Hóa đơn bán hàng là gì? Hướng Dẫn Lập Hóa Đơn Bán Hàng

Giả sử bạn là một nhiếp ảnh gia đã chụp một số bức ảnh cưới, để lại một cặp khách hàng hài lòng sau khi bạn thức dậy. Và, trong khi sự hài lòng ngay lập tức của yêu cầu Venmo và thanh toán ngay lập tức có vẻ là con đường dễ dàng, thì việc tạo hóa đơn bán hàng là một lựa chọn tài chính tốt hơn. Hóa đơn bán hàng giúp vẽ nên bức tranh về dòng tiền của doanh nghiệp bạn, chứng minh bạn đã cung cấp các dịch vụ như đã hứa và giúp bạn dự báo hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng là một tài liệu được gửi cho khách hàng hoặc người mua của bạn nêu tên họ, hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp cho họ và thời điểm những mặt hàng đó được giao. Hóa đơn bán hàng cũng có thể bao gồm một phần chi tiết của khoản phí cuối cùng bao gồm thuế bán hàng, phí vận chuyển hoặc bất kỳ chi phí bên ngoài nào khác. Thông tin trên hóa đơn bán hàng bao gồm:

• Thông tin liên lạc.Tên, số điện thoại, địa chỉ và địa chỉ email của cả bạn và khách hàng đều có trên hóa đơn.
• ngày hóa đơn. Đây là ngày bạn tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng của mình.
• Các dịch vụ đã thực hiện. Hóa đơn bán hàng phải liệt kê các sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng, bao gồm cả phí cho từng mặt hàng và tổng số tiền phải trả.
• Ngày đáo hạn. Đây là ngày tổng số tiền trên hóa đơn cần được thanh toán. Khung thời gian hóa đơn phổ biến là 30 ngày (gọi là “Net 30”) hoặc 60 ngày (“Net 60”). Trước khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, hãy làm rõ lịch thanh toán ưa thích của bạn và thảo luận về lịch thanh toán phù hợp với cả hai bên. Điều này giúp ngăn chặn các khoản thanh toán trễ có thể làm gián đoạn dòng tiền của bạn.
• Điều khoản thanh toán. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, hóa đơn của bạn cũng là nơi bao gồm bất kỳ điều khoản và điều kiện thanh toán nào, chẳng hạn như phương thức thanh toán được chấp nhận hoặc chính sách phí trả chậm của bạn. Các điều khoản thanh toán có thể được thỏa thuận bằng cách gửi một hợp đồng chính thức cho khách hàng của bạn phác thảo các hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn đã đồng ý cung cấp, thời hạn chúng sẽ được giao và các chính sách tài chính của doanh nghiệp bạn.
• Số hóa đơn. Mỗi hóa đơn gửi cho khách hàng phải có một số hóa đơn. Điều này phân biệt nhiều hóa đơn cho cùng một khách hàng và giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán.

Mục đích của hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng dùng để thông báo cho người mua hoặc khách hàng về hàng hóa hoặc dịch vụ họ đã mua và tổng số tiền họ nợ. Cuối cùng, hóa đơn bán hàng giúp ghi sổ kế toán—chúng là tài liệu chính thức theo dõi tổng dòng tiền đi vào doanh nghiệp của bạn. Lợi ích bổ sung của hóa đơn bán hàng bao gồm:

• Chứng từ thuế. Nếu doanh nghiệp của bạn được kiểm toán, hóa đơn bán hàng ghi lại dòng tiền của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra, hóa đơn của bạn có thể tính toán các khoản phải thu tài khoản dự kiến ​​của bạn và xác nhận các chứng từ thuế hàng năm từ khách hàng, chẳng hạn như 1099, là chính xác.
• Nhu cầu pháp lý. Nếu bạn cung cấp dịch vụ cho khách hàng và họ không trả tiền, bạn có thể làm gì? Đó là nơi hóa đơn bán hàng—với ngày đến hạn và ngày lập hóa đơn—có thể cung cấp quyền truy đòi hợp pháp. Ngày lập hóa đơn chứng tỏ bạn đã gửi cho khách hàng chứng từ thanh toán cho các dịch vụ được cung cấp kèm theo thông báo thích hợp. Ngày đáo hạn cho biết khi nào hóa đơn của khách hàng phải được thanh toán. Hóa đơn, cùng với hợp đồng và các thông tin liên lạc khác với khách hàng, có thể chứng minh về mặt pháp lý, nếu cần, rằng bạn có quyền được thanh toán thiếu.
• Tiếp thị và lập ngân sách. Việc xem lại các hóa đơn bán hàng cho phép bạn dự báo công việc của mình trong quý vừa qua và lập dự án cho quý tiếp theo để lập kế hoạch cho những tháng bận rộn hơn—hoặc chậm hơn—. Ngoài ra, hóa đơn của bạn cho biết nhu cầu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn ở đâu. Bạn có thể sử dụng kiến ​​thức đó để tiếp thị bản thân dựa trên những gì mọi người muốn.

Làm thế nào để bạn viết một hóa đơn bán hàng?

Tạo hóa đơn bán hàng chuyên nghiệp thật dễ dàng khi bạn sử dụng phần mềm lập hóa đơn hoặc kế toán, cho phép bạn điền vào chỗ trống trên các mẫu hóa đơn bán hàng và gửi email trong vòng vài phút. Các mẫu miễn phí hoặc chi phí thấp khác có sẵn trong các ứng dụng như Google Documents và Microsoft Word. Để điền hóa đơn, hãy thu thập thông tin liên quan và chuẩn bị bao gồm:

• Thông tin liên lạc. Bao gồm cả thông tin liên hệ của bạn (tên, địa chỉ, email, số điện thoại) cũng như thông tin liên hệ của khách hàng.
• Ngày. Lưu ý cả ngày lập hóa đơn (ngày bạn tạo và gửi hóa đơn) và ngày đến hạn thanh toán.
• Số hóa đơn. Tạo một số hóa đơn mới để phân biệt dự án và khoản thanh toán với những cái hiện có khác.

Sự miêu tả. Trong phần mô tả của hóa đơn, bạn có thể ghi thành từng khoản số tiền bạn đang tính phí cho những dịch vụ nào. Đảm bảo ghi lại mọi chi tiết như thời gian, ngày tháng, số lượng hàng hóa hoặc giờ phục vụ.