Cách Tạo Văn hóa Trách nhiệm Nhẹ nhàng trong 3 Bước

Tôi chứng kiến ​​điều đó hàng tuần: sự thất vọng về thời hạn gấp rút, Tôi sẽ lấy cái này cho bạn vào ngày mai cam kết kéo dài sang tuần tới, sự bất lực với việc luôn chờ đợi cùng một người để làm theo những gì họ nói họ sẽ làm. Rất nhiều nhà lãnh đạo mà tôi làm việc cùng cảm thấy nản lòng với văn hóa chịu trách nhiệm của họ, không chỉ bởi vì họ tin rằng họ không thể tin vào các báo cáo của mình, mà còn bởi vì họ thực sự muốn. Họ cảm thấy như mình đang ở thế giằng co, phải cân bằng giữa việc trở thành một nhà lãnh đạo nhân ái, truyền cảm hứng và một người chăm chỉ với thời hạn.

Trách nhiệm giải trình là một phần quan trọng của văn hóa, nhưng theo Nghiên cứu về trách nhiệm giải trình tại nơi làm việc từ Partners in Leadership (nay là Đối tác Văn hóa), có tới 93% nhân viên “không thể sắp xếp công việc của họ hoặc chịu trách nhiệm về kết quả mong muốn.” Làm thế nào để các nhà lãnh đạo hiệu quả giữ được sự căng thẳng giữa trao quyền tự chủ và cam kết đạt được kết quả? Làm thế nào để họ thúc đẩy nhóm của mình trong khi vẫn theo dõi sự phụ thuộc vào kết quả công việc của họ? Nó bắt đầu, giống như nó kết thúc, với thỏa thuận rõ ràng.

Liên quan: Đây là cách thúc đẩy văn hóa trách nhiệm giải trình tại doanh nghiệp của bạn

Đồng ý về các thỏa thuận rõ ràng

Một thỏa thuận rõ ràng là một thỏa thuận có ba thành phần quan trọng: Ai sẽ làm Gì qua khi nào. Tất cả đều rất dễ hiểu, và tôi thấy nó nghe có vẻ đơn giản như thế nào. Nó có lẽ không có gì mới đối với bạn, thực sự. Nhưng giống như hầu hết những điều đơn giản, quan trọng, nó cũng thực sự khó khăn.

Hãy suy nghĩ về các yêu cầu hoặc nhiệm vụ hiện tại của bạn. Mỗi người có một chủ sở hữu rõ ràng hay quyền sở hữu được ngụ ý hoặc phân tán giữa một số người? Kết quả có rõ ràng và lý tưởng nhất là ở dạng có thể bàn giao được không, sao cho việc hoàn thành là rõ ràng? Và có rõ ràng về thời điểm hoàn thành toàn bộ nhiệm vụ hoặc các mốc quan trọng không? “Tuần này” và “cuối ngày” không cụ thể và chúng có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau. Ngược lại sự mơ hồ đó với một yêu cầu rõ ràng, chu đáo: “Jane, bạn có đồng ý gửi cho tôi một trang tóm tắt về các khả năng của sản phẩm trước 5:00 chiều ngày mai không?”

Tuy nhiên, cách để đạt được sự rõ ràng này không đơn giản như bắt đầu lại từ đầu. Chắc chắn, sự rõ ràng này là có giá trị, nhưng theo định nghĩa, bất kỳ thỏa thuận nào cũng là giữa hai hoặc nhiều người. Và cách giao tiếp này tự nó là một thỏa thuận. Bước đầu tiên, hãy dành thời gian với các cấp dưới trực tiếp của bạn để chia sẻ rằng bạn sẽ hình thành các thỏa thuận rõ ràng với họ. Giải thích những gì bạn có ý nghĩa bởi điều này, và hỏi xem họ có đồng ý hình thành các thỏa thuận rõ ràng không. Điều này mang lại cho họ cơ hội chọn tham gia và cung cấp cho bạn một hợp đồng xã hội để quay lại sau này.

Tôn trọng hầu hết các thỏa thuận của bạn

Nhóm Lãnh đạo có ý thức gợi ý rằng các nhà lãnh đạo giỏi giữ khoảng 90% các thỏa thuận của họ. Cuộc sống xảy ra, và không ai là hoàn hảo, nhưng nguyện vọng là giữ các thỏa thuận thường xuyên nhất có thể. Khi bạn nhận ra rằng bạn không thể giữ thỏa thuận được thực hiện, hãy nhanh chóng đàm phán lại thỏa thuận. Đàm phán lại không chỉ đơn giản là cho mọi người biết rằng bạn không thể giữ thỏa thuận của mình. Giống như một thỏa thuận cần có hai người trở lên, một thỏa thuận được thương lượng lại cũng vậy.

