Cách quản lý tài chính cho doanh nghiệp nhỏ của bạn khi di chuyển

Các chủ doanh nghiệp nhỏ hiện đại sống trên thiết bị di động để giữ kết nối trong khi di chuyển giữa các cuộc hẹn và địa điểm việc làm hoặc chỉ để đăng ký trong thời gian cá nhân. Bởi vì bạn luôn di chuyển, có thể khó tìm thấy thời gian ngồi vào bàn làm việc hoặc trước máy tính để thực hiện các công việc ghi sổ kế toán cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn, cho dù đó là tra cứu thông tin hay xuất hóa đơn. kịp thời.

Có thể có một số hoài niệm về cách nó đã từng là khi gửi một hóa đơn yêu cầu quyền truy cập vào tất cả các thông tin cần thiết. Hầu hết chúng ta đã vượt qua những ngày xa xưa, và bỏ đi những thứ của tuổi trẻ kinh doanh của mình, từ tờ thời gian vật lý đến kiểm tra giấy, làm toán dài tay và thậm chí cả phong bì ghi địa chỉ bằng tay. Những điều này không chỉ tốn thời gian mà còn làm xao nhãng các hoạt động thúc đẩy tăng trưởng.

Các ứng dụng quản lý tài chính dành cho thiết bị di động ngày nay cho phép bạn truy cập và quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ của mình mọi lúc, mọi nơi. Đó là một cách tiết kiệm thời gian tuyệt vời để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ theo định hướng phát triển.

Liên quan: Năm ứng dụng dành cho doanh nhân để quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh của họ

Lập hóa đơn

Đầu tiên và quan trọng nhất là khả năng xử lý lập hóa đơn của ứng dụng dành cho thiết bị di động. Ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ tự động điền tên doanh nghiệp, biểu trưng và thông tin liên hệ của bạn vào mẫu hóa đơn. Sau đó, ứng dụng sẽ cho phép bạn thêm và truy cập thông tin liên hệ của khách hàng, mô tả về các sản phẩm và dịch vụ của cửa hàng cũng như đặt giá. Khi bạn sẵn sàng tạo hóa đơn mới, hệ thống sẽ tự động điền một số hóa đơn duy nhất và cho phép bạn sử dụng menu thả xuống để chọn từ khách hàng, sản phẩm và dịch vụ mà bạn đã thiết lập.

Tìm một hệ thống cho phép bạn thêm thuế bán hàng chính xác, có liên quan và điều chỉnh giá bằng cách áp dụng chiết khấu hoặc thêm phí. Lý tưởng nhất là bạn có thể chọn ngày phát hành, điều khoản thanh toán và ngày đến hạn, cũng như thêm bất kỳ ghi chú hoặc tệp đính kèm nào khác mà hóa đơn yêu cầu – tất cả từ mọi nơi miễn là bạn có điện thoại. Ứng dụng cũng phải có giao diện phù hợp với phiên bản dành cho máy tính để bàn, vì vậy bạn có thể sử dụng mà không bị lỡ nhịp.

Thu thập tài liệu và dữ liệu

Tại bàn làm việc của bạn hoặc ở xa văn phòng, bạn ngập tràn biên lai từ các khoản chi phí như vật liệu được giao cho bạn hoặc những thứ được vận chuyển trực tiếp đến địa điểm dự án. Cho dù là giấy hay điện tử, tất cả những thứ này đều phải được ghi lại và tính toán.

Hãy tìm một ứng dụng cho phép bạn tự động chụp ảnh biên lai bằng giấy, sau đó ngay lập tức lưu và sắp xếp chúng trong ứng dụng. Bạn sẽ có thể làm điều tương tự với biên nhận qua email hoặc các mục được nhập từ thư viện ảnh trên thiết bị của bạn. Sau khi được nhập, một ứng dụng như vậy phải khớp với biên lai với các khoản phí ngân hàng hoặc thẻ tín dụng, nhanh chóng truy cập chúng để lập hóa đơn trên thiết bị di động hoặc tra cứu số tiền bạn bị nhà cung cấp tính phí lần cuối.

