Cần tìm gì trong Hệ thống quản lý nội dung (CMS)

Đằng sau mỗi trang web, có một CMS. Cho dù trang web của bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ hay bạn sử dụng nó để chia sẻ suy nghĩ của mình với mọi người, thì bạn sẽ sử dụng một CMS để đưa nội dung vào đó. Bạn cũng sẽ sử dụng CMS đó để cập nhật nội dung của mình, cho dù bạn đang thêm trang sản phẩm mới hay sửa lỗi đánh máy.

Đây là phần sơ lược về phần mềm CMS và thế giới quản lý nội dung web.

Hệ thống quản lý nội dung là gì?

Hệ thống quản lý nội dung, hay CMS, là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để tạo, chỉnh sửa, xuất bản và quản lý nội dung kỹ thuật số nói chung mà không cần viết mã. Về cơ bản, đó là giao diện bạn sử dụng để xuất bản nội dung trên một trang web. “Nội dung xuất bản” có thể bao gồm các bài đăng trên blog, trang web đa phương tiện và danh sách sản phẩm trong cửa hàng trực tuyến. CMS cũng cho phép bạn thêm hoặc sửa đổi các thành phần trên trang của mình.

CMS có thể là một phần của trình tạo trang web tất cả trong một, trong đó bạn thiết kế trang web của mình và tải nội dung lên trang web đó trong một ứng dụng duy nhất. Loại CMS này cho phép bạn xây dựng một trang web bằng cách sử dụng thiết kế theo khuôn mẫu và điền vào thiết kế đó bằng văn bản và phương tiện. Trong các giải pháp này, mặt sau (nơi bạn nhập nội dung) và mặt trước (những gì khách truy cập vào trang web nhìn thấy) được xử lý bởi cùng một công cụ.

Một CMS cũng có thể là “không đầu”, nghĩa là phần sau tách biệt với phần trước. CMS không đầu tích hợp với các công cụ khác mà bạn có thể sử dụng để quản lý trang web của mình.

Các tính năng cần tìm trong hệ thống quản lý nội dung tất cả trong một (CMS)

1. Vai trò và quyền của người dùng
2. Công cụ chỉnh sửa và xuất bản
3. Quản lý truyền thông
4. phân tích
5. Thiết kế đáp ứng và tối ưu hóa di động

Có các nền tảng CMS dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngân sách và trường hợp sử dụng. Bất kỳ CMS tất cả trong một tốt nào cũng phải có năm thành phần này.

1. Vai trò và quyền của người dùng. CMS cho phép bạn thiết lập các vai trò cụ thể cho những người tạo nội dung kỹ thuật số của công ty bạn. Bạn có thể chỉ định mọi người làm quản trị viên trang, biên tập viên, nhà văn, v.v. Mỗi vai trò có một bộ đặc quyền truy cập riêng.
2. Công cụ chỉnh sửa và xuất bản. Tất cả các hệ thống quản lý nội dung phổ biến hiện nay đều có giao diện thân thiện với người dùng giúp dễ dàng tạo nội dung mới và xuất bản nội dung đó lên web. Ví dụ: nếu bạn đang soạn thảo một bài đăng trên blog, bạn có thể thấy một cửa sổ chỉnh sửa trông giống như một trình xử lý văn bản. Bạn không cần biết cách viết mã để xuất bản trên một CMS hiện đại.
3. Quản lý truyền thông. Một CMS tốt giúp việc quản lý tài sản kỹ thuật số trở nên dễ dàng, tạo thư viện gồm tất cả hình ảnh và video bạn đã sử dụng trên trang web của mình.
4. Phân tích. Nhiều nền tảng CMS ngày nay đi kèm với các công cụ phân tích, có thể giúp bạn biết mọi người dành bao nhiêu thời gian trên trang web của bạn và họ đã xem những trang nào. Lưu ý rằng các phân tích thường không được bao gồm trong các giải pháp CMS miễn phí.
5. Thiết kế đáp ứng và tối ưu hóa di động. Với nhiều người hơn bao giờ hết mua sắm trên điện thoại di động và máy tính bảng của họ, bạn cần một trang web hiển thị chính xác trên các thiết bị này. Các nền tảng CMS tất cả trong một tiêu chuẩn thực hiện việc này một cách tự động, đảm bảo trang web của bạn trông đẹp mắt bất kể nó được xem trên thiết bị nào.

Lưu ý rằng một CMS không đầu có thể không có tất cả các tính năng này. Trong kiến ​​trúc CMS không đầu, bạn có thể chọn các công cụ khác để thực hiện một số quy trình công việc này.

Các tính năng cần tìm trong hệ thống quản lý nội dung thương mại điện tử (CMS)

1. Quản lý sản phẩm và hàng tồn kho
2. theo dõi đơn hàng
3. Quản lý khách hàng

Các doanh nghiệp thương mại điện tử có nhu cầu cụ thể từ CMS của họ. Nếu bạn đang tìm kiếm một CMS cho cửa hàng trực tuyến của mình, hãy đảm bảo rằng nó có ba khả năng này.

