ISO 9001: 2015 sẽ mang lại những thay đổi gì?

Bản sửa đổi mới 2015 của ISO 9001 hứa hẹn sẽ trở thành hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả nhất, thân thiện với người dùng và phù hợp nhất, nhưng nó có ý nghĩa như thế nào đối với bạn?

ISO 9001 vừa được cập nhật. Trong thế giới quản lý chất lượng toàn cầu, đây là một sự kiện thú vị và là tin tức quan trọng đối với hơn một triệu tổ chức được chứng nhận ISO 9001 trên toàn thế giới, và đối với hàng triệu cá nhân sử dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng (QMS) nổi tiếng của ISO hàng ngày để tạo thuận lợi cho thương mại.

Bản sửa đổi mới nhất năm 2015, vừa được xuất bản, mang lại cho “viên ngọc quý” của quản lý chất lượng một sự lấp lánh mới, giữ cho nó phù hợp và cập nhật nó ngay với thế giới kết nối ngày nay. Được giới thiệu vào năm 1987, cho đến nay, ISO 9001 đã được sửa đổi bốn lần và phiên bản mới – ISO 9001: 2015 – là lần sửa đổi lớn đầu tiên kể từ năm 2000.

Nó đã được ba năm trong quá trình thực hiện và là công việc của hàng trăm chuyên gia từ ngành công nghiệp và thương mại, các bên liên quan đến tiêu chuẩn (ví dụ như nhà tư vấn, người sử dụng, phòng thí nghiệm thử nghiệm, tổ chức chứng nhận, v.v.), các cơ quan nghiên cứu và học thuật, chính phủ, các tổ chức phi chính phủ, đại diện cho 81 Các cơ quan thành viên của ISO trên toàn thế giới, cũng như hàng nghìn người tham gia trong các ủy ban gương quốc gia đã xem xét và góp ý cho dự thảo tiêu chuẩn trong quá trình phát triển.

Kết quả của quá trình phát triển này đưa tiêu chuẩn bán chạy nhất của ISO vững chắc vào thế kỷ 21. Các tổ chức được chứng nhận có ba năm sau khi công bố ISO 9001: 2015 vào tháng 9 để điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng của họ theo phiên bản mới của tiêu chuẩn, mặc dù người ta hy vọng họ sẽ không đợi đến phút cuối cùng để hưởng lợi từ những thay đổi đáng kể trong phiên bản mới nhất. .

“Đó là một người thay đổi cuộc chơi!”

Phản hồi ban đầu từ những người đánh giá và người sử dụng tiêu chuẩn là rất tích cực. Simon Feary, Giám đốc điều hành tại Chartered Quality Institute ở Anh cho biết: “Đó là một người thay đổi cuộc chơi. Alan Daniels của Boeing, người đại diện cho Nhóm Chất lượng Hàng không Vũ trụ Quốc tế trong tiểu ban sửa đổi ISO 9001, coi đây là “một cải tiến thực sự sẽ dẫn đến một QMS mạnh mẽ hơn”.

Sheronda Jeffries của Cisco Systems, đại diện cho Diễn đàn QuEST, một tổ chức chất lượng toàn cầu dành cho cộng đồng viễn thông (ICT), kết luận: “Đây là một cơ hội tuyệt vời để các tổ chức tập trung lại QMS vào hoạt động kinh doanh. Đối với Mark Braham của Hiệp hội Ô tô (Vương quốc Anh), ông tin rằng ISO 9001: 2015 sẽ có tác động to lớn trên toàn thế giới, trong khi Luiz Nascimento của Hiệp hội Tiêu chuẩn Kỹ thuật Brazil (ABNT) cho rằng nó sẽ cung cấp thêm niềm tin rằng hệ thống quản lý chất lượng thực sự làm việc.

Tại sao thay đổi?

Nhiều người dùng hài lòng với ISO 9001 ở dạng hiện tại, có thể hỏi: “nếu nó không bị hỏng, tại sao phải sửa nó?” Nhưng bản sửa đổi mới nhất này là phản ứng trước những thay đổi lớn về công nghệ, sự đa dạng trong kinh doanh và thương mại toàn cầu trong 15 năm kể từ ISO 9001: 2000.