Ở đây, vai trò quan trọng của người lãnh đạo là nêu gương trong việc lập và giữ các thỏa thuận. Thiết lập một nền văn hóa trách nhiệm giải trình nhẹ nhàng bắt đầu với cam kết này. Như một điểm khởi đầu, hãy giữ cho mình tiêu chuẩn cao nhất về các thỏa thuận rõ ràng. Bao gồm rõ ràng ai, cái gì và khi nào, sau đó hiển thị thông tin tiếp theo của bạn. Giữ các thỏa thuận của bạn như một tín hiệu cho thấy sự chân thành của bạn đối với họ.

Liên quan: Làm thế nào để nâng cao trách nhiệm giải trình mà không cần đè cổ nhân dân

Dọn dẹp mọi thỏa thuận bị phá vỡ

Tuy nhiên, bất chấp ý định và nỗ lực tốt nhất của chúng tôi, chúng tôi sẽ phá vỡ một số thỏa thuận của mình. Một lần nữa, đây là cơ hội để nêu gương và ủng hộ cam kết thực hiện các thỏa thuận rõ ràng. Trên thực tế, đây là cơ hội quan trọng nhất để củng cố điều này. Các thỏa thuận chắc chắn sẽ bị phá vỡ, và trừ khi chúng được làm sạch một cách nhanh chóng và có chủ ý, cam kết đối với các thỏa thuận rõ ràng sẽ bắt đầu tan biến.

Bước đầu tiên là thừa nhận rằng bạn đã không trung thực với thỏa thuận của mình. Sự chính trực, ở đây, là thừa nhận rằng bạn đã cam kết thực hiện điều gì đó vào một thời điểm nhất định và bạn đã không thực hiện được cam kết đó. Đó là một từ nặng nề theo thiết kế, nhưng nó không cần phải là một cuộc trò chuyện nặng nề. Nếu tôi đến trễ một buổi họp với khách hàng, tôi chỉ cần nói “Tôi muốn thừa nhận rằng tôi đã đến cuộc họp của chúng ta muộn hai phút và tôi không trung thực với thỏa thuận bắt đầu sớm hơn giờ của mình.”

Bước thứ hai là hỏi xem có thể làm gì để sửa chữa lòng tin. Đến muộn trong một cuộc họp có thể chỉ cần một lời cam kết đến đúng giờ. Việc thường xuyên đến muộn hoặc vi phạm một thỏa thuận nhạy cảm hơn có thể yêu cầu một cuộc trò chuyện và thay đổi quan trọng hơn. Đây là một bước quan trọng. Lưu ý rằng đây không phải là một lời xin lỗi. Đây là sự thừa nhận chân thành về một thỏa thuận đã bị phá vỡ và một nỗ lực chân thành để sửa chữa niềm tin trong tương lai.

Liên quan: Muốn có trách nhiệm giải trình trong nhóm của bạn? Bắt đầu từ trên cùng

Xây dựng văn hóa trách nhiệm giải trình nhẹ nhàng bắt đầu và kết thúc bằng các thỏa thuận rõ ràng. Một cuộc trò chuyện cơ bản về việc cam kết thực hiện các thỏa thuận rõ ràng, một thỏa thuận trước, là điểm bắt đầu. Sau đó, cam kết sẽ tồn tại cùng với hành động của bạn như một hình mẫu và nó phát triển cùng với sự chú ý của bạn vào việc đàm phán lại và xóa bỏ các thỏa thuận bị phá vỡ.

Đây là ý nghĩa của việc có dịu dàng trách nhiệm giải trình. Khi các nhà lãnh đạo nêu gương về tính chính trực và đặt ra kỳ vọng về các thỏa thuận rõ ràng cho mọi người, bao gồm cả chính họ, thì trách nhiệm giải trình sẽ không còn là một thực tiễn cứng rắn về thời gian và hậu quả. Nó chỉ đơn giản trở thành một phần của kết cấu văn hóa và một cách giao tiếp được chia sẻ. Nó trở nên hỗ trợ và có ý nghĩa. Chúc may mắn trên hành trình của bạn.