FESPA Coffee Break: lợi ích của tự động hóa phần mềm và những kỹ năng mới cần thiết

Trong FESPA Coffee Break này, chúng tôi đã tập hợp hai người có kiến ​​thức và kinh nghiệm rộng lớn về quy trình làm việc PDF để mở rộng kiến ​​thức của họ về chế bản và cách thực hiện tốt nhất để tối đa hóa năng suất.

Người dẫn chương trình: Graeme Richardson-Locke: Giám đốc hỗ trợ kỹ thuật, FESPA. Với kinh nghiệm 35 năm trong ngành, Graeme bắt đầu là một người học việc và thăng tiến qua một số chức vụ giám đốc trước khi gia nhập FESPA với vai trò hiện tại. Ông cũng là thành viên của Học viện Công nghệ Màn hình và In Kỹ thuật số.

Các chuyên gia :

Malcolm McKenzie : Giám đốc kỹ thuật tại Color Engine, Malcolm đã gia nhập công ty cách đây 15 năm. Anh ấy có kinh nghiệm với PitStop Pro, Enfocus và Switch. Anh ấy chuyên giúp các nhà in và nhà sáng tạo tăng năng suất bằng cách áp dụng kiến ​​thức phần mềm vào các vấn đề của họ.

Andrew Bailes-Collins : Giám đốc sản phẩm cấp cao tại Enfocus, Andrew có nhiều kinh nghiệm về ngành phần mềm máy tính và có kỹ năng quản lý in ấn, in kỹ thuật số, PDF, quy trình xử lý trước và các ứng dụng di động.

Graeme Richardson-Locke: Khi bạn xem xét việc số hóa các doanh nghiệp sử dụng các kỹ thuật in đặc biệt, những gì bắt đầu với thiết kế và xuất bản trên máy tính để bàn được chuyển sang máy ép kỹ thuật số và hoàn thiện. Cùng với những gián đoạn này đối với sản xuất thông thường là những tiến bộ trong web-to-in và khả năng thúc đẩy các đơn đặt hàng hướng đến các sản phẩm cụ thể một cách rõ ràng. để lấy. Bây giờ là lúc để xem xét việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và xây dựng quy trình làm việc sẽ gây ấn tượng với khách hàng, tăng thông lượng và giảm lãng phí như thế nào.

Tự động hóa phần mềm có liên quan đến cả máy in nhỏ và các hoạt động lớn hơn không?

Malcolm: Nếu chúng ta xem xét những khách hàng nhỏ hơn trước – tất cả mọi người đều có những vấn đề tương tự, đó là vấn đề về đội ngũ nhân viên, kỹ năng và khả năng phản ứng kịp thời với khách hàng. Mọi người đều biết trong thế giới báo in rằng bình thường bốn giờ chiều thứ sáu là lúc tất cả công việc dồn dập.

Để có thể mở rộng quy mô đủ nhanh khi thời gian chạy bản in ngày càng ngắn và kỳ vọng của khách hàng ngày càng lớn hơn, tự động hóa là con đường phía trước – giải phóng người lao động làm nhiều việc hơn là chỉ mở một tệp PDF và xem xét nó và sau đó có thể làm một việc nhỏ thay đổi. Đây là những thứ có thể mở ra cho máy in nhiều trải nghiệm được cải thiện cho chính họ và khách hàng của họ.

Một trong những vấn đề lớn mà mọi người đều gặp phải, bất kể quy mô, chỉ là cách các tệp đến và cách bạn phản hồi chúng kịp thời. Chúng tôi không nói về bất cứ điều gì phức tạp khủng khiếp, nhưng hầu hết các máy in ở định dạng rộng đều nhìn thấy email đến với các tệp đính kèm hoặc thông qua WeTransfer, có nghĩa là ai đó phải mở nó lên, lấy tệp, tải xuống, đổi tên và đặt nó. vào một thư mục. Nếu một công ty có số lượng bản in là 20.000, nhưng số đó bị trộn lẫn thành 10 lô khác nhau, đó là một vấn đề hậu cần rất lớn – di chuyển các tệp xung quanh, đặt chúng vào đúng thư mục, sắp xếp các thư – tất cả đều rất tốn thời gian và nó không tạo ra lợi nhuận.

Một lần nữa, chúng tôi không thực sự nói về việc lật trước hoặc thực sự làm bất cứ điều gì như vậy với PDF. Chỉ là lấy file và lấy sản phẩm cần in một cách nhanh chóng và phản hồi lại cho khách hàng.

Đó là khi bạn có thể tự động hóa rất nhiều khía cạnh lặp đi lặp lại của quy trình làm việc và bắt đầu thật đơn giản. Đó là việc cung cấp các tập tin cho báo chí nơi mà vấn đề nằm ở chỗ.

