Dừng lỗi: Đặt quy trình xem xét hoạt động

Email có lỗi chính tả. Quảng cáo có lỗi ngữ pháp. Tiêu đề trang web với các trường hợp tiêu đề hỗn hợp. Các bài đăng trên blog không có ý nghĩa. Sàn bán hàng có logo từ những khách hàng bị khuấy động. Tất cả những lỗi hàng ngày này khiến nhóm phát triển của bạn trông giống nhóm B.

Khi xây dựng một công ty khởi nghiệp, thật dễ dàng để loại bỏ những lỗi sai đối với khóa học. Nhưng sự thật là những sai lầm này khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp và làm ảnh hưởng đến sự phát triển của bạn. Khách hàng tiềm năng sẽ tự hỏi liệu những lỗi này có nghĩa là sản phẩm của bạn không hoàn hảo hay không.

Vì vậy, làm thế nào để bạn không bị trông giống như bạn không thể thoát ra khỏi con đường của riêng mình, mà vẫn phát triển nhanh nhất có thể? Tạo và thực hiện quy trình đánh giá cho nhóm phát triển của bạn hoạt động và sau đó tuân theo quy trình đó.

Liên quan: 7 bước chính cho một chiến lược tăng trưởng có hiệu quả ngay lập tức

Trước khi bạn bắt đầu: Xác định xem bạn có cần một quy trình hay không

Tôi sẽ thú nhận rằng tôi không phải là một fan hâm mộ lớn của quá trình – nó có thể cản trở nó thường xuyên nếu nó có thể giúp ích. Vì vậy, tất nhiên, khuyến nghị đầu tiên của tôi là tìm hiểu xem liệu bạn có thực sự cần một quy trình hay không.

Trong nhóm phát triển, bạn có thể cần một quy trình nếu:

• Các chiến dịch (hoặc quảng cáo, email, v.v.) bị lỗi.

• Không ai biết khi nào một thứ gì đó sẵn sàng ra đời – có vẻ như bạn phải bước vào để giải phóng mọi thứ.

• Với tư cách là giám đốc điều hành hoặc trưởng nhóm, bạn đã nhiều lần nhìn thấy điều gì đó, nhưng những thay đổi của bạn không được triển khai.

• Bạn không biết chuyện gì đang xảy ra; tất cả chỉ cảm thấy như một mớ hỗn độn khổng lồ.

Đội của tôi đã phát hiện ra mình có tất cả các triệu chứng trên vào đầu năm nay và tôi không phải là một người hâm mộ. Sau một số thử nghiệm và sai sót, chúng tôi đã đưa ra một quy trình xem xét tiếp tục hoạt động, ngay cả khi nhóm đã tăng gấp ba lần.

Bước 1: Tạo chính sách “hai bộ mắt”

Tạo chính sách “Không có gì để lại nếu không có ít nhất hai người xem xét” là bước đầu tiên – và quan trọng nhất – trong quy trình xem xét mới của chúng tôi. Ngay cả khi bạn giỏi chỉnh sửa tác phẩm của mình, bạn vẫn có thể mắc sai lầm và sau đó bỏ qua chúng ngay khi xem xét. Trong đội của chúng tôi, không quan trọng bộ mắt thứ hai thuộc về ai, miễn là người khác không phải là tác giả gốc.

Bước 2: Đặt quy trình xem xét điều hành

Nếu “hai bộ mắt” là điểm cơ bản, thì phần tiếp theo cần giải quyết là thiết lập một quy trình xem xét điều hành rõ ràng, có thể lặp lại.

Lúc đầu, chúng tôi chỉ nói: “Nếu đó không phải là một bản sửa đổi quảng cáo hoặc một bài đăng trên blog, thì người đứng đầu bộ phận tiếp thị cần phải xem xét nó trước khi nó ra mắt”. Thật không may, điều đó đã dẫn đến sự nhầm lẫn lớn – Slack của tôi chứa đầy DM, nhiều kênh khác nhau và những thứ cần xem lại ở mọi nơi. Việc xem xét chiếm hoàn toàn quá nhiều thời gian của tôi và không ai biết trạng thái của bất kỳ điều gì, bất cứ lúc nào.

Liên quan: Xây dựng ‘Nhóm phát triển’ và các mẹo khác trong tuần này

Chúng tôi đã sửa nó bằng quy trình này:

• Bất kỳ thứ gì dự kiến ​​cho đánh giá điều hành đều được đưa vào kênh Slack dành riêng cho các bài đánh giá. Chúng tôi làm việc gần như 100% từ Slack, nhưng ý tưởng này chuyển sang các nền tảng khác. Có thể đó là một bảng Asana riêng, kênh Nhóm hoặc danh sách email mới. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình xem xét diễn ra ở bất kỳ nơi nào mà giám đốc điều hành của bạn thực hiện phần lớn công việc của họ hàng ngày.

