Cách tạo biên nhận và tại sao bạn cần chúng

Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ, việc lưu giữ dấu vết kỹ thuật số hoặc giấy tờ là một phần cơ bản trong hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu khách hàng mua một mặt hàng hoặc trả lại, biên lai bán hàng là bằng chứng mua hàng và ghi lại hàng tồn kho chính xác. Tại thời điểm tính thuế, biên lai chi phí kinh doanh ghi lại các chi phí được yêu cầu. Và đối với hàng hóa được tặng, biên nhận quà tặng thường được chấp nhận trước khi hàng đã đổi được trả lại kho.

Bất kể loại nào, biên lai đều có giá trị trong việc duy trì hồ sơ chính xác và theo dõi sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là những điều cần biết thêm về biên lai và lý do tại sao chúng lại cần thiết đối với bất kỳ nhà bán lẻ nào.

Biên nhận là gì?

Biên nhận là một bản ghi dưới dạng in hoặc điện tử của một giao dịch kinh doanh, còn được gọi là bằng chứng mua hàng. Biên nhận chứng minh rằng khách hàng đã thanh toán cho các mặt hàng hoặc dịch vụ, cho biết chi phí và xác nhận rằng người bán đã giao sản phẩm. Các chi tiết biên nhận khác có thể bao gồm ngày và thời gian của giao dịch và phương thức thanh toán.

Đối với chủ sở hữu doanh nghiệp, biên lai đóng vai trò là bản ghi các giao dịch của bạn, giúp bạn hiểu được doanh số bán hàng của doanh nghiệp mình.

Tại sao hóa đơn lại quan trọng?

Biên lai bán lẻ (hoặc bán hàng) rất quan trọng vì nhiều lý do:

• Trả lại và trao đổi. Biên lai giúp việc trả lại hoặc trao đổi trở nên dễ dàng hơn. Nếu một khách hàng cố gắng trả lại hàng hợp lệ mà không có hàng và bị từ chối hoàn tiền, thì bạn có thể mất họ vĩnh viễn. Rất nhiều trải nghiệm mua sắm tích cực xoay quanh quy trình và thủ tục cơ bản này.
• Theo dõi bán hàng. Biên lai theo dõi những sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng của bạn mua thường xuyên nhất, cung cấp một phần dữ liệu rõ ràng có thể hướng dẫn bạn điều chỉnh các dịch vụ kinh doanh của mình sao cho phù hợp nhất với thị trường mục tiêu.
• Kích thước giỏ. Mặc dù khái niệm này tương tự như theo dõi doanh số bán hàng, kích thước giỏ hàng cụ thể là số lượng mặt hàng của một sản phẩm cụ thể mà bạn bán. Từ đó, bạn có thể đánh giá phần nào trong doanh nghiệp của mình tạo ra nhiều doanh thu nhất.
• sổ sách kế toán. Khi nói đến sổ sách kế toán, biên lai là hoàn toàn cần thiết để kinh doanh với tư cách là nhà bán lẻ, bao gồm ghi lại doanh thu và doanh thu kinh doanh cho báo cáo lãi lỗ của bạn.
• thuế kinh doanh. Trong trường hợp IRS kiểm toán doanh nghiệp của bạn, họ sẽ muốn xem biên lai giao dịch của bạn. Bản sao biên lai phát hành cho khách hàng chứng minh doanh nghiệp của bạn đã mang lại bao nhiêu tiền—và khi nào. Biên lai cũng ghi lại thuế bán hàng mà khách hàng đã trả trong giao dịch, vì tất cả ngoại trừ năm tiểu bang của Hoa Kỳ (Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire và Oregon) đều có thuế bán hàng của tiểu bang. Biên lai phải nêu rõ các khoản thuế đã thanh toán dưới dạng một mục hàng riêng biệt. Để theo dõi các giao dịch và thuế này, biên lai phải đi kèm với mọi giao dịch.

Những thông tin nào được bao gồm trong biên nhận?

Có rất nhiều thông tin mà bạn có thể thấy trên biên lai. Trong số các chi tiết biên nhận đó là:

• Thông tin kinh doanh. Điều này bao gồm chi tiết liên hệ của doanh nghiệp bạn, bao gồm tên, địa chỉ doanh nghiệp, số điện thoại và địa chỉ email.
• Mua thông tin. Thông tin mua hàng phác thảo mô tả về sản phẩm hoặc dịch vụ, đơn vị lưu giữ hàng tồn kho (SKU) liên quan và số lượng mặt hàng đã mua.
• Chi tiết thanh toán. Biên lai của bạn nên phác thảo số tiền phải trả cho việc mua hàng cũng như phương thức thanh toán của khách hàng.
• Chi tiết ngày mua. Thông tin này bao gồm ngày, giờ mua hàng và đôi khi là tên (hoặc mã số nhân viên) của cộng sự đã gọi điện cho khách hàng.
• Số biên nhận. Số biên nhận là số nhận dạng duy nhất được liên kết với giao dịch mua. Một số thương nhân muốn số biên nhận của họ bắt đầu tuần tự trong suốt một ngày làm việc hoặc một tuần.
• Ngôn ngữ phù hợp. Bất kỳ biên lai nào cũng phải có từ “Biên lai” được in rõ ràng trên đó để tránh nhầm lẫn với bất kỳ loại chứng từ bán hàng nào khác, chẳng hạn như vận đơn hoặc hóa đơn thanh toán sau. Biên lai tùy chỉnh cũng có thể bao gồm chính sách hoàn trả của bạn ở phía dưới để tham khảo.

