Chuyển đổi thiết kế ban đầu của bạn thành mẫu tiêu đề thư Microsoft Word

Khi kết thúc dự án thiết kế tiêu đề thư, khá phổ biến khi nghe khách hàng của bạn nói: “Tôi muốn đây là mẫu tiêu đề thư có thể chỉnh sửa trong Microsoft Word.” Họ thường không sở hữu hoặc không biết cách sử dụng các chương trình chỉnh sửa đồ họa nâng cao như Adobe Illustrator, InDesign hoặc Photoshop, và đơn giản là họ không có ý nghĩa khi mua những chương trình đắt tiền đó.

Microsoft Word là công nghệ khá thấp so với Illustrator hoặc InDesign; tuy nhiên, đó là những gì khách hàng của bạn đang sử dụng và thiết kế tiêu đề thư của bạn sẽ vô dụng đối với họ nếu họ không thể chỉnh sửa và thêm nội dung vào đó, vì vậy biết cách tạo mẫu tiêu đề thư Microsoft Word là chìa khóa. Bắt đầu nào.

1. Tạo thiết kế tiêu đề thư của bạn

Chúng tôi đã tạo ví dụ này trong Illustrator, nhưng Photoshop và InDesign cũng có thể được sử dụng để tạo các thiết kế tiêu đề thư. Chúng tôi đang sử dụng thiết kế tràn toàn bộ trong ví dụ này với màn hình 1/8 inch, điều này sẽ cung cấp cho chúng tôi tài liệu có kích thước khoảng 8,63 x 11,13 inch.

Tạo thiết kế của bạn ở chế độ màu CMYK và nếu bạn đang sử dụng ảnh hoặc đồ họa phức tạp, hãy đảm bảo rằng chúng có kích thước 300ppi trở lên, vì Microsoft Word nén tất cả hình ảnh mà bạn đặt vào đó. Có một mẫu tiêu đề thư đầy đủ tuyệt vời mà bạn có thể tải xuống tại đây.

2. Xuất thiết kế tiêu đề thư của bạn dưới dạng tệp PNG có độ phân giải cao

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Tệp> Xuất> PNG. Đảm bảo bạn chọn 300 ppi làm độ phân giải. Bạn cũng có thể lưu thiết kế của mình dưới dạng JPG và thậm chí là TIFF; tuy nhiên các tệp TIFF sẽ làm tăng đáng kể kích thước tệp và thời gian tải trong Microsoft Word cho ứng dụng khách của bạn.

3. Thiết lập tài liệu Microsoft Word của bạn

Tiếp theo, thiết lập tài liệu Word để chèn thiết kế tiêu đề thư của bạn vào. Bấm vào Tệp> Tài liệu trống Mới . Trong khi tài liệu mở ra, hãy nhấp vào Tệp> Thiết lập Trang> Khổ giấy> Quản lý Kích thước Tùy chỉnh. Đặt kích thước giấy thành 8,75 x 11,13 để phù hợp với thiết kế tràn viền đầy đủ của bạn, đặt tất cả các lề thành “0” và đặt Khu vực Không thể In thành “Do Người dùng Xác định”. Làm điều này cho phép bạn thiết lập tiêu đề thư của mình dưới dạng tràn toàn bộ thay vì tuân theo lề mặc định của Word.

4. Đặt thiết kế tiêu đề thư của bạn vào tài liệu Microsoft Word của bạn

Thiết kế tiêu đề thư của bạn sẽ được đặt vào phần Đầu trang và Chân trang của tài liệu Word của bạn, phần này sẽ tự động lặp lại trên tất cả các trang bổ sung. Đi tới Xem> Đầu trang và Chân trang. Bây giờ một số hướng dẫn cho đầu trang và chân trang sẽ hiển thị trên tài liệu. Bấm Chèn> Ảnh> Ảnh từ Tệp. Chọn tệp PNG của bạn. Bây giờ tệp .png của bạn sẽ xuất hiện ở giữa trang. Chọn hình ảnh png, nhấp vào Định dạng> Hình ảnh .

