Hướng dẫn đơn giản để tính chu kỳ trong bán lẻ (+ Các phương pháp hay nhất và lợi ích)

Đếm chu kỳ là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho để ngăn ngừa hàng tồn kho và trộm cắp, đồng thời duy trì chi phí lưu giữ hàng tồn kho thấp.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu các lợi ích của việc đếm chu kỳ, các loại đếm chu kỳ hàng tồn kho và cách bắt đầu với việc đếm chu kỳ trong cửa hàng của bạn.

Đếm chu kỳ là gì?

Đếm chu kỳ hàng tồn kho liên quan đến việc đếm một nhóm nhỏ sản phẩm tại một thời điểm cụ thể mà không phải làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Đếm chu kỳ là một quy trình mà các nhà bán lẻ sử dụng để đếm các nhóm sản phẩm cụ thể một cách thường xuyên nhằm tăng độ chính xác của hàng tồn kho, đồng thời phát hiện và giải quyết các chênh lệch trong thời gian ngắn hơn so với việc đếm toàn bộ hàng tồn kho thực tế.

Bằng cách đếm chu kỳ thường xuyên, bạn có thể xác định nguyên nhân gây ra lỗi hàng tồn kho và lập kế hoạch giải quyết chúng. Và theo thời gian, bạn sẽ đếm được tất cả kho hàng của mình mà không làm gián đoạn hoạt động của cửa hàng bán lẻ.

Đếm vật lý so với đếm chu kỳ

Việc đếm vật lý liên quan đến việc đếm tất cả hàng tồn kho của bạn cùng một lúc một vài lần trong năm. Đếm chu kỳ liên quan đến việc đếm một lượng nhỏ hàng tồn kho trong các giai đoạn, một cách thường xuyên (đôi khi hàng ngày).

Việc đếm khoảng không quảng cáo thực tế có tính chất gián đoạn hơn, do đó nó trở thành lựa chọn tốt hơn nếu bạn có ít sản phẩm hơn và có thể đếm tất cả kho hàng của mình mà không cần đóng cửa hàng trong ngày. Nhưng nó cũng không chính xác như đếm chu kỳ vì bạn không kiểm tra khoảng không quảng cáo một cách thường xuyên.

Đếm chu kỳ thường chính xác hơn vì bạn liên tục xem xét khoảng không quảng cáo của mình, điều chỉnh các khác biệt và giải quyết các vấn đề khi chúng xuất hiện. Nó cũng ít tốn thời gian hơn — thay vì đếm tất cả kho của bạn cùng một lúc, tính theo chu kỳ cho phép bạn đếm hàng tồn kho theo thời gian.

Nếu bạn liên tục gặp phải sự khác biệt trong số lần đếm chu kỳ, bạn có thể muốn xem xét thực hiện tổng số vật lý đầy đủ để đối chiếu và sau đó tiếp tục đếm chu kỳ.

Lợi ích của việc đếm chu kỳ

Có ba lợi ích chính của việc đếm chu kỳ hàng tồn kho:

• Xác định chênh lệch hàng tồn kho
• Giúp việc đếm hàng tồn kho dễ quản lý hơn
• Dữ liệu kiểm kê chính xác hơn

Xác định chênh lệch hàng tồn kho

Thường xuyên đếm số lượng hàng tồn kho sẽ giúp bạn xác định lỗi trong số lượng hàng tồn kho của mình và giải quyết chúng nhanh hơn so với việc chỉ đếm vật lý một hoặc hai lần một năm.

---

---

Giúp việc đếm hàng tồn kho dễ quản lý hơn

Đếm số lượng hàng tồn kho nhỏ hơn thường xuyên hơn giúp quá trình đếm dễ dàng hơn và ít tốn thời gian hơn, đồng thời không làm ảnh hưởng đến hoạt động bán lẻ của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ duy trì độ chính xác của hàng tồn kho mà không cần phải đóng cửa và bỏ lỡ doanh số bán hàng tiềm năng.

Dữ liệu kiểm kê chính xác hơn

Việc đếm định kỳ dẫn đến các con số chính xác hơn và khả năng nhanh chóng xác định hành vi trộm cắp hoặc các vấn đề khác gây ra chênh lệch trong khoảng không quảng cáo của bạn. Dữ liệu hàng tồn kho chính xác hơn có thể giúp bạn tránh mua quá nhiều hoặc thiếu hàng.

Các loại đếm chu kỳ

Dưới đây là một số mẹo cho từng kỹ thuật đếm chu kỳ này.

Đếm chu kỳ ABC

Phương pháp đếm chu kỳ ABC sử dụng nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20 — 80% kết quả của bạn đến từ việc đếm 20% sản phẩm của bạn.

