Hệ thống Hồ sơ: Hướng dẫn dành cho Nhà bán lẻ

Tính toàn vẹn của dữ liệu là rất quan trọng để điều hành một doanh nghiệp có lãi. Đó là lý do tại sao gần như mọi doanh nghiệp đều có thể hưởng lợi từ việc duy trì một số dạng hệ thống hồ sơ.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu hệ thống hồ sơ là gì và nó được sử dụng như thế nào, đặc biệt là trong không gian bán lẻ.

một hệ thống hồ sơ là gì?

Một hệ thống hồ sơ là bất cứ thứ gì chứa dữ liệu quan trọng nhất của công ty bạn. Dữ liệu này thường là nhiệm vụ quan trọng; đó là thông tin bạn cần để đưa ra quyết định về doanh nghiệp của mình.

Hệ thống hồ sơ của bạn là nguồn trung thực cho dữ liệu của tổ chức bạn. Đó là một hệ thống mà bạn luôn có thể tin tưởng để có dữ liệu chính xác và cập nhật nhất.

Hệ thống hồ sơ của bạn cũng có xu hướng khó duy trì nhất. Điều này là do nó chứa một lượng lớn dữ liệu hoặc do dữ liệu phức tạp hoặc cả hai.

Hệ thống hồ sơ so với nguồn sự thật

Điều quan trọng cần lưu ý là một hệ thống hồ sơ không giống như một nguồn sự thật. Hệ thống hồ sơ của bạn là hệ thống chứa dữ liệu của bạn, trong khi nguồn sự thật của bạn là chính dữ liệu đó.

Cách làm việc với hệ thống hồ sơ của bạn

Khi bạn đã xác định được hệ thống hồ sơ của mình, có một số điều bạn có thể làm để quản lý dễ dàng hơn.

Điều đầu tiên bạn có thể làm là triển khai quản trị dữ liệu, quy trình đảm bảo dữ liệu của bạn chính xác, nhất quán và có thể truy cập được.

Quản trị dữ liệu rất quan trọng vì nó đảm bảo dữ liệu của bạn đáng tin cậy. Và chỉ khi dữ liệu của bạn đáng tin cậy, bạn mới có thể tin tưởng vào nó để đưa ra quyết định về doanh nghiệp của mình.

Có một số cách khác nhau để triển khai quản trị dữ liệu, nhưng những điều cơ bản liên quan đến con người và hành động của họ: ai có thể làm gì với thông tin nào, khi nào và trong hoàn cảnh nào.

Tầm quan trọng của hệ thống hồ sơ

Một lần nữa, hệ thống hồ sơ của bạn là nguồn trung thực cho dữ liệu của bạn. Đó là một hệ thống mà bạn có thể tin tưởng để luôn có dữ liệu chính xác và cập nhật nhất. Đó là lý do tại sao nó là một phần quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn. Nó có thể giúp bạn:

Tổ chức dữ liệu kinh doanh

Một hệ thống hồ sơ giúp dữ liệu kinh doanh của bạn được sắp xếp theo các loại dữ liệu trong hệ thống và tính đầy đủ của nó. Đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu trong khi vẫn giữ an toàn cho dữ liệu và cung cấp tất cả các loại dữ liệu bạn cần để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

Bật tự động hóa

Việc nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian và dễ bị sai sót. Một hệ thống bản ghi có thể giúp bạn tự động hóa quy trình nhập dữ liệu, vừa cải thiện độ chính xác của dữ liệu vừa tiết kiệm thời gian.

Tăng cường bảo mật

Khi nói đến dữ liệu kinh doanh, bảo mật sẽ luôn là ưu tiên hàng đầu. Nếu hồ sơ khách hàng, dữ liệu tài chính, hồ sơ nhân viên hoặc thông tin quan trọng tương tự rơi vào tay kẻ xấu, đó có thể là thảm họa cho công ty của bạn.

Đó là lý do tại sao một hệ thống hồ sơ là rất quan trọng. Như đã lưu ý, việc lưu giữ tất cả dữ liệu doanh nghiệp của bạn ở một vị trí trung tâm và áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp có thể giúp bạn bảo vệ dữ liệu tốt hơn khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.

Có tất cả dữ liệu kinh doanh của bạn ở một nơi cũng sẽ giúp bạn theo dõi xem ai có quyền truy cập vào dữ liệu đó và họ đang làm gì với dữ liệu đó. Nó sẽ cho phép bạn nhanh chóng xác định bất kỳ vi phạm bảo mật tiềm ẩn nào và thực hiện các bước để giải quyết chúng.

Quy định tuân thủ

Hệ thống hồ sơ cũng có thể giúp bạn tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu như GDPR và HIPAA. Bằng cách có một hệ thống rõ ràng và được ghi chép đầy đủ để quản lý dữ liệu của bạn, bạn có thể đảm bảo và chứng minh rằng công ty của bạn đang tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành. Điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro bị phạt tốn kém hoặc thiệt hại về uy tín.

