Việc cập nhật các quy trình nội bộ của bạn và đào tạo nhóm của bạn sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể mất thời gian, nhưng nó sẽ mang lại hiệu quả khi bạn hiểu rõ hơn về mức hàng tồn kho của mình tại bất kỳ thời điểm nào.

Hãy xem xét một cửa hàng bán lẻ quần áo nhỏ bán cả trực tuyến và tại các cửa hàng thực tế. Nếu không có hệ thống tập trung, theo thời gian thực, một mặt hàng được bán trong cửa hàng vẫn có thể hiển thị là có sẵn trực tuyến, khiến khách hàng thất vọng và hoạt động vận hành phải khắc phục. Việc triển khai khả năng hiển thị hàng tồn kho yêu cầu áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho tinh vi để theo dõi hàng tồn kho trên tất cả các kênh bán hàng và kho hàng trong thời gian thực.

2. Thay đổi hoạt động

Kết hợp hệ thống hiển thị hàng tồn kho không chỉ là một sự thay đổi công nghệ; nó cũng đòi hỏi những thay đổi quan trọng trong hoạt động. Những thay đổi này khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, nhưng nó thường yêu cầu bạn:

Đào tạo nhân viên cũng là một phần lớn của quá trình chuyển đổi này. Sự thay đổi văn hóa không thể xảy ra nếu không đảm bảo rằng nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái và đủ quen thuộc với các hệ thống mới của bạn để thực hiện công việc của họ một cách tốt nhất.

Lấy ví dụ, một cửa hàng bán lẻ truyền thống mở rộng sang thương mại điện tử. Để duy trì khả năng hiển thị hàng tồn kho trên cả hai miền, doanh nghiệp cần tích hợp cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, thiết lập quy trình thực hiện đơn hàng trực tuyến và đào tạo nhân viên về các ứng dụng mới.

3. Chi phí

Chi phí triển khai các hệ thống tiên tiến để hiển thị hàng tồn kho có thể là đáng kể, tạo ra một rào cản gia nhập đáng kể đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo thời gian, việc không đầu tư vào khả năng hiển thị hàng tồn kho có thể là rào cản đối với tăng trưởng.

Các chi phí không chỉ bao gồm chi phí của bản thân phần mềm mà còn cả chi phí phần cứng tiềm ẩn (như máy quét mã vạch hoặc thẻ và đầu đọc RFID), tích hợp hệ thống với các nền tảng chuỗi cung ứng và bán hàng hiện có, đào tạo nhân viên cũng như bảo trì và nâng cấp hệ thống liên tục.

Mặc dù những chi phí ban đầu này có thể là đáng kể, nhưng chúng nên được xem như một khoản đầu tư. Hiệu quả và độ chính xác đạt được từ khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực được đền đáp bằng hình thức ít lãng phí hơn và hiệu quả cao hơn.

Cách cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho

Để cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho, các doanh nghiệp cần một cách tiếp cận chiến lược. Đây là một số phương pháp hay nhất để bắt đầu:

1. Nâng cấp công nghệ của bạn

Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp khả năng theo dõi thời gian thực và phân tích dữ liệu toàn diện. Ví dụ: người dùng Shopify POS có thể truy cập báo cáo số lượng sản phẩm cập nhật theo thời gian thực tại các địa điểm.

2. Tích hợp hệ thống của bạn

Đảm bảo hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo của bạn được tích hợp với tất cả các kênh bán hàng (cửa hàng thương mại điện tử, địa điểm truyền thống, cửa sổ bật lên) để cung cấp thông tin chính xác, theo thời gian thực khi nào và ở đâu bạn cần. Hệ thống quản lý hàng tồn kho đa kênh có thể giúp bạn hiển thị hàng tồn kho nếu bạn bán sản phẩm ở nhiều nơi.

3. Chấp nhận tự động hóa

Một trong những chìa khóa để hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực là tự động hóa. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công nghệ như máy quét mã vạch, thẻ RFID hoặc phần mềm nhập dữ liệu tự động để dễ dàng theo dõi từng đơn vị hàng trong kho.

4. Áp dụng phân tích dữ liệu

Phần mềm quản lý hàng tồn kho, chẳng hạn như ứng dụng Stocky của Shopify, thường đi kèm với khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Sử dụng chúng để theo dõi chuyển động của hàng tồn kho, xác định xu hướng bán hàng và dự báo nhu cầu.

5. Tiến hành kiểm toán định kỳ

Ngay cả với tính năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, việc kiểm tra thực tế không thường xuyên vẫn rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho của bạn. Việc đếm hàng tồn kho theo cách thủ công trong suốt cả năm có thể giúp bạn xác định chính xác các vấn đề như hao hụt—việc mất hàng tồn kho có thể ngăn ngừa được do hành vi trộm cắp, gian lận hoặc bất cẩn.