Nếu việc đếm một mẫu hàng tồn kho ngẫu nhiên không phù hợp với doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thích phương pháp này hơn. Tập trung vào các sản phẩm cung cấp hầu hết kết quả của bạn bằng cách tách khoảng không quảng cáo thành các danh mục A, B và C.

Đây là cách bạn có thể tìm ra sản phẩm nào thuộc từng danh mục:

Loại A

• Tỷ suất lợi nhuận cao hoặc sản phẩm có khối lượng bán lớn chiếm 80% doanh thu của bạn nhưng chỉ chiếm khoảng 10% tổng hàng tồn kho của bạn.
• Được tính hàng tháng.

Loại B

• Tỷ suất lợi nhuận từ trung bình đến cao hoặc số lượng sản phẩm bán ra chiếm 15% doanh thu và khoảng 20% ​​tổng hàng tồn kho của bạn.
• Được tính hàng quý.

Loại C

• Các sản phẩm có giá trị thấp và nhu cầu thấp chỉ chiếm 5% doanh thu nhưng chiếm khoảng 80% tổng hàng tồn kho của bạn.
• Được đếm một hoặc hai lần một năm.

Khi bạn đã sắp xếp tất cả các sản phẩm thành các danh mục, bạn có thể bắt đầu đếm chu kỳ. Để tăng độ chính xác, hãy thường xuyên đếm các sản phẩm loại A và các sản phẩm loại B và C theo định kỳ.

Nhược điểm tiềm ẩn của đếm chu kỳ ABC là:

• Nếu bạn có nhiều sản phẩm độc đáo (với lượng hàng tồn kho thấp), bạn có thể đếm chúng quá thường xuyên.
• Các sản phẩm trong nhóm C có thể không được đếm đủ thường xuyên để có được số lượng hàng tồn kho chính xác.

Nhưng nếu bạn nhận thức được những nhược điểm này, bạn có thể giảm thiểu chúng bằng cách lập kế hoạch số lượng ABC của bạn cho phù hợp.

Đếm chu kỳ mẫu ngẫu nhiên

Nếu các sản phẩm của bạn tương tự nhau, đếm chu kỳ mẫu ngẫu nhiên là một lựa chọn tốt. Với phương pháp này, bạn có thể chọn một số lượng sản phẩm ngẫu nhiên để đếm trong mỗi lần đếm chu kỳ.

Ưu điểm là ít gián đoạn hơn đối với nhà kho hoặc cửa hàng bán lẻ của bạn, vì việc đếm chu kỳ ngẫu nhiên có thể xảy ra trong giờ làm việc bình thường.

Đếm mẫu ngẫu nhiên có hai cách tiếp cận:

• Đếm dân số liên tục. Số lượng sản phẩm giống nhau được tính mỗi lần. Một số sản phẩm có thể hoàn toàn không được tính trong khi những sản phẩm khác được tính thường xuyên do quá trình lựa chọn ngẫu nhiên.
• Số lượng dân số ít. Khi các sản phẩm được tính, chúng sẽ bị loại trừ khỏi số lượng chu kỳ trong tương lai cho đến khi tất cả hàng tồn kho được tính. Sau đó, quá trình bắt đầu lại.

Các kỹ thuật đếm mẫu ngẫu nhiên này đều hiệu quả, vì vậy hãy chọn kỹ thuật phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Kiểm soát chu kỳ đếm của nhóm

Quá trình đếm chu kỳ này bao gồm việc tập trung vào một nhóm nhỏ sản phẩm và đếm chúng lặp đi lặp lại trong một khoảng thời gian ngắn.

Tạo nhóm kiểm soát sẽ phát hiện ra các lỗi trong kỹ thuật đếm của bạn, vì vậy bạn có thể sửa chúng trước khi đếm các nhóm sản phẩm lớn hơn.

Nếu bạn chưa quen với việc đếm chu kỳ, thì phương pháp này là một cách tuyệt vời để bắt đầu. Nó cho phép bạn thực hành và tinh chỉnh quy trình của mình trước khi áp dụng nó trên quy mô lớn hơn.

Cách đếm chu kỳ

1. Xem lại hồ sơ kiểm kê
2. Đặt mục tiêu mức độ chính xác
3. Bắt đầu đếm
4. Điều chỉnh sự khác biệt
5. Thực hiện các thủ tục cần thiết
6. Điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho
7. Tính toán mức độ chính xác của khoảng không quảng cáo
8. Lặp lại chu kỳ

Khi bạn đã chỉ định nhân viên cửa hàng chuyên trách đếm chu kỳ, hãy lập kế hoạch ghi lại quy trình đếm chu kỳ và đóng tất cả các giao dịch trước khi bạn bắt đầu đếm.

