Cách viết một bản ghi nhớ hiệu quả: Các thành phần và mẹo phổ biến

Trước thời đại máy tính, các bản ghi nhớ bằng văn bản là phương thức giao tiếp trên thực tế tại nơi làm việc. Bất cứ khi nào cần gửi thông báo tới một số lượng lớn nhân viên, một bản ghi nhớ sẽ được viết trên một tờ giấy, sao chép và gửi đến hộp thư đến ngoài đời thực (khay trên bàn của bạn hoặc hộp thư nhỏ).

Ngày nay, các doanh nghiệp vẫn giao tiếp qua bản ghi nhớ, nhưng email đã khiến quá trình này trở nên không cần giấy tờ. Bất cứ khi nào bạn sử dụng email để gửi thông tin cập nhật của công ty cho nhiều nhân viên, bạn đang viết một bản ghi nhớ.

Bản ghi nhớ là gì?

Một bản ghi nhớ, hoặc một bản ghi nhớ, là một thông điệp bằng văn bản được sử dụng để truyền đạt thông tin cần thiết cho một nhóm người trong một nơi làm việc. Các doanh nghiệp sử dụng bản ghi nhớ để thông báo mọi thứ, từ những sự kiện nhỏ trong văn phòng, như thông báo cho nhân viên rằng máy pha cà phê bị hỏng, đến những tin tức lớn của công ty, như thông báo về việc tuyển dụng Giám đốc điều hành mới. Bản ghi nhớ giúp nhân viên thống nhất quan điểm và giúp thúc đẩy văn hóa minh bạch của công ty bằng cách chia sẻ thông tin với mọi người tại nơi làm việc.

Một bản ghi nhớ thường ngắn gọn—khoảng ba đến bốn đoạn văn—và được viết bằng ngôn ngữ đơn giản. Nó được thiết kế để dễ tiêu hóa. Mục tiêu chính của bản ghi nhớ là chia sẻ thông tin—việc giao tiếp này chỉ hiệu quả nếu nhân viên đọc nó.

Các yếu tố của một bản ghi nhớ

Một bản ghi nhớ có thể bao gồm nhiều thông báo, nhưng tất cả các bản ghi nhớ rõ ràng đều tuân theo định dạng bản ghi nhớ tiêu chuẩn với các yếu tố sau:

• Phần mở đầu. Tiêu đề bản ghi nhớ bao gồm người gửi, người nhận, dòng chủ đề và ngày tháng. Đối với các bản ghi nhớ hiện đại được gửi qua email, nhiều thành phần trong số này đã được đưa vào. Để rõ ràng, bạn có thể chọn đưa một cụm từ giới thiệu, thường được đặt trong ngoặc đơn và viết hoa, trong dòng tiêu đề email, điều này có thể làm rõ một bản ghi nhớ được gửi qua email không phải là một email thông thường. Ví dụ: bạn có thể viết dòng chủ đề: “[ALL OFFICE] Bản sửa đổi đối với Chính sách Văn phòng Thân thiện với Chó của chúng tôi.”
• Giới thiệu. Một đoạn mở đầu làm nổi bật thông tin quan trọng. Nó nên giải thích mục đích của bản ghi nhớ và làm rõ lý do tại sao nhân viên nên đọc nó. Trong trường hợp sửa đổi chính sách văn phòng, bạn có thể viết: “Chúng tôi đã quyết định sửa đổi chính sách văn phòng thân thiện với chó để làm rõ rằng chúng tôi sẽ không cho phép chó ở tầng hai nữa.”
• Thân hình. Phần thân của bản ghi nhớ nên cung cấp ngữ cảnh cho thông tin được cung cấp trong phần giới thiệu. Nếu phần giới thiệu nêu rõ chính sách mới của công ty, phần nội dung của bản ghi nhớ có thể đi vào chi tiết về các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của bạn. Người viết bản ghi nhớ chính sách về chó có thể sử dụng phần này để giải thích rằng đã có những lo ngại của nhân viên về tiếng ồn—cụ thể là tiếng sủa—trong văn phòng, và vì vậy cần phải có một phần hoàn toàn không có chó.
• Các mục hành động. Một bản ghi nhớ nên chỉ ra rõ ràng bất kỳ hành động hoặc thay đổi hành vi nào mà nhân viên nên thực hiện. Sử dụng các dấu đầu dòng hoặc văn bản in đậm để làm nổi bật các mục hành động đối với bất kỳ ai có thể đang đọc lướt bản sao email. Ví dụ: bạn có thể tóm tắt các thay đổi chính sách về chó và định dạng chúng như sau:

