Cách thuê trợ lý ảo cho doanh nghiệp của bạn

Nhưng trong khi chúng ta theo đuổi tinh thần kinh doanh vì nhiều lý do, thì việc có ít thời gian hơn trong cuộc sống không phải là một trong số đó.

Đó là lý do tại sao “nhân viên” đầu tiên mà nhiều doanh nhân thương mại điện tử thuê là trợ lý ảo : một người có thể đảm nhận các công việc và quy trình hàng ngày quan trọng để điều hành doanh nghiệp của bạn, nhưng không nhất thiết phải tập trung vào việc phát triển nó.

Một trợ lý ảo giống như có thêm một đôi tay mà không cần thuê một nhân viên thực sự. Nếu bạn đang gặp căng thẳng và những “vấn đề tốt” khác đi kèm với thành công, có thể đã đến lúc bạn cân nhắc việc thuê trợ lý ảo của riêng mình và lấy lại một số giờ đó trong ngày của bạn.

Trợ lý ảo (VA) là gì?

Trợ lý ảo (VA) là bất kỳ hình thức trợ giúp từ xa nào mà bạn ký hợp đồng để giải quyết khối lượng công việc của mình. Họ có thể hoạt động ở mọi nơi trên thế giới, có nhiều khách hàng và có thể được thuê để đảm nhận nhiều nhiệm vụ hàng ngày của bạn.

Liên quan: 1 Cổ phiếu y tế giá rẻ với tiềm năng tăng mạnh

Trợ lý ảo là “lần đầu tiên thuê” phổ biến đối với nhiều doanh nhân, đặc biệt là trong số các doanh nghiệp trực tuyến, những người không có ngân sách cho một nhân viên toàn thời gian hoặc thời gian để tiếp tục tự làm mọi thứ.

Sự khác biệt giữa VA và một freelancer hoặc một nhân viên truyền thống là VA là những nhà tổng quát tháo vát (đôi khi có năng lực trong các lĩnh vực như truyền thông tiếp thị hoặc thiết kế), những người thực hiện các nhiệm vụ hoặc thói quen thay vì sở hữu toàn bộ chức năng của doanh nghiệp của bạn.

Và mặc dù họ không phải là nhân viên cố định, nhưng họ cung cấp một cách hợp lý để nhận được sự trợ giúp liên tục trong việc điều hành doanh nghiệp của bạn mà không phải trả thêm bất kỳ khoản chi phí nào khác khi thuê một người toàn thời gian (cộng với các dịch vụ của họ với tư cách là nhà thầu thường được khấu trừ thuế).

Trợ lý ảo sẽ không xây dựng toàn bộ trang web của bạn, nhưng chúng có thể giúp bạn quản lý các phần của cửa hàng. Họ có thể sẽ không viết và quản lý tất cả nội dung của bạn, nhưng họ có thể giúp bạn nghiên cứu. Họ không nên đảm nhận toàn bộ chức năng của doanh nghiệp của bạn, mà là sở hữu một quy trình cụ thể hoặc một phần của toàn bộ máy.

Từ bỏ quyền kiểm soát có thể khó đối với các doanh nhân và vì vậy, tham gia VA là cách hoàn hảo để thực hành các kỹ năng mềm về quản lý, ủy quyền và tuyển dụng ở quy mô nhỏ hơn — tất cả đều cần thiết để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi.

Bạn có thể thuê ngoài trợ lý ảo những gì?

Trong khi trợ lý ảo thường làm rất nhiều công việc quản trị, bạn cũng có thể thuê họ thực hiện các vai trò từ bán hàng đến quản lý mạng xã hội (nếu bạn cung cấp cho họ hướng dẫn và chỉ dẫn rõ ràng).

Nếu đó là một thói quen lặp đi lặp lại, bạn có thể giao nó cho VA. Nếu bạn có thể viết ra một quá trình tẻ nhạt trên giấy, bạn có thể hướng dẫn VA cách làm điều đó cho bạn.

