Cách chọn máy tính tiền tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Máy tính tiền được phát minh vào cuối thế kỷ 19, với bằng sáng chế đầu tiên được cấp vào năm 1878 cho James Ritty, một chủ quán rượu ở Dayton, Ohio. Mô hình thương mại đầu tiên được đặt tên là “Máy thu ngân liêm khiết của Ritty” và được vận hành bằng một tay quay quay các bánh răng bên trong máy để ghi lại việc bán hàng. Mục đích chính của những chiếc máy tính tiền đầu tiên là để kiểm soát hành vi trộm cắp của nhân viên: do đó, chuông reo sẽ cảnh báo chủ sở hữu rằng ngăn kéo đựng tiền đã được mở.

Cho đến ngày nay, máy tính tiền hiện đại đã mở rộng vai trò của chúng trong kinh doanh rất nhiều. Chúng có thể quét và xử lý mã vạch UPC, theo dõi doanh số bán hàng và khuyến mãi, cho phép bạn cung cấp các chương trình khách hàng thân thiết và tất nhiên là chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt, tín dụng , và ghi nợ. Một số thậm chí chấp nhận thanh toán di động qua điện thoại thông minh và đồng hồ.

Với những tiến bộ này, có rất nhiều sự lựa chọn giữa các tùy chọn máy tính tiền khác nhau. Dưới đây là những gì máy tính tiền ngày nay có thể làm và cách chọn máy tính tiền phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Máy đếm tiền là gì?

Máy tính tiền là một máy cơ khí hoặc điện tử, ở mức tối thiểu, ghi lại và xử lý các giao dịch bán hàng và tạo ra bằng chứng giao dịch (tức là biên lai). Nhiều máy tính tiền dành cho doanh nghiệp nhỏ cũng bao gồm một ngăn kéo đựng tiền có thể khóa để lưu trữ hóa đơn và tiền xu.

Các chức năng tính tiền nâng cao hơn bao gồm từ tính tổng doanh thu hàng ngày và số dư tiền mặt đến xuất dữ liệu bán hàng để cung cấp hệ thống kiểm kê và tự động tính tiền boa. Máy tính tiền hiện đại thường được gọi là hệ thống điểm bán hàng (POS).

Các tính năng cần thiết của máy tính tiền dành cho doanh nghiệp nhỏ

Trong số rất nhiều tính năng mà hệ thống POS hiện đại có thể cung cấp, đây là những tính năng quan trọng nhất cần xem xét khi tìm kiếm một máy tính tiền cho doanh nghiệp nhỏ của bạn:

• Đăng ký bán hàng. Máy tính tiền có thể tính tổng giá của từng mặt hàng được bán, thêm thuế bán hàng và cung cấp tổng số tiền phải trả để hoàn tất giao dịch.
• xử lý thanh toán. Sổ đăng ký của bạn sẽ có thể xử lý các loại thanh toán khác nhau, chẳng hạn như thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng, thanh toán không tiếp xúc và thẻ quà tặng. Nó sẽ tính toán số tiền thừa nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
• In hóa đơn. Sổ đăng ký của bạn phải có một máy in biên lai để cung cấp biên lai cho khách hàng theo yêu cầu, theo yêu cầu của luật pháp địa phương. Ngoài ra, hầu hết các hệ thống POS cũng cho phép bạn gửi biên lai qua email.
• Bảo quản tiền mặt. Máy POS tính tiền của bạn sẽ có thể kết nối với ngăn kéo đựng tiền an toàn để sắp xếp và lưu trữ các hóa đơn giấy và tiền xu cần thiết để xử lý các giao dịch tiền mặt.
• Báo cáo. Máy tính tiền POS có thể tạo báo cáo, bao gồm dữ liệu bán hàng và dòng tiền trong ngày. Các hệ thống POS nâng cao có thể cung cấp các báo cáo chi tiết hơn để giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh.

Các loại máy tính tiền doanh nghiệp nhỏ là gì?

Là một khách hàng, bạn có thể đã trải qua nhiều phương thức thanh toán khác nhau—máy cồng kềnh, máy tính bảng kiểu dáng đẹp hoặc khe cắm thẻ nhỏ trên điện thoại. Dưới đây là ba loại máy tính tiền dành cho doanh nghiệp nhỏ chính trên thị trường:

1. Máy tính tiền điện tử (ECR)
2. Hệ thống điểm bán hàng (POS)
3. Hệ thống POS di động

1. Máy tính tiền điện tử (ECR)

Máy tính tiền điện tử (ECR)—gần giống với máy tính tiền truyền thống, cơ học—là một thiết bị đặt trên quầy đơn giản mà bạn sử dụng để thu tiền mặt và các khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng, tính thuế, in biên lai và ghi lại doanh số bán hàng hàng ngày. Các mẫu ECR nâng cao hơn có thể hỗ trợ đầu đọc mã vạch để bạn có thể tự động nhập thông tin về giá.