• Giám đốc điều hành (tôi, trong trường hợp này) có hai ngày xem xét cụ thể với một đến hai giờ bị chặn trên lịch để hoàn thành tất cả. Thời gian ôn tập của tôi là chiều thứ Ba và sáng thứ Sáu.

• Các cuộc trò chuyện về mục sẽ được đánh giá diễn ra trong các chuỗi trên kênh đánh giá Slack chuyên dụng.

• Khi một thứ gì đó đã sẵn sàng hoặc chưa sẵn sàng, người điều hành sẽ đánh dấu nó bằng một biểu tượng cảm xúc thích hợp để biểu thị trạng thái của nó. Tôi sử dụng dấu kiểm nếu nó được chấp thuận, một hình vuông màu xanh lá cây nếu nó sẽ đến tay người khác hoặc một dấu X nếu nó không được chấp thuận. Hãy vui vẻ với nó, nhưng hãy nhất quán với việc sử dụng biểu tượng cảm xúc của bạn. Trong những ngày xem xét, tôi có thể dễ dàng tìm ra nơi bắt đầu đánh giá của mình, vì tôi chỉ cần cuộn lại trong kênh Slack đến nơi kết thúc các dấu biểu tượng cảm xúc.

Bước 3: Đặt quy trình khẩn cấp

Tất nhiên, không phải mọi thứ đều nằm gọn trong một chu kỳ xem xét thứ Ba / thứ Sáu. Một số điều cần phải được xem xét lại hoặc hành động trước khi kết thúc một ngày. Để xử lý những điều này, chúng tôi thiết lập một quy trình khẩn cấp – một lần nữa trong Slack, vì chúng tôi hoàn toàn từ xa và sống ở đó.

• Chúng tôi thiết lập một kênh “mã màu đỏ” riêng biệt. Bất cứ thứ gì là trường hợp khẩn cấp đều được đăng ở đó.

• Bất kỳ ai cần thiết trong quá trình này đều được gắn thẻ.

• Chúng tôi đồng ý với tư cách là một nhóm rằng kênh này chỉ dành cho công việc khẩn cấp và chúng tôi bỏ mọi thứ để giải quyết mọi việc ở đó.

Bước 4: Thiết lập quy trình nhóm

Một vài bước đầu tiên khiến chúng tôi tiếp tục thực hiện một thời gian, nhưng sau đó chúng tôi phát hiện ra rằng kênh nhóm tiếp thị của chúng tôi đang hoàn toàn bị nhồi nhét bởi các yêu cầu đánh giá không điều hành. Chúng tôi thiết lập một kênh đánh giá nhóm có cùng quy ước về biểu tượng cảm xúc như kênh điều hành. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong nhóm đều đánh giá hiệu quả nhất cho họ và chúng tôi giữ cho kênh của nhóm không có câu hỏi, cuộc trò chuyện và meme lạ.

Bước 5: Xem xét, nhắc nhở và điều chỉnh

Không có quy trình nào là hoàn hảo mãi mãi (và nếu có, tôi muốn nghe về nó). Chúng tôi xem xét quy trình khi nó cảm thấy bị hỏng, nhắc nhở nhóm khi một hoặc nhiều người trong chúng tôi vi phạm quy trình (tôi thú nhận rằng đó thường là tôi!) Và chỉnh sửa khi cần thiết.

Liên quan: 5 chiến lược lãnh đạo để cải thiện hiệu suất nhóm và phát triển doanh nghiệp nhỏ của bạn

TLDR

Đầu tiên, hãy quyết định xem nhóm của bạn có cần một quy trình hay không. Nếu bạn có lỗi, bạn cần một cái. Nếu bạn không có lỗi, thì bạn cần phải viết một cuốn sách và cho chúng tôi thấy tất cả cách nó được thực hiện!

Tiếp theo, đưa quy trình cho nhóm thay vì yêu cầu nhóm thực hiện quy trình. Trong trường hợp của chúng tôi, điều này có nghĩa là giữ quy trình đánh giá có bên trong Slack, nhưng nhóm của bạn hầu như có thể tập hợp ở một nơi khác.

Giữ nó sạch sẽ và nhất quán. Các bài đánh giá trực tiếp bên trong kênh đánh giá được chỉ định của họ, giám đốc điều hành hoặc bằng cách khác và bạn sẽ đánh giá chúng vào một thời điểm nhất định vào một ngày nhất định.

Cuối cùng, giả định rằng sẽ có hỏa hoạn. Chúng tôi không thể xử lý các yêu cầu vào phút cuối theo cách của mình, ít nhất là không hoàn toàn. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn chỉ định kênh khẩn cấp và thiết lập hệ thống cảnh báo cho các mặt hàng nóng.

Đó là nó! Đi ra và xử lý.