Menu “Định dạng ảnh” sẽ bật lên. Đầu tiên, hãy chuyển đến Kích thước .Word tự động thu nhỏ tác phẩm nghệ thuật của bạn, nhưng bạn có thể khắc phục điều đó bằng cách đặt chiều cao và chiều rộng thành 100%.

Tiếp theo, nhấp vào tab Bố cục và chọn tùy chọn “Phía sau văn bản”. Nhấp vào nút “Nâng cao” và đảm bảo rằng vị trí Tuyệt đối Ngang và Dọc được đặt thành Trang . Bây giờ nhấn ok để áp dụng tất cả các điều chỉnh định dạng ảnh này. Thiết kế tiêu đề thư của bạn bây giờ sẽ xuất hiện ở mức 100%. Điều chỉnh định vị nếu cần.

Đi tới Chế độ xem và bỏ chọn Đầu trang và Chân trang để bạn có thể rời khỏi vùng Đầu trang và Chân trang và bắt đầu chỉnh sửa vùng văn bản của mình. Bây giờ bạn không ở chế độ chỉnh sửa đầu trang và chân trang, thiết kế tiêu đề thư sẽ có vẻ bị mờ, nhưng nó sẽ không thực sự in theo cách đó, vì vậy hãy cho khách hàng của bạn biết điều đó. Điều chỉnh lề và kiểu đoạn văn của bạn như mong muốn. Nếu bạn nhấn return cho đến khi word tạo ra một trang mới cho bạn, bạn sẽ nhận thấy rằng thiết kế tương tự đã xuất hiện trên trang tiếp theo. Điều này là do bạn đã chèn thiết kế của mình vào phần đầu trang và chân trang của tài liệu và thiết kế sẽ tự động lặp lại trên mỗi trang bổ sung.

5. Lưu nó dưới dạng một mẫu

Đi tới Tệp> Lưu Dưới dạng. Chọn .dot làm định dạng của bạn và Lưu . Giờ đây, bạn có thể gửi mẫu tiêu đề thư Microsoft Word có thể chỉnh sửa cho khách hàng của mình!

6. Chuẩn bị mẫu tiêu đề thư Microsoft Word để in

Nếu khách hàng của bạn đang in mẫu tiêu đề thư Microsoft Word tại một máy in có thể in các trang tràn lề, hãy yêu cầu khách hàng của bạn lưu tệp đã hoàn thành dưới dạng tệp PDF để có kết quả in tốt hơn . In trực tiếp từ tài liệu Microsoft Word có thể có nhiều kết quả khác nhau. Để lưu mẫu dưới dạng PDF, hãy đi tới Tệp> In> Lưu vào PDF. Bây giờ tệp đã sẵn sàng để in 🙂

Điều quan trọng là phải cho khách hàng của bạn biết màu sắc trong mẫu tiêu đề thư Microsoft Word của bạn sẽ hiển thị màu sắc hơi khác so với thiết kế ban đầu. Khi tạo mẫu, mẹo là làm cho màu sắc của nó gần với thiết kế ban đầu nhất có thể – chúng chỉ đơn giản là sẽ không hiển thị theo cùng một cách cho dù thế nào đi nữa và nhất định trông khác khi được in ra. Nếu khách hàng của bạn có Adobe Acrobat hoặc Adobe Reader , bạn nên khuyên họ chỉnh sửa tiêu đề thư trong các chương trình đó vì chất lượng in sẽ cao hơn trong Microsoft Word.

Ngoài ra, nếu thiết kế bị tràn hoàn toàn và khách hàng của bạn muốn nó như một mẫu tiêu đề thư Microsoft Word, hãy đảm bảo thông báo cho họ rằng nó không thể được in đúng cách trên một máy in gia đình hoặc văn phòng thông thường, vì điều này sẽ dẫn đến lề trắng xung quanh các cạnh . Họ cần đưa thiết kế full-bleed đến một máy in chuyên nghiệp có thể in các thiết kế full-bleed.

Microsoft Word có rất nhiều nhược điểm và đơn giản là không ngang bằng với các chương trình chỉnh sửa đồ họa tiên tiến hơn khác, nhưng có thể là những gì khách hàng của bạn biết và bạn phải làm việc với điều đó.