Khuyến khích cộng tác

Khi bạn làm việc với một nguồn sự thật mà tất cả các bên liên quan trong doanh nghiệp của bạn có thể trích xuất và cập nhật dữ liệu, bạn đã thiết lập doanh nghiệp của mình để hoạt động hiệu quả hơn và đạt kết quả tốt hơn.

Ít lỗi tốn kém hơn và tổ chức của bạn có thể giao tiếp rõ ràng giữa các phòng ban.

Các loại hệ thống hồ sơ

Hệ thống hồ sơ khách hàng

Người tiêu dùng ngày nay mong đợi trải nghiệm đa kênh được cá nhân hóa. Để đáp ứng kỳ vọng này, các nhà bán lẻ cần có sự hiểu biết sâu sắc về khách hàng của họ. Họ cần biết khách hàng của mình là ai, họ quan tâm đến điều gì và cách tốt nhất để tiếp cận họ.

Dữ liệu khách hàng này thường được lưu trữ trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Hệ thống CRM là một hệ thống hồ sơ chứa dữ liệu khách hàng—có thể bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng và sở thích.

Hệ thống hồ sơ khách hàng cung cấp cho các nhà bán lẻ cái nhìn 360 độ về khách hàng của họ. Nó giúp các nhà bán lẻ cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng và cải thiện lòng trung thành của khách hàng.

Hệ thống hồ sơ tài chính

Một hệ thống hồ sơ tài chính là một thành phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó cung cấp một bức tranh đầy đủ và chính xác về tình hình tài chính của công ty, bao gồm tất cả các giao dịch, tại bất kỳ thời điểm nào.

Có nhiều loại hệ thống hồ sơ tài chính khác nhau, nhưng tất cả đều có chung một mục tiêu: cung cấp cho doanh nghiệp thông tin họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt về tài chính của mình. Hệ thống hồ sơ tài chính phù hợp có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tiền, nâng cao hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn.

Hiện nay có một số loại hệ thống hồ sơ tài chính khác nhau, bao gồm:

• sổ cái chung
• Những tài khoản có thể nhận được
• Các khoản phải trả
• Lập ngân sách và dự báo

Hệ thống hồ sơ CNTT

Có nhiều loại hệ thống hồ sơ CNTT khác nhau, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Loại hệ thống bạn chọn phải dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Các loại hệ thống hồ sơ CNTT phổ biến nhất là:

• Cơ sở dữ liệu quan hệ
• cơ sở dữ liệu NoSQL
• Kho dữ liệu
• hồ dữ liệu

Hệ thống hồ sơ hoạt động

Operational system of record (OSR) là một loại phần mềm được sử dụng để quản lý dữ liệu hoạt động, tức là dữ liệu thay đổi thường xuyên và được sử dụng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Các hệ thống OSR thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp có yêu cầu thời gian thực hoặc gần thời gian thực, chẳng hạn như các doanh nghiệp thương mại điện tử.

Dữ liệu hoạt động có thể được tạo bởi các giao dịch, chẳng hạn như đơn đặt hàng và bán hàng, hoặc bởi các sự kiện khác, chẳng hạn như các cuộc gọi dịch vụ khách hàng hoặc lượt truy cập trang web. Các hệ thống OSR lưu trữ dữ liệu này ở định dạng có thể dễ dàng truy cập và phân tích. Điều này cho phép các doanh nghiệp sử dụng dữ liệu để cải thiện hoạt động của họ, đưa ra quyết định tốt hơn và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

hệ thống hồ sơ nhân sự

Hệ thống hồ sơ nguồn nhân lực (HR) là một ứng dụng được sử dụng để quản lý dữ liệu nhân viên. Hệ thống nhân sự lưu trữ dữ liệu nhân viên ở định dạng có thể dễ dàng truy cập và phân tích, cho phép doanh nghiệp sử dụng dữ liệu để cải thiện hoạt động, đưa ra quyết định tốt hơn và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Có một số loại hệ thống nhân sự, nhưng tất cả đều có chung một số tính năng, chẳng hạn như khả năng xử lý khối lượng lớn dữ liệu nhân viên, xử lý dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ các yêu cầu thời gian thực hoặc gần thời gian thực.

Hệ thống hồ sơ tiếp thị

Hệ thống hồ sơ tiếp thị chứa dữ liệu về các chiến dịch tiếp thị của bạn. Dữ liệu này có thể bao gồm dữ liệu hiệu suất chiến dịch, danh sách liên hệ và nội dung quảng cáo.

Hệ thống hồ sơ sản phẩm

Trong không gian bán lẻ, dữ liệu sản phẩm thường được lưu trữ trong hệ thống quản lý thông tin sản phẩm (PIM). Hệ thống PIM giúp các nhà bán lẻ giữ dữ liệu sản phẩm của họ chính xác và cập nhật. Chúng cũng giúp các nhà bán lẻ đảm bảo rằng hệ thống của họ có ít lỗi nhất khi họ ghi lại các giao dịch, xử lý đơn đặt hàng và theo dõi hàng tồn kho của sản phẩm.