2. Hệ thống điểm bán hàng (POS)

Hệ thống điểm bán hàng (POS) là một hệ thống kỹ thuật số giúp bạn chấp nhận và theo dõi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, thẻ hoặc di động. Máy tính tiền POS có thể giúp theo dõi hàng tồn kho và thu thập thông tin khách hàng. Nó cũng có thể thực hiện các chức năng tài chính và kinh doanh như chuyển tiền vào ngân hàng của bạn, theo dõi dòng tiền, tạo báo cáo bán hàng, trực quan hóa dữ liệu khách hàng và quản lý nhân viên.

Một hệ thống POS có thể hoàn toàn là kỹ thuật số. Các hệ thống hiện đại như Shopify POS giúp dữ liệu doanh nghiệp của bạn được lưu trữ an toàn trên đám mây để bạn có thể đăng nhập và truy cập dữ liệu đó từ bất kỳ thiết bị nào.

Phần tốt nhất của máy tính tiền POS là nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Ví dụ: nếu bạn điều hành một cửa hàng truyền thống và một trang web thương mại điện tử, thì bạn có thể thiết lập tính năng nhận hàng tại cửa hàng để cho phép người mua sắm duyệt qua và mua sản phẩm trực tuyến, sau đó nhận sản phẩm tại cửa hàng của bạn để tiết kiệm chi phí vận chuyển.

3. Hệ thống POS di động

Hệ thống POS di động về cơ bản giống như hệ thống POS, nhưng được xây dựng để chấp nhận thanh toán và phục vụ khách hàng mọi lúc mọi nơi. Một số tùy chọn, chẳng hạn như Chạm để thanh toán trên iPhone cho Shopify POS, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu về phần cứng. Bạn có thể chấp nhận tất cả các khoản thanh toán bằng thẻ không tiếp xúc chỉ với iPhone của mình.

Với việc thanh toán di động NFC ngày càng phổ biến, nhiều khách hàng đang chọn thanh toán chỉ bằng một cú chạm đơn giản vào thẻ hoặc ví di động của họ. Nếu muốn nhận tiền mặt, bạn cần có máy tính tiền hoặc ngăn kéo đựng tiền để có thể trả tiền lẻ.

Hệ thống POS di động là tốt nhất cho các chủ doanh nghiệp nhỏ không có địa điểm cố định, chẳng hạn như một nhà sản xuất đồ trang sức tại hội chợ nghệ thuật địa phương.

8 điều cần xem xét khi chọn máy tính tiền

Xem xét các yếu tố sau đây có thể giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn cho hoạt động của mình:

1. Quy mô kinh doanh
2. Loại hình kinh doanh
3. Yếu tố hình thức
4. chức năng
5. Bảo vệ
6. Tích hợp và tương thích
7. Trị giá
8. Dễ sử dụng

1. Quy mô doanh nghiệp

Quy mô doanh nghiệp của bạn và dòng tiền của nó là những yếu tố quyết định chính cho loại máy tính tiền bạn cần. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp gốm sứ nhỏ với hàng tá sản phẩm, thì một máy tính tiền POS với các chức năng cơ bản giúp bạn chấp nhận thanh toán trực tiếp, quản lý đơn hàng và tạo hồ sơ khách hàng là đủ. Nếu bạn có một cửa hàng bán lẻ và cần quản lý nhân viên cũng như hàng tồn kho, bạn sẽ muốn có một hệ thống POS với nhiều tính năng mạnh mẽ hơn.

Xem xét không chỉ quy mô hiện tại của doanh nghiệp mà còn cả tiềm năng phát triển của nó. Chọn một POS tính tiền hỗ trợ nhu cầu của bạn ngay bây giờ và khi doanh nghiệp của bạn phát triển và nhu cầu của nó thay đổi.

2. Loại hình doanh nghiệp

Yêu cầu xử lý thanh toán của bạn phụ thuộc vào tính chất cụ thể của hoạt động của bạn. Bạn đang bán hàng và cần giải quyết hàng tồn? Hay bạn đang cung cấp dịch vụ và chỉ cần chấp nhận thanh toán cho công việc cụ thể đã thực hiện? Bạn có thể có các yếu tố của cả hai.

Hoạt động của bạn càng phức tạp thì máy tính tiền càng phức tạp. Trong hầu hết các trường hợp, hệ thống POS sẽ có các gói khác nhau bao gồm các tính năng khác nhau. Chọn một hệ thống có các tính năng hỗ trợ loại hình kinh doanh của bạn.

