Cách Viết Email Nhắc Nhở Thân Thiện Chuyển Đổi Khách Hàng

Trong kinh doanh cũng như trong cuộc sống, chúng ta cố gắng hết sức để thực hiện các cam kết. Nhưng đôi khi mọi thứ trượt qua các vết nứt. Email nhắc nhở là một cách đơn giản để thu hút sự chú ý đến các sự kiện quan trọng và ngăn chặn sự sơ suất đơn giản trở thành vấn đề.

Email nhắc nhở là gì?

Email nhắc nhở là một email ngắn gọn, lịch sự nhằm thu hút sự chú ý của người nhận trở lại chủ đề. Tóm lại, đó là một email nhắc nhở người đọc về một điều gì đó. Trong môi trường kinh doanh, bạn có thể sử dụng email nhắc nhở để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn hoặc để yêu cầu hành động từ khách hàng.

Khi nào bạn cần một email nhắc nhở?

Email nhắc nhở có thể được ưu tiên, khắc phục hoặc hoàn toàn là tài liệu. Đây là một số trường hợp có thể yêu cầu email nhắc nhở:

• Tóm tắt. Gửi bản tóm tắt sau cuộc họp là một ví dụ về email nhắc nhở ưu tiên. Email tóm tắt có thể bao gồm các ghi chú từ cuộc thảo luận và phác thảo bất kỳ mục hành động nào, chẳng hạn như vai trò của mọi người trong việc tập hợp một kế hoạch hoạt động. Điều này giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ thời hạn sắp tới của họ bằng cách cung cấp một bản ghi.
• Theo dõi. Email theo dõi là một cách để đăng ký với ai đó sau thời hạn bị trễ hoặc cuộc trò chuyện bị gián đoạn. Bạn cũng có thể sử dụng email theo dõi để nói lời cảm ơn hoặc kiểm tra trạng thái của đơn xin việc.
• Xác nhận. Một email nhắc nhở nhanh có thể là một cách hiệu quả để xác nhận cuộc họp hoặc cuộc hẹn sắp tới. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các đối tác hoặc khách hàng bên ngoài có thể không có quyền truy cập vào lịch dùng chung của doanh nghiệp bạn.
• Khuyến mãi. Bạn có thể sử dụng lời nhắc qua email để cho những người đăng ký email của bạn biết về các cơ hội mà họ có thể muốn tận dụng, chẳng hạn như các chương trình khuyến mãi sắp tới hoặc lời nhắc đếm ngược để đánh dấu kết thúc đợt giảm giá.
• gia hạn. Đối với các doanh nghiệp đăng ký, email là một cách rõ ràng để nhắc nhở khách hàng về một lần gia hạn sắp tới. Tin nhắn nhắc nhở làm giảm nguy cơ khách hàng khó chịu vì bị tính phí bất ngờ và hủy dịch vụ.
• Email sự kiện. Email này xác nhận thông tin chi tiết cho các sự kiện sắp tới—cả sự kiện nội bộ như tiệc văn phòng hoặc sự kiện bên ngoài như hội thảo trên web dành cho khách hàng. Email nhắc nhở sự kiện nên bao gồm các thông tin liên quan như lịch trình sự kiện, tên sự kiện, địa điểm, thời gian và bất kỳ bước chuẩn bị cần thiết nào.
• Email nhắc nhở thanh toán. Nếu khách hàng bỏ lỡ một khoản thanh toán, bước đầu tiên là gửi một email nhắc nhở lịch sự bao gồm số hóa đơn và ngày đến hạn thanh toán. Nếu khách hàng không trả lời lời nhắc thanh toán ban đầu, bạn có thể cần áp dụng giọng điệu cứng rắn hơn. Giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp trong khi theo dõi để yêu cầu họ thanh toán hóa đơn ngay lập tức.

Các yếu tố của một email nhắc nhở tốt

Để viết một email nhắc nhở thành công, hãy tập trung vào giao tiếp rõ ràng và duy trì giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp. Nếu bạn sử dụng mẫu email nhắc nhở, hãy nhớ cập nhật văn bản mẫu với thông tin chính xác. Đây là một số yếu tố cần ghi nhớ:

• Dòng tiêu đề. Nếu bạn đang bắt đầu một cuộc giao tiếp mới, bạn cần viết một dòng tiêu đề ngắn, rõ ràng liên quan đến nội dung thư của bạn. Cung cấp nhiều thông tin và trực tiếp, ngay cả khi email nói về một chủ đề nhạy cảm, chẳng hạn như một khoản thanh toán bị mất. Tránh các dòng chủ đề như “Xin chào” hoặc “Đang đăng ký” không cung cấp cho người đọc bất kỳ ngữ cảnh nào.
• Tấn. Cho dù bạn đang nhắc đồng nghiệp về cuộc họp Zoom sắp tới hay theo dõi về thời hạn bị bỏ lỡ, hãy giả định rằng người nhận có ý tốt và sử dụng giọng điệu thân thiện. Thường xuyên hơn không, người nhận chỉ đơn giản là mất dấu các thông tin liên lạc của họ—họ thậm chí có thể biết ơn khi nhận được một email nhắc nhở nhẹ nhàng. Đối với email của khách hàng, bạn có thể chọn sử dụng ngôn ngữ thú vị để khuyến khích phản hồi cụ thể.
• Nội dung. Bao gồm mọi thứ mà người đọc cần biết trong phần nội dung của email. Điều này có thể bao gồm chi tiết sự kiện, thông tin thời hạn hoặc hướng dẫn thanh toán.
• Hành động mong muốn. Nếu email của bạn yêu cầu một phản hồi cụ thể, hãy đảm bảo rằng nó rõ ràng. Đối với email nhắc nhở sự kiện, bạn có thể chọn làm nổi bật điều này trong dòng tiêu đề email bằng cách đưa vào cụm từ như “hành động bắt buộc” hoặc “thông tin bổ sung cần thiết”. Email tiếp thị cũng nên bao gồm lời kêu gọi hành động, chẳng hạn như hướng khách hàng đến trang web của bạn để duyệt qua hoặc mua hàng.

Ví dụ về email nhắc nhở

Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc viết dòng chủ đề hoặc nội dung email nhắc nhở, đây là một số mẫu email để tạo ý tưởng:

ví dụ 1

Dòng tiêu đề: Cơ hội cuối cùng cho mứt dâu

Xin nhắc lại một cách thân thiện: Mứt dâu tây của chúng tôi là phụ kiện bánh sandwich bắt buộc phải có trong mùa này và nó đang bán rất chạy!

Hãy đặt hàng trước nửa đêm nay để đảm bảo an toàn và lan tỏa tình yêu.

Bấm vào đây [LINK] và sử dụng mã BERRYSEASON để được giao hàng miễn phí.

ví dụ 2

Dòng tiêu đề: Tối nay: Hội thảo trực tuyến về những chú chim nổi tiếng của thành phố New York bắt đầu lúc 8 giờ tối

Charlotte thân mến,

Cảm ơn bạn đã mua vé cho hội thảo trên web của chúng tôi, The Celebrity Birds of New York City.

Bài giảng bắt đầu lúc 8 giờ tối Để tham gia, hãy theo liên kết này [LINK] và sử dụng mã DUCKS để tham gia cuộc họp. Vui lòng đăng nhập 10 phút trước khi chúng tôi bắt đầu để tránh bất kỳ sự cố kỹ thuật nào.

Đừng quên tải ứng dụng iBird Plus về điện thoại thông minh trước khi tham gia.

Hẹn gặp lại tối nay,

robin