Cách tạo một kế hoạch dự phòng kinh doanh cho những điều bất ngờ

Một kế hoạch cho những điều không thể lập kế hoạch. Nghe có vẻ như một nghịch lý, nhưng đó là khái niệm đằng sau kế hoạch dự phòng kinh doanh: Chuẩn bị cho những rủi ro tiềm ẩn đối với công ty của bạn để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục nhất có thể, ngay cả khi điều bất ngờ xảy ra.

Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với những biến động, sự gián đoạn và những thất bại không lường trước được, một số thất bại đáng ngạc nhiên hoặc nghiêm trọng hơn những thất bại khác. Bất kể phạm vi của những sự kiện tiềm ẩn này, bạn có thể thực hiện các bước để bảo vệ công ty của mình. Sau đây là những điều cần biết về kế hoạch dự phòng trong kinh doanh và cách phát triển một cẩm nang thành công—ngay cả khi bạn hy vọng sẽ không bao giờ sử dụng nó.

Kế hoạch dự phòng kinh doanh là gì?

Kế hoạch kinh doanh dự phòng (hoặc kế hoạch kinh doanh liên tục) là một chiến lược về cách công ty của bạn sẽ phản ứng nhanh chóng với các sự kiện gây gián đoạn và tiếp tục hoạt động. Một kế hoạch toàn diện đưa ra các bước quản lý, nhân viên và các bên liên quan khác sẽ thực hiện trong nhiều tình huống để giúp giảm thiểu tác động đối với hoạt động hàng ngày và nhanh chóng phục hồi. Các sự kiện nhỏ không mong muốn có thể bao gồm lỗi kỹ thuật dẫn đến ngừng hoạt động trang web trong vài giờ hoặc một căn bệnh quét qua nhóm dịch vụ khách hàng của bạn và khiến nó bị rút ngắn.

Kế hoạch dự phòng so với quản lý rủi ro

Lập kế hoạch dự phòng có liên quan đến quản lý rủi ro, mặc dù chúng khác nhau ở một số điểm quan trọng. Kế hoạch dự phòng kinh doanh cung cấp phản ứng chiến thuật đối với sự gián đoạn cụ thể và kế hoạch này tập trung vào việc đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh đồng thời giúp công ty phục hồi nhanh nhất có thể. Ngược lại, quản lý rủi ro là một quá trình rộng hơn và liên tục: suy nghĩ về tất cả các rủi ro có thể xảy ra với công ty của bạn, đánh giá khả năng xảy ra của từng rủi ro và thực hiện các chiến lược để giảm thiểu hoặc quản lý rủi ro.

Ví dụ về kế hoạch dự phòng

Lập kế hoạch cho thiên tai là một ví dụ về kế hoạch dự phòng. Giả sử một số nhân viên của bạn làm việc ở Trung Tây và một cơn lốc xoáy ập xuống nơi ba nhân viên của bạn làm việc. Điều tương tự cũng có thể đúng nếu một cơn bão tấn công bờ biển Florida, nơi doanh nghiệp của bạn có một văn phòng lớn. Một nhân viên được chỉ định sẽ liên hệ với những người bị ảnh hưởng và xác nhận rằng họ an toàn, nhưng họ không thể quay lại làm nhiệm vụ của mình cho đến khi đường thông thoáng, mất điện kết thúc và dịch vụ Internet được khôi phục. Sau đó, ban quản lý sẽ phân công lại bất kỳ hoạt động quan trọng nào như thực hiện đơn hàng cho các nhân viên khác, những người đã được đào tạo và chuẩn bị cho các nhiệm vụ này để đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.