Andrew: Khi bạn nói về quy trình làm việc, bạn sẽ nghĩ đến những gì chúng ta đều biết về quy trình xử lý trước truyền thống: bạn đặt một tệp PDF vào một đầu và sau đó bạn nhận được giao hàng đến máy ép hoặc máy dập đĩa hoặc máy in phim ở cuối.

Với tự động hóa, chúng ta đang nói về việc thực hiện các nhiệm vụ và những điều xảy ra trong công ty của bạn. Hiện tại, không nhất thiết chỉ chuẩn bị và những thứ được thực hiện thủ công – những thứ này rất dễ xảy ra lỗi và phải có một người ở đó thực hiện chúng. Chúng ta đang nói về việc tự động hóa các quy trình đó, vì vậy một người không cần phải thực hiện chúng. Đó có thể là những gì tôi vừa nói đến trong kịch bản xử lý trước, nhưng nó cũng có thể nhiều hơn thế nữa.

Các công ty lớn hơn có xu hướng có nhiều ‘đồ chơi’ hơn. Họ có một hệ thống MIS, một hệ thống web-to-in, nhiều công cụ in khác nhau và RIPS khác nhau. Nhiệm vụ của tự động hóa không chỉ là xử lý và quản lý các tệp mà còn là kết nối. Đó là chất kết dính có thể giúp các thiết bị đó nói chuyện với nhau và tự động hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung. Bạn lấy thông tin của mình từ MIS, bạn xử lý tệp PDF dựa trên thông tin đó và sau đó bạn cung cấp kết quả trở lại MIS, ví dụ, có thể được sử dụng để tính chi phí. Đó là cùng một khái niệm, nhưng nó ở phạm vi rộng hơn.

Có những công cụ nào? Và có đáng để bắt đầu với việc kiểm tra tệp tự động trước khi tiếp tục các khía cạnh khác của tự động hóa không.

Malcolm: Hầu hết mọi người đã có kinh nghiệm kiểm tra tệp vì họ có quyền truy cập vào giấy phép PitStop. Những gì Andrew và tôi làm là rất nhiều để đưa nó lên hàng đầu.

Ngoài ánh sáng trước, bạn có thể làm những việc khác. Đó là nơi mà các công ty nhỏ hơn và các công ty lớn hơn, bằng cách tự động hóa, thực sự có thể tìm ra những con đường mới và cơ hội việc làm mới mà họ không thể làm khác. Đánh dấu trước, chỉnh sửa – đây vẫn là những điều mà mọi người hơi sợ hãi và đó là lý do tại sao chúng tôi cố gắng làm sáng tỏ và cố gắng giúp họ và thực sự định hình nó sao cho phù hợp với họ.

Andrew: Các công ty nên tập trung vào nơi mà họ sẽ nhận được nhiều giá trị nhất và sau đó đi từ đó, bởi vì khi bạn đã vượt qua rào cản đầu tiên, bạn xây dựng sự tự tin, bạn bắt đầu thấy rằng nó hoạt động, bạn bắt đầu xem giá trị.

Như Malcolm đã nói, việc kiểm tra tệp là một vấn đề lớn. Trong 15 năm qua, tôi đã nghe thấy một vấn đề trong đó khách hàng gửi hồ sơ và họ không liên lạc lại với khách hàng trong sáu, tám giờ hoặc thậm chí ngày hôm sau. Đó là dịch vụ khách hàng tồi.

Nếu bạn có thể quay lại sau vài phút, điều đó thật tuyệt vời. Sau đó, bạn có thời gian để đưa ra quyết định và trò chuyện với khách hàng về lịch trình và chi phí. Vấn đề không phải là nhiệm vụ mất bao lâu để thực hiện, vấn đề là ai đó tìm ra thời gian để thực sự mở tệp theo cách thủ công và kiểm tra nó. Nếu bạn có phần mềm có thể vào và làm được điều đó, thì bạn sẽ thắng.

Phần thứ hai của phương trình đó là thay vì yêu cầu một số toán tử mở mọi tệp, kiểm tra và sửa lỗi, hãy sử dụng sản phẩm dựa trên máy chủ sẽ tự động kiểm tra tệp cho bạn trong đó 80% sẽ vượt qua. Đó là 80% tệp của bạn mà nhóm chuẩn bị của bạn không phải liên quan đến.

Những kỹ năng nào cần thiết để thực hiện một dự án? Các nhà in có cần trang bị kỹ năng viết mã không và nếu có, họ có thể tiếp cận được bao nhiêu phần trăm kỹ năng này với tư cách là nhà công nghệ in và họ sẽ cần một bộ kỹ năng mới đến mức nào?