Miễn là các nhiệm vụ hoặc quy trình là thứ mà một người thông minh và tháo vát có thể hoàn thành khi được hướng dẫn rõ ràng, bạn có thể nhờ trợ lý ảo đảm nhận chúng.

Dưới đây là một số điều bạn có thể thuê trợ lý ảo làm cho mình:

• Dịch vụ khách hàng : Trả lời email và cuộc gọi điện thoại từ khách hàng.
• Quản lý phương tiện truyền thông xã hội: Quản lý nội dung, trả lời nhận xét và các nhiệm vụ quản lý cộng đồng khác.
• Nghiên cứu : Tìm kiếm danh sách các blogger / người có ảnh hưởng để tiếp cận hoặc quản lý số liệu thống kê hoặc ví dụ mà bạn có thể sử dụng trong một phần nội dung.
• Quản lý cửa hàng : Thực hiện đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, bán hàng cho bạn (bạn có thể tìm các VA có kinh nghiệm với Shopify).
• Nhập dữ liệu : Ghi sổ hoặc nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau vào bảng tính.
• Gọi điện lạnh : Thực hiện cuộc gọi lạnh (thường được cung cấp kịch bản và câu trả lời soạn trước cho các câu hỏi phổ biến) và lên lịch các cuộc họp giữa bạn và khách hàng tiềm năng.
• Việc vặt cá nhân : Mua hoa và giao cho mẹ của bạn nhân Ngày của Mẹ.

Từ các trường hợp sử dụng ở trên, bạn đã có thể thấy VA có thể tiết kiệm cho bạn bao nhiêu thời gian nếu bạn kết hợp một VA vào một ngày của mình.

Khi nào bạn nên thuê một trợ lý ảo?

Nói chung, bạn sẽ muốn làm sạch bàn tay của mình trước khi giao bất cứ thứ gì cho trợ lý ảo. Bằng cách này, bạn sẽ biết cách dạy họ quy trình, những nguyên tắc bạn cần đặt ra và công việc tốt trông như thế nào.

Điều đó nói rằng, đây là một số điều kiện mà việc thuê một VA sẽ là lý tưởng, ngay cả đối với một doanh nghiệp tương đối non trẻ:

• Bạn rất quen thuộc với một quy trình trong doanh nghiệp của mình và cảm thấy bạn có thể dễ dàng dạy nó cho người khác.
• Bạn thấy mình đang nghĩ, “Tôi có thể làm những việc lớn hơn, quan trọng hơn nếu chỉ có tôi có thời gian”.
• Bạn có doanh thu hoặc thu nhập khả dụng để mua lại thời gian của mình.
• Có một nhiệm vụ mà bạn thấy thực sự mệt mỏi, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng, không tự nhiên đến với một người như bạn (ví dụ: bạn là người hướng nội và cảm thấy kiệt sức sau khi trả lời một vài email).
• Bạn có thể không yêu cầu trợ giúp toàn thời gian, nhưng chỉ cần một vài giờ mỗi ngày.
• Bạn đã khám phá IFTTT, Zapier, Kit (chatbot tiếp thị miễn phí của Shopify) và App Store để biết các cách hợp lý hóa quy trình và nhận thấy sẽ dễ dàng hơn nếu người khác sở hữu nó.
• Bạn cảm thấy choáng ngợp trước thành công mới mà bạn đang trải qua với công việc kinh doanh của mình hoặc bạn đang làm việc theo tỷ lệ 9 ăn 5 và đang xây dựng công việc kinh doanh của mình.

Là chủ cửa hàng thương mại điện tử, dịch vụ khách hàng có thể là điều đầu tiên bạn muốn thuê ngoài khi bạn bắt đầu bán hàng với tốc độ ổn định. Đối phó với khách hàng là một trong những thách thức căng thẳng và tốn nhiều thời gian nhất đối với nhiều người. Và bạn càng bán nhiều, thì thời gian đó sẽ càng tiêu tốn.

