Đề xuất kinh doanh là gì? Định nghĩa và Hướng dẫn

Đề xuất kinh doanh là một tài liệu được thiết kế để thuyết phục một tổ chức mua sản phẩm hoặc dịch vụ.

Một đề xuất thường được yêu cầu hoặc không được yêu cầu – nghĩa là công ty mua hàng đang tích cực tìm kiếm các đề xuất đáp ứng một nhu cầu cụ thể hoặc đang phản ứng với một đề nghị, thường là từ một người bán hàng, để xem xét một đề xuất. Ví dụ: một đề xuất không được yêu cầu có thể xuất phát từ cuộc trò chuyện trong bữa tối tại một triển lãm thương mại, nơi người bán nói với khách hàng tiềm năng rằng anh ta có giải pháp cho vấn đề của khách hàng tiềm năng và nói: “Bạn có muốn tôi gửi đề xuất cho điều đó không?”

Ngôn ngữ đề xuất được yêu cầu

Các công ty sử dụng nhiều từ viết tắt khi thu hút các đề xuất kinh doanh từ các nhà cung cấp:

• Yêu Cầu Thông Tin (RFI) – Công cụ sàng lọc này thường đi trước quy trình chào mời đề xuất. Nó được thiết kế để giúp người mua hiểu nhà cung cấp nào đang ở vị trí tốt nhất để cung cấp những gì cần thiết.
• Yêu cầu đề xuất (RFP) – Ngoài việc phác thảo những gì khách hàng cần, tài liệu này còn nêu chi tiết không chỉ những gì họ muốn nhận được từ nhà cung cấp trong đề xuất mà còn cả cách tổ chức và trình bày thông tin đề xuất. RFP thường được sử dụng khi người mua cần đánh giá công ty nào là nhà cung cấp tốt nhất dựa trên một số yếu tố bên cạnh giá cả.
• Yêu cầu báo giá (RFQ) – Chúng được sử dụng khi giá là yếu tố chính trong quyết định mua hàng, nhưng không phải là yếu tố duy nhất. Người mua có thể cần thông tin về tính sẵn có của sản phẩm, thời gian giao hàng và các chi tiết cụ thể khác. Các đề xuất phản hồi RFQ thường ngắn hơn so với các đề xuất cho RFP.
• Thư mời thầu (IFB) – IFB được sử dụng để thu hút các dịch vụ chủ yếu dựa trên giá cả. Nói một cách đơn giản nhất, chúng là một yêu cầu trả lời cho câu hỏi: “Bạn sẽ tính phí bao nhiêu để làm việc này?”

Các yếu tố đề xuất kinh doanh

Mặc dù các đề xuất kinh doanh có thể ở dạng thư đề xuất ít cấu trúc hơn, nhưng chúng thường là các tài liệu dài có thể bao gồm mọi thứ từ thông số kỹ thuật đến danh sách thiết bị đến nhân sự dự án, tùy thuộc vào những gì được yêu cầu trong RFP.

Các nhà cung cấp trả lời RFP phải luôn tuân theo định dạng đã nêu, ưa thích của người mua cùng với đề xuất. Các yếu tố phổ biến được yêu cầu, cũng có thể được sử dụng trong các đề xuất tự nguyện, thường bao gồm:

• Thư xin việc
• Trang bìa
• tóm tắt điều hành
• Mục lục
• Tổng quan hoặc tóm tắt vấn đề hoặc nhu cầu
• Chiến lược hoặc cách tiếp cận để giải quyết vấn đề
• chiến thuật đại diện
• trình độ công ty
• Lịch trình
• chi phí

Các đề xuất kinh doanh có thể ngắn hoặc dài nếu cần thiết để truyền đạt thông tin cần thiết.