Hướng dẫn của nhà bán lẻ để sắp xếp lại điểm và công thức ROP

Nếu bạn đợi cho đến khi hết hàng tồn kho để sắp xếp lại, bạn sẽ có một khoản dự trữ cho đến khi hàng về và bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Biết được sản phẩm của bạn bán nhanh như thế nào và mất bao lâu để đến tay bạn một lô hàng mới có thể giúp bạn thiết lập điểm đặt hàng lại và tránh tình trạng hết hàng.

Trong hướng dẫn sắp xếp lại điểm của nhà bán lẻ này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết để đặt điểm sắp xếp lại hiệu quả và hơn thế nữa. Bắt đầu nào.

Điểm sắp xếp lại (ROP) là gì?

Điểm đặt hàng lại (ROP) cho biết thời điểm sắp xếp lại khoảng không quảng cáo để bạn có thể bổ sung trước khi bán hết hoàn toàn.

ROP được biểu thị bằng số lượng, chẳng hạn như 20 áo phông hoặc 50 quả táo. Khi hàng tồn kho của bạn giảm đến số lượng đó, đã đến lúc bạn phải đặt hàng nhiều hơn.

Sentao Miao, Trợ lý Giáo sư về Quản lý Hoạt động tại Khoa Quản lý Desautels của Đại học McGill cho biết: “Điểm sắp xếp lại là thời điểm mà nếu mức tồn kho giảm xuống dưới con số đó, nhà bán lẻ phải đặt hàng mới.

Ngay sau khi mức tồn kho của bạn giảm xuống mức đó, bạn sẽ đặt hàng một lô sản phẩm mới đến kho của mình. Vào thời điểm họ đến kho của bạn, bạn sẽ sử dụng hết hàng tồn kho mà bạn có

Ví dụ: nếu ROP của bạn cho một chiếc ghế nhất định là 15, bạn nên đặt thêm ghế từ nhà cung cấp của mình khi trong kho bạn chỉ còn 15 chiếc. Vào thời điểm bạn bán số ghế còn lại, số lượng hàng của bạn sẽ được bổ sung. ROP chính xác cho phép bạn tránh cả tình trạng tồn kho và tồn kho quá mức.

“Điểm đặt hàng lại được tính toán dựa trên các yếu tố chi phí và rủi ro khác nhau, chẳng hạn như chi phí hàng tồn đọng và thất thoát, chi phí giữ hàng, chi phí đặt hàng cố định và biến đổi, thời gian đặt hàng và các yếu tố khác. Ví dụ: nếu hàng tồn đọng hoặc chi phí bán hàng bị mất cao hơn nhiều so với chi phí nắm giữ, nhà bán lẻ nên đặt điểm đặt hàng lại cao hơn để tránh hết hàng và ngược lại. Điều rất quan trọng là sử dụng một mô hình phù hợp với kịch bản kinh doanh của nhà bán lẻ, ”Miao nói.

Ví dụ, một cửa hàng tạp hóa sẽ có điểm đặt hàng lại cao hơn cho những sản phẩm bán nhanh hơn một cửa hàng đồ nội thất dành cho những tấm nệm bán chậm.

Tầm quan trọng của việc thiết lập các điểm sắp xếp lại

“Đặt điểm sắp xếp lại là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để giữ hàng tồn kho ở mức an toàn. Với điểm sắp xếp lại được xác định cẩn thận, các nhà bán lẻ không chỉ có thể giảm rủi ro tồn kho mà còn giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho, ”Miao nói.

Nói cách khác, nếu bạn muốn điều hành một doanh nghiệp hiệu quả, bạn không thể dựa vào trực giác để xác định thời điểm sắp xếp lại hàng.

---

---

Giảm chi phí hàng tồn kho

“Khi bạn có rất nhiều hàng tồn kho mà bạn không thể bán cho khách hàng của mình, điều đó sẽ gây tốn kém bởi vì hàng tồn kho là thứ bạn đã trả tiền và khách hàng của bạn vẫn chưa trả tiền. Và nếu bạn có quá nhiều hàng tồn kho, bạn sẽ phải làm một vài việc.

Hoặc bạn phải thực hiện hàng tồn kho đó, giả sử từ hôm nay đến ngày mai, hoặc giả sử từ tuần này sang tuần sau, hoặc tháng này sang tháng sau – và việc giữ hàng tồn kho luôn rất tốn kém. Hoặc, trong một số trường hợp, chẳng hạn như thực phẩm tươi sống, bạn sẽ phải vứt bỏ thực phẩm đó vào cuối ngày, vì bạn không thể giữ nó vào ngày mai hoặc tuần sau hoặc tháng sau, ”Nasiry nói.

