Công thức và phương pháp dự báo doanh số bán hàng

Có hàng tá quyết định phải đưa ra mỗi ngày khi điều hành doanh nghiệp của riêng bạn. Nhiều vấn đề về tiền bạc: Chúng ta có nên thuê một trợ lý kế toán mới không? Chúng ta có cần cập nhật máy tính của mình không? Chúng ta nên chi bao nhiêu cho quảng cáo kỹ thuật số vào tháng tới?

Trả lời những câu hỏi này có thể giống như phỏng đoán. Rốt cuộc, làm sao bạn có thể đưa ra quyết định về chi tiêu của mình mà không biết trước tương lai?

Đây là lúc dự đoán doanh số bán hàng xuất hiện. Dự báo doanh số bán hàng khả thi sẽ không dự đoán tương lai, nhưng nó giúp bạn thấy tương lai có thể như thế nào để bạn có thể đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn.

Dự báo doanh số bán hàng là gì?

Dự báo doanh số bán hàng là một tài liệu dự đoán doanh số bán hàng trong tương lai của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể tạo một cái bằng bảng tính, CRM hoặc công cụ dự báo. Dự báo doanh số bán hàng thường được thực hiện để dự đoán giá trị doanh số bán hàng trong một năm, nhưng có thể được thực hiện trong thời gian ngắn nhất là vài tháng hoặc tối đa năm năm tới.

Những dự báo này thường do các nhà lãnh đạo bán hàng tạo ra để giúp đặt mục tiêu cho các đại diện của họ. Tuy nhiên, chúng cũng có thể được tạo bởi:

• Giám đốc điều hành, để lập kế hoạch ngân sách
• Nhóm tiếp thị, để đặt mục tiêu thu hút khách hàng
• Các doanh nhân, để giúp gây quỹ
• Chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ, để đưa ra quyết định hoạt động

Đối với mỗi nhóm này, dự báo doanh số bán hàng có thể là một công cụ lập ngân sách mạnh mẽ. Khi bạn có ước tính về doanh thu trong tương lai của mình, bạn có thể xem xét các chi phí khác—chẳng hạn như giá vốn hàng bán và chi tiêu quảng cáo—để đảm bảo bạn có được lợi nhuận ước tính chính xác hơn.

Dự báo doanh số bán hàng cũng có thể giúp bạn lên kế hoạch trước cho những biến động. Ví dụ: nếu bạn điều hành một công ty sản xuất nến, thì dự báo doanh số bán hàng có thể giúp bạn chuẩn bị cho mùa tặng quà bận rộn vào tháng 11 và tháng 12 cũng như doanh số bán hàng chậm hơn trong những tháng nóng hơn như tháng 7 và tháng 8.

1. Yếu tố bên trong

Các yếu tố bên trong là các kế hoạch được thực hiện trong doanh nghiệp của bạn có ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, bao gồm cả chiến lược tiếp thị và bán hàng. Đây là những yếu tố nằm trong tầm kiểm soát của bạn nhất.

Ví dụ: nếu bạn dự định tăng gấp đôi chi tiêu quảng cáo của mình vào năm tới, bạn có thể mong đợi điều này sẽ tăng doanh số bán hàng. Các ví dụ khác về các yếu tố bên trong bao gồm phát hành sản phẩm mới, bổ sung sản phẩm, lập kế hoạch bán hàng hoặc thay đổi giá và quan hệ đối tác thương hiệu/người có ảnh hưởng.

2. Yếu tố bên ngoài

Để so sánh, các yếu tố bên ngoài là các sự kiện hoặc thay đổi bên ngoài doanh nghiệp của bạn có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn thường có ít hoặc không kiểm soát được các yếu tố này.

Ví dụ: nếu bạn bán đồ thể thao, bạn có thể nghĩ rằng Giải vô địch bóng đá thế giới sắp tới sẽ dẫn đến nhiều người quan tâm đến đồ bóng đá hơn và do đó, doanh số bán hàng sẽ tăng lên. Các ví dụ khác về các yếu tố bên ngoài dự đoán có thể ảnh hưởng đến dự báo doanh số bao gồm suy thoái kinh tế, các vấn đề về chuỗi cung ứng, đối thủ cạnh tranh mới hoặc ít đối thủ cạnh tranh hơn.

Tất nhiên, luôn có khả năng xảy ra cái gọi là sự kiện “thiên nga đen”. Đây là những sự kiện tiêu cực bên ngoài giống như một trận đại dịch, mà không ai có thể đoán trước được. Khi dự báo, mục tiêu chỉ là xác định các yếu tố bên ngoài mà bạn có thể thấy trước.