5 bước lập kế hoạch dự phòng

1. Tập hợp nhóm lập kế hoạch và động não các rủi ro chính
2. Thực hiện phân tích tác động kinh doanh (BIA)
3. Xây dựng chiến lược ứng phó và phục hồi
4. Kiểm tra các kế hoạch và đào tạo nhân viên
5. Thường xuyên xem xét các rủi ro mới và cập nhật kế hoạch khi cần thiết

Dưới đây là hướng dẫn từng bước để phát triển một kế hoạch dự phòng:

1. Tập hợp nhóm lập kế hoạch và phân tích các rủi ro chính

Quy trình lập kế hoạch dự phòng không chỉ bao gồm ban quản lý mà cả nhân sự chủ chốt: các nhà lãnh đạo từ CNTT, mua sắm, nhân sự, bán hàng hoặc bất kỳ nhóm liên quan nào khác. Đại diện toàn công ty là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ phiên động não nào để xác định các mối đe dọa có thể xảy ra vì những người lao động này hiểu chi tiết về hoạt động của tổ chức và những rủi ro lớn nhất. Một cuộc đối thoại cởi mở về rủi ro kinh doanh là một cách tốt để bắt đầu tạo ra các kế hoạch dự phòng vừa toàn diện vừa thành công.

2. Thực hiện phân tích tác động kinh doanh (BIA)

Phân tích các hoạt động bình thường của doanh nghiệp có thể giúp bạn xác định các mối đe dọa tiềm ẩn quan trọng nhất trong toàn bộ tổ chức. Những chức năng và hệ thống kinh doanh nào là quan trọng nhất? Tác động tài chính, hoạt động hoặc uy tín tiềm ẩn của từng rủi ro cụ thể là gì? Trường hợp xấu nhất đối với từng khía cạnh hoạt động của công ty là gì? Làm thế nào mà dòng thác đó có thể chuyển sang các bộ phận khác của doanh nghiệp? Trả lời những giả thuyết này sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và bắt đầu định hình các kế hoạch giảm thiểu.

3. Phát triển các chiến lược ứng phó và phục hồi

Giờ đây, bạn có thể phát triển một kế hoạch giảm thiểu và các chiến lược phục hồi cho từng tình huống mà bạn đã xác định cho đến nay. Quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào cuộc khủng hoảng mà bạn đang đối mặt, nhưng có thể bao gồm thiết lập quy trình ứng phó khẩn cấp, sao lưu dữ liệu, lựa chọn nhà cung cấp thay thế, sắp xếp công việc từ xa, khắc phục thảm họa tự nhiên và quản lý khủng hoảng chuỗi cung ứng. Quá trình này có thể bao gồm việc chỉ định người chịu trách nhiệm truyền thông về khủng hoảng sau một sự kiện bất lợi.

4. Kiểm tra kế hoạch và đào tạo nhân viên

Tiến hành kiểm tra kế hoạch thông qua các bài tập mô phỏng để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch dự phòng và để xác định xem có cần thay đổi gì không, hoặc thậm chí là kế hoạch dự phòng hoặc Kế hoạch B. Nếu kế hoạch được sửa đổi, hãy thông báo cho nhân viên chủ chốt và đào tạo họ về các quy trình mới . Điều này có thể bao gồm các cuộc diễn tập về thiên tai và hỏa hoạn, đào tạo nhân viên bắt buộc về các phương pháp hay nhất về an ninh mạng và ứng phó với khủng hoảng hoặc đào tạo chéo một số nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ khác nếu cần.

5. Thường xuyên xem xét các rủi ro mới và cập nhật kế hoạch khi cần thiết

Bởi vì rủi ro phát triển, hãy xem xét lại và sửa đổi kế hoạch của bạn để chuẩn bị tốt hơn để tránh thảm họa. Định kỳ xem xét các rủi ro mới là một bước thiết yếu trong việc duy trì kế hoạch và bao gồm việc thực hiện các bài học từ các sự cố bên trong hoặc bên ngoài, điều chỉnh các thay đổi về nhân viên và hoạt động cũng như xem xét công nghệ hoặc công cụ mới.

6 loại kế hoạch dự phòng

1. Hệ thông thông tin
2. thiên tai
3. Tài chính
4. khủng hoảng truyền thông
5. Sức khỏe/đại dịch
6. Chuỗi cung ứng

Kế hoạch dự phòng là duy nhất cho mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số loại kế hoạch dự phòng chính, bao gồm:

1. Hệ thống thông tin

Đây là kế hoạch chính của nhiều công ty vì hầu hết các tổ chức đều phụ thuộc vào máy tính, bộ lưu trữ dữ liệu và internet cho các hoạt động hàng ngày. Rủi ro bao gồm ngừng hoạt động hệ thống, tấn công mạng và vi phạm dữ liệu. Kế hoạch dự phòng có thể bao gồm sao lưu và phục hồi dữ liệu, dự phòng hệ thống và quy trình phản hồi hack.