3. Yếu tố hình thức

Xem xét nhu cầu di chuyển của bạn. Doanh nghiệp của bạn có một điểm bán hàng duy nhất cho phép bạn có máy tính tiền đặt tại quầy không? Hay bạn cần có khả năng chấp nhận thanh toán khi đang di chuyển? Hầu hết các hệ thống POS đều có giá đỡ để thiết lập quầy thanh toán. Các phần cứng khác như Shopify POS Go là thiết bị cầm tay và bao gồm đầu đọc thẻ và máy quét mã vạch tích hợp để mang đến cho bạn sự linh hoạt trong việc phục vụ và giao dịch ở bất kỳ nơi nào có khách hàng.

4. Chức năng

Xem xét tất cả các tính năng bạn có thể sử dụng ngoài việc chấp nhận thanh toán. Một hệ thống POS đầy đủ chức năng cho phép bạn quản lý thông tin khách hàng, chương trình khách hàng thân thiết, hàng tồn kho và bán hàng. Hãy xem xét một hệ thống POS nếu bạn nghĩ rằng bạn có thể hưởng lợi từ một số hoặc tất cả các tính năng này.

5. Bảo mật

Máy tính tiền xử lý một tài sản quý giá của công ty—tiền—vì vậy việc xem xét tính bảo mật là điều bắt buộc. Ví dụ: Shopify POS cho phép bạn kiểm soát nhân viên nào có thể mở máy tính tiền, đồng thời cho phép bạn theo dõi nhân viên nào xử lý giao dịch tiền mặt hoặc cân đối ngăn kéo đựng tiền của bạn.

6. Tích hợp và tương thích

Các hệ thống POS thông minh có thể mang lại nhiều giá trị và tiện lợi hơn nữa nếu chúng được tích hợp với các phần mềm khác như nền tảng thương mại điện tử, phần mềm kế toán hoặc ngân hàng hoặc bộ xử lý thanh toán của bạn.

Về khả năng tương thích phần cứng, một số máy tính tiền đi kèm với các thiết bị hữu ích như máy quét mã vạch, đầu đọc thẻ, máy in hóa đơn và màn hình hướng tới khách hàng. Một số máy tính tiền tương thích với tất cả những thứ này và một số khác hoàn toàn không thể sử dụng chúng, vì vậy hãy tìm hiểu xem bạn sẽ cần phần cứng POS nào để đảm bảo chọn đúng hệ thống.

7. Chi phí

Máy tính tiền và hệ thống POS kết hợp phần cứng và phần mềm, và chi phí mua cả hai phạm vi. Hầu hết các nhà cung cấp POS cho phép bạn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm cho một thuê bao. Điều đó nói rằng, tổng chi tiêu sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng cửa hàng bạn có, các tính năng bạn cần và phần cứng bạn mua.

8. Dễ sử dụng

Mặc dù máy tính tiền hiện đại và hệ thống POS được thiết kế dễ sử dụng, các hệ thống tiên tiến hơn có thể trở nên khá phức tạp để học cách sử dụng, vận hành và bảo trì. Xem xét mức độ hiểu biết về công nghệ của nhân viên của bạn.

Máy tính tiền doanh nghiệp nhỏ tốt nhất

Dưới đây là các tùy chọn POS đăng ký tiền mặt tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ:

• Shopify. Shopify POS là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp có cả cửa hàng truyền thống và cửa hàng thương mại điện tử. Nó linh hoạt, dễ thiết lập và giúp bạn quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp của mình ở một nơi—khoảng không quảng cáo, khách hàng, bán hàng, sản phẩm, v.v. Nó được bao gồm trong gói Shopify của bạn, vì vậy bạn có thể bán hàng trực tuyến và trực tiếp và chỉ phải trả $39 mỗi tháng.
• Máy POS hoàng gia 1500. Royal POS 1500 là máy tính tiền có giá từ $700 đến $900 và có thể xử lý tiền mặt và thanh toán kỹ thuật số. Nó cũng có thể hỗ trợ máy quét mã vạch, thanh toán RFID và máy in hóa đơn.
• Quảng trường. Square Register được biết đến nhiều nhất với hệ thống POS di động dành cho doanh nghiệp nhỏ và đầu đọc thẻ Bluetooth kết nối với điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng.
• bán hàng rong. Vend POS là một tùy chọn khác cung cấp hệ thống máy tính bảng POS để bán lẻ. Mô hình đăng ký hàng tháng của nó bắt đầu từ $69 mỗi tháng.
• Cỏ ba lá. Clover là một nhà cung cấp POS khác cho các doanh nghiệp bán lẻ. Bạn sẽ phải trả phí xử lý thanh toán bắt đầu từ 2,6% + 10¢ cho mỗi giao dịch, ngoài phần cứng tương thích.