Hãy nghĩ về chi phí cơ hội của việc tiếp tục thực hiện một nhiệm vụ một cách thường xuyên . Thời gian của bạn có giá trị gì? Nếu bạn dành một giờ mỗi ngày để trả lời các câu hỏi của khách hàng, thay vào đó bạn có thể làm gì với thời gian, năng lượng và sự chú ý đó?

Bạn có thể từ bỏ những nhiệm vụ này và sử dụng số giờ làm việc mới của mình để theo đuổi lợi nhuận lớn hơn và các mục tiêu khác — với một mức giá phải chăng.

Trợ lý ảo giá bao nhiêu?

Giá cho các trợ lý ảo khác nhau và thông thường, các trợ lý ảo có trụ sở tại Mỹ có giá cao hơn các trợ lý ảo ở nước ngoài. Nhiều tính phí theo giờ. Một số tính phí cho mỗi nhiệm vụ hoặc dự án. Và một số sẽ chấp nhận tỷ giá cố định trong một khoảng thời gian nhất định.

Hàng giờ thường là lộ trình tốt nhất trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt là đối với các công việc hàng ngày và bạn có thể theo dõi hóa đơn của mình để đảm bảo có sản lượng nhất quán mỗi giờ.

Nếu bạn siêng năng và sẵn sàng nhìn ra quốc tế, bạn có thể nhận được một trợ lý ảo tuyệt vời với mức giá thấp nhất từ ​​3 đến 10 đô la mỗi giờ cho một vai trò như dịch vụ khách hàng. Nó cũng phụ thuộc vào công việc bạn muốn thuê ngoài cho họ. Hãy nhớ rằng bạn thường nhận được những gì bạn phải trả và phải luôn kiểm tra kỹ lưỡng bất kỳ việc tuyển dụng tiềm năng nào.

 

Nếu bạn là một doanh nhân bận rộn và sẵn sàng trả mức lương cao hơn, bạn cũng có thể thuê một “trợ lý điều hành” từ xa, người có thể hoạt động như cánh tay phải của bạn và thay mặt bạn thực hiện nhiều công việc kinh doanh và cá nhân.

Nền tảng bạn sử dụng để thuê trợ lý ảo của mình cũng sẽ ảnh hưởng đến lượng thời gian bạn dành để quản lý mối quan hệ đó, điều này cũng cần được xem xét cùng với giá cả.

Cách thuê trợ lý ảo đầu tiên của bạn

Không phải tất cả các VA đều giống nhau. Giống như bất kỳ nhân viên nào khác, bạn sẽ cần phải kiểm tra họ một cách cẩn thận và điều đó bắt đầu bằng việc đưa ra các nhu cầu và điều kiện của bạn trong bản mô tả công việc .

Nhưng trước khi bạn viết điều đó, hãy đảm bảo rằng bạn ghi lại quá trình bạn muốn thực hiện.

1. Ghi lại quy trình của bạn trước khi bạn thuê ngoài

Làm việc với VA không đơn giản như giải thích những gì bạn muốn qua điện thoại và hy vọng họ làm đúng. Bạn có thể đảm bảo ít lỗi hơn và công việc được thực hiện theo cách bạn muốn, nếu bạn ghi lại toàn bộ quy trình trước và tạo các nguyên tắc để họ tuân theo.

Nếu nó liên quan đến một thói quen cơ bản, chẳng hạn như quản lý các khía cạnh của cửa hàng, bạn có thể ghi lại màn hình của mình và mỗi lần nhấp bạn thực hiện trong khi tự mình thực hiện bằng Quick Time hoặc bất kỳ ứng dụng ghi màn hình nào.

Bản ghi này không chỉ giúp người khác tham gia quá trình này dễ dàng hơn mà còn giúp bạn thực hiện một cách có ý thức từng bước nhỏ mà cuối cùng bạn sẽ phải giao tiếp với trợ lý ảo của mình.

Đối với dịch vụ khách hàng, quản lý phương tiện truyền thông xã hội và các nhiệm vụ khác mà VA của bạn sẽ giao dịch trực tiếp với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp, hãy xem qua các câu trả lời trước đây của bạn và tạo kịch bản hoặc “câu trả lời soạn trước” cho mọi tình huống thông thường, chẳng hạn như khi khách hàng hỏi về trạng thái đơn đặt hàng của họ hoặc muốn hoàn lại tiền.