Tốt hơn và dễ dàng hơn, hãy tìm kiếm một ứng dụng có khả năng trích xuất dữ liệu từ các tài liệu tài chính này và tải nó vào hệ thống quản lý tài chính tất cả trong một dựa trên đám mây. Nếu ứng dụng cung cấp ánh xạ nhà cung cấp, nó sẽ xác định những gì bạn đã nắm bắt, sắp xếp và lưu an toàn, sau đó phân loại chính xác mà không yêu cầu bạn thực hiện công việc tẻ nhạt đó. Điều chỉnh tự động như vậy làm giảm đáng kể thời gian bạn cần dành để phân loại tất cả email và giấy mà bạn đã tích lũy được.

Liên quan: Đưa doanh nghiệp của bạn lên thiết bị di động: Khái niệm cơ bản

Xử lý dữ liệu nền và thời gian thực

Tìm kiếm một ứng dụng sẽ gọi các giao dịch của bạn để xem xét theo nhiều cách khác nhau: theo thời gian, theo trạng thái, theo nhà cung cấp hoặc theo danh mục. Nếu bạn đang tìm kiếm một giao dịch cụ thể từ tháng trước, bạn sẽ có thể chọn phạm vi ngày có liên quan. Bạn cũng có thể lọc xem giao dịch đã được xem xét hay chưa (như một phần của đánh giá hàng tháng), tìm kiếm một nhà cung cấp cụ thể hoặc thực hiện tra cứu theo danh mục: ví dụ: quét tất cả các giao dịch liên quan đến du lịch. Các ứng dụng được kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của bạn sẽ tự động thực hiện việc này, cung cấp thông tin chính xác, cập nhật từng phút và giúp bạn giảm bớt nhu cầu gắn bó với bàn làm việc của mình.

Tổ chức tài chính doanh nghiệp của bạn một cách an toàn và hiệu quả từ mọi nơi

Với một ứng dụng dành cho thiết bị di động có khả năng, bạn có thể hoàn thành rất nhiều việc trong khi không cần đến máy tính của mình và bạn có thể làm điều đó một cách nhanh chóng. Ứng dụng phù hợp có thể khớp tài liệu với một khách hàng cụ thể và gán chúng vào tài khoản hoặc danh mục dựa trên ánh xạ bạn tạo trong quá trình thiết lập. Điều này sẽ loại bỏ quá trình tẻ nhạt chiếm gần 75% các cuộc hòa giải thông thường. Các chủ doanh nghiệp nhỏ hiểu những gì họ đã làm; một ứng dụng biết những gì bạn biết có thể kiểm tra độ chính xác của nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền và phân loại giao dịch nhanh hơn bạn, đồng thời cập nhật giao dịch liên tục trong nền.

Tính linh hoạt của việc truy cập di động vào hồ sơ tài chính là điều cần thiết đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ. Thu thập dữ liệu tốt nhất trong lớp có nghĩa là những gì bạn đã nhập khớp với tài liệu thực của bạn. Một cái gì đó đáng tin cậy sẽ cho phép bạn làm tất cả mọi việc một cách nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.

Về bảo mật, hãy tìm nhà cung cấp giải pháp giám sát cơ sở hạ tầng của họ 24/7. Dữ liệu bạn tải lên phải được lưu trữ với các nhà cung cấp trung tâm dữ liệu hàng đầu thế giới và có các chứng nhận chính như SOC 2 Loại II và ISO 27001. Hãy tìm nhà cung cấp mã hóa dữ liệu khi chuyển tiếp và trên máy chủ của họ và sẽ đảm bảo khả năng truy cập di động mỗi thời gian bạn cần nó.

Liên quan: 7 chiến lược quản lý thời gian cho doanh nhân bận rộn

Di động linh hoạt

Thời gian rất quan trọng đối với mọi chủ doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân. Để có được nhiều hơn, bạn không chỉ phải tìm cách làm mọi thứ hiệu quả hơn mà còn phải tìm cách tận dụng từng phút bạn có. Với khả năng truy cập ứng dụng di động quản lý tài chính tất cả trong một bất cứ khi nào bạn rời khỏi bàn làm việc, bạn có thể nắm bắt những cơ hội đó để giải quyết các nhiệm vụ kế toán quan trọng. Và phần tốt nhất là điều này giải phóng thêm thời gian để phát triển doanh nghiệp của bạn.