3. Yếu tố lịch sử

Các xu hướng có sẵn cũng có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, đặc biệt nếu chúng được cho là sẽ tiếp tục—chẳng hạn như các xu hướng theo mùa. Nếu bạn là công ty bán túi đựng đồ ăn trưa có thể tái sử dụng, bạn có thể thực hiện dự báo theo mùa cho thấy doanh số bán hàng mùa tựu trường cao hơn vào tháng 8 và tháng 9 và doanh số bán hàng thấp hơn vào khoảng tháng 6, khi trường học nghỉ học.

Động lực kinh doanh, hay tốc độ tăng trưởng lịch sử, là một xu hướng khác cần theo dõi. Nếu doanh số bán hàng của bạn liên tục tăng 5% mỗi tháng, sẽ là hợp lý khi kỳ vọng xu hướng đó sẽ tiếp tục.

Cuối cùng, hãy xem xét các yếu tố lịch sử của thị trường như xu hướng lãi suất và chi tiêu của người tiêu dùng. Nếu nghiên cứu thị trường cho thấy doanh số bán hàng trong ngành của bạn đang tăng hoặc giảm hàng năm, hãy đưa điều đó vào dự báo của bạn.

1. Dự báo dựa trên tốc độ tăng trưởng

Về mặt toán học, dự báo dựa trên tốc độ tăng trưởng là phương pháp đơn giản nhất để áp dụng. (Nó còn được gọi là dự báo “từ trên xuống” vì nó bắt đầu với dữ liệu cấp cao để tính toán doanh thu.) Để ước tính doanh số cho năm tới, chỉ cần lấy dữ liệu doanh số trước đó và áp dụng tốc độ tăng trưởng tương tự từ năm trước.

Đây là công thức để tính tỷ lệ phần trăm tốc độ tăng trưởng của bạn:

Doanh số của kỳ trước − Doanh số của kỳ trước đó / Doanh số của kỳ trước đó × 100 = Phần trăm tốc độ tăng trưởng

Phương trình để tính toán dự báo của bạn dựa trên các tốc độ tăng trưởng này là:

Doanh số kỳ trước × Tỷ lệ tăng trưởng = Tăng trưởng doanh số dự đoán

Ví dụ: giả sử doanh nghiệp của bạn đạt doanh thu $300.000 vào năm 2021 (giai đoạn trước) và $250.000 vào năm 2020 (giai đoạn trước đó). Đây sẽ là tỷ lệ phần trăm tốc độ tăng trưởng là 20%:

300.000 USD – 250.000 USD / 250.000 USD × 100 = 20%

Bạn có thể dự đoán rằng doanh nghiệp của mình sẽ lại tăng trưởng 20% ​​vào năm 2022:

300.000 USD × 20% (hoặc 0,2) = 60.000 USD, với ước tính tổng doanh thu là 360.000 USD (300.000 USD + 60.000 USD)

Nếu bạn không thể dựa vào tốc độ tăng trưởng của mình từ giai đoạn trước—ví dụ: nếu bạn mới kinh doanh được một năm hoặc ít hơn—bạn có thể sử dụng nghiên cứu thị trường từ toàn ngành để dự đoán tốc độ tăng trưởng của mình.

2. Dự đoán dựa trên chuyển đổi

Với dự đoán dựa trên chuyển đổi, bạn tính ngược lại để tính toán doanh thu của mình dựa trên những dự đoán chắc chắn về các yếu tố bên trong thúc đẩy doanh số bán hàng của bạn. Điều này còn được gọi là dự báo “từ dưới lên” vì nó bắt đầu với chi phí thúc đẩy doanh thu của bạn, chẳng hạn như chi tiêu quảng cáo hoặc nhân viên bán hàng. Chúng được đặt bên dưới doanh thu trên báo cáo thu nhập của bạn.

Dự báo dựa trên chuyển đổi có vẻ hơi khác đối với doanh nghiệp giữa doanh nghiệp với người tiêu dùng (B2C) và doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B). Ví dụ: với doanh nghiệp B2C, bạn có thể bắt đầu bằng cách cân nhắc xem mình kiếm được bao nhiêu lần bán hàng “không phải trả tiền” (có nghĩa là không chi tiêu cho quảng cáo) mỗi tháng dựa trên dữ liệu bán hàng trong quá khứ. Sau đó, hãy ước tính số lần bán hàng mà bạn sẽ đạt được thông qua các nỗ lực tiếp thị hiệu suất, bằng cách sử dụng một loạt các yếu tố sau:

• Giá mỗi chuyển đổi thông qua quảng cáo. Một cách khác để nghĩ về chi phí cho mỗi lượt mua, hay CPA, là: Bạn dự kiến ​​chi bao nhiêu để có được một lượt mua mới?
• Giá trị đặt hàng trung bình của những lần bán hàng đó. Giá trị đặt hàng trung bình (AOV), là số liệu trả lời: Trung bình một khách hàng chi bao nhiêu cho một lần mua hàng?
• Ngân sách quảng cáo. Ngân sách quảng cáo của bạn là số tiền bạn dự định chi cho quảng cáo trong một tháng.

