Cần cắt giảm chi phí? Bắt đầu với 10 ý tưởng tiết kiệm tiền này

Không ai trong chúng ta miễn nhiễm với những gì đang xảy ra trong nền kinh tế, buộc nhiều chủ doanh nghiệp và giám đốc điều hành phải xem xét các cách để cắt giảm chi phí. Gần đây, tôi đã yêu cầu đội ngũ lãnh đạo của mình xem xét kỹ càng các khoản chi phí của họ để xác định những gì có thể và nên cắt giảm, đồng thời đánh giá tác động của những khoản tiết kiệm cụ thể đó đối với doanh nghiệp.

Tìm cách tiết kiệm tiền trong doanh nghiệp của bạn không phải lúc nào cũng rõ ràng như bạn nghĩ và có thể đến từ một số nơi thường không được xem xét. Ở đây tôi phác thảo mười ý tưởng tiết kiệm tiền mà tất cả các chủ doanh nghiệp nên xem xét.

Liên quan: 7 thói quen lỗi thời sẽ làm tê liệt công việc kinh doanh của bạn

1. Loại bỏ tận gốc sự không hiệu quả của quy trình

Hãy xem công nghệ có thể đóng vai trò như thế nào trong việc nâng cao hiệu quả. Bạn có thể sử dụng công nghệ như thế nào để giảm thiểu thời gian, công sức và tiền bạc ở những nơi không cần thiết? Cho dù đó là dữ liệu phân tích giúp bạn tiếp thị nhanh hơn hay cải tiến quy trình giúp chuỗi cung ứng của bạn hoạt động hiệu quả hơn — cộng với việc có các quy trình tốt xung quanh nơi bạn chi tiền.

Đối với các dự án lớn hơn, hãy nhận ba báo giá từ các nhà cung cấp riêng biệt trước khi đặt hàng. Hãy chắc chắn rằng bạn thương lượng chi phí tốt nhất có thể cho một giao dịch mua có ý nghĩa. Hãy yên tâm rằng những gì bạn đang mua là phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Liên quan: Làm thế nào để loại bỏ sự kém hiệu quả đang ăn doanh thu của bạn

2. Giảm chi phí văn phòng

Tôi nghĩ rằng tâm lý của sự xảo quyệt là điều cần thiết. Điều tôi muốn nói khi nói bừa bãi là ngoan cố và quyết tâm không hoang phí. Hãy suy nghĩ địa phương và thiết lập mối quan hệ với các doanh nghiệp địa phương. Ví dụ, trong ngành của chúng tôi, chúng tôi mua, sản xuất và in tem nhãn cho khách hàng và thương hiệu của mình. May mắn thay, nhà cung cấp tem nhãn của chúng tôi thực sự ở dưới phố, vì vậy chúng tôi đang tiết kiệm tiền cho chi phí vận chuyển. Việc sử dụng mạng cục bộ đảm bảo bạn sẽ nhận được mức giá tốt nhất, không chỉ về chi phí trực tiếp mà còn về thời gian và công sức.

3. Đảm bảo bạn có đúng nhân viên cho đúng vai trò

Điều này tóm lại là “đúng người, đúng chỗ”. Khi bạn nhìn vào thế giới ngày nay và nguồn lao động, vì nhiều lý do, bị thu hẹp như thế nào, thì việc chọn đúng người vào một vai trò gắn bó nhiệt tình là rất quan trọng. Họ nhận được nó, họ muốn nó và họ có thể làm được. Về lâu dài, điều đó giúp tăng hiệu quả và tiết kiệm. Điều hành một doanh nghiệp mà bạn không có đúng người vào đúng vị trí khiến mọi thứ trở nên cồng kềnh và đầy thách thức.

Trong hầu hết các doanh nghiệp, tiếp thị có xu hướng là thứ mà các công ty có thể chi tiêu quá mức. Đó là lý do tại sao cần có người tiếp thị phù hợp vào đúng vị trí. Người này có các mối quan hệ và chuyên môn, đồng thời biết khi nào nhà tư vấn có thể làm điều gì đó và khi nào điều gì đó nên được xử lý nội bộ.