Sau đó, bạn có thể bắt đầu quá trình đếm chu kỳ.

Xem lại hồ sơ kiểm kê

Để bắt đầu thuận lợi với các chu kỳ đếm, điều quan trọng là phải đảm bảo số lượng hàng tồn kho trong hệ thống POS của bạn được cập nhật và mọi chênh lệch còn tồn đọng đều được đối chiếu.

Đặt mục tiêu mức độ chính xác

Bạn sẽ muốn đạt được độ chính xác của khoảng không quảng cáo là 100%, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng có thể. Nói chung, độ chính xác 90% hoặc cao hơn là một mục tiêu tốt. Để xác định độ chính xác của hồ sơ hàng tồn kho (IRA), hãy sử dụng công thức độ chính xác của số lượng chu kỳ hàng tồn kho.

IRA = 1 – (tổng của sự khác biệt / # tổng của tổng khoảng không quảng cáo) x 100

Ví dụ: nếu hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo của bạn cho thấy bạn có 150 đơn vị sản phẩm cụ thể và bạn đếm được 148 đơn vị, thì có sự chênh lệch hai đơn vị và IRA của bạn là 98,7%.

Đây là phép toán:

98,7% = 1 – (2/150) x 100

Sử dụng KPI này để đặt, theo dõi và cải thiện mức độ chính xác của khoảng không quảng cáo của bạn.

Bắt đầu đếm

Cho dù đó là bạn hay một quầy chuyên dụng, hãy xem lại mô tả hàng tồn kho, vị trí và số lượng từ hồ sơ của bạn (hoặc báo cáo hàng tồn kho) và sau đó so sánh chúng với những gì thực tế trên sàn bán hàng và trong phòng hàng và / hoặc nhà kho của bạn.

Mẹo đếm:

• Đóng tất cả các giao dịch trước khi đếm.
• Đếm từng danh mục một để tăng hiệu quả và tránh sai sót.
• Thay đổi lịch đếm của bạn để ngăn nhân viên thao túng hệ thống.
• Cân nhắc tính thời vụ của các danh mục, vì vậy bạn đang đếm sản phẩm khi chúng có nhu cầu và bạn có thể khắc phục sự khác biệt một cách nhanh chóng.
• Thường xuyên đếm chu kỳ và luôn kiểm tra lại chúng.

Điều chỉnh sự khác biệt

Xác định sự khác biệt về hàng tồn kho được tìm thấy trong quá trình đếm chu kỳ và điều chỉnh chúng trong hệ thống của bạn và với nhân viên quản lý hàng tồn kho của bạn. Điều quan trọng là phải nhận ra nếu có các mẫu chênh lệch hàng tồn kho.

Thực hiện các thủ tục cần thiết

Nếu các vấn đề tương tự tiếp tục xảy ra thường xuyên, bạn có thể cần thiết lập quy trình đếm hàng tồn kho mới hoặc khắc phục các lỗ hổng trong cách tiếp cận của mình. Và nếu không phải do quy trình đếm chu kỳ của bạn bị lỗi, bạn có thể khắc phục điều gì khác?

Bạn có đang bị mất hàng tồn kho do người mua hàng hoặc nhân viên trộm cắp? Nếu vậy, bạn có thể thuê thêm nhân viên an ninh hoặc lắp đặt camera giám sát để giảm thiểu những vấn đề này.

Điều chỉnh hồ sơ hàng tồn kho

Khi bạn đã hoàn thành việc đếm chu kỳ, hãy bao gồm một bước trong quy trình của bạn để cập nhật hệ thống quản lý khoảng không quảng cáo để phản ánh khoảng không quảng cáo thực tế của bạn.

Tính toán mức độ chính xác của khoảng không quảng cáo

Sử dụng công thức được đưa ra ở trên để tính toán mức độ chính xác của khoảng không quảng cáo của bạn. Nếu nó xuất hiện dưới 90% hầu hết thời gian, bạn sẽ muốn thực hiện các chiến lược để cải thiện độ chính xác.

Lặp lại chu kỳ

Lặp lại quá trình đếm chu kỳ một cách thường xuyên. Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn thực hiện hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý. Tuy nhiên, đếm chu kỳ thường chính xác hơn nếu bạn thực hiện chúng thường xuyên hơn.

Cửa hàng của bạn có thể được lợi từ việc đếm chu kỳ không?

Việc đếm chu kỳ giúp cho việc quản lý và đối chiếu hàng tồn kho ít được thực hiện hơn, vì bạn có thể tập trung vào những phần sản phẩm nhỏ hơn, dành ít thời gian hơn để làm việc đó và tránh phải đóng cửa cửa hàng (và có khả năng bỏ lỡ doanh số bán hàng).