Hướng dẫn 5 bước để tổ chức các cuộc họp trên hội đồng quản trị không cần giấy, một cách an toàn

[playht_player width=”100%” height=”175″ voice=”Richard (en-US)”]

Đã đến lúc biến tờ báo trở thành dĩ vãng.

Bạn có nghe thấy không?

Đó là âm thanh của sự tiến bộ và nó đang tiếp cận với tốc độ nhanh chóng. Chỉ một vài năm trở lại đây, ý tưởng về một tổ chức kỹ thuật số hoàn toàn có thể nghe có vẻ xa lạ, nhưng thời của những tài liệu vật lý, đống giấy tờ và tủ đựng hồ sơ quá tải nghe có vẻ như chúng được đánh số tốt và thực sự.

Cho dù tư nhân, công cộng hay phi lợi nhuận, ngày càng có nhiều tổ chức đang trải qua một quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong phòng họp và gặt hái được những lợi ích của việc quản lý và lưu trữ tài liệu được sắp xếp hợp lý, cũng như giảm chi phí do giấy, mực in và mực in bị cắt giảm từ ngân sách do đó.

Phần lớn dư luận trong các báo cáo ngành và sách trắng tập trung vào lợi ích tài chính của một môi trường không giấy tờ. Thật dễ dàng để hiểu tại sao. Tuy nhiên, đó là việc tăng cường giám sát, kiểm soát, và an ninh mạng của cuộc cách mạng kỹ thuật số này thực sự trao quyền cho các hội đồng quản trị với sự tự tin hoàn toàn.

Và điều đó, ngay tại đó, hoàn toàn vô giá.

Hộp đựng tủ đựng hồ sơ bỏ túi

Các tài liệu vật lý được chuyển qua tay nhiều cặp hàng ngày: thư ký, thành viên hội đồng quản trị, khách hàng và khách hàng. Điều này thường thông qua các kênh liên lạc không an toàn. Bạn có thể nói rằng giấy… tốt, giấy sẽ đi đúng chỗ.

Trong đó có câu hỏi hóc búa. Giấy có khuynh hướng đi lang thang. Đó là một cơn ác mộng của giới quản lý, nhưng nó cũng là một vấn đề bảo mật lớn trong quá trình sản xuất. Hội đồng quản trị có trách nhiệm với khách hàng, khách hàng và cổ đông của họ ngày càng khó đáp ứng với các tài liệu bị bỏ lại hoặc đơn giản là bị thất lạc.

Trở lại năm 2014một luật sư nội bộ ở Anh đã tiết lộ thông tin nhạy cảm “…trên đường phố sau khi mang tài liệu về nhà“, cái mà “chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm”. Đó chỉ là một ví dụ trong vô số trường hợp tài liệu vật lý hoặc kỹ thuật số bị mất, bị đánh cắp hoặc thất lạc.

Với một cuộc họp duy nhất, thường dẫn đến vô số bản ghi nhớ, biên bản và ghi chú viết tay, không có gì ngạc nhiên khi các tài liệu có thể lên đến hàng trăm nếu không muốn nói là hàng nghìn. Để đạt được sự giám sát như mong đợi, các hội đồng quản trị yêu cầu một giải pháp hiện đại, dựa trên đám mây để tối ưu hóa trải nghiệm cuộc họp hội đồng đồng thời tăng cường bảo mật tối đa.

1. Thực hiện chuyển đổi liền mạch với phần mềm quản lý hội đồng quản trị

Khả năng nắm bắt sự thay đổi là yếu tố quan trọng đối với tuổi thọ của bất kỳ bảng nào, nhưng việc vội vàng giao dịch môi trường không an toàn này cho môi trường không an toàn khác là một thảm họa trong quá trình sản xuất. Quá trình chuyển đổi sang kỹ thuật số không chỉ đơn thuần là cắt nhỏ các thủ tục giấy tờ và sử dụng các tệp PDF. Nó đòi hỏi phải nghiên cứu, lập kế hoạch và thực hiện đúng cách.

Số hóa các tài liệu hiện có cũng như xem xét các giải pháp như Google Drive và Dropbox, có thể đã được sử dụng, chỉ là một phần của quá trình. Chúng không giải quyết được nhiều điểm mù trong các giải pháp kỹ thuật số hiện tại, dẫn đến một số vấn đề đã nêu trước đó.

Thư viện Stellar, nhà cung cấp giải pháp họp hội đồng quản trị, nói rõ nhất khi họ nói, “… Có gì lạ khi ngày càng có nhiều tổ chức chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hội đồng quản trị để giúp giải quyết các vấn đề?“

Phần mềm quản lý tài liệu và hội đồng cung cấp giải pháp dựa trên đám mây mang tất cả các tài liệu trong hội đồng quản trị của bạn vào cùng một chiếc ô; tuy nhiên, không phải tất cả các giải pháp được tạo ra như nhau. Do có sự khác biệt lớn trong các bộ tính năng và cấu trúc giá cả, việc nghiên cứu là rất quan trọng.