Lỗi thời không chỉ là vấn đề của những người bán tạp hóa. Bất kể danh mục của bạn là gì, nếu bạn có sản phẩm mà bạn không thể bán, bạn phải tiếp tục trả tiền để lưu trữ chúng hoặc bạn cần phải loại bỏ chúng, điều này cũng đi kèm với một khoản chi phí.

Nhưng khi bạn biết điểm sắp xếp lại của mình, bạn sẽ ít có khả năng có quá nhiều tiền mặt trong kho. Bạn có thể đặt hàng vừa đủ khi cần, thay vì dự trữ và chi cho chi phí lưu kho và hàng tồn kho. Nói cách khác, thiết lập điểm sắp xếp lại có thể giúp bạn giảm chi phí nắm giữ.

Tránh hết hàng

Nó cũng có thể giúp bạn tránh bị mất doanh số bán hàng.

Khi bạn không có đủ hàng tồn kho, bạn sẽ gặp phải vấn đề thiếu hụt. Khách hàng đến xung quanh, họ đang kiểm tra các kệ hàng, họ đang tìm kiếm một sản phẩm nào đó, nhưng bạn không có sản phẩm đó bởi vì bạn đã đặt hàng không đủ hoặc không nhận được chúng đúng hạn. Điều này rất tốn kém và nó có thể xảy ra trong bất kỳ hệ thống kiểm kê nào.

Biết ROP của bạn giúp bạn đặt hàng với đủ thời gian để nhận, xử lý và bổ sung lại.

Nếu bạn chờ đợi để đặt hàng cho đến khi hết hàng tồn kho, thì sẽ có độ trễ giữa thời điểm bạn đặt hàng và thời điểm bạn có thể bán khoảng không quảng cáo mới của mình. Đặt điểm đặt hàng lại có thể giúp bạn sắp xếp lại kịp thời để tránh khoảng trống này.

Sắp xếp lại công thức điểm

Công thức cho điểm sắp xếp lại là:

Điểm đặt hàng lại (ROP) = (Tốc độ bán hàng hàng ngày x Thời gian dẫn đầu) + Lượng hàng an toàn

Kết quả cuối cùng sẽ tạo ra một số lượng hàng tồn kho cho biết thời điểm đặt hàng nhiều hơn.

Nếu bạn muốn điều hành một doanh nghiệp tinh gọn và không ngại rủi ro khi dự trữ, bạn có thể không có nguồn hàng an toàn. Trong trường hợp đó, công thức là:

Điểm đặt hàng lại (ROP) = Tốc độ bán hàng hàng ngày x Thời gian dẫn đầu

Cách tính toán và thiết lập các điểm sắp xếp lại

Dưới đây là bảng phân tích của từng đầu vào cho công thức ROP:

• Tốc độ bán hàng hàng ngày
• Thời gian dẫn đầu
• Chứng khoán An toàn

Chúng ta hãy xem xét từng thứ kỹ hơn một chút.

Tốc độ bán hàng hàng ngày

Tốc độ bán hàng hàng ngày đo lường số lượng mặt hàng bạn bán được mỗi ngày. Ví dụ: nếu bạn bán 5 chiếc ghế mỗi ngày, thì tốc độ bán hàng hàng ngày của bạn là 5. Báo cáo POS của bạn có thể giúp bạn xác định tỷ lệ này.

Thời gian dẫn đầu

Thời gian giao hàng là thời gian bạn mất bao lâu để nhận được hàng tồn kho từ nhà cung cấp khi bạn đặt hàng. Bạn càng mất nhiều thời gian để nhận được hàng mới, thì điểm đặt hàng lại càng cao và do đó thời gian giao hàng của bạn càng lâu.

Giả sử nhà sản xuất ghế của bạn ở Trung Quốc và cửa hàng của bạn ở Canada. Vì nhà sản xuất này sản xuất ghế theo đơn đặt hàng nên họ cần 3 tuần để làm 100 chiếc ghế (số lượng đặt hàng thông thường của bạn) và 2 tuần nữa để giao chúng. Khi đó, thời gian dẫn đầu của bạn là 5 tuần hoặc 35 ngày.

Chứng khoán An toàn

Ngày nay việc gián đoạn chuỗi cung ứng và vận chuyển là quá phổ biến. Lượng hàng dự trữ an toàn là lượng hàng tồn kho bạn giữ lại trong trường hợp bạn không nhận được lô hàng mới trong thời gian giao hàng đã chỉ định.

