Cách các công ty đang suy nghĩ lại về nơi làm việc để thúc đẩy năng suất

Trong hai năm qua, các công ty đã giới thiệu nhiều công cụ tại nơi làm việc kỹ thuật số hơn những gì họ biết phải làm, đã tổ chức các không gian văn phòng mà phần lớn nhân viên của họ thậm chí không đến và khiến nhân viên phải kiệt sức vì lạm dụng các nền tảng hội nghị truyền hình . Vào năm 2022, chúng ta sẽ thấy các công ty chọn hợp lý hóa tất cả các công cụ làm việc kỹ thuật số mà họ đã áp dụng vào một nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số duy nhất, giảm kích thước không gian văn phòng hoặc loại bỏ chúng hoàn toàn và cắt giảm các cuộc gọi Zoom.

Các công ty sẽ tiết kiệm khi họ không làm việc quá mức nhưng họ cũng sẽ thấy năng suất tăng lên. Điều này đặc biệt đúng khi nhân viên dành ít thời gian hơn để di chuyển qua các công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc và cập nhật cho nhóm của họ về trạng thái của các hạng mục và thay vào đó, dành thời gian đó cho các nhiệm vụ quan trọng đối với doanh nghiệp.

Nơi làm việc kỹ thuật số có một kích thước phù hợp với tất cả

Trong những tháng đầu tiên khi các công ty hoạt động ở xa, họ đã triển khai mọi công cụ mà họ có thể nghĩ ra để giúp nhân viên dễ dàng chuyển đổi sang làm việc tại nhà.

Giờ đây, các công ty đang bị choáng ngợp bởi số lượng dư thừa các công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc và điều đó làm ảnh hưởng đến ngân sách và năng suất của họ. Nhân viên càng dành nhiều thời gian cho việc chuyển đổi ứng dụng từ công cụ này sang công cụ khác, thì họ càng dành ít thời gian hơn cho các mục hàng ngày.

Theo Reveal, hơn một nửa số công ty đang tìm cách kết hợp nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số trong năm nay. Đồng thời, các công ty đang cắt giảm số lượng các công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc đang được sử dụng. Điều này có nghĩa là các công ty đang chọn một nền tảng cung cấp nhiều khả năng, chẳng hạn như quản lý tác vụ và dự án, trò chuyện và trực quan hóa dữ liệu tất cả ở một nơi.

Liên quan: 3 Tính năng cần thiết cần tìm kiếm trong một nền tảng làm việc từ mọi nơi

Những người làm việc ở xa hơn

Với các biến thể Covid mới và sự bùng phát, cùng với sự lo lắng ngày càng tăng của nhân viên về việc giữ gìn sức khỏe, các kế hoạch trở lại văn phòng tiếp tục được đẩy mạnh. Cho đến nay, nhiều công ty đang duy trì không gian văn phòng của họ, nhưng với chi phí lớn. Đối với nhiều công ty, điều này không thể tiếp tục.

Khi ngày càng có nhiều công ty chính thức hóa kế hoạch sử dụng kết hợp hoặc điều khiển từ xa hoàn toàn trong năm nay, chúng ta sẽ thấy nhiều công ty đã từ bỏ không gian văn phòng của mình. Chúng ta cũng sẽ thấy các công ty mở rộng tài năng khi họ củng cố các chiến lược tại nơi làm việc và thuê nhiều nhân viên ở xa hơn. Điều này sẽ mở ra cơ hội tuyển dụng ở những vị trí mà các công ty có thể chưa bao giờ xem xét trước đây, mở ra những tài năng mới.

Quản lý dự án thông qua minh bạch kỹ thuật số

Cách các công ty tiếp cận quản lý dự án trực tiếp vẫn chưa chuyển sang môi trường đầu tiên từ xa ngày nay. Trong bối cảnh văn phòng, thật dễ dàng cập nhật nhanh chóng cho các thành viên trong nhóm về trạng thái của các hạng mục với các cuộc họp ngẫu hứng hoặc đơn giản là đột nhập vào văn phòng của ai đó. Các đội đã cố gắng thực hiện điều này trong cài đặt từ xa, nhưng lịch chứa đầy các cuộc gọi Thu phóng đã được chứng minh là quá nhiều.

Theo đó, một trong những thách thức phát triển phần mềm lớn nhất vào năm 2022 là quản lý dự án trong môi trường làm việc kỹ thuật số — và một