Cách giữ các tệp thiết kế của bạn gọn gàng và ngăn nắp

Tôi là một người kỳ lạ về tổ chức. Những kẻ kỳ quặc trong tổ chức thích giữ mọi thứ theo thứ tự để chúng dễ hiểu, sắp xếp và quản lý dễ dàng hơn. Điều này bao gồm những thứ nhỏ, như bố trí đồ nội thất dựa trên lưới và các quyết định quan trọng hơn như gia vị mã hóa màu sắc.

Bạn sẽ biết thêm về suy nghĩ của chúng tôi nếu bạn truy cập trang web này. Nhưng nếu bạn nghĩ rằng quá tổ chức không phải là một điều tốt, thì việc không có tổ chức có lẽ còn tồi tệ hơn. Đặc biệt là khi nói đến việc tìm kiếm và quản lý các tệp dự án của bạn.

Tại sao bạn cần một hệ thống nộp hồ sơ

Nếu cho đến nay bạn vẫn chưa có hệ thống lưu trữ, bạn có thể cảm thấy thoải mái khi đổ các tệp thiết kế của mình vào một thư mục và tìm cách sắp xếp chúng sau này. Một số người thậm chí còn tận hưởng sự tự do sáng tạo đi kèm với cách tiếp cận chồng tệp này. Tuy nhiên, bạn cảm thấy về chủ đề này sẽ không thay đổi thực tế rằng việc có một hệ thống nộp đơn tốt sẽ cung cấp một số lợi ích khá tốt:

• Bạn sẽ thiết kế tốt hơn. Mỗi khi bạn dành hơn 30 giây để tìm kiếm một tệp, bạn làm gián đoạn dòng sáng tạo tự nhiên của mình và căng thẳng bắt đầu tràn vào. Điều này không ảnh hưởng gì đến cảm hứng và công việc của bạn.

• Bạn sẽ khôi phục lại cảm giác kiểm soát công việc của mình. Sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, dù nhỏ đến đâu, cũng mang lại cho bạn cảm giác dễ chịu rằng bạn là ông chủ trong nhà (hoặc người chăm chỉ). Điều này sẽ lan rộng đến công việc của bạn và bạn cũng sẽ tự tin hơn về các quyết định thiết kế của mình.

• Bạn sẽ học được một bài học thiết kế có giá trị. Thiết kế là tất cả về việc đặt những thứ phù hợp vào đúng vị trí, theo thứ tự thích hợp. Nói cách khác, đó là việc tạo ra ý nghĩa từ những phần dường như tách biệt. Bạn có thể sử dụng kiểu tư duy này để thiết kế logo, trang web, ô tô, âm nhạc, thang máy hoặc hệ thống hồ sơ. Thiết kế là về tổ chức và cấu trúc, và không chỉ là hình ảnh. Đây là một cuốn sách tuyệt vời về điều đó.

Mặc dù bất kỳ hệ thống nộp hồ sơ nào tốt hơn là không có, nhưng một số phương pháp tiếp cận hoạt động tốt hơn cho các nhà thiết kế so với các phương pháp khác. Đây là một trong những cá nhân tôi sử dụng và nó hoạt động tốt cho một số lượng lớn các dự án khác nhau.

Hệ thống nộp hồ sơ 6 bước hoạt động

1. Đảm bảo bạn có thư mục Công việc

2. Tạo các thư mục khách

3. Tạo các thư mục dự án

4. Tạo các thư mục lưu trữ

• Đầu vào của khách hàng: Đây là tất cả những gì tôi nhận được từ khách hàng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Các tập tin, tài liệu, ghi chú… bạn đặt tên cho nó.

• Việc kinh doanh: Báo giá dự án, ước tính, lịch trình, đề xuất và mọi thứ khác liên quan đến phần “kinh doanh” của dự án.

• Tài sản: Ảnh, vectơ, biểu tượng và các yếu tố thiết kế khác mà bạn sử dụng để ghép các thiết kế của mình lại với nhau. Nói cách khác, mọi thứ là một phần của bố cục cuối cùng của bạn sẽ đến đây.

