Cách thanh toán định kỳ hoạt động cho các chủ doanh nghiệp nhỏ

BarkBox. Hộp bạch dương. BoozBox. Hộp đậu. Ngày xưa, các khoản thanh toán định kỳ chỉ giới hạn ở tiền thuê nhà và các tiện ích. Bây giờ, nếu bạn có thể nghĩ ra một danh từ, bạn có thể lấy nó trong một chiếc hộp. Các công ty dịch vụ đăng ký và các công ty như Amazon, những người quảng bá mô hình dịch vụ đăng ký, hoạt động trên mô hình thanh toán định kỳ.

Việc gia tăng các khoản thanh toán định kỳ cùng với đăng ký là tin tốt cho các doanh nghiệp nhỏ. Đó là bởi vì khách hàng ngày càng thoải mái khi ủy quyền các khoản thanh toán định kỳ cho mọi thứ, từ tư cách thành viên phòng tập thể dục đến phí cấp phép phần mềm, điều này giúp cắt giảm lao động xử lý thanh toán và có thể tăng khả năng giữ chân và sự hài lòng của khách hàng. Việc chấp nhận thanh toán định kỳ cũng có thể cải thiện độ chính xác của dự báo dòng tiền và giúp khách hàng của bạn thực hiện thanh toán đúng hạn.

Thanh toán định kỳ là gì?

Thanh toán định kỳ là bất kỳ loại thanh toán nào được thiết lập để xử lý theo định kỳ mà không yêu cầu khách hàng hoặc bên thanh toán thực hiện thêm hành động nào. Các khoản thanh toán cho các dịch vụ đăng ký, tiện ích và tư cách thành viên đều thường xuyên sử dụng hệ thống thanh toán định kỳ. Các gói thanh toán, cho phép khách hàng chia nhỏ các giao dịch mua lớn trong một khoảng thời gian, cũng là một loại hình thanh toán định kỳ. Thanh toán định kỳ đôi khi cũng được gọi là thanh toán tự động.

Các khoản thanh toán định kỳ có thể cố định, có nghĩa là số tiền thanh toán luôn giống nhau hoặc có thể thay đổi, có nghĩa là số tiền thanh toán có thể thay đổi dựa trên mức sử dụng. Dịch vụ đăng ký (chẳng hạn như đăng ký kỹ thuật số cho Thời báo New York hoặc dịch vụ cung cấp vitamin hàng quý) thường có phí cố định, cũng như tư cách thành viên (như tư cách thành viên phòng tập đấm bốc hoặc tư cách thành viên trong Cloud Appreciation Society). Một số khoản thanh toán tiện ích định kỳ (như nhận rác và tái chế) cũng được cố định, trong khi các tiện ích khác như hóa đơn tiền nước và điện được tính dựa trên mức sử dụng.

Thanh toán định kỳ hoạt động như thế nào?

Để chấp nhận và xử lý các khoản thanh toán định kỳ, doanh nghiệp phải có cả bộ xử lý thanh toán (còn được gọi là nhà cung cấp dịch vụ thanh toán) và tài khoản người bán. Tài khoản người bán là một loại tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cụ thể được thiết lập để chấp nhận các khoản thanh toán định kỳ.

Dưới đây là tổng quan về cách hoạt động của hệ thống thanh toán định kỳ sử dụng thẻ thanh toán:

• Khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ và chọn thanh toán định kỳ.
• Khách hàng ủy quyền chi tiết thanh toán. Điều này bao gồm các điều khoản và điều kiện, số tiền thanh toán, lịch thanh toán và ngày kết thúc thanh toán, nếu có.
• Khách hàng gửi thông tin thanh toán của họ — trong trường hợp này là số thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ — thông qua cổng thanh toán và đồng ý lưu thông tin thanh toán.
• Bộ xử lý thanh toán nhận thông tin qua cổng thanh toán và thông báo cho công ty phát hành thẻ tín dụng của khách hàng, ngân hàng của khách hàng và ngân hàng phát hành.
• Ngân hàng của khách hàng chấp thuận giao dịch và tiền được chuyển vào tài khoản người bán.
• Tiền được chuyển từ tài khoản người bán sang tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
• Quy trình lặp lại theo lịch trình được xác định trước, với bộ xử lý thanh toán bắt đầu mỗi giao dịch và cung cấp hóa đơn cho khách hàng.

Các phương thức thanh toán định kỳ thường bao gồm thẻ thanh toán — tín dụng hoặc ghi nợ — và ghi nợ ACH. Một số bộ xử lý thanh toán cũng cung cấp lập hóa đơn định kỳ — nhưng trong trường hợp này, khách hàng phải thực hiện hành động để hoàn tất thanh toán. Mặc dù lập hóa đơn định kỳ không cung cấp mức độ dự đoán tương tự như thanh toán tự động, nó vẫn có thể là một tùy chọn tiết kiệm thời gian nếu khách hàng của bạn không đồng ý với mô hình thanh toán định kỳ hoặc nếu phương thức thanh toán ưa thích của họ (chẳng hạn như séc giấy hoặc tiền mặt) không thể được tự động hóa.