Giữ chân nhân viên cũng giúp ích. Các đội có phản ứng hóa học, họ hiểu cách mọi người vận hành và họ phát huy điểm mạnh và điểm yếu của nhau. Khi bạn liên tục thay người trong nhóm, đó là tất cả việc học phải được thực hiện lại thay vì thực hiện công việc.

Liên quan: 5 chiến lược hiệu quả để giữ chân nhân viên

4. Mở rộng trên phương tiện truyền thông xã hội và sự tham gia của cộng đồng

Tôi đã thấy các thương hiệu kết nối tổ chức với người tiêu dùng một cách hiệu quả thông qua mạng xã hội. Một điều cần hiểu là nội dung của bạn phải tự nhiên và do người dùng tạo, không theo kịch bản hoặc quá bóng bẩy. Tự mình ghi lại nội dung so với việc trả hàng ngàn đô la cho một người có ảnh hưởng hoặc đại lý có lợi ích chi phí. Nhưng còn một lý do lớn hơn khiến bạn muốn chọn con đường này.

Người tiêu dùng ngày nay nhìn thấy ngay nội dung được sản xuất và chỉnh sửa nhiều. Thay vào đó, họ theo dõi, hợp tác, mua hàng và trung thành với những thương hiệu dễ liên hệ, không quá coi trọng bản thân và không gặp vấn đề gì khi minh bạch về mọi khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của mình.

Ngồi với các nhóm tiếp thị và tài chính của bạn để xác định tỷ lệ phần trăm ngân sách hàng năm cần được phân bổ cho việc mua thiết bị và quảng cáo bài đăng. Sử dụng dữ liệu và phân tích để xác định bài đăng nào giúp bạn đạt được mục tiêu của mình (ví dụ: tương tác, lượt xem, chuyển đổi, v.v.) và đặt cược tương ứng.

5. Tinh chỉnh, sau đó tự động hóa

Khi bạn đang nói về hậu cần và vận chuyển và phần vận hành của doanh nghiệp, bạn càng tự động hóa các đơn đặt hàng của mình trong và ngoài cửa, bạn sẽ càng làm việc hiệu quả hơn. Điều này hy vọng có nghĩa là bạn sẽ có nhiều băng thông hơn để dành thời gian làm những việc khác, phải không?

Tôi cũng tin vào việc giảm thiểu số lần nhấp chuột và các điểm yếu trong quy trình bán hàng của bạn. Luôn có sẵn thông tin, vì vậy nhân viên không cần phải nhấp vào năm màn hình khác nhau để đến nội dung họ cần hoàn thành. Bạn muốn giải phóng thời gian bán hàng và giảm thời gian cho các công việc hành chính. Ví dụ: bạn có thể tự động lập hóa đơn hoặc sử dụng dịch vụ hợp nhất các tài khoản phải trả của mình, vì vậy bạn không phải trả tiền cho ai đó cho việc đó.

Liên quan: Bạn muốn cải thiện hiệu quả tại nơi làm việc? Cải thiện động lực nhóm của bạn trước tiên.

6. Cắt giảm chi phí hoạt động

Nếu bạn có thể điều hành tất cả các khía cạnh kinh doanh của mình dưới một mái nhà, thì đó là điều lý tưởng. Ví dụ: nếu bạn hoàn thành việc vận chuyển hoặc sản xuất sản phẩm của mình tại công ty, thì bạn không muốn ở ba tòa nhà khác nhau — bạn muốn ở trong một tòa nhà để có thể sắp xếp mọi thứ, tận dụng tối đa nhân viên của mình, sử dụng tối đa không gian và sản lượng cao nhất có thể.

Bạn không muốn ngồi trên hàng tấn không gian văn phòng vì điều đó đang làm chảy máu tiền của bạn. Bất cứ điều gì bạn có thể làm để thoát khỏi những tình huống đó càng sớm càng tốt, bạn sẽ càng có lợi hơn. Tìm kiếm các không gian làm việc chung cũng có thể đáng giá trong một số trường hợp nhất định.

