Hướng dẫn cơ bản để quản lý nhiều cửa hàng bán lẻ

Quản lý nhiều cửa hàng bán lẻ là một nỗ lực thú vị đi kèm với nhiều thách thức. Thay vì chỉ sao chép những gì bạn đã làm, bạn cần thay đổi chiến lược quản lý nhân sự, công nghệ và hàng tồn kho khi mở cửa hàng mới.

Quản lý nhiều cửa hàng là gì?

Trong bán lẻ, quản lý nhiều cửa hàng có nghĩa là giám sát các hoạt động hàng ngày tại hai hoặc nhiều địa điểm truyền thống. Thông thường, quản lý nhiều cửa hàng cũng liên quan đến việc điều hành một trang web thương mại điện tử với các tùy chọn giao hàng trong nước hoặc quốc tế.

Điều hành nhiều cửa hàng đi kèm với các trách nhiệm mới và tăng lên, chẳng hạn như quản lý nhiều nhân viên hơn, cung cấp các tùy chọn thực hiện đơn hàng mới và làm việc với công nghệ cấp doanh nghiệp có thể giúp bạn mở rộng quy mô.

Lợi ích của việc có nhiều cửa hàng bán lẻ là gì?

Nếu cửa hàng của bạn đang hoạt động tốt và bạn đang cân nhắc mở thêm địa điểm, đây là một số lý do để bạn quyết định.

Tiếp cận nhiều khách hàng hơn với trải nghiệm trực tiếp

Mặc dù mua sắm trực tuyến cực kỳ phổ biến, nhưng trải nghiệm mua sắm tại cửa hàng vẫn khó có thể đánh bại. Khách hàng có cơ hội dùng thử trước khi mua và nói chuyện với đại diện thương hiệu và các chuyên gia về sản phẩm. Với nhiều cửa hàng hơn, bạn có thể phục vụ nhiều nhu cầu của khách hàng hơn và tạo ra nhiều doanh thu hơn về tổng thể.

Phát triển thương hiệu của bạn

Cho thuê rất có thể là mới chi phí mua lại khách hàng, vì mặt tiền cửa hàng đóng vai trò là biển quảng cáo cho doanh nghiệp của bạn. Bảng hiệu cửa hàng của bạn và giao diện Window chắc chắn sẽ nâng cao nhận thức về thương hiệu bằng cách thu hút khách hàng và lôi kéo người qua đường kiểm tra bạn trực tuyến. Khuếch đại hiệu quả của màn hình cửa sổ của bạn bằng cách thêm mã QR vào cửa sổ để khuyến khích mua sắm trực tuyến sau giờ làm việc.

Thực hiện đơn hàng nhanh hơn

Với nhiều cửa hàng hơn, bạn có thể thực hiện các đơn đặt hàng trực tuyến nhanh hơn bao giờ hết. Khách hàng có thể chọn nhận hàng tại cửa hàng và nhận đơn đặt hàng từ bất kỳ cửa hàng nào gần họ nhất và bạn có thể chọn thực hiện các đơn đặt hàng trực tuyến từ bất kỳ cửa hàng nào gần khách hàng nhất.

Với định tuyến đơn hàng thông minh từ Shopify, bạn có thể định cấu hình hệ thống của mình để tự động thực hiện đơn hàng dựa trên địa điểm gần khách hàng nhất hoặc địa điểm có nhiều hàng trong kho nhất. Cho dù bạn đang tự vận chuyển sản phẩm của mình hay thuê ngoài một phần, thì việc chỉ định địa điểm tốt nhất để vận chuyển đơn đặt hàng là rất quan trọng nhằm giảm chi phí, đưa ra chi phí vận chuyển phù hợp và thời gian vận chuyển cho người mua hàng cũng như đẩy nhanh thời gian giao hàng.

Những thách thức lớn nhất khi quản lý nhiều hơn một cửa hàng là gì?

Nhiều địa điểm đi kèm với nhiều trách nhiệm hơn. Dưới đây là một số thách thức bạn sẽ gặp phải khi phát triển doanh nghiệp của mình.

Kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho

Khi bạn thêm nhiều hàng tồn kho vào giá của mình, việc kiểm soát và theo dõi sẽ trở nên khó khăn hơn. Có thể khó hiểu mặt hàng nào phổ biến ở cửa hàng nào, dự báo nhu cầu chính xác, hoặc tính toán tỷ lệ bán thông qua mỗi sản phẩm.

Ngoài ra, bạn sẽ cần theo dõi mức tồn kho và bổ sung sản phẩm trên khắp các địa điểm để các đơn đặt hàng đến trước khi lượng hàng trong kho cạn kiệt, đồng thời xây dựng một quy trình có thể mở rộng và lặp lại để đếm hàng tồn kho có sẵn và hòa giải sự khác biệt.