2. Thảm họa

Những kế hoạch này thường giải quyết cả những thảm họa quy mô nhỏ hơn và những sự kiện lớn được gọi là hành động của Chúa. Các rủi ro tiềm ẩn có tác động thấp hơn có thể bao gồm các sự cố như vỡ đường ống khiến văn phòng chính không thể sử dụng được trong vài ngày, trong khi các rủi ro tiềm ẩn có tác động cao có thể là một thảm họa thiên nhiên lớn như bão phá hủy văn phòng hoặc làm hỏng hàng tồn kho. Các chiến lược giảm thiểu có thể liên quan đến việc đảm bảo an toàn cho người lao động, khôi phục hệ thống công nghệ thông tin (CNTT), chuyển nhân viên hoặc các chức năng kinh doanh quan trọng sang các địa điểm khác và các bước khác để đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường nhanh nhất có thể.

3. Tài chính

Phần này của kế hoạch dự phòng giải quyết các sự kiện tài chính có thể là nội bộ của công ty hoặc các yếu tố vĩ mô bên ngoài. Rủi ro bao gồm suy thoái kinh tế định kỳ không thể tránh khỏi, có thể ảnh hưởng đến khả năng chi tiêu của khách hàng và nhu cầu đối với sản phẩm của bạn. Các rủi ro khác có thể là nội bộ và có khả năng gây thiệt hại nhiều hơn, chẳng hạn như nhân viên trộm cắp tiền hoặc hàng tồn kho. Mỗi kết quả trong tổn thất tài chính cho công ty. Các kế hoạch dự phòng có thể bao gồm việc duy trì mức dự trữ tiền mặt tối thiểu, khai thác hạn mức tín dụng ngân hàng để cải thiện tình trạng tiền mặt của bạn hoặc thúc đẩy doanh số bán hàng bằng các chiến lược như luồng doanh thu mới hoặc điều chỉnh giá.

4. Truyền thông khủng hoảng

Phần này xoay quanh việc giao tiếp rõ ràng với bên trong và bên ngoài trong thời kỳ khủng hoảng. Rủi ro bao gồm thiếu sự thống nhất nội bộ trong việc nhắn tin, nhân viên nhầm lẫn về phản hồi của công ty hoặc vai trò của họ trong đó và sự chú ý tiêu cực từ bên ngoài hoặc báo chí đưa tin làm tổn hại đến thương hiệu hoặc danh tiếng của bạn. Kế hoạch này nên bao gồm các quy trình về các kênh liên lạc rõ ràng với nhân viên và các bên liên quan bên ngoài, đào tạo và thông báo tóm tắt cho những người phát ngôn được chỉ định, đồng thời thiết lập một chuỗi chỉ huy để quản lý việc nhắn tin và cập nhật cho các bên quan trọng về cuộc khủng hoảng khi nó phát triển.

5. Sức khỏe/đại dịch

Sự lây lan đột ngột của COVID-19 đã thúc đẩy hầu hết các công ty xây dựng kế hoạch quản lý đại dịch hoặc khủng hoảng sức khỏe khác. Các biện pháp có thể bao gồm các giao thức đảm bảo an toàn cho nhân viên, các quy tắc khi vào nơi làm việc, giao tiếp với các bên liên quan cũng như hỗ trợ công nghệ và hỗ trợ làm việc từ xa.

6. Chuỗi cung ứng

Khả năng sản xuất sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn có thể phụ thuộc vào khả năng tiếp cận nguyên vật liệu hoặc nhà cung cấp. Nếu vậy, rủi ro bao gồm sự gián đoạn như thiếu nguyên liệu thô, thất bại của nhà cung cấp và hạn chế thương mại. Các kế hoạch giảm thiểu có thể liên quan đến việc đảm bảo các nhà cung cấp dự phòng, theo dõi các thách thức hậu cần trên thị trường và duy trì nguồn cung cấp hàng tồn kho hoặc vật liệu khẩn cấp.