1. Quản lý sản phẩm và hàng tồn kho. Một CMS thương mại điện tử tốt sẽ giúp bạn quản lý hàng tồn kho và danh sách sản phẩm. Nếu CMS của bạn không đi kèm với khả năng theo dõi khoảng không quảng cáo, bạn có thể thêm một trình cắm hỗ trợ nó. Có plugin Shopify để làm việc đó cho trang web Shopify, plugin WordPress dành cho trang web WordPress, v.v.
2. theo dõi đơn hàng. Bạn sẽ cần phải theo dõi một đơn đặt hàng sau khi bạn gửi nó. Một CMS mạnh mẽ cũng có thể xử lý việc này hoặc bạn có thể sử dụng trình cắm theo dõi đơn hàng cho CMS của mình.
3. Quản lý khách hàng. Phần mềm Enterprise CMS thường có thể lưu trữ tên khách hàng, thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, lịch sử dịch vụ khách hàng, v.v. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ sử dụng một sản phẩm liên quan được gọi là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Bốn mẹo để chọn một hệ thống quản lý nội dung (CMS)

1. Xác định nhu cầu và mục tiêu của bạn
2. So sánh các tính năng và giá cả
3. Cân dễ sử dụng so với tính linh hoạt tối đa
4. Xác định nhu cầu hỗ trợ khách hàng của bạn

Khi bạn mua một CMS, bạn sẽ thấy có rất nhiều dịch vụ cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là bốn hướng dẫn để giúp bạn chọn đúng:

1. Xác định nhu cầu và mục tiêu của bạn. Xác định các mục tiêu của công ty bạn để tìm ra những gì bạn cần từ một CMS. Trang web của bạn sẽ xoay quanh cửa hàng thương mại điện tử, danh mục đầu tư, blog hay thứ gì khác hoàn toàn? CMS của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng duy trì loại trang web phù hợp cho công ty của mình. Hãy nhớ rằng bạn có thể có một CMS cho trang web cốt lõi của mình và một CMS cho blog của bạn.
2. So sánh các tính năng và giá cả. Các gói cơ bản dành cho trình tạo trang web tất cả trong một như Wix, Squarespace, Shopify và Weebly dao động từ $8 đến $12 mỗi tháng. WordPress, cung cấp năng lượng cho một số trang web lớn, cung cấp nhiều chức năng và giá cả hơn.
3. Cân dễ sử dụng so với tính linh hoạt tối đa. Một CMS tất cả trong một giúp giảm lượng chi phí kỹ thuật bạn sẽ có với trang web của mình, mang lại lợi thế lớn về tính dễ sử dụng. Nhược điểm chính của CMS tất cả trong một là bạn có thể bị giới hạn bởi thiết kế và chức năng theo khuôn mẫu mà nó cung cấp. Một CMS không có đầu cho phép tùy chỉnh nhiều hơn và chức năng phức tạp hơn, nhưng thông thường bạn sẽ cần tài nguyên kỹ thuật để xây dựng và duy trì một trang web có kiến ​​trúc không có đầu.
4. Xác định nhu cầu hỗ trợ khách hàng của bạn. Một số nền tảng CMS tất cả trong một đi kèm với dịch vụ hỗ trợ khách hàng như một phần của đăng ký trả phí. Các nền tảng khác có thể đăng thông tin giải thích về sản phẩm và video hướng dẫn, nhưng chúng có thể không cung cấp nhiều hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng. Nếu hỗ trợ người dùng chu đáo quan trọng với bạn, hãy dành thời gian so sánh trực tiếp loại hỗ trợ mà mỗi nền tảng cung cấp cho người đăng ký.

Cách triển khai hệ thống quản lý nội dung truyền thống (CMS)

1. Kết nối CMS với miền của bạn và chỉ định quản trị viên
2. Nhập nội dung và thiết lập cấu trúc trang web
3. Tùy chỉnh thiết kế và chức năng
4. Đào tạo người dùng và thiết lập quy trình công việc

Nói chung, việc triển khai hệ thống quản lý nội dung tất cả trong một yêu cầu bốn bước sau.

1. Kết nối CMS với miền của bạn và chỉ định quản trị viên. Khi bạn đã chọn một CMS truyền thống, bước đầu tiên là kết nối nó với miền của bạn. Sau đó, bạn sẽ chỉ định quản trị viên trang web để duy trì trang web của mình. Các nền tảng này cung cấp các mức giá khác nhau phù hợp với số lượng quản trị viên khác nhau.
2. Nhập nội dung và thiết lập cấu trúc trang web. Sau khi kết nối, bạn có thể sẽ chọn một mẫu thiết kế và sử dụng nó để bắt đầu xây dựng trang web của mình. Tất cả các trang web đều có trang chủ; ngoài ra, bạn có thể thêm blog, cửa hàng hoặc các trang tiếp thị phụ trợ. Cấu trúc trang web chính xác phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp của bạn. (Lưu ý: Bạn có thể sử dụng các CMS khác nhau cho trang web chính, cửa hàng và/hoặc blog của mình. Điều này làm tăng thêm độ phức tạp nhưng vẫn có thể thực hiện được.)
3. Tùy chỉnh thiết kế và chức năng. Với cấu trúc cơ bản được thiết lập, bạn sẽ có thể tùy chỉnh thiết kế, điều hướng và các tính năng tương tác của trang web. Có kiến ​​thức làm việc về giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) có thể giúp bạn thực hiện bước này.
4. Đào tạo người dùng và thiết lập quy trình công việc. Với trang web hiện đã được thiết lập, quản trị viên có thể đào tạo các thành viên khác trong nhóm—nhà tiếp thị, nhà văn, giám đốc bán hàng, v.v.—cách sử dụng CMS. Các thành viên nhóm này sẽ được cấp các quyền cụ thể đối với trang web để cho phép họ thêm nội dung mới mà không vô tình làm hỏng trang web hoặc khiến trang web hoạt động sai.