Duy trì một chế độ xem duy nhất về hiệu suất của từng cửa hàng

Hiểu hiệu suất của mỗi mặt tiền cửa hàng và so sánh nó với các vị trí khác, càng phức tạp hơn khi bạn có nhiều cửa hàng hơn. Bạn cần một cách để tách riêng hoặc kết hợp báo cáo cửa hàng để so sánh và đối chiếu hiệu suất của chúng. Bạn sẽ cần chú ý đến hiệu suất cửa hàng dựa trên địa điểm, địa lý và điểm chuẩn trung bình của cửa hàng.

Quản lý phân quyền nhân viên trong phần mềm POS

Trừ khi bạn có phần mềm POS cấp doanh nghiệp, việc cấp cho mỗi nhân viên các quyền mà họ cần để hoạt động hiệu quả và hiệu quả tại cửa hàng, đồng thời bảo vệ khỏi các thao tác vô tình ghi đè và lỗi vận hành, có thể là một thách thức với nhiều địa điểm hơn.

Xây dựng quy trình thao tác chuẩn cho nhân viên cửa hàng

Lực lượng lao động lớn hơn đồng nghĩa với việc bạn cần phải có chiến lược hơn trong cách quản lý nhân viên. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các hệ thống, bạn có thể dành ít thời gian hơn để đưa ra quyết định quản lý nhân viên với mỗi địa điểm mới mà bạn mở.

Đầu tư thời gian vào việc tạo ra thủ tục mở và đóng cửachính sách dịch vụ khách hàng, quy trình an toàn và bảo mật, cách bố trí cửa hàng và nguyên tắc bán hàng, sổ tay nhân viên và sổ tay đào tạo để mở rộng quy mô nhóm của bạn.

Các tính năng POS cần thiết để quản lý nhiều cửa hàng

Các tính năng POS này có thể giúp bạn giải quyết những thách thức trên khi bạn quản lý nhiều cửa hàng.

Quản lý hàng tồn kho đa cửa hàng mạnh mẽ

Với nhiều sản phẩm hơn tại nhiều cửa hàng hơn, bạn cần có những cách hiệu quả hơn để biết bạn có những gì và khi nào bạn cần đặt hàng lại. Hãy tìm một hệ thống POS có cảnh báo sắp hết hàng để giúp bạn biết khi nào bạn đã đạt đến điểm đặt hàng lại.

Shopify POS cung cấp một bán quá mức cảnh báo và xác nhận nếu một mặt hàng được bán hết, cam kết hoặc không có trong kho. Nếu mặt hàng đó được thêm vào giỏ hàng, nhân viên bán hàng sẽ được thông báo và có thể quyết định xem họ muốn hoàn tất giao dịch bán hay xóa mặt hàng đó khỏi giỏ hàng và thay vào đó tạo đơn đặt hàng giao hàng đến khách hàng.

Thống nhất báo cáo và phân tích

POS của bạn cần giúp bạn thấy toàn bộ hoạt động kinh doanh như thế nào và cho phép bạn tập trung vào các địa điểm riêng lẻ. Với quyền truy cập vào thống nhất báo cáobạn sẽ có thể đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn nhanh hơn.

Vai trò và quyền của nhân viên có thể tùy chỉnh

Linh hoạt vai trò và quyền của nhân viên cho phép bạn kiểm soát ai có thể làm gì tại cửa hàng của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn định cấu hình vai trò để các cộng tác viên bán hàng cần có sự chấp thuận của người quản lý để xử lý hàng trả lại, tiền hoàn lại hoặc chiết khấu.

Thực hiện đơn hàng đa kênh

Tìm kiếm một hệ thống POS cho phép khách hàng mua sắm theo cách thuận tiện nhất cho họ. Nó sẽ cho phép bạn cung cấp Trong-Store Pickup cho các đơn đặt hàng trực tuyến, hoàn thành giao hàng cho khách hàng đối với mua hàng tại cửa hàng, và mua-trực tuyến-trả lại tại cửa hàng để thuận tiện tối đa.

Mẹo quản lý nhiều cửa hàng hiệu quả

Bằng cách sử dụng công nghệ phù hợp và thực hiện các mẹo này, bạn sẽ có thể quản lý nhiều cửa hàng một cách dễ dàng.

Có một hệ thống hồ sơ thống nhất cho tất cả các kênh bán hàng

Khi tất cả dữ liệu bán hàng của bạn từ mỗi vị trí và luồng doanh thu được chuyển vào một nguồn, bạn sẽ có được khả năng hiển thị về doanh nghiệp của mình và có thể tránh được những sai sót, đảm bảo có hàng trong kho và hoạt động trơn tru hơn.

Sử dụng vai trò để kiểm soát hiệu quả quyền của nhân viên trên các vị trí cửa hàng

Không chỉ sử dụng các quyền nhân viên mặc định của hệ thống POS: hãy tùy chỉnh chúng để kiểm soát chính xác doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: thay vì chỉ cho phép các cộng tác viên bán hàng đăng nhập tại một cửa hàng, bạn có thể mở rộng các quyền để giúp nhân viên điền thông tin dễ dàng hơn nếu ai đó gọi điện báo ốm tại một địa điểm gần đó.