Cách xây dựng hệ thống hồ sơ

Việc quyết định hệ thống nào sẽ đóng vai trò là hệ thống hồ sơ của tổ chức bạn là một quyết định đầy thách thức. Để đưa ra lựa chọn sáng suốt, bạn cần xem xét một số yếu tố, bao gồm:

• Loại dữ liệu bạn đang lưu trữ
• Dữ liệu này quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp của bạn
• Tần suất dữ liệu này thay đổi
• Dữ liệu này phức tạp như thế nào
• Các yêu cầu bảo mật

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng giai đoạn của quy trình kiểm tra.

1. Xác định trường hợp sử dụng

Xác định trường hợp sử dụng cho hệ thống hồ sơ của bạn, cũng như các nguồn dữ liệu, sẽ giúp hướng dẫn quyết định của bạn. Ví dụ: Salesforce, một hệ thống CRM dựa trên đám mây giúp các tổ chức quản lý dữ liệu khách hàng, đóng vai trò là một hệ thống hồ sơ cho nhiều tổ chức. Thật dễ sử dụng và được xây dựng đặc biệt để quản lý quy trình bán hàng và quan hệ khách hàng.

Các tổ chức khác có thể thích tập trung vào hàng tồn kho sản phẩm, bán hàng hoặc một số trường hợp sử dụng chính khác. Dù trường hợp sử dụng là gì, điều quan trọng cần nhớ là có một số loại nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm:

• Cơ sở dữ liệu quan hệ
• Kho dữ liệu
• Các tập tin
• hồ dữ liệu

Đảm bảo tính tương thích giữa các nguồn dữ liệu và hệ thống hồ sơ của bạn là chìa khóa.

2. Quyết định kiểu dữ liệu

Có hai loại dữ liệu: có cấu trúc và không có cấu trúc. Dữ liệu có cấu trúc là dữ liệu dễ tổ chức, chẳng hạn như thông tin liên hệ của khách hàng hoặc giá sản phẩm. Dữ liệu phi cấu trúc là dữ liệu khó tổ chức hơn, như sở thích của khách hàng hoặc đánh giá sản phẩm.

Khi quyết định hệ thống nào sẽ đóng vai trò là hệ thống hồ sơ của bạn, bạn cần xem xét loại dữ liệu bạn đang lưu trữ.

1. Hiểu đầu vào thủ công

Trong bán lẻ, hệ thống kiểm kê thường là hệ thống ghi chép. Để hiểu cách tích hợp các đầu vào thủ công, điều quan trọng là phải hiểu cách quản lý khoảng không quảng cáo. Để tích hợp thành công các đầu vào thủ công vào hệ thống quản lý hàng tồn kho, điều quan trọng trước tiên là phải hiểu quản lý hàng tồn kho.

Hàng tồn kho có thể được quản lý thủ công hoặc thông qua một hệ thống tự động. Nếu hàng tồn kho được quản lý thủ công, thì đầu vào phải được nhập vào hệ thống theo cách thủ công. Điều này có thể được thực hiện thông qua các biểu mẫu nhập dữ liệu hoặc thông qua máy quét mã vạch.

Mặt khác, nếu hàng tồn kho được quản lý thông qua hệ thống tự động, thì đầu vào có thể được nhập vào hệ thống thông qua máy quét mã vạch hoặc thông qua tích hợp với hệ thống POS. Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải hiểu cách thức hoạt động của hệ thống POS để tích hợp thành công các thao tác nhập liệu thủ công.

4. Mua phần mềm

Với thông tin này, bạn nên được trang bị tốt hơn để quyết định phần mềm nào bạn muốn tích hợp để bảo mật và quản lý dữ liệu kinh doanh quan trọng nhất của mình. Một lần nữa, nó phụ thuộc vào nhu cầu của bạn.

Ví dụ: giải pháp quản lý kho hàng POS của Shopify là một hệ thống hồ sơ hoàn hảo cho các doanh nghiệp quản lý kho hàng thực tế để bán hàng. Nó có thể theo dõi mức tồn kho trong thời gian thực đồng thời cảnh báo cho bạn về mức tồn kho thấp bằng tính năng tự động hóa mà bạn có thể tùy chỉnh.

Đây chỉ là một ví dụ về những gì một hệ thống giải pháp phần mềm ghi lại có thể làm. Sau khi được đưa vào quy trình làm việc của bạn, đó là một cách mạnh mẽ để luôn cập nhật và làm mới dữ liệu kinh doanh của bạn, bất kể đó là gì.

Xây dựng hệ thống hồ sơ cho cửa hàng của bạn với Shopify

Trong một thế giới ngày càng được thúc đẩy bởi dữ liệu, các doanh nghiệp bán lẻ không đủ khả năng quản lý các hoạt động mà không có một hệ thống hồ sơ mạnh mẽ.

May mắn thay, có rất nhiều lựa chọn trên thị trường để bạn lựa chọn. Không thiếu các giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) dành riêng cho thị trường ngách và được xây dựng để đáp ứng nhu cầu riêng của các hoạt động khác nhau.