• Thiết kế: Cái tên nói lên tất cả. Đây là nơi bạn lưu giữ các tệp thiết kế thực tế của mình, những thứ bạn đang làm. Thông thường, nó không nên chứa gì khác ngoài danh sách các tệp có thiết kế của bạn trong các phiên bản hoặc giai đoạn sửa đổi khác nhau. Hãy nhớ rằng, tất cả các tệp được sử dụng để xây dựng các thiết kế đó, như ảnh hoặc biểu tượng, phải đi vào thư mục Nội dung.

• Sản lượng: Tất cả các tệp cuối cùng để giao cho khách hàng. Đối với các dự án in, đây là nơi bạn đặt các tệp chuẩn bị của mình có thể được gửi đến máy in, như phông chữ PDF, v.v. Đối với các dự án web, đây là nơi bạn đặt phiên bản HTML thực của trang web, nếu bạn cũng viết mã.

Bạn có thể đã hình dung ra ngay bây giờ, nhưng cấu trúc này phản ánh đại khái các giai đoạn khác nhau mà dự án của bạn đang trải qua và các tệp liên quan đến các giai đoạn đó. Vậy bạn sẽ tìm thấy bức ảnh tuyệt vời mà bạn đã sử dụng trong dự án áp phích Halloween ở đâu? Đúng rồi, nó nằm trong thư mục Assets. Làm thế nào về một tệp đã sẵn sàng để in? Tất nhiên, trong thư mục Sản xuất.

5. Lưu các thay đổi thành các tệp riêng biệt

Bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi đối với bất kỳ tệp nào, đừng bao giờ lưu chúng trở lại bản gốc. Thay vào đó, hãy sử dụng lệnh “Lưu dưới dạng…” để lưu chúng dưới phiên bản mới. Bằng cách này, bạn sẽ theo dõi số lượng thay đổi bạn thực hiện cũng như thời điểm bạn thực hiện chúng. Và nói về việc lưu các phiên bản….

6. Đặt tên các tệp của bạn đúng cách

• Tài liệu cuối cùng
• Brochure Final – sửa hình ảnh
• Chung kết tài liệu quảng cáo
• Tài liệu chung kết của tất cả các trận chung kết – sửa trang bìa
• Brochure Final Final Final Final

Rõ ràng, tôi đã gặp vấn đề với ý nghĩa của từ “Final”, nhưng đó chỉ là vì tôi không biết rằng “cuối cùng” không phải là một từ rất thực tế để đặt tên tệp – bạn không bao giờ thực sự biết liệu cái gì đó là cuối cùng hay không và khách hàng của bạn cũng vậy. Cách tốt hơn và dễ dàng hơn để xử lý vấn đề này là thêm một số vào tên tệp bất cứ khi nào bạn thay đổi nó hoặc tạo một phiên bản thay thế của nó, cho đến khi bạn nhận được sự chấp thuận cuối cùng từ khách hàng. Vì vậy, danh sách trên sẽ như sau:

• Brochure_01
• Brochure_02
• Brochure_03
• Brochure_04
• Brochure_05
• Brochure_06

Bằng cách này, bạn luôn biết rằng tên cuối cùng là tên có số cao nhất trong tên tệp và khách hàng của bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi các thay đổi và biến thể. Một tình huống phức tạp trong đó hệ thống đặt tên này có thể không thành công là khi khách hàng của bạn quyết định rằng Brochure_05 là thứ nên là cuối cùng, thay vì Brochure_06. Cách giải quyết là chỉ cần mở tệp và lưu nó dưới dạng “Brochure_07”, ngay cả khi không có thay đổi nào được thực hiện, vì vậy bạn không cần phải suy nghĩ về nó sau này.

Bạn hiểu hồ sơ như thế nào?

Giống như mọi người sắp xếp ngôi nhà của họ theo nhiều cách, họ có cùng một số cách sắp xếp các tệp của họ. Hệ thống mà tôi mô tả ở trên không hoàn hảo và sẽ không giải quyết được tất cả các tình huống khó xử của bạn, nhưng nó sẽ giúp bạn bắt đầu và cung cấp một khuôn khổ vững chắc để tìm kiếm và quản lý tệp của bạn trên hàng chục dự án.

Bạn sắp xếp các tệp thiết kế của mình như thế nào?