Quản lý vị trí theo chương trình

Tiết kiệm thời gian và giảm lỗi do con người bằng cách sử dụng Shopify’s API công khai để tạo, chỉnh sửa, xóa hoặc kích hoạt vị trí mà không cần đăng nhập thủ công vào bảng điều khiển Quản trị Shopify. Thay vì nhập tất cả các vị trí theo cách thủ công, quản lý vị trí API giúp bạn làm việc nhanh hơn và sử dụng các hệ thống khác, chẳng hạn như ERP.

Đơn giản hóa việc theo dõi hàng tồn kho ở nhiều vị trí với trạng thái hàng tồn kho

Tận dụng các công cụ kiểm kê mạnh mẽ để tăng hiệu quả và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Với Shopify trạng thái hàng tồn kho, ví dụ: nhóm của bạn có thể biết rõ liệu khoảng không quảng cáo có sẵn, sắp đến, đã cam kết, có sẵn hay không có sẵn. Tính năng này cũng cho phép bạn chuyển khoảng không quảng cáo giữa các địa điểm đang hoạt động.

Ngoài ra, người mua hàng có thể xem số lượng có sẵn tại năm địa điểm gần nhất khi họ chọn mua hàng trực tuyến và nhận hàng tại cửa hàng.

Xây dựng quy trình đào tạo nhân viên

sắp xếp hợp lý giới thiệu khi bạn thuê các địa điểm mới bằng cách có sẵn một hệ thống. Tạo danh sách kiểm tra đào tạo nhân viên để người quản lý sử dụng nhằm đảm bảo tất cả nhân viên ở mọi địa điểm đều được đào tạo như nhau và có thể bổ sung cho nhau khi cần. Trên danh sách kiểm tra, hãy bao gồm các chủ đề như cách sử dụng công nghệ của cửa hàng, cách xử lý hàng tồn kho, cách sắp xếp lại hàng trên kệ và cách tương tác với khách hàng.

Trang bị cho người quản lý cửa hàng quyền thích hợp

Kiểm tra kỹ xem bạn đã trang bị cho người quản lý cửa hàng các quyền POS mà họ cần để quản lý tốt nhất vị trí của họ, chẳng hạn như truy cập báo cáo, đóng phiên theo dõi tiền mặt, áp dụng giảm giá và cho phép trả lại hoặc hoàn tiền.

Thu thập thông tin phản hồi của nhân viên

Tạo cơ hội cho nhân viên của bộ phận thường xuyên chia sẻ thông tin chi tiết về những gì đang hiệu quả và những gì không liên quan đến việc xử lý hàng trả lại, lưu trữ, công nghệ, chuyển cửa hàng, v.v. thông qua các cuộc họp toàn nhân viên.

Tạo danh sách kiểm tra mở và đóng cửa hàng

Trong sự náo nhiệt của việc mở hoặc đóng cửa hàng trong ngày, những nhiệm vụ nhỏ nhưng quan trọng, như kích hoạt hệ thống an ninh, có thể bị bỏ qua. Tạo ra một danh sách kiểm tra mở và đóng để đảm bảo không có gì bị lãng quên.

Cách thiết lập nhiều cửa hàng trên Shopify

Nếu bạn là người bán trên Shopify, hãy làm theo các hướng dẫn sau để thêm nhiều cửa hàng vào tài khoản của bạn.

1. Thêm vị trí mới trong trang quản trị Shopify

Từ trang quản trị Shopify, đi tới Cài đặt rồi đến Vị trí. Nhấp vào “Thêm vị trí”, sau đó nhập tên và địa chỉ duy nhất cho vị trí đó rồi nhấp vào Lưu.

2. Kích hoạt tính năng thực hiện trực tuyến cho các đơn hàng nhận tại cửa hàng

Nếu bạn muốn khách hàng có thể nhận đơn đặt hàng trực tuyến từ địa điểm này, hãy chọn tùy chọn “Thực hiện đơn hàng trực tuyến từ địa điểm này”.

3. Chỉnh sửa ưu tiên thực hiện đơn hàng trực tuyến

Shopify cho phép bạn xác định mức độ ưu tiên của từng địa điểm để thực hiện đơn hàng trực tuyến. Chỉnh sửa thứ tự nếu mặc định không phù hợp với nhu cầu của bạn.

4. Chỉ định khoảng không quảng cáo cho vị trí cửa hàng mới của bạn

Sử dụng trình chỉnh sửa hàng loạt của Shopify để chỉ định kho hàng hiện có cho cửa hàng mới và thêm kho hàng mới.

Dễ dàng quản lý nhiều cửa hàng bán lẻ với Shopify

Mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh bán lẻ của bạn không phải là một kỳ công dễ dàng, nhưng Shopify có thể giúp việc này trở nên dễ dàng hơn. Bắt đầu thử nghiệm miễn phí ngay hôm nay.