Malcolm: Enfocus và Switch được thiết kế để trở nên hữu cơ và nó phát triển khi bạn học. Việc học là quan trọng và nếu tôi định gợi ý cho mọi người cách họ học về phần mềm, tôi khuyên họ nên đến các diễn đàn Enfocus, vì đó là nơi người dùng đang nói về nó. Bạn có thể thấy tất cả các giải pháp và những điều sáng tạo mà mọi người đang làm với tự động hóa.

Điều bạn cần ở bất kỳ tổ chức nào là một người yêu thích sản phẩm và có thể nhìn thấy tương lai. Nếu bạn ở cấp giám đốc hoặc cấp chủ sở hữu, bạn phải cho nhân viên của mình thời gian. Bạn không thể chỉ nói, “Bởi vì nó là chế bản, chúng tôi sẽ chỉ đưa nó vào chế biến.” Sau đó, người nghèo, người chưa bao giờ thực sự phải giải quyết công việc hậu cần này có lẽ đang cảm thấy hơi lạc lõng.

Để sở hữu phần mềm này, nó đòi hỏi sự kết hợp của tính năng chuẩn bị, nhà vô địch và hy vọng một người có một số kỹ năng CNTT. Bạn không cần phải xuất thân từ nền tảng mã hóa để bắt đầu.

Andrew: Bạn cần một nhà vô địch và bạn cần cho họ thời gian. Bạn không thể mong đợi họ thực hiện công việc sản xuất và sau đó thực hiện một chút tự động hóa khi họ có khoảng cách.

Bạn thậm chí không nhất thiết phải có bất kỳ kinh nghiệm nào, bạn chỉ cần biết mình muốn gì. Tôi biết những người mua phần mềm và mọi thứ đang trôi đi. Sau đó, có những người khác đầu tư một chút thời gian, không chỉ vào phần mềm, mà cả tư vấn nữa. Sau đó, họ sẽ có ai đó nắm tay họ trong giai đoạn đầu, và sau một thời gian, họ có thể tự mình nhặt nó lên và chạy. Phần quan trọng là có một người chịu trách nhiệm và đảm bảo rằng họ quan tâm.

PitStop Pro là gì?

Andrew: PitStop Pro là một plugin cho Adobe Acrobat. Nó có hai nhiệm vụ – một là kiểm tra một tệp PDF theo một tập hợp các tiêu chí được xác định trước và cũng có thể sửa chúng. Phần thứ hai là chỉnh sửa chúng theo cách thủ công.

Nó bắt đầu với các ấn phẩm, báo, tạp chí và công việc thương mại, và nó được phát triển để sử dụng với định dạng lớn, bao bì và nhãn. Nó cho phép bạn tự động tạo các đường cắt, thêm máu và tất cả các loại, như xuất chuyển đổi màu sắc.

PitStop Pro về cơ bản là một công cụ cho phép bạn hoàn thành công việc chính xác trước khi đưa nó vào sản xuất. Ngoài ra còn có Máy chủ PitStop, là phiên bản tự động và không cần bất kỳ người điều hành nào để điều khiển nó.

Enfocus Switch kết nối phần mềm và dữ liệu. Những lợi ích hiệu quả có thể được thực hiện?

Andrew: Enfocus Switch tham gia các ứng dụng cũng như hệ thống, vì vậy nó có thể hoạt động với rất nhiều ứng dụng của bên thứ ba và tự động hóa chúng. Nếu bạn muốn mở một tệp và chuyển nó thành PDF, thông thường sẽ có một nhà điều hành làm việc đó, nhưng Enfocus Switch có thể làm điều đó cho bạn. Người điều hành của bạn không phải mở tệp, tải phông chữ và liên kết, phần mềm có thể làm điều đó cho bạn, cũng như kết nối và lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu.

Lợi nhuận thu được có thể khá to lớn nhưng nó phụ thuộc vào những gì bạn muốn nó làm. Ví dụ: nếu bạn xem xét những gì bạn đang làm theo cách thủ công, chẳng hạn như sản xuất của bạn, bạn cần thực sự hiểu những gì đang xảy ra ở đó để tận dụng nó tốt nhất.

Với Switch, bạn có thể có nó như một phần của khung Thương mại điện tử được tích hợp đầy đủ. Bạn có thể sử dụng nó từ đầu đến cuối hoặc bạn có thể sử dụng nó chỉ trong một quy trình nội bộ. Nó không chỉ là về việc kích hoạt Thương mại điện tử, nó chỉ là làm mọi thứ nhanh hơn.

Malcolm: Bất kỳ máy in nào chưa thực sự nhìn vào Switch đều có thể nghĩ đến các quy trình làm việc quy mô khá lớn này, đặc biệt là từ các nhà sản xuất, có xu hướng áp đặt lên con người. Họ nói: “Đúng vậy, bạn phải có giao diện người dùng và cổng thông tin web của chúng tôi. Bạn phải có cách làm việc của chúng tôi và sau đó bạn phải có phần mềm áp đặt của chúng tôi.” Điều đó thực sự không còn hiệu quả đối với rất nhiều người, đặc biệt là ở định dạng rộng. Nếu họ có nhiều giàn khoan và máy móc khác nhau, thì họ có các đầu ra khác nhau.