Để đảm bảo văn phòng của chúng tôi vẫn là một môi trường hiệu quả cho tất cả nhân viên, vui lòng tuân theo các quy trình sau nếu bạn mang theo chó của mình vào văn phòng:

• Đăng xuất. Một bản ghi nhớ kết thúc bằng một bản ký kết ngắn gọn bao gồm tên của bạn và cung cấp tài nguyên cho bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào. Nó có thể dự đoán và giải quyết các mối lo ngại tiềm ẩn của nhân viên—ví dụ: bạn có thể trấn an nhóm rằng thức ăn cho chó vẫn sẽ có sẵn trong nhà bếp của văn phòng.

Cách viết một bản ghi nhớ trong 5 bước

Thực hiện theo các bước sau để nắm vững nghệ thuật viết bản ghi nhớ kinh doanh hiệu quả.

1. Quyết định những gì bạn cần nói
2. Xác định đối tượng mục tiêu của bạn
3. Viết một bản nháp rõ ràng và ngắn gọn
4. Đọc lại hoặc chạy nó bởi một đồng nghiệp
5. Gửi nó và lĩnh vực bất kỳ câu hỏi

1. Quyết định những gì bạn cần nói

Mục đích của bản ghi nhớ bao gồm những gì bạn cần truyền đạt, tại sao nhân viên của bạn cần biết và thông tin này có thể ảnh hưởng đến họ như thế nào. Những lý do bạn có thể cân nhắc viết một bản ghi nhớ bao gồm: thông báo tuyển dụng mới, giới thiệu dòng sản phẩm mới hoặc giải quyết thay đổi chính sách.

2. Xác định đối tượng mục tiêu của bạn

Ai cần biết về điều này? Nếu bản ghi nhớ là về các hoạt động của văn phòng hoặc một bản cập nhật chính sách ảnh hưởng đến tất cả mọi người, thì có lẽ nó nên được gửi đến toàn bộ công ty. Nếu đó là thay đổi về ngân sách tiếp thị, nó chỉ nên đến với nhóm tiếp thị. Việc hạn chế các thông tin liên lạc không cần thiết sẽ làm tăng lượng độc giả—nhân viên sẽ hiểu rằng mỗi bản ghi nhớ họ nhận được đều chứa thông tin phù hợp với họ.

3. Viết một bản nháp rõ ràng và ngắn gọn

Bản ghi nhớ phải tuân theo định dạng bản ghi nhớ tiêu chuẩn. Đoạn đầu tiên nên chứa một đoạn giới thiệu ngắn, một đoạn thân bài và một đoạn kết. Hãy nhớ rằng mục tiêu chính của bạn là khiến mọi người đọc những gì bạn đã viết, vì vậy hãy giữ cho bản ghi nhớ ngắn gọn và chỉ bao gồm những thông tin cần thiết để giảm thiểu số người sẽ đọc lướt qua bản ghi nhớ.

Bản ghi nhớ có nhiều đối tượng, vì vậy hãy đảm bảo sử dụng cách viết dễ tiếp cận. Ví dụ: thay vì “Tránh gây nhầm lẫn bằng cách tránh các thuật ngữ kinh doanh phức tạp”, bạn có thể nói, “Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng”. Khi bạn viết bản nháp, hãy cố gắng lường trước bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào mà nhân viên có thể có và giải quyết những câu hỏi đó trong bản ghi nhớ.

4. Đọc lại hoặc chạy nó bởi một đồng nghiệp

Bản ghi nhớ phải dễ đọc và không có lỗi chính tả. Đọc lại bản ghi nhớ của bạn và sử dụng phần mềm kiểm tra chính tả, chẳng hạn như Grammarly hoặc kiểm tra chính tả gốc của Google Tài liệu hoặc Microsoft Word, trước khi hoàn thiện. Nếu bản ghi nhớ chứa thông tin nhạy cảm hoặc phức tạp, chẳng hạn như thông báo cắt giảm ngân sách, bạn nên yêu cầu thêm một cặp mắt để xem xét bản ghi nhớ về độ chính xác và giọng điệu.

