Costas Polycarpou chia sẻ 5 lời khuyên về việc giám sát hàng trăm nhân viên (mà không trở nên điên rồ)

Quản lý một nhóm gồm mười hoặc hơn nhân viên đã là một thách thức đối với bản thân nó – nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có hàng trăm nhân viên mà bạn cần phải giám sát? Những thách thức như thấm nhuần văn hóa công ty và việc giữ cho mọi người có trách nhiệm với công việc của họ thậm chí có thể trở nên khó khăn hơn khi phạm vi kinh doanh của bạn tăng lên.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là không thể xử lý thành công những trách nhiệm như vậy. Gần đây tôi đã có cơ hội nói chuyện với Costas Polycarpou, người sáng lập của Polyteck, một công ty xây dựng và quản lý cơ sở vật chất có trụ sở tại London. Mặc dù bản thân Polycarpou phải giám sát một đội khổng lồ, anh ấy sử dụng một số hướng dẫn chính để giữ cho nó không bị quá tải.

1) Biết khi nào cần ủy quyền

“Điều đầu tiên bạn phải chấp nhận là không có cách nào để bạn tự mình giám sát hàng trăm nhân viên,” Polycarpou khuyên. “Đó là con đường nhanh nhất dẫn đến kiệt sức. Đơn giản là bạn không có đủ thời gian để giám sát trực tiếp như vậy – đặc biệt là khi bạn có nhiều nhiệm vụ quan trọng khác trên đĩa của mình. Đây là lý do tại sao việc giao quyền cho những người quản lý mà bạn có thể tin tưởng là rất quan trọng. ”

Thay vì bắt mọi nhân viên trực tiếp báo cáo cho bạn, hãy hạn chế khối lượng công việc của bạn bằng cách đảm bảo rằng chỉ một số quản lý cấp cao hơn được yêu cầu báo cáo cho bạn một cách thường xuyên. Đặt những cá nhân này vào các nhóm nhỏ hơn đảm bảo rằng mỗi nhân viên nhận được mức độ hỗ trợ và trách nhiệm giải trình phù hợp, mà không làm việc quá mức cho bất kỳ ai ở vị trí cấp trên.

2) Điều chỉnh hệ thống phân cấp dựa trên nhu cầu của bạn

Tất nhiên, những người quản lý thay bạn quản lý cũng có giới hạn của họ. Do đó, hệ thống phân cấp tổ chức của bạn nên được điều chỉnh dựa trên nhu cầu riêng của doanh nghiệp, cũng như ngành của bạn và thậm chí cả các phòng ban riêng lẻ mà các nhà quản lý khác nhau làm việc.

Theo nghiên cứu từ McKinsey, “khoảng kiểm soát” trung bình – hoặc số người được quản lý trực tiếp bởi một người duy nhất trong hệ thống phân cấp kinh doanh – là từ 11 đến 15 người. Điều này thường cho phép phân bổ thời gian hiệu quả nhất cho cả công việc của riêng bạn và quản lý những người khác mà bạn chịu trách nhiệm.

Cố gắng tuân theo một cấu trúc nhất quán trong toàn bộ hệ thống phân cấp của bạn, mặc dù hãy nhớ rằng phạm vi kiểm soát cũng có thể thay đổi dựa trên các kiểu quản lý khác nhau. Một người nào đó đảm nhận vai trò “huấn luyện” với tư cách là người quản lý thường sẽ có ít báo cáo trực tiếp hơn một người hoạt động nhiều hơn với tư cách là điều phối viên.

3) Trao quyền cho các thành viên trong nhóm đáng tin cậy

Polycarpou nói: “Vào cuối ngày, bạn cần phải đặt niềm tin vào mỗi nhân viên của mình – rằng họ sẽ làm những gì họ được mong đợi. “Bạn không thể đưa ra mọi quyết định cho mọi bộ phận. Sẽ hiệu quả hơn nhiều khi trao quyền cho họ tự đưa ra các quyết định hàng ngày. Điều này giúp họ cảm thấy được tin tưởng và có giá trị. Ý kiến ​​đóng góp của bạn có thể hướng dẫn công việc của họ hoặc sửa chữa những sai lầm, nhưng bạn không nên lấy đi cảm giác tự chủ của họ ”.

Cảm giác được trao quyền có thể có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đầu ra của nhân viên. Trên thực tế, nghiên cứu đã phát hiện ra rằng khoảng 70% nhân viên xác định việc trao quyền là một phần quan trọng của việc giữ họ tham gia vào công việc.

Việc trao cho nhân viên nhiều quyền tự chủ hơn sẽ giảm bớt trách nhiệm giám sát của bạn, đồng thời tạo ra một môi trường hiệu quả hơn nhiều so với việc bạn cố gắng quản lý vi mô mọi thứ.

4) Phát triển hệ thống báo cáo

Mặc dù bạn có thể không yêu cầu mọi nhân viên báo cáo trực tiếp cho bạn, nhưng điều này không hoàn toàn giúp bạn không phải chịu trách nhiệm về hành động của họ.

“Vào cuối ngày, bạn phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của mình,” Polycarpou nói. “Điều này có nghĩa là bạn phải có một hệ thống báo cáo đáng tin cậy để bạn luôn biết về những gì đang diễn ra. Lên lịch đăng ký thường xuyên với những người báo cáo trực tiếp với bạn là rất quan trọng để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Báo cáo nhất quán, chất lượng sẽ đảm bảo rằng bạn có thể tham gia khi cần thiết, thay vì phát hiện ra điều gì đó quá muộn ”.

Những gì nên được bao gồm trong các báo cáo này? Mặc dù các chỉ số chính nên được ghi lại hàng ngày hoặc hàng tuần, nhưng các điểm “dữ liệu mềm” – chẳng hạn như tiến độ hoàn thành các mục tiêu của bộ phận, ý tưởng để cải thiện năng suất hoặc thậm chí ghi nhận ngày kỷ niệm nhân viên sắp tới – tất cả đều nên được đưa lên bàn làm việc của bạn.

5) Tránh xa bàn làm việc của bạn

Polycarpou nói: “Bạn là một con người đang sống, đang thở, nhưng nhân viên của bạn có thể không phải lúc nào cũng nhận thức được điều đó. “Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm là thỉnh thoảng rời khỏi bàn làm việc.

Đi lang thang xung quanh văn phòng và hòa nhập với nhân viên – đặc biệt là những người bạn không thường xuyên tiếp xúc. Thể hiện sự quan tâm thực sự đến họ và thể hiện rằng bạn luôn ở đó để hỗ trợ họ. Giúp họ cảm thấy được trân trọng theo cách này có thể cải thiện tinh thần và giúp bạn học được những điều mà bạn chưa bao giờ phát hiện ra trong báo cáo từ một trong những người giám sát của họ. “

Khi bạn không chỉ là một cái tên và chức danh đối với nhân viên – và ngược lại – nó giúp tạo ra một môi trường làm việc gắn kết hơn. Những hiểu biết mới từ những trải nghiệm đơn giản này sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn nhằm cải thiện điều kiện cho mọi người làm việc dưới quyền của bạn.

Ban đầu, giám sát một đội hàng trăm người có vẻ quá sức. Nhưng với thiết lập phù hợp, bạn sẽ nhận được kết quả tốt hơn theo thời gian và dành thời gian của bạn hiệu quả hơn. Mọi người trong tổ chức của bạn sẽ có mức độ giám sát phù hợp và tự do hoàn thành công việc với khả năng tốt nhất của họ – và doanh nghiệp của bạn sẽ gặt hái được nhiều lợi ích.

Xuất bản ngày 30 tháng 12 năm 2020