“Vì vậy, bạn càng có nhiều sự không chắc chắn,” Nasiry nói, “điểm sắp xếp lại sẽ càng cao. Đến [maintain] một cấp độ dịch vụ nhất định cho khách hàng của bạn, bạn sẽ có điểm đặt hàng lại cao hơn, có nghĩa là bạn muốn an toàn hơn và có một số hàng tồn kho trong kho của mình ”.

Ví dụ: bạn có thể giữ thêm 15 chiếc ghế, sản phẩm trị giá 3 ngày, trong kho phòng trường hợp hàng đến muộn.

Sắp xếp lại tính toán mẫu điểm

Bây giờ chúng ta sẽ kết hợp các số liệu từ ví dụ của chúng ta vào công thức sắp xếp lại điểm.

Điểm đặt hàng lại (ROP) = (Tốc độ bán hàng hàng ngày x Thời gian dẫn đầu) + Lượng hàng an toàn

Theo ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có tốc độ bán hàng ngày là 5 chiếc ghế mỗi ngày, thời gian bán hàng là 35 ngày và 15 chiếc ghế trong kho an toàn.

Bây giờ chúng ta sẽ nhập những số liệu đó vào công thức:

Điều đó có nghĩa là khi kho hàng của bạn giảm xuống còn 190 chiếc ghế, đã đến lúc bạn phải sắp xếp lại chúng.

Mẹo để thiết lập các điểm sắp xếp lại

• Thường xuyên xem xét sắp xếp lại điểm
• Công nghệ đòn bẩy
• Đừng chỉ dựa vào công thức sắp xếp lại điểm

Biết [your] kinh doanh, bao gồm mục tiêu, rủi ro và chi phí, là bước đầu tiên và cần thiết [to setting reorder points]. Sau đó, việc có dự báo nhu cầu chính xác sẽ giúp bạn tính toán điểm sắp xếp lại tối ưu. Để đạt được những mục tiêu này, nhà bán lẻ nên có các nhóm kinh doanh và phân tích làm việc chặt chẽ để tìm ra giải pháp cho kịch bản của riêng họ.

Dưới đây là một vài cách để thực hiện lời khuyên của anh ấy.

Thường xuyên xem xét sắp xếp lại điểm

Mọi thứ thay đổi liên tục trong thế giới bán lẻ. Doanh số bán hàng và chuỗi cung ứng có thể chậm lại ngay lập tức.

Tính toán lại ROP của bạn bất cứ khi nào bạn gặp những thay đổi lớn để duy trì mức tồn kho tối ưu.

Công nghệ đòn bẩy

Với các công cụ phù hợp, không cần phải tính toán các điểm sắp xếp lại theo cách thủ công.

Ví dụ: Shopify POS tính toán điểm đặt hàng lại lý tưởng cho các sản phẩm dựa trên thời gian giao hàng của nhà cung cấp và số lượng bán hàng trung bình mỗi ngày. Điều này đảm bảo bạn biết sản phẩm nào sắp hết hàng và có đủ thời gian để bổ sung hàng tồn kho trước khi số lượng về không.

Đừng chỉ dựa vào công thức sắp xếp lại điểm

Công thức sắp xếp lại điểm cho thấy những gì xảy ra trong một kịch bản lý tưởng, nhưng mọi thứ có thể diễn ra trong thực tế khác với lý thuyết.

Ví dụ: nếu có sự gián đoạn chuỗi cung ứng, bạn có thể cần phải làm lại công thức của mình, đưa ra nhiều thời gian dẫn hơn và đặt hàng thường xuyên hơn. Nếu doanh số bán hàng chậm bất thường hoặc bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ, bạn có thể cần phải tạm dừng việc đặt hàng lại.

Sử dụng dữ liệu POS và bằng chứng thực nghiệm để xác định thời điểm đánh giá lại ROP của bạn.

Đặt điểm đặt hàng lại cho cửa hàng của bạn

Khi khoảng không quảng cáo của bạn đạt đến điểm sắp xếp lại, đã đến lúc bổ sung hàng dự trữ đó. Bằng cách sắp xếp lại trước khi hết hàng tồn kho, bạn đảm bảo rằng bạn không có lỗ hổng trong các sản phẩm và dịch vụ mà bạn có thể cung cấp cho khách hàng.

Như chúng tôi đã giải thích, bạn xác định điểm sắp xếp lại bằng cách nhân tốc độ bán hàng hàng ngày của mình với thời gian giao hàng và thêm vào bất kỳ kho an toàn nào. Nếu bạn nhận thấy sự thay đổi về tốc độ bán hàng hoặc thời gian bán hàng, đã đến lúc đặt các điểm sắp xếp lại mới.