Cách viết tài liệu yêu cầu kinh doanh

Đối với bất kỳ quyết định kinh doanh quan trọng nào, bạn cần cân nhắc những ưu và nhược điểm, rủi ro và lợi tức đầu tư tiềm năng. Tài liệu yêu cầu kinh doanh là nơi mô tả kỹ lưỡng một dự án theo định dạng có tổ chức.

Dưới đây là một số hướng dẫn để viết tài liệu yêu cầu kinh doanh toàn diện (được gọi là BRD) mà bạn có thể sử dụng để trình bày rõ cơ sở, mục tiêu và tầm nhìn chung cho nỗ lực kinh doanh tiếp theo của mình.

Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ là gì?

Tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD) là một mô tả chính thức về các mục tiêu của dự án mới. Nó vạch ra lý do tại sao công ty bắt tay vào dự án, phạm vi nỗ lực, những rủi ro hoặc hạn chế quan trọng cần xem xét và việc triển khai thành công sẽ như thế nào.

Bạn có thể sử dụng BRD để xác định “tại sao” và “cái gì” của một dự án—tất cả những gì nó đòi hỏi và nó sẽ mang lại lợi nhuận như thế nào cho công ty của bạn. Một tài liệu riêng biệt, tài liệu yêu cầu chức năng (FRD), cung cấp chi tiết về việc thực hiện dự án—”cách thức”.

Những lợi ích của việc viết một tài liệu yêu cầu kinh doanh là gì?

Viết BRD cho một dự án mới cho phép bạn:

• Xác định nhu cầu kinh doanh. BRD phác thảo lý do tại sao doanh nghiệp cần thực hiện dự án và những lợi ích nào có thể đến từ dự án đó. Điều này làm giảm sự không chắc chắn, mơ hồ và lo lắng khi doanh nghiệp của bạn thực hiện một dự án mới.
• Tăng cường tính minh bạch. BRD cải thiện khả năng hiển thị dự án giữa những người làm việc trong dự án và trưởng bộ phận mà họ báo cáo. Chúng cũng cho phép giao tiếp rõ ràng hơn với các nhà cung cấp.
• Phát huy hiệu quả. Việc vạch ra ngân sách trước đặt ra các kỳ vọng rõ ràng từ trên xuống để các nhà cung cấp hiểu được các thông số của dự án và các nhà quản lý dự án luôn nắm rõ.

Các thành phần của tài liệu yêu cầu nghiệp vụ

BRD nên chứa tất cả thông tin mà các bên liên quan có thể cần để hiểu các mục tiêu và thông số của dự án. Điêu nay bao gôm:

• Mục tiêu dự án. Còn được gọi là tóm tắt điều hành, phần này thảo luận về các mục tiêu của bạn cho dự án mới. Ví dụ: nếu bạn muốn tối ưu hóa quảng cáo trên Facebook, mục tiêu dự án của bạn có thể là tăng 30% lợi tức đầu tư (ROI) của những quảng cáo đó.
• Quản trị dự án. Phần này giải thích ai sẽ giám sát dự án và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả của dự án. Bạn có thể sẽ chỉ định một người quản lý duy nhất để lãnh đạo nhóm dự án. Sử dụng phần này để bố trí cấu trúc nhóm.
• các bên liên quan. Sử dụng phần này để xác định các bên liên quan chính cộng với các nhân viên khác và các đối tác bên ngoài có thể quan tâm đến việc thực hiện dự án. Các bên liên quan có thể bao gồm C-suite của doanh nghiệp, ban giám đốc và lãnh đạo bộ phận cụ thể, cũng như các bên liên quan đến việc thực hiện dự án hàng ngày. Phần này nên bao gồm các mô tả chi tiết về vai trò và trách nhiệm của từng bên liên quan.
• Yêu cầu chức năng. Phần này sẽ xác định các tài nguyên bạn sẽ cần để đưa dự án thành hiện thực. Bạn có cần đầu tư vào phần mềm quản lý dự án mới không? Bạn sẽ cần nhân viên tạm thời hoặc nhà thầu độc lập? Nếu dự án liên quan đến việc phát triển một sản phẩm mới, bạn sẽ sản xuất nguyên mẫu của mình như thế nào? Tất cả các chi phí liên quan là gì?
• Phạm vi công việc. Mặc dù tất cả các phần của BRD đều quan trọng nhưng phần phác thảo phạm vi của dự án được cho là quan trọng nhất. Phạm vi dự án được xác định rõ ràng sẽ xác định các mốc quan trọng, sản phẩm bàn giao và tiêu chí chấp nhận cho sản phẩm cuối cùng.
• Giới hạn dự án. Phần này của tài liệu phác thảo các hạn chế của dự án. Những yếu tố này bao gồm ngân sách dự án, nguồn lực của công ty (cả công cụ và con người), giới hạn công nghệ và sự sẵn có của bất kỳ đối tác kinh doanh bên ngoài nào.
• Rủi ro kinh doanh. Phần này phác thảo những rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc thực hiện dự án. Chỉ định cho mỗi rủi ro một mức độ ưu tiên và khả năng xảy ra, tiếp theo là các chiến lược giảm thiểu và chỉ định người chịu trách nhiệm phòng ngừa và giảm thiểu.
• Phân tích lợi ích chi phí. Quá trình này cho phép các bên liên quan hiểu được lợi ích kinh tế và chi phí của một dự án. Phân tích này có thể giúp họ quyết định xem nó có đáng để theo đuổi hay không. Một phân tích lợi ích chi phí hoàn chỉnh xem xét chi phí trực tiếp (ví dụ: nguyên liệu thô), chi phí gián tiếp (ví dụ: chi phí chung), chi phí vô hình (ví dụ: chi phí cơ hội hoặc thiệt hại về uy tín) và chi phí rủi ro (sự chậm trễ, công việc ngoài kế hoạch, v.v.); sau đó nó so sánh chúng với giá trị ước tính của lợi ích thu được từ dự án. Đây cũng có thể là hữu hình (lợi nhuận) hoặc vô hình (thương hiệu thiện chí).
• Các chỉ số thành công. Phần này nên bao gồm thông tin về cách bạn sẽ đo lường một dự án thành công. Kết quả mong muốn của bạn cho dự án là gì? Ở mức tối thiểu, phần này nên thảo luận về ROI dự kiến ​​như là kết quả trực tiếp của dự án—hoặc phạm vi tổn thất tránh được do triển khai dự án.

Làm thế nào để viết một tài liệu yêu cầu kinh doanh

Cách tốt nhất để viết BRD là có một mẫu hiện có mà bạn có thể nhanh chóng điền vào để đáp ứng nhu cầu của từng dự án cụ thể. Khi xây dựng tài liệu yêu cầu kinh doanh đầu tiên của bạn, nó giúp tuân thủ các phương pháp hay nhất sau:

• đại biểu. Một nhà phân tích kinh doanh thường phác thảo BRD và đánh giá các nhu cầu kinh doanh và chi phí liên quan đến dự án. Người quản lý dự án giám sát việc thực hiện BRD và giám đốc dự án có thể theo dõi tiến độ của người quản lý và báo cáo với lãnh đạo công ty.
• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Viết BRD của bạn bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ tiếp cận. Tránh biệt ngữ—bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan có thể dễ dàng hiểu thông tin trong BRD.
• Viết tài liệu sống. BRD không cần in ra giấy và cất trong tủ hồ sơ, không bao giờ thay đổi. Bằng cách lưu trữ BRD của bạn trên đám mây và cho phép các bên liên quan thích hợp có khả năng chỉnh sửa, bạn có thể cho phép BRD có thể phát triển khi bạn và đồng nghiệp của mình tìm hiểu thêm về nhu cầu của dự án và giải pháp cho các vấn đề.
• Bao gồm hỗ trợ trực quan. Khi thích hợp, hãy kết hợp các yếu tố trực quan, chẳng hạn như biểu đồ, bảng, sơ đồ và hình minh họa để làm cho BRD hấp dẫn và dễ hiểu hơn.
• Hợp tác. BRD không bao giờ được viết bởi một bên liên quan—trừ khi bạn đang điều hành doanh nghiệp của mình một mình. Có được xác nhận từ một nhóm đại diện của các bên liên quan để đảm bảo rằng BRD của bạn đáp ứng càng nhiều nhu cầu tiềm năng của dự án càng tốt.