Liên quan : Dự đoán năm mới: Marian Stefani, IPIA

Một trong những chìa khóa để ủy quyền hiệu quả là lường trước những trở ngại phổ biến và đưa ra lời khuyên về cách hành động tốt nhất để thực hiện. Viết những điều này dưới dạng quy tắc điều kiện: “NẾU X xảy ra, THEN làm Y”. 

Ngoài ra, hãy xem xét các công cụ và nền tảng bạn sử dụng trong suốt quá trình, vì việc tìm kiếm một VA có kinh nghiệm sử dụng các ứng dụng nhất định (ví dụ: Zendesk, Hootsuite, Facebook) dễ dàng hơn nhiều so với việc dạy ai đó từ đầu.

Hãy nhớ rằng: Mục tiêu của bạn với bất kỳ hình thức thuê ngoài nào là tạo ra ít công việc hơn cho chính bạn, không phải nhiều hơn. 

2. Viết mô tả công việc để thu hút trợ lý ảo phù hợp 

Để tìm được VA phù hợp, bạn sẽ cần viết một bản mô tả công việc có thể thu hút một người có các kỹ năng và phẩm chất mà bạn cần. Đây sẽ là bộ lọc đầu tiên của bạn để tìm đúng người.

Đảm bảo bao gồm:

• Quy mô doanh nghiệp của bạn (ví dụ: bạn thường nhận được bao nhiêu vé bán hàng / hỗ trợ một ngày).
• Các ứng dụng / công cụ mà họ sẽ sử dụng.
• Những kinh nghiệm trong quá khứ sẽ khiến họ thành công.
• Yêu cầu về ngôn ngữ (ví dụ: “Tiếng Anh nói / viết xuất sắc” nếu họ sẽ giao tiếp với khách hàng ở Hoa Kỳ).
• Danh sách cụ thể các nhiệm vụ họ sẽ thực hiện cho bạn.
• Các từ khóa mà người thuê tiềm năng có thể đang tìm kiếm, chẳng hạn như “quản lý phương tiện truyền thông xã hội”.

Vui lòng điều chỉnh mô tả công việc mẫu bên dưới cho VA dịch vụ khách hàng để phù hợp với mục đích của bạn.

3. Thuê trợ lý ảo của bạn

Mặc dù bạn có thể đăng vai trò trợ lý ảo của mình trên một bảng công việc, diễn đàn hoặc mạng xã hội truyền thống, nhưng điều đó thường không đáng khi bạn xem xét việc thiếu kiểm soát chất lượng hoặc những lợi thế bạn nhận được từ việc sử dụng một nền tảng được xây dựng riêng cho mục đích này.

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thuê trợ lý ảo, đặc biệt là cho cửa hàng Shopify của mình, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Upwork để tìm trợ giúp có kinh nghiệm và giá cả phải chăng.

Upwork cũng cung cấp cho bạn các công cụ bạn cần để quản lý (các) trợ lý ảo của mình dễ dàng hơn, bao gồm:

• Hệ thống đánh giá đảm bảo chất lượng trên thị trường.
• Một tính năng theo dõi thời gian chụp ảnh màn hình thường xuyên của màn hình VA của bạn để giữ cho chúng có trách nhiệm.
• Một tính năng trò chuyện để chia sẻ tệp và phản hồi.
• Lập hóa đơn dễ dàng và thanh toán toàn cầu.
• Thỏa thuận không tiết lộ được tích hợp trong Điều khoản dịch vụ của họ
• Thanh toán thông qua dịch vụ ký quỹ, vì vậy bạn chỉ phải trả cho công việc được hoàn thành.