ISO 9001: 2015 công nhận sự nổi bật ngày càng tăng của lĩnh vực dịch vụ và nhu cầu quản lý chất lượng của lĩnh vực này. Nó cũng phản ánh các yêu cầu về sự liên kết và tích hợp QMS tốt hơn với định hướng chiến lược và kinh doanh của tổ chức, đồng thời giúp dễ dàng áp dụng nhiều tiêu chuẩn quản lý kinh doanh ISO như ISO 14001 và các QMS theo lĩnh vực cụ thể như AS9100 của ngành hàng không vũ trụ.

Đại diện cho quan điểm của ngành hàng không vũ trụ, Alan Daniels cũng nhấn mạnh những thay đổi trong mô hình kinh doanh, chuỗi cung ứng phức tạp hơn và sự gia tăng kỳ vọng của khách hàng là những lý do thuyết phục hơn nữa để điều chỉnh tiêu chuẩn này cho một thế giới đang thay đổi.

Ông tin rằng ISO 9001 phải nâng cao khả năng của tổ chức trong việc thỏa mãn khách hàng đồng thời phản ánh môi trường ngày càng phức tạp mà họ hoạt động. Nó cũng phải nhận ra nhu cầu của tất cả các bên quan tâm và phù hợp với các hệ thống quản lý khác – do đó cần phải sửa đổi sâu rộng và chi tiết.

Các thay đổi đã thành công chưa? Theo ý kiến ​​của Anni Koubek, Trưởng bộ phận Đổi mới, Chất lượng Áo, phiên bản 2015 của tiêu chuẩn “rõ ràng phù hợp với môi trường kinh doanh toàn cầu, năng động, phức tạp, được nối mạng và dựa trên CNTT mà hầu hết các tổ chức phải hoạt động tốt hơn nhiều so với phiên bản 2008” .

Điều gì đã thay đổi?

Tin tốt lành đầu tiên là ISO 9001: 2015 sẽ dễ sử dụng hơn, đặc biệt là khi kết hợp với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác và sẽ ít mang tính quy định hơn – ví dụ: tài liệu sẽ ít bắt buộc hơn và thân thiện hơn với người dùng và ngôn ngữ đã được đơn giản hóa.

Nó cũng tuân theo triết lý cơ bản rằng “đầu ra là vấn đề quan trọng”, vì vậy nó sẽ hỏi liệu các quy trình của tổ chức có đạt được kết quả theo kế hoạch hay không và hệ thống có thực sự thực hiện đúng lời hứa – trọng tâm của việc thực hiện ISO 9001 – về việc “cung cấp niềm tin vào khả năng Nigel Croft, Chủ tịch tiểu ban ISO đã sửa đổi tiêu chuẩn, giải thích.

Ông cho biết thêm: “ISO 9001: 2015 dựa trên hiệu suất rất nhiều, tập trung vào những gì phải đạt được hơn là làm thế nào để đạt được nó. Phiên bản mới kết hợp “phương pháp tiếp cận theo quy trình” thành công với khái niệm cốt lõi mới về “tư duy dựa trên rủi ro” để ưu tiên các quy trình, sử dụng chu trình Plan-Do-CheckAct (PDCA) ở tất cả các cấp trong tổ chức để quản lý các quy trình và nói chung và để thúc đẩy cải tiến.

Trọng tâm dựa trên rủi ro mới này nhằm ngăn chặn các kết quả không mong muốn như các sản phẩm và dịch vụ không phù hợp. Phiên bản 2015 áp dụng cấu trúc cấp cao mới cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO – dựa trên Phụ lục SL của Phần bổ sung ISO hợp nhất cho các Chỉ thị ISO / IEC.