Ví dụ: bạn có thể kiếm được 10.000 đô la doanh thu mỗi tháng thông qua tiếp thị truyền thông xã hội hữu cơ. Sau đó, bạn thúc đẩy doanh số bán hàng bổ sung thông qua quảng cáo công cụ tìm kiếm ở mức 40 đô la cho mỗi lần mua, với người mua trung bình chi tiêu 100 đô la. Bạn biết đấy nếu chi 5.000 đô la cho quảng cáo, bạn sẽ thúc đẩy 125 lần bán hàng ($5.000/$40) , trị giá 12.500 đô la (125 x 100 đô la) .

Công thức là:

Doanh thu không phải trả tiền + (Ngân sách quảng cáo / Chi phí mỗi lần mua) × Giá trị đơn hàng trung bình = Doanh thu dự báo

Doanh thu dự kiến ​​hoặc tổng doanh thu mỗi tháng trong ví dụ này là $22.500:

$10.000 + ($5.000 / $40) × $100 = $22.500

Đối với các doanh nghiệp B2B, toán học có một chút khác biệt, nhưng tuân theo các nguyên tắc tương tự. Thay vì sử dụng chi tiêu quảng cáo, các nhóm B2B xem xét quy trình bán hàng của họ—giá trị hợp đồng của tất cả các giao dịch với khách hàng tiềm năng, được điều chỉnh dựa trên khả năng đóng cửa của họ.

Bất kỳ doanh nghiệp cụ thể nào cũng cần tự xác định cách tính chi phí cho mỗi lần mua lại hoặc quy trình bán hàng dựa trên các trường hợp riêng của mình.

Một số doanh nghiệp tạo ra các dự báo “kết hợp” xem xét cả tốc độ tăng trưởng và giả định mua lại. Điều này được gọi là dự báo phân tích đa biến và yêu cầu mô hình dự báo chuyên sâu hơn.

1. Chọn phương pháp dự báo của bạn (dựa trên tỷ lệ tăng trưởng hoặc tỷ lệ chuyển đổi). Nếu công ty của bạn đã có một vài năm bán hàng, bạn có thể sử dụng dự báo tốc độ tăng trưởng. Tuy nhiên, nếu bạn là một công ty mới có thông tin về số tiền bạn đang chi tiêu để thúc đẩy doanh số bán hàng (chẳng hạn như chi tiêu cho quảng cáo hoặc đại diện bán hàng), thì bạn có thể sử dụng dự báo dựa trên chuyển đổi.
2. Chọn khoảng thời gian dự báo của bạn. Chọn khoảng thời gian dự báo phù hợp với công ty của bạn. Một số công ty và ngành có doanh số biến động từ tháng này sang tháng khác, nghĩa là việc trải rộng dự báo của bạn trong một khoảng thời gian dài hơn (chẳng hạn như một năm) có thể hợp lý. Các công ty khác có thể có doanh thu ổn định trong suốt cả năm, nghĩa là khoảng thời gian ngắn hơn (chẳng hạn như ba tháng) có thể cung cấp một bức tranh đầy đủ về hoạt động của công ty bạn.
3. Xác định các giả định chính bên trong và bên ngoài của bạn. Các giả định nội bộ ảnh hưởng đến dự đoán doanh số bán hàng có thể là tăng (hoặc giảm) chi tiêu cho quảng cáo hoặc tiếp thị. Các yếu tố bên ngoài có thể là sự chậm trễ về hậu cần ảnh hưởng đến việc cung cấp sản phẩm của bạn hoặc một sự kiện sắp diễn ra làm tăng sự quan tâm đến sản phẩm của bạn. Cuối cùng, các yếu tố lịch sử và xu hướng theo mùa (như tựu trường) cũng có thể đóng vai trò quan trọng khi dự đoán doanh số bán hàng.
4. Biên dịch dữ liệu trong một bảng tính. Một bảng tính dự báo bán hàng điển hình thường sẽ có một tháng trên mỗi cột và ít nhất ba hàng: Doanh thu, Tốc độ tăng trưởng và Giả định, với một hàng cho mỗi loại giả định nội bộ, bên ngoài hoặc lịch sử.