Những hệ thống này sau đó trở nên rất cũ và không còn nhanh nhẹn nữa. Với Switch, nó bắt đầu rất đơn giản và bạn có thể thêm vào nó khi cần thiết. Nếu bạn muốn nó kết nối với cơ sở dữ liệu của mình, bạn có thể mua một mô-đun cơ sở dữ liệu.

Tilia Labs cũng sẽ là một người khác?

Malcolm: Đó là một cái rất lớn đang được phát trực tuyến. Bạn có thể liên kết liền mạch tất cả các yếu tố với nhau.

Nó giống như plug-and-play ở một mức độ. Khi chúng tôi nói ‘kiểm chứng trong tương lai’, chúng tôi không cho bạn biết cách áp đặt các tệp của bạn. Chúng tôi sẽ giao nó đến một gói hàng có thể làm được điều đó. Một lần nữa, việc học về quy trình thực tế dễ dàng hơn bởi vì chúng ta đã dành rất nhiều thời gian để bổ sung kiến ​​thức từ các ứng dụng khác. Điều đó mở rộng sang những thứ như Illustrator và Photoshop. Bất kỳ điều gì bạn có thể làm dưới dạng các hành động mà chúng tôi có thể lặp lại và tự động hóa.

Chúng tôi lấy các bộ kỹ năng mà mọi người đã xây dựng và xây dựng hoặc đúc kết chúng vào hệ thống. Đó là lý do tại sao mọi người yêu thích nó, bởi vì nó nhanh nhẹn. Rất nhiều người sẽ có quy trình làm việc rất tốn kém và sau đó họ cũng có Switch vì nó có thể làm những điều mà quy trình công việc đắt tiền của họ không thể làm được.

Về PitStop Pro, Server và Switch, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về khoản đầu tư cần thiết không? Những chi phí nào có liên quan?

Andrew: Máy chủ PitStop đang trải qua một sự thay đổi vào thời điểm này và được tự động hóa nhiều hơn bởi vì chúng tôi đang chuyển nó sang hoạt động dựa trên Switch. Nó vẫn như vậy trong khoảng 20 năm, nơi nó chỉ là thư mục nóng cơ bản vào và ra và chúng tôi nhận ra đó không phải là những gì mọi người muốn nữa.

Hiện tại, nó là 3.300 bảng Anh, nhưng giá đó thực sự sẽ tăng vào ngày 1 tháng 1 (năm 2021). Nó sẽ có rất nhiều chức năng bổ sung trong đó.

Sau đó, từ đó, đường dẫn nâng cấp của bạn trở thành một Switch đầy đủ, nơi bạn có thể bắt đầu thêm các mô-đun nói trên. Bạn bắt đầu với Máy chủ PitStop và bạn nghĩ rằng bạn có thể làm với việc liên kết nó với cơ sở dữ liệu, hoặc làm việc với XML hoặc làm việc với JDF. Sau đó, bạn có thể thêm một mô-đun để tăng chức năng của nó.

Mở rộng các API sẽ kết nối với Switch, chúng sẽ có một số chi phí cấp phép đi kèm với một số API đó không? Một số có miễn phí không?

Andrew: Còn tùy. Chúng tôi có một cửa hàng ứng dụng dành cho Switch, cũng có sẵn cho Máy chủ PitStop. Điều này chắc chắn là duy nhất trong ngành in ấn, ở chỗ nó thúc đẩy cơ sở người dùng và các nhà tích hợp toàn cầu của chúng tôi. Họ có thể tạo các ứng dụng nhỏ này có thể được kéo vào Máy chủ Switch PitStop để thực hiện các tác vụ như đổi tên và những việc khác mà Switch không làm. Chúng có thể miễn phí hoặc có thể tính phí; điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào người tạo ra chúng, nhưng hiện có hơn 100 trong số đó.

Đây là những thứ thực tế mà mọi người đã xây dựng cho quy trình làm việc của họ hoặc cho khách hàng của họ. Chúng thực sự là những thứ trong thế giới thực có những công dụng thiết thực và chúng chỉ mở rộng chức năng. Malcolm đã nói về sự tích hợp HP. Đó là một ví dụ tương tự về nó. Họ tạo ra một ứng dụng và nó kết nối Chuyển đổi với sản phẩm, dịch vụ của họ, mặt tiền cửa hàng hoặc trang web của họ.

Xem bản ghi đầy đủ của hội thảo trên web FESPA Coffee Break này tại đây.