Ưu điểm của thanh toán định kỳ là gì?

• Hiệu quả cho cả khách hàng và người bán
• Loại bỏ rủi ro thanh toán trễ hoặc bị bỏ lỡ
• Thiết lập niềm tin giữa khách hàng và người bán

Việc chấp nhận thanh toán định kỳ có thể tiết kiệm thời gian và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng, mối quan hệ với khách hàng và độ chính xác của dự đoán dòng tiền. Các chủ doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ việc thiết lập các khoản thanh toán hóa đơn định kỳ, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính và đảm bảo các hóa đơn được thanh toán đúng hạn.

1. Hiệu quả cho cả khách hàng và người bán

Hệ thống thanh toán định kỳ hiệu quả cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Bộ xử lý thanh toán của bạn có thể tự động hóa việc lập hóa đơn (được gọi là thanh toán định kỳ) và tự động bắt đầu ghi nợ ACH hoặc phí thẻ tín dụng, tiết kiệm thời gian và giảm khả năng xảy ra lỗi do con người gây ra. Việc chấp nhận các khoản thanh toán định kỳ cũng có thể giúp bạn dễ dàng dự đoán tính thanh khoản tài chính hơn.

Đối với khách hàng của bạn, việc tự động hóa thanh toán có thể loại bỏ những công việc hành chính phức tạp như đặt thêm bộ lọc cà phê hoặc mở và xử lý hóa đơn sưởi ấm. Các lợi ích tương tự cũng áp dụng cho doanh nghiệp của bạn: thiết lập rút tiền tự động cho các tiện ích và các hóa đơn định kỳ khác có thể tiết kiệm thời gian.

2. Loại bỏ rủi ro thanh toán trễ hoặc bỏ lỡ

Thanh toán bị nhỡ là một rắc rối cho cả khách hàng và người bán. Về phía người bán, doanh nghiệp phải theo dõi khách hàng để thu tiền thanh toán. Điều này mất thời gian và có thể yêu cầu nhiều hơn một lần thử. Các khoản thanh toán bị bỏ lỡ cũng có thể làm cho các dự đoán về tiền mặt của bạn không chính xác.

Về phía khách hàng, việc thanh toán chậm có thể bị tính phí. Và một khoản thanh toán tiện ích bị bỏ lỡ có thể làm hỏng tín dụng của bạn, hoặc thậm chí dẫn đến việc đèn trong văn phòng của bạn tắt. Thanh toán định kỳ đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một khoản thanh toán hoặc phải chịu phí trễ hạn.

3. Thiết lập niềm tin giữa khách hàng và người bán

Thanh toán định kỳ có thể giúp tạo niềm tin với khách hàng của bạn và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng. Khách hàng đánh giá cao tính dễ dàng thanh toán, khả năng thực hiện các giao dịch mua lớn theo gói thanh toán và sự thuận tiện của việc nhận hàng hóa và dịch vụ theo lịch trình đã định.

Thanh toán định kỳ cũng làm giảm rào cản mua hàng. Trong khi thanh toán một lần yêu cầu khách hàng thực hiện để mua hàng, thanh toán định kỳ yêu cầu khách hàng hành động để tránh mua hàng. Khách hàng bận rộn và việc thanh toán định kỳ có thể giúp ngăn lịch trình bận rộn của khách hàng ngăn cản việc mua hàng.

Những bất lợi của thanh toán định kỳ là gì?

Thanh toán định kỳ phổ biến với khách hàng và người bán, nhưng chúng không phải là không có rủi ro. Nhược điểm của hệ thống thanh toán định kỳ bao gồm phí giao dịch tăng và khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận.

1. Gian lận, sai sót và phí cố ý

Thanh toán định kỳ làm tăng nguy cơ gian lận vì khách hàng không cần chủ động phê duyệt các khoản phí riêng lẻ và thông tin thẻ thanh toán có thể bị đánh cắp. Sai sót cũng là một rủi ro. Nếu công ty điện lực của bạn vô tình tính phí quá cao cho doanh nghiệp của bạn (hoặc tính phí bạn hai lần), bạn sẽ không nhận ra sai sót cho đến khi xem xét các khoản rút tiền trong tài khoản ngân hàng và bảng sao kê thẻ tín dụng. Trong giao dịch một lần, bạn có thể nhận thấy lỗi nhanh hơn.

2. Tỷ lệ giao dịch cao hơn cho người bán

Rủi ro gia tăng cũng có thể đi kèm với phí tăng và các bộ xử lý thanh toán thường tính phí người bán với tỷ lệ giao dịch cao hơn đối với các khoản thanh toán định kỳ so với các giao dịch một lần. Các tỷ lệ này khác nhau tùy theo bộ xử lý thanh toán, nhưng thường dao động từ 3% đến 3,5% tổng chi phí giao dịch, cộng với phí cố định cho mỗi giao dịch.