5. Gửi nó và điền bất kỳ câu hỏi nào

Khi bạn đã kiểm tra lại nó, hãy gửi bản ghi nhớ của bạn và chuẩn bị trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhân viên có thể có về nó. Nếu bạn đang thông báo về một sự thay đổi lớn, nhân viên có thể có những câu hỏi tiếp theo—việc thông báo cắt giảm ngân sách có thể đưa ra những câu hỏi về hiệu quả hoạt động hoặc tài chính của công ty. Giữ liên lạc tốt bằng cách dành thời gian để giải quyết bất kỳ nhận xét hoặc mối quan tâm nào. Nếu thông tin nhạy cảm, hãy tham khảo ý kiến ​​pháp lý hoặc nhân sự để được tư vấn trả lời các câu hỏi khó.

6 lời khuyên để viết bản ghi nhớ

Bản ghi nhớ kinh doanh hiệu quả là rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp. Hãy thử sáu mẹo này để đảm bảo rằng thông tin liên lạc nội bộ của bạn được đọc và nhân viên của bạn được thông báo.

1. Xin lưu ý rằng bất kỳ nội dung nào được viết ra đều có thể được chia sẻ công khai
2. Làm cho nó có thể truy cập
3. Giữ cho nó ngắn
4. Viết một tiêu đề mạnh mẽ
5. Bao gồm các thành viên nhóm có liên quan
6. Sử dụng định dạng ghi nhớ nhất quán

1. Lưu ý rằng mọi thứ được viết ra đều có thể được chia sẻ công khai

Cập nhật nhân viên giúp họ luôn được thông tin và cảm thấy được tham gia, nhưng nó cũng tạo ra một bản ghi về các diễn biến kinh doanh của bạn. Bất cứ điều gì được chia sẻ bằng văn bản đều có khả năng được phổ biến công khai và thậm chí có thể xuất hiện trên trang nhất của một tờ báo. Hãy ghi nhớ điều này và hết sức cẩn thận về cách bạn viết bản ghi nhớ và mức độ tiết lộ nếu bạn đang chia sẻ thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như bản cập nhật cho sản phẩm chưa ra mắt hoặc báo cáo tiến độ tiêu cực của công ty.

2. Làm cho nó có thể truy cập được

Tránh sử dụng ngôn ngữ trang trọng hoặc thuật ngữ kỹ thuật (bao gồm các từ viết tắt về tài chính và tiếp thị như EBITDA hoặc TAM) mà một số nhân viên có thể không quen thuộc. Bản ghi nhớ có nhiều đối tượng, vì vậy những người nhận chúng phải dễ hiểu chúng.

3. Ngắn gọn

Sự ngắn gọn là linh hồn của sự hóm hỉnh—và cả của việc viết ghi nhớ. Giữ cho bản ghi nhớ của bạn ngắn gọn để tăng khả năng nhân viên sẽ đọc toàn bộ.

4. Viết một tiêu đề mạnh mẽ

Thu hút sự chú ý ngay lập tức của độc giả bằng một tiêu đề sắc nét làm nổi bật tầm quan trọng của bản ghi nhớ.

5. Bao gồm các thành viên nhóm có liên quan

Chỉ bao gồm các thành viên trong nhóm bị ảnh hưởng trực tiếp bởi nội dung của bản ghi nhớ.

6. Sử dụng định dạng ghi nhớ nhất quán

Sử dụng cùng một định dạng cho mỗi bản ghi nhớ bạn gửi, nhưng thay đổi dòng chủ đề và thông điệp, sẽ giúp nhân viên phân biệt các bản ghi nhớ với email thông thường. Cân nhắc việc tạo một mẫu bản ghi nhớ tiêu chuẩn trong email hoặc trình xử lý văn bản của bạn và sử dụng nó mỗi khi bạn viết một thông tin liên lạc mới.