Dự kiến ​​sẽ có tác động đáng kể đến các tổ chức, giảng viên, chuyên gia tư vấn, cơ quan chứng nhận và công nhận, đánh giá viên và người viết tiêu chuẩn. Phụ lục SL cung cấp cấu trúc, văn bản cũng như các thuật ngữ và định nghĩa chung cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO (MSS) trong tương lai, mang lại cho mỗi tiêu chuẩn một “cái nhìn, cái chạm và cảm nhận” giống nhau và giúp việc thực hiện nhiều tiêu chuẩn trong một tổ chức dễ dàng hơn. Giờ đây, tất cả các ISO MSS mới sẽ tuân theo khuôn khổ này để đảm bảo tính nhất quán và tương thích, chấm dứt một số nhầm lẫn trước đó trong quá trình thực hiện.

Mark Braham, liên lạc viên CQI Hạng A trong ISO / TC 176, Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng, nhận thấy “lợi ích to lớn” khi tuân theo khung Phụ lục SL để tích hợp các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác và giúp giảm thời gian và nỗ lực quản lý để đáp ứng các yêu cầu, trong khi Sheronda Jeffries nói rằng việc đưa vào phụ lục mới sẽ cho phép các tổ chức thấy rõ hơn những điểm khác biệt và tương đồng của ISO 9001: 2015 với các MSS khác.

Những thay đổi sẽ mang lại lợi ích cho bạn như thế nào?

Nigel Croft cho biết: ISO 9001: 2015 công nhận tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh của tổ chức về loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp, mức độ quan trọng của chúng cũng như các yếu tố bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến cách tổ chức hoạt động. Phiên bản mới nhất bắt buộc mỗi tổ chức phải suy nghĩ về các hoàn cảnh cụ thể của riêng mình, thay vì quy định một “công thức” về cách thiết kế hệ thống quản lý chất lượng.

Do đó, các tổ chức sẽ linh hoạt hơn trong cách họ chọn để thực hiện tiêu chuẩn cũng như số lượng và bản chất của tài liệu được yêu cầu.

Ông nói, một yếu tố rất quan trọng là sự phù hợp hơn về cấu trúc, nội dung và thuật ngữ cho tất cả các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý ISO, đặc biệt rõ ràng khi xem xét các phiên bản mới của ISO 9001 và ISO 14001, ám chỉ đến Phụ lục SL. Điều này nhằm mục đích làm cho cuộc sống dễ dàng hơn cho các tổ chức cần giải quyết các yêu cầu của một số tiêu chuẩn trong một hệ thống quản lý duy nhất.

Tài sản của tư duy dựa trên rủi ro

Theo Alan Daniels, phiên bản mới sẽ dẫn đến một QMS mạnh mẽ hơn vì nó liên kết phương pháp tiếp cận quy trình với PDCA và tư duy dựa trên rủi ro, đồng thời kết nối QMS với lập kế hoạch chiến lược và quy trình kinh doanh. “Việc xác định rủi ro làm tăng thêm giá trị và cơ hội cải tiến, đồng thời sự tham gia của ban lãnh đạo cao nhất sẽ nâng cao cơ hội thành công ở tất cả các cấp.”

Đối với Sheronda Jeffries, việc giới thiệu thuật ngữ “tư duy dựa trên rủi ro” cùng với thuật ngữ “rủi ro và cơ hội” sẽ khuyến khích một tổ chức chủ động hơn. “Tư duy dựa trên rủi ro sẽ giúp các tổ chức đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên rủi ro bằng cách cung cấp cấu trúc để quản lý nó,” Lorri Hunt thuộc công ty tư vấn, kiểm toán và đào tạo hệ thống quản lý chất lượng có trụ sở tại Hoa Kỳ, Lorri Hunt & Associates Inc.

Anni Koubek cũng xem đây là thay đổi quan trọng nhất trong phiên bản mới 2015, mặc dù cô nói thêm rằng không phải một yếu tố duy nhất khiến tiêu chuẩn này khác với phiên bản 2008; “Đó là định hướng chung về kết quả và sự linh hoạt nhất định về cách thức xây dựng hệ thống quản lý có thể nhìn thấy xuyên suốt tiêu chuẩn”.