Cách tạo phiếu thu

1. Củng cố một mẫu
2. Cắm thông tin bán hàng
3. Cung cấp cho khách hàng của bạn

Bạn có thể có các loại biên lai khác nhau, nhưng các quy trình tương tự khi tạo chúng. Đây là các bước chính:

1. Củng cố mẫu

Cho dù bạn sử dụng trình tạo biên nhận trực tuyến miễn phí hay tạo mẫu của riêng mình, thì việc thêm chi tiết doanh nghiệp vào mẫu của bạn có thể tiết kiệm thời gian.

2. Cắm thông tin bán hàng

Tại thời điểm bán hàng, hãy thêm các chi tiết thay đổi vào biên lai, chẳng hạn như giá, số lượng sản phẩm đã mua, SKU và thông tin thẻ để bán hàng bằng tín dụng hoặc ghi nợ.

3. Cung cấp cho khách hàng của bạn

Bạn có thể cung cấp bản sao giấy biên nhận hoặc bản điện tử, nhưng đây là phần quan trọng nhất của quy trình: Bạn phải cung cấp cho khách hàng bản sao của họ, trừ khi họ từ chối.

Các tùy chọn để tạo biên lai

Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và loại hàng hóa hoặc dịch vụ được bán, có nhiều cách để bạn giải quyết vấn đề quản lý biên lai. Bạn có thể chọn nhận biên lai viết tay hoặc in, hoặc trình tạo biên nhận miễn phí trực tuyến, là trang web hoặc cửa hàng của bên thứ ba cung cấp các mẫu dựa trên ngành của bạn. Sau khi có mẫu, bạn có thể tùy chỉnh biên lai và gọi điện mua hàng nhanh chóng.

Trình tạo biên lai là một cách đơn giản và tiết kiệm chi phí để phát hành biên lai một cách nhanh chóng và đơn giản. Ngoài ra, nếu bạn có nhiều SKU, một công cụ tạo biên nhận trực tuyến miễn phí có thể tiết kiệm thời gian. Các trình tạo biên nhận trực tuyến phổ biến có thể hỗ trợ bạn tùy chỉnh hoặc cung cấp mẫu biên nhận bán hàng tiêu chuẩn bao gồm:

• ExpressExpense. Với ExpressExpense, bạn có thể chọn một mẫu phù hợp với ngành của mình—chẳng hạn như biên lai nhà hàng hoặc biên lai taxi—và sử dụng mẫu đó để tạo biên lai tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Chọn một trong các kiểu biên nhận miễn phí có sẵn hoặc chọn từ các tùy chọn bổ sung với tư cách thành viên trả phí.
• MakeReceipt. Mẫu biên lai của nhà cung cấp này được sử dụng trên 84 quốc gia khác nhau để bạn có thể dễ dàng áp dụng các loại tiền tệ và thuế khác nhau. Bạn có thể sử dụng hai mẫu biên nhận miễn phí hoặc trở thành thành viên để khai thác nhiều tùy chọn hơn.
• ShopifyPOS. Shopify POS cho phép thành viên Shopify tạo liền mạch biên lai in tùy chỉnh. Sau đó, bạn có thể chia sẻ biên lai qua tin nhắn SMS hoặc dưới dạng biên lai kỹ thuật số được gửi qua email sau khi mua hàng.

Cách tạo biên nhận bằng Google Docs

1. Mở Google Drive
2. Chọn Trang tính mới
3. Tạo mẫu của bạn
4. Thêm chi tiết công ty
5. Lưu mẫu của bạn

Nếu bạn mới bắt đầu, một tùy chọn mẫu biên nhận miễn phí khác là Google Documents, còn được gọi là Google Documents. Để tạo mẫu biên nhận trong Google Tài liệu:

1. Mở Google Drive

Mở Google Drive bằng cách đi tới phía bên phải hộp thư đến Gmail của bạn để tạo hộp. Di con trỏ của bạn đến đó cho đến khi “Ứng dụng của Google” hiển thị. Nhấp vào hộp và chọn “Drive” từ danh sách.

2. Chọn Trang tính mới

Nhấp vào nút “+Mới” ở phía bên trái màn hình của bạn, ngay bên dưới biểu tượng Drive ở trên cùng. Di con trỏ lên trên Google Trang tính và di chuyển con trỏ đến mũi tên bên phải. Chọn tùy chọn thả xuống “Từ mẫu”.

3. Tạo mẫu của bạn

Từ thư viện mẫu, chọn tùy chọn “Hóa đơn” phù hợp nhất với biên nhận truyền thống. Nhấp đúp để xem và tạo của riêng bạn. Đổi tên tài liệu là “Biên lai” và thay thế từ “Hóa đơn” trong tiêu đề bằng “Biên lai”. Xóa bất kỳ trường nào không áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

4. Thêm chi tiết công ty

Nhập dữ liệu như tên công ty, địa chỉ doanh nghiệp và thông tin liên hệ của bạn ở góc trên cùng bên trái. Tạo hoặc đổi tên trường để điền phương thức thanh toán cho khách hàng. Bằng cách đó, khi bạn tạo biên lai trong tương lai, bạn có thể chỉ cần điền ngày và chi tiết giao dịch mua vào mục hàng.

5. Lưu mẫu của bạn

Lưu tài liệu dưới dạng “Mẫu biên nhận”. Mỗi lần bạn sử dụng nó trong tương lai, bạn có thể nhập chi tiết giao dịch bán hàng trong các mục hàng và cập nhật số biên lai. Từ đó, bạn có thể lưu lại cho phù hợp cho mỗi giao dịch mới. Gửi email hoặc in biên lai PDF khi bạn đưa chúng cho khách hàng của mình. Lưu một bản sao cho hồ sơ của riêng bạn.