7. Nhìn vào bảo hiểm và dòng tiền

Bạn cần có một người có kinh nghiệm, biết những câu hỏi phù hợp để hỏi, hiểu nhu cầu kinh doanh của bạn và chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền liên quan đến bảo hiểm. Đối với các lợi ích sức khỏe của nhân viên, hãy đảm bảo rằng mọi người có quyền lựa chọn và có một lựa chọn có ý nghĩa đối với cả doanh nghiệp và nhân viên. Ngoài việc đảm bảo rằng bạn không được bảo hiểm dưới mức hoặc bảo hiểm quá mức, điều quan trọng hơn là bạn phải được bảo hiểm đúng cách.

Tránh các khoản vay ngắn hạn, ứng trước tiền mặt và vay với lãi suất cao. Nếu bạn đang mua những thứ bằng tín dụng, hãy trả hết. Và đừng để bị đập tan với lãi suất. Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ mua những gì bạn cần. Tất cả những yếu tố đó tạo nên dòng tiền tốt.

Một trong những điều mà cố vấn CEO của tôi luôn nói là luôn cần có một số lượng nhất định trong ngân hàng. Vì vậy, nếu chúng tôi thậm chí đã đến gần con số đó, anh ấy sẽ gửi chuông báo cháy. Tất cả đều cùng nhau đánh giá mọi thứ, cắt giảm những thứ chúng tôi không cần và đảm bảo rằng vị thế tiền mặt của công ty là thứ mà chúng tôi cảm thấy thoải mái. Bằng cách này, chúng tôi có thể ngủ vào ban đêm và biết rằng mình đang ở trong tình trạng tốt. Đó chỉ là một trong những tâm lý trường học cũ luôn mắc kẹt với tôi.

8. Tuyển nhân viên hay thuê ngoài?

Nếu bạn không có chuyên môn, bạn cần phải cực kỳ chọn lọc để đảm bảo rằng bạn không chỉ là người khôn ngoan và ngu xuẩn. Tôi luôn nói rằng bạn không muốn bước qua những tờ đô la để nhặt những đồng xu. Nếu bạn có thể tiết kiệm tiền lương và những thứ khác, điều đó thật tuyệt, nhưng bạn phải đặt KPI.

Bạn phải hiểu (và truyền đạt) những kỳ vọng của bạn từ những nhà thầu độc lập này; nếu không, bạn sẽ tiêu nhiều tiền mà không thấy lợi ích gì từ nó. Và đó là ném tiền ra ngoài cửa sổ. Vì vậy, có một chút khó khăn-22 ở đó. Bạn sẽ tiết kiệm được tiền ngoài lề nhưng phải có thước đo để đảm bảo chúng đang hoạt động.

Liên quan: 8 người bạn nên thuê để phát triển công ty khởi nghiệp của mình nhanh chóng

9. Giảm chi phí đi lại

Nếu bạn không phải đi du lịch, đừng. Nhưng khi bạn cần đi du lịch, hãy đi du lịch một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng có một chính sách du lịch tốt về bữa ăn, khách sạn, chuyến bay, v.v. Những chi phí này có thể tăng vọt nếu bạn không kiểm soát được. Sử dụng Zoom, Teams và các ứng dụng nhắn tin khác khi có thể, đồng thời tiết kiệm chi phí trong việc quản lý việc đi lại.

Liên quan: 9 chi phí kinh doanh bạn có thể giảm hoặc loại bỏ để tiết kiệm hàng ngàn

10. Chuyên môn hóa những gì bạn giỏi

Vì vậy, bạn là một hoạt động bán hàng và tiếp thị, và bạn đang gặp khó khăn. Sau đó, đột nhiên, bạn quyết định sẽ bắt đầu đóng gói, nhưng bạn không biết phải làm như thế nào. Đây có lẽ là công thức dẫn đến thất bại vì bạn không tập trung vào những lĩnh vực mà bạn giỏi, và bạn đang dành thời gian và công sức để cố gắng học những thứ mà bạn không cần. Nhưng điều tốt đẹp về cách thế giới là ai đó ngoài kia có thể làm được; bạn cần phải tìm đúng đối tác.

Cẩn thận với tiền bạc không có nghĩa là ham rẻ – hoàn toàn ngược lại. Nó có nghĩa là tôn trọng giá trị của số tiền mà khách hàng giao phó cho công ty của bạn đối với hàng hóa và dịch vụ mà họ quan tâm.

Liên quan: Làm thế nào để chuyên môn hóa mà không khóa Startup của bạn ra khỏi thị trường