Kết nối là một trong những lĩnh vực cần được chú ý đặc biệt. Điểm mạnh chính của bất kỳ Cổng thông tin Hội đồng nhất định nào là khả năng cung cấp khả năng truy cập tài liệu nhanh chóng và dễ dàng. Hoặc, nó nên được. Nhiều giải pháp hoàn toàn dựa trên web ngày nay yêu cầu kết nối trực tuyến 24/7 để truy cập thông tin quan trọng, khiến các thành viên hội đồng quản trị bị mắc kẹt nếu họ không có kết nối và cần tài liệu quan trọng.

Tiến một bước, lùi hai bước.

Mặt khác, các giải pháp dựa trên ứng dụng, chẳng hạn như Stellar, vượt qua nhiều cảnh báo của các anh em dựa trên web của họ, đánh dấu vào mọi ô trong danh sách được tạo bởi nhiều người ngày nay cơ quan quản lý hàng đầu. Chúng cũng thường là một khoản đầu tư thông minh hơn, cung cấp giá trị và chất lượng để bạn không phải trả nhiều hơn mức cần thiết, chỉ vì bạn nghĩ rằng bạn phải làm như vậy. Vì vậy, hãy cân nhắc các lựa chọn của bạn và lựa chọn một cách khôn ngoan.

2. Giám sát & Đặt Quyền của Người dùng

Tài liệu kỹ thuật số và quản lý dữ liệu cung cấp mức độ kiểm soát và giám sát mà các kênh truyền thống không thể cung cấp, vì vậy hãy tận dụng tối đa nó! Một giải pháp đầy đủ tính năng sẽ cung cấp quyền truy cập cho mỗi người dùng để hội đồng quản trị của bạn có thể đảm bảo đúng người có quyền truy cập vào các tài liệu phù hợp vào… tốt, vào đúng thời điểm.

Đó là một sự thay đổi khác xa và đáng hoan nghênh so với các kênh truyền thông và phương thức phân phối hiện có. Lấy ví dụ như email. Gửi một tệp đến sai địa chỉ hoặc một tệp sau đó bị xâm phạm và bạn sẽ không gặp lại tài liệu đó. Điều này đưa chúng ta đến…

3. Cắt bỏ các kênh liên lạc kỹ thuật số không an toàn

Tiến hành kinh doanh trên đám mây có nghĩa là điều duy nhất bạn có thể sẽ gửi là tem thư theo cách thức làm thủ tục giấy tờ của bạn: tuyệt chủng. Tuy nhiên, trong khi chuyển phát nhanh có thể chậm và dễ bị thất lạc các bưu kiện quan trọng, thì nhiều kênh liên lạc kỹ thuật số phổ biến nhất cũng vậy.

Tin nhắn? Email? Riêng tư hoặc công khai, email dễ bị đánh chặn hoặc bị truy cập thông qua tài khoản bị xâm nhập, vì vậy hãy dựa vào các gói phân phối tài liệu an toàn hơn bất cứ khi nào có thể.

4. Cẩn thận ‘Mang theo thiết bị của riêng bạn’

Để có được khoản tiết kiệm dài hạn khi chuyển sang kỹ thuật số thường đòi hỏi đầu tư ngắn hạn vào công nghệ như máy tính bảng, máy tính xách tay và điện thoại thông minh. Nếu các thành viên sẽ tham gia vào các cuộc họp của hội đồng quản trị, họ sẽ cần các thiết bị cho phép họ truy cập vào các tài liệu mới được số hóa của bạn, đặc biệt nếu họ đang kết nối từ xa.

Các cuộc thảo luận nội bộ ở giai đoạn này thường chuyển sang các biện pháp cắt giảm chi phí dựa trên các thiết bị cá nhân hiện có. Mặc dù hấp dẫn trong ngắn hạn, chi phí dài hạn của việc sử dụng chúng thường thiết bị cá nhân vốn không an toàn có thể tốn kém hơn nhiều trong trường hợp vi phạm dữ liệu hoặc đơn giản là đặt nhầm chúng trên phương tiện giao thông công cộng.

5. Nâng cao tốc độ cho các thành viên hội đồng quản trị

Phòng họp của bạn có nhanh nhẹn và sáng tạo không? Hay là nó bụi hơn một chút? Dù bằng cách nào, bạn cũng nên đầu tư thời gian vào việc đưa nhân viên của tổ chức của bạn bắt kịp các công cụ, kỹ thuật và quy trình mới để họ có thể tối đa hóa lợi ích cho hội đồng quản trị của bạn trong tương lai.

Giấy? Đó là một điều của quá khứ

Tương lai của phòng họp truyền thống là hai thứ: đó là kỹ thuật số và hiện tại. Mặc dù các quy trình có thể mất một chút thời gian để thực hiện, việc bắt đầu thực hiện các bước cần thiết để chuyển đổi sang môi trường không cần giấy tờ và cải thiện khả năng điều hành của hội đồng quản trị của bạn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.

Xuất bản ngày 6 tháng 3 năm 2019