Khi bạn đã đăng mô tả công việc của mình, bạn có thể liên hệ với các khách hàng tiềm năng hoặc mời trợ lý ảo đăng ký công việc của bạn và đợi cho đến khi bạn bắt đầu nhận được một số câu trả lời. Đảm bảo bạn phỏng vấn bất kỳ nhân viên tiềm năng nào qua Skype hoặc Google Hangouts để đảm bảo họ phù hợp trước khi bạn thuê họ, tìm kiếm tài liệu tham khảo từ các khách hàng trước đây và các dấu hiệu khác chứng thực hiệu suất trong quá khứ của họ với tư cách là trợ lý ảo.  

Quản lý trợ lý ảo của bạn

Sau khi bạn đã thuê trợ lý ảo của mình và tăng tốc chúng bằng cách sử dụng tài liệu bạn đã tạo và đã thiết lập kênh liên lạc ưu tiên (Skype, Hangouts, Slack hoặc email), bạn sẽ cần đảm bảo rằng mình chỉ cấp quyền truy cập hạn chế vào cửa hàng của bạn, tài khoản xã hội hoặc bất kỳ thứ gì khác mà họ sẽ sử dụng để thực hiện công việc của mình.

Niềm tin là một phần quan trọng trong mối quan hệ giữa bạn và trợ lý ảo của bạn và bạn nên để họ kiếm được điều đó thông qua hiệu suất của họ. Vì vậy, tránh cung cấp cho họ thông tin đăng nhập cho tài khoản của bạn và chọn các quyền hạn chế của người dùng nếu có thể.

4. Bảo vệ thông tin và tài khoản của bạn

Trong cửa hàng Shopify, bạn có thể thêm trợ lý ảo của mình dưới dạng Tài khoản nhân viên với các quyền cụ thể dựa trên các nhiệm vụ mà họ sẽ cần thực hiện. 

 

Hầu hết các công cụ bạn có thể sử dụng đều cung cấp một số hình thức truy cập hạn chế cho những người dùng khác.

Trong Trình quản lý trang của Facebook, bạn có thể chỉ định cho họ một vai trò cụ thể để họ có thể quản lý và đăng nội dung. Trong Zendesk hoặc bất kỳ phần mềm dịch vụ khách hàng nào bạn sử dụng, bạn có thể thêm họ làm người dùng mới với khả năng trả lời các phiếu hỗ trợ. Với tài khoản doanh nghiệp Paypal, bạn có thể cấp cho họ các quyền người dùng cụ thể để họ có thể thực hiện thanh toán mà không cần cung cấp cho họ thông tin thẻ tín dụng của bạn. Và trong Gmail, bạn có thể thiết lập ủy quyền email để họ có thể xem và trả lời email thay mặt bạn.

Nếu bạn đang dropshipping qua Oberlo và AliExpress, bạn có thể cấp cho họ quyền truy cập vào tài khoản AliExpress của bạn với các tùy chọn thanh toán đã được lưu và sẵn sàng sử dụng, theo dõi lịch sử giao dịch của bạn để biết bất kỳ hành vi nào bạn cần giải quyết.

Vì trợ lý ảo làm việc với nhiều khách hàng, đôi khi với các đối thủ cạnh tranh trong cùng một thị trường ngách, nên bạn nên yêu cầu họ ký  Thỏa thuận không tiết lộ thông tin . Rốt cuộc, bạn không muốn họ tiết lộ bí mật của mình. Một số nền tảng như Upwork có điều này được đề cập trong Điều khoản dịch vụ của họ, nhưng hãy nhớ kiểm tra kỹ trước khi bạn giao cho VA của mình bất kỳ thông tin nào có thể được sử dụng để chống lại bạn hoặc đối thủ cạnh tranh. 

5. Thiết lập một hệ thống để giữ cho họ có trách nhiệm

Thật khó để đánh giá tốc độ mà VA của bạn phải hoạt động hoặc chúng phải hoàn thành bao nhiêu công việc mỗi giờ. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải thực thi theo dõi thời gian.

Trong khi có các công cụ miễn phí như Toggl và một số VA có phần mềm giúp họ theo dõi thời gian của riêng mình, Upwork có tính năng theo dõi thời gian mạnh mẽ cũng chụp ảnh màn hình VA của bạn theo định kỳ.

Mặc dù lý tưởng là bạn muốn VA của mình hoạt động độc lập mà không cần giám sát nhiều, nhưng thỉnh thoảng hãy kiểm tra với họ để xem có cách nào bạn có thể hợp lý hóa quy trình hoặc cải thiện công việc của họ hay không.

Bạn thậm chí có thể phát hiện ra rằng trợ lý ảo của bạn tìm ra cách tốt hơn để thực hiện nhiệm vụ so với cách bạn đã quy định hoặc họ đã trở nên quen thuộc với doanh nghiệp của bạn đến mức họ bắt đầu đưa ra các đề xuất mới như một nhân viên toàn thời gian.

Khi VA của bạn cảm thấy thoải mái với các nhiệm vụ của họ, bạn thậm chí có thể xem xét mở rộng vai trò của họ và thuê ngoài nhiều quy trình hơn hoặc thuê thêm một VA để quản lý một khía cạnh khác của doanh nghiệp của bạn.

Những nơi khác để thuê trợ lý ảo

Liên quan: Kornit Digital thông báo ra mắt QuickP Plus Fespa

Mặc dù Upwork là một lựa chọn tuyệt vời để thuê một VA có thể đảm nhận các khía cạnh của doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn, nhưng bạn có thể sử dụng nhiều cách khác để thuê một VA đi kèm với những ưu và nhược điểm riêng của họ.

Đối với trợ lý ảo theo yêu cầu giá cả phải chăng mà bạn chỉ thỉnh thoảng cần, bạn có thể sử dụng Fancy Hands  để truy cập nhóm VA có thể hoàn thành nhiệm vụ một lần. Sẽ tốt hơn nếu bạn thuê ngoài những việc lặt vặt cá nhân (sắp xếp cuộc họp hoặc thương lượng hóa đơn điện thoại cho bạn) hoặc các phần của dự án, thay vì toàn bộ quá trình vì bạn sẽ không nhận được VA giống nhau lần nào.

Zirtual là một lựa chọn phổ biến khác dành cho trợ lý điều hành ảo chuyên dụng có trụ sở tại Hoa Kỳ có kinh nghiệm và kỹ năng trong một hoặc nhiều khía cạnh của việc điều hành doanh nghiệp. Chúng sẽ có giá cao hơn (bắt đầu từ $ 398 một tháng), nhưng có thể xử lý kết hợp các công việc kinh doanh và cá nhân cho bạn trong suốt mỗi tháng.

Ngoài ra còn có các đại lý và VA độc lập mà bạn có thể thuê bên ngoài tất cả các nền tảng này, nhưng bạn có thể sẽ phải xử lý rất nhiều chi tiết như tìm một công cụ theo dõi thời gian tốt và tự thực thi bảo mật.

Học cách buông bỏ

Nói một cách hài hước, mục tiêu của khởi nghiệp không chỉ là sở hữu một doanh nghiệp, mà là từ bỏ nó nhiều nhất có thể, để lại các bộ phận trong tay những người có năng lực, để doanh nghiệp của bạn có thể trụ vững mà không cần bạn toàn tâm toàn ý.

Gia công phần mềm có thể là một thực tế không bình thường đối với nhiều doanh nhân thích quyền kiểm soát. Nhưng đó là một cân nhắc quan trọng để đạt được sự cân bằng giữa công việc / cuộc sống khó nắm bắt, điều này thậm chí còn khó hơn khi bạn đang làm mọi thứ một mình. 

Việc thuê một trợ lý ảo cho phép bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất — phát triển doanh nghiệp của bạn, dành thời gian cho gia đình hoặc chỉ dành cho bản thân một vài giây phút để lấy lại hơi thở.

Đặc biệt cảm ơn Corey Ferreira vì đã chia sẻ các mẹo và quy trình thuê trợ lý ảo để giúp điều hành cửa hàng thương mại điện tử 6 con số của mình.

---

Sẵn sàng để bắt đầu một công việc kinh doanh của riêng bạn?