Cách viết một bản tóm tắt thuyết phục về điều hành + 5 ví dụ trong thế giới thực

Tóm tắt điều hành là một phiên bản rút gọn của một tài liệu dài hơn — tl; dr của thế giới kinh doanh. Các bản tóm tắt điều hành thường đi kèm với các tài liệu báo cáo, mặc dù có những bối cảnh khác mà bạn có thể cần một bản tóm tắt (ví dụ: thông cáo báo chí).

Mặc dù tất cả các bản tóm tắt điều hành đều cung cấp những điểm nổi bật về một ý tưởng, bài thuyết trình hoặc suy nghĩ thành công, nhưng để viết một bản tóm tắt điều hành thuyết phục cần phải có sự khéo léo và một chút chiến lược – một bản tóm tắt thu hút được sự quan tâm và ủng hộ ngay từ dòng đầu tiên.

Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết cách viết một bản tóm tắt điều hành, bao gồm cách xác định những bit nào cần cắt và những bit nào nên giữ lại.

Khi nào sử dụng tóm tắt điều hành

Hãy đặt mình vào vị trí của khán giả và xem xét thông tin nào là quan trọng nhất đối với họ. Nếu bạn đang viết một bản tóm tắt điều hành để đi kèm với một thông cáo báo chí, thông tin nên được tập trung vào thương hiệu của bạn và một số yếu tố khác biệt chứng tỏ mọi người nên quan tâm đến những gì thương hiệu của bạn đang làm. Nếu bạn đang viết báo cáo cổ đông hàng năm, bạn sẽ muốn tập trung ít hơn vào việc mô tả công ty của mình và nhiều hơn vào việc công ty của bạn đã và được dự đoán sẽ có lợi nhuận như thế nào.

Điều quan trọng nhất cần nhớ ở đây là tập trung vào khán giả của bạn — đừng quá bận tâm về cái mà báo cáo hoặc tóm tắt điều hành của bạn được gọi là gì. Hãy nghĩ xem ai đang thực sự đọc nó.

Do đó, bạn có thể muốn xem xét các định dạng khác nhau để viết một bản tóm tắt điều hành. Mặc dù bạn chắc chắn có thể đặt nó trong một tệp pdf, nhưng bạn cũng có thể làm cho nó dễ quét và dễ tiêu hóa hơn với các định dạng khác. Có lẽ bạn sẽ tạo một đồ họa đi kèm hoặc bạn sẽ sử dụng các trang trình bày nếu bạn đang trình bày trực tiếp với khán giả. Để dễ dàng phân phối, bạn cũng có thể muốn xuất bản tóm tắt điều hành của mình trên trang web của bạn ở đâu đó.

Cách viết một bản tóm tắt điều hành hiệu quả

Không có cách tiếp cận chung nào để viết một bản tóm tắt điều hành hiệu quả, bởi vì nó luôn phụ thuộc vào bối cảnh và người bạn đang viết nó cho mục đích gì. Thông tin quan trọng và hấp dẫn nhất thay đổi tùy theo tình huống.

Tóm tắt điều hành cho một đề xuất sẽ đọc rất khác so với một báo cáo nhìn ngược. Phần trước có thể thuyết phục và hướng tới tương lai hơn, trong khi phần sau sẽ nêu bật một số thành công và chiến thắng mà khán giả có thể mong đợi thấy trong báo cáo tiếp theo. Nhưng tất cả mọi người viết một bản tóm tắt điều hành nên xem xét những điều sau đây.

1. Trả lời các câu hỏi đúng

Khi viết tóm tắt điều hành của bạn, hãy đảm bảo trả lời các câu hỏi sau (số lượng câu hoặc đoạn văn bạn dành cho mỗi câu sẽ khác nhau tùy thuộc vào đối tượng của bạn):

• Thương hiệu của bạn là ai?
• Văn bản sau nói về điều gì?
• Tại sao khán giả của bạn nên quan tâm?
• Người đọc nên hào hứng với những điểm nổi bật nào?

2. Giữ cho nó ngắn gọn

Về độ dài, hãy giữ phần tóm tắt điều hành của bạn ở một đến bốn đoạn. Một lần nữa, đây là ngữ cảnh. Ví dụ, một bản tóm tắt điều hành cho một kế hoạch kinh doanh sẽ chi tiết hơn bản tóm tắt đi kèm với một thông cáo báo chí.

3. Yêu cầu ai đó chỉnh sửa bản tóm tắt của bạn

Chỉnh sửa là một bước thiết yếu để soạn thảo một bản tóm tắt điều hành. Bạn thậm chí có thể cân nhắc thuê một nhà văn chuyên nghiệp để xử lý nó cho bạn. Nếu bạn không có thời gian hoặc ngân sách cho việc đó, hãy cân nhắc gửi bản tóm tắt điều hành dự thảo của bạn cho một thành viên trong nhóm đáng tin cậy. Hãy nhớ nói ngắn gọn cho họ về mục đích của bản tóm tắt điều hành và ai sẽ đọc nó.

4. Viết phiên bản soạn sẵn

Bạn cũng có thể sử dụng lại và sử dụng lại bản tóm tắt hoặc mẫu điều hành của mình dựa trên ngữ cảnh. Viết một bản tóm tắt điều hành chung chung để sử dụng cho những thứ như báo cáo hàng năm, thông cáo báo chí và tài liệu giới thiệu. Sau đó, bạn có thể làm lại bản tóm tắt điều hành này cho các mục đích cụ thể hơn, như báo cáo tài chính hoặc đề xuất sản phẩm mới.

Hãy nhớ rằng, bản tóm tắt điều hành của bạn nên tạo tiền đề cho bất kỳ điều gì sắp xảy ra tiếp theo. Bản tóm tắt điều hành là ấn tượng đầu tiên đối với khán giả của bạn, vì vậy hãy nghĩ xem bạn muốn ấn tượng đó là gì và sau đó tạo bản tóm tắt của bạn về điều đó.

Các ví dụ tóm tắt điều hành

FIGS trang quan hệ nhà đầu tư

Thương hiệu quần áo chăm sóc sức khỏe và phong cách sống FIGS có cái gọi là “tổng quan về công ty” để phục vụ như một bản tóm tắt điều hành trên trang quan hệ nhà đầu tư của mình. Tổng quan về công ty mô tả thương hiệu FIGS và nêu bật một số điểm bán hàng lớn nhất của nó: nền tảng quần áo chăm sóc sức khỏe DTC lớn nhất; hình thức và chức năng; và khả năng chi trả.

FIGS sử dụng những yếu tố khác biệt này để minh họa sức mạnh của cộng đồng, đây là một dấu hiệu tích cực cho khả năng sinh lời và tăng trưởng trong dài hạn — hai điều quan trọng mà các nhà đầu tư tìm kiếm.

Báo cáo về tính bền vững của Allbirds

Allbirds cũng sử dụng bản tóm tắt điều hành để mô tả công ty hoạt động theo sứ mệnh của mình. Tính bền vững là một đặc điểm chính của thương hiệu Allbirds và báo cáo bền vững sẽ được đọc bởi người tiêu dùng và nhà đầu tư, những người quan tâm đến tác động môi trường của công ty. Do đó, nó sử dụng bản tóm tắt điều hành cho báo cáo phát triển bền vững năm 2020 để làm nổi bật các sáng kiến ​​có ý thức về môi trường của công ty.

Không chỉ vậy, Allbirds còn đi sâu vào các đối thủ cạnh tranh của mình, lưu ý rằng ngành công nghiệp giày dép góp phần gây hại môi trường như thế nào. Allbirds cần lưu ý rằng họ điều hành Tập đoàn B được chứng nhận của mình một cách bền vững, biết rằng khán giả có khả năng đầu tư vào chủ đề này.

Thông cáo báo chí Love Your Melon

Love Your Melon có một bản tóm tắt điều hành chung, được soạn sẵn mà nó sử dụng trong các thông cáo báo chí như thế này. Bản tóm tắt điều hành này dành cho nhiều đối tượng hơn và có thể đã được sử dụng lại cho nhiều mục đích khác nhau.

Ở đây, bản tóm tắt điều hành có tiêu đề “About Love Your Melon” và mô tả sứ mệnh của thương hiệu trong việc chống lại bệnh ung thư ở trẻ em. Love Your Melon cũng bao gồm các chỉ số cụ thể — luôn lý tưởng cho mục đích thuyết phục, đặc biệt là vì các con số không biết nói dối — chào hàng 215.000 chiếc mũ quà tặng cho trẻ em và 8,3 triệu đô la quyên góp. Hơn nữa, bản tóm tắt điều hành cung cấp lời kêu gọi hành động (CTA) để người đọc tìm hiểu thêm về thương hiệu trên phương tiện truyền thông xã hội.

Báo cáo tác động LSTN

LSTN Sound Co. là một thương hiệu khác cam kết thực hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR). Như vậy, nó xuất bản một báo cáo tác động hàng năm. Mặc dù nó không có một bản tóm tắt dành riêng cho người điều hành, nhưng có những phần ở phần đầu của báo cáo thể hiện vai trò đó. Báo cáo bắt đầu bằng một bài viết về thương hiệu và sứ mệnh của nó.

Tiếp theo, chúng ta thấy một câu duy nhất mô tả những gì có thể là tuyên bố sứ mệnh của thương hiệu.

Và cuối cùng là thư giới thiệu của nhà đồng sáng lập Bridget Hilton.

Bạn có thể cho rằng “bản tóm tắt điều hành” này quá dài, nhưng nó được chia thành ba phần riêng biệt, mỗi phần có trang và hình ảnh riêng. Trong một số trường hợp, các bản tóm tắt điều hành dài hơn sẽ có tác dụng — đặc biệt là khi chúng được kết hợp với các yếu tố khác của thương hiệu của bạn.

Báo cáo tác động của Cotopaxi

Cotopaxi, một thương hiệu quan tâm đến CSR khác, cũng xuất bản một báo cáo tác động hàng năm nêu chi tiết những đóng góp của nó đối với các mục tiêu xã hội và bền vững. Phần sau hiển thị dưới dạng tóm tắt điều hành — có tiêu đề “Tổng quan” —trong báo cáo năm 2020:

Bản tóm tắt rất dễ hiểu và đơn giản, tập trung vào sứ mệnh và nguyên tắc của thương hiệu cũng như tính kịp thời của đại dịch COVID-19. Nó tạo tiền đề cho phần còn lại của báo cáo, cho người đọc thấy rằng họ sẽ tìm hiểu thêm về các nguyên tắc nội bộ mới của Cotopaxi và cách nó phát triển để hỗ trợ các nhóm và các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi COVID-19.

Bạn đã sẵn sàng để viết tóm tắt điều hành của mình

Bản tóm tắt điều hành của bạn không chỉ là phần giới thiệu cho một báo cáo hoặc tài liệu. Nó đóng vai trò là cuộn phim nổi bật thu hút khán giả của bạn. Viết một bản tóm tắt điều hành thuyết phục chắc chắn sẽ mất một vài lần thử, nhưng bằng cách làm theo lời khuyên trong bài đăng này, bạn sẽ ổn trên con đường của mình.

---

Sẵn sàng tạo doanh nghiệp đầu tiên của bạn? Bắt đầu dùng thử Shopify miễn phí trong 14 ngày — không cần thẻ tín dụng.