Hướng dẫn về Khấu trừ lương: Bắt buộc & Tự nguyện

Mỗi khi một nhân viên nhận được tiền lương, họ có thể nhận thấy số tiền mang về nhà ít hơn tổng số tiền lương của họ. Tuy nhiên, thực sự không có gì bí ẩn. Lý do là các khoản khấu trừ vào lương, hoặc tiền được lấy từ lương của nhân viên.

Sau đây là những điều chủ lao động và nhân viên cần biết về các khoản khấu trừ.

Các khoản trích theo lương là gì?

Khấu trừ tiền lương là tiền bị giữ lại từ tiền lương của nhân viên. Các khoản khấu trừ tài trợ cho các hoạt động chung của chính phủ, các chương trình hưu trí và xã hội liên bang, và phúc lợi của nhân viên.

Các khoản khấu trừ lương cụ thể có thể bao gồm:

• Thuế thu nhập liên bang và tiểu bang ước tính
• Phần nhân viên đóng thuế An Sinh Xã Hội và Medicare
• Đóng góp phúc lợi y tế, nha khoa và thị lực
• Đóng góp tài khoản tiết kiệm sức khỏe
• Đóng góp kế hoạch tiết kiệm hưu trí
• kinh phí công đoàn
• Thanh toán các bản án theo lệnh của tòa án, được gọi là tiền lương

Một số khoản khấu trừ, chẳng hạn như đóng góp cho kế hoạch nghỉ hưu, là khoản trước thuế, bởi vì chúng được lấy từ tổng lương của nhân viên. Điều này làm giảm số tiền thu nhập chịu thuế. Các khoản khấu trừ khác, chẳng hạn như phí công đoàn và các khoản trừ lương theo lệnh của tòa án để đáp ứng các phán quyết pháp lý, được lấy từ tiền lương sau thuế.

Các khoản trích theo lương bắt buộc

Luật pháp yêu cầu người sử dụng lao động khấu trừ An sinh xã hội, Medicare và thuế thu nhập từ lương của nhân viên và gửi các khoản thanh toán cho các cơ quan chính phủ có liên quan. Các khoản khấu trừ lương bắt buộc hoặc theo luật định này bao gồm:

• Liên bang. Thuế thu nhập liên bang tài trợ cho hoạt động của chính phủ Hoa Kỳ và các dịch vụ công cộng. Thuế theo Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA) chi trả cho các phúc lợi An sinh Xã hội và Medicare. Người sử dụng lao động phải thu và nộp các loại thuế này hàng quý cho Sở Thuế vụ.
• Tình trạng. Tại Hoa Kỳ, 41 tiểu bang và Quận Columbia đánh thuế thu nhập. Các tiểu bang sử dụng nguồn thu từ thuế thu nhập cho các dịch vụ công cộng, bao gồm giáo dục, chăm sóc sức khỏe, bệnh viện, đường xá, tòa án và nhà tù. Các tiểu bang thường yêu cầu người sử dụng lao động nộp thuế đã khấu trừ hàng tháng hoặc hàng quý. New Jersey, Alaska và Pennsylvania cũng yêu cầu nhân viên đóng thuế bảo hiểm thất nghiệp.
• Địa phương. Các thành phố và quận có thể áp thuế thu nhập của riêng họ. Một số, chẳng hạn như Thành phố New York, chỉ đánh thuế đối với cư dân, trong khi những thành phố khác cũng đánh thuế những người không cư trú làm việc tại địa phương. Thuế địa phương thường được thu cùng với thuế thu nhập của tiểu bang; sau đó tiểu bang gửi phần địa phương trở lại thành phố hoặc quận.
• Khác. Tiền lương thu được từ thu nhập sau thuế. Trừng phạt được tòa án ra lệnh để đáp ứng phán quyết chống lại một nhân viên, thường là vì không trả thuế, tiền cấp dưỡng hoặc hỗ trợ nuôi con. Phí công đoàn có thể là một khoản khấu trừ bắt buộc, tùy thuộc vào tiểu bang.

Các khoản trích theo lương tự nguyện

Nhân viên có thể lựa chọn khấu trừ tiền lương tự nguyện cho các dịch vụ và phúc lợi bổ sung, chẳng hạn như bảo hiểm sức khỏe và khuyết tật do người sử dụng lao động tài trợ và các kế hoạch nghỉ hưu. Người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên về các dịch vụ và lợi ích này và nhận được sự đồng ý bằng văn bản của họ trước khi khấu trừ. Người sử dụng lao động thường liệt kê số tiền khấu trừ trong kỳ lương hiện tại và từ đầu năm đến nay trên mỗi cuống lương của nhân viên. Các dịch vụ phổ biến do nhà tuyển dụng tài trợ bao gồm:

Bảo hiểm

Nhiều chủ lao động cung cấp bảo hiểm y tế, nha khoa và chăm sóc thị lực và có thể yêu cầu nhân viên trả một phần phí bảo hiểm. Những phí bảo hiểm này thường được khấu trừ từ thu nhập trước thuế, do đó làm giảm thu nhập chịu thuế của nhân viên. Người sử dụng lao động cũng có thể khấu trừ phần phí bảo hiểm của họ, làm giảm thu nhập chịu thuế của họ. Bởi vì người sử dụng lao động mua bảo hiểm với số lượng lớn, các chính sách nhóm này có chi phí thấp hơn cho nhân viên so với mua bảo hiểm trên thị trường mở.

Người sử dụng lao động đôi khi cũng cung cấp miễn phí một số lượng hạn chế bảo hiểm nhân thọ có thời hạn cho nhân viên thông qua chính sách nhóm. Người lao động có thể lựa chọn mua thêm bảo hiểm nhân thọ cho bản thân hoặc cho người phụ thuộc. Phí bảo hiểm này được khấu trừ vào lương sau thuế.

Sự nghỉ hưu

Người sử dụng lao động có thể cung cấp các kế hoạch tiết kiệm hưu trí được tài trợ chủ yếu bởi nhân viên. Hai loại phổ biến nhất là kế hoạch 401(k) và tài khoản hưu trí cá nhân, hoặc IRA. Lưu ý rằng các cá nhân có thể thiết lập IRA độc lập với chủ lao động của họ và tài trợ cho họ một cách độc lập. “IRA khấu trừ tiền lương” là một loại tài khoản cụ thể được tài trợ bởi các khoản khấu trừ tiền lương được ủy quyền.

Kế hoạch 401(k) do người sử dụng lao động tài trợ, trong khi IRA khấu trừ lương được nhân viên thiết lập thông qua ngân hàng hoặc công ty dịch vụ tài chính; trong cả hai trường hợp, người sử dụng lao động thực hiện khấu trừ do nhân viên chỉ định để tài trợ cho tài khoản. Một số nhà tuyển dụng phù hợp với các khoản đóng góp 401 (k) của nhân viên lên đến một giới hạn đô la cụ thể.

Đóng góp của nhân viên vào 401(k) và tài khoản IRA thông thường được tính trước thuế. Kể từ năm 2023, khoản đóng góp 401(k) của nhân viên là giới hạn hàng năm là 22.500 đô la hoặc 30.000 đô la nếu nhân viên từ 50 tuổi trở lên. Khoản đóng góp IRA hàng năm tối đa là 6.500 đô la hoặc 7.500 đô la cho người từ 50 tuổi trở lên.

Các tài khoản hưu trí này không phải chịu thuế trong những năm làm việc của nhân viên. Rút tiền khi nghỉ hưu sau đó được coi là thu nhập chịu thuế. Cả Roth 401(k)s hoặc Roth IRA đều được tài trợ từ khoản thanh toán sau thuế và việc rút tiền khi nghỉ hưu không yêu cầu nộp thuế thu nhập.

Cách tính các khoản trích theo lương

Việc tính toán các khoản khấu trừ vào lương cho thấy tổng thu nhập của nhân viên giảm dần thành thu nhập ròng hoặc tiền lương mang về nhà như thế nào. Việc tính toán của nhà tuyển dụng phụ thuộc vào hai điều:

1. Mẫu W-4 của nhân viên. Giấy chứng nhận IRS này do nhân viên điền cho biết tình trạng thuế (chẳng hạn như độc thân hoặc đã kết hôn), số lượng người phụ thuộc (chẳng hạn như trẻ nhỏ) và một bảng tính đính kèm để ước tính nghĩa vụ thuế thu nhập hàng năm, bao gồm cả việc nhân viên có khấu trừ tiêu chuẩn hay không liệt kê các khoản khấu trừ. Các bang đánh thuế thu nhập có hình thức tương tự. Người sử dụng lao động phải kiểm tra xem nhân viên có hoàn thành các chứng chỉ này không; nhân viên có thể cập nhật chúng nếu hoàn cảnh cá nhân của họ thay đổi.
2. Bảng khấu trừ thuế. Người sử dụng lao động sử dụng các bảng thuế để xác định khoản khấu trừ thuế thu nhập liên bang và thuế thu nhập tiểu bang nếu có. Thuế thu nhập liên bang là thuế lũy tiến, có nghĩa là thuế suất tăng theo từng bước với thu nhập chịu thuế trong phạm vi quy định được gọi là dấu ngoặc. Bảy khung thuế liên bang bắt đầu ở mức 10% và đạt tối đa 37% vào năm 2023.

Sử dụng thông tin W-4 và bảng thuế của nhân viên để ước tính khoản khấu trừ thuế hàng năm, sau đó người sử dụng lao động chia số tiền khấu trừ cho số kỳ lương, khấu trừ số tiền theo tỷ lệ từ mỗi phiếu lương.

Giả sử một nhân viên sống và làm việc ở Virginia kiếm được 72.000 đô la một năm. Người sử dụng lao động trả lương cho người lao động hàng tháng. Nhân viên nộp hồ sơ chung với vợ/chồng. Đây là những khoản khấu trừ lương hàng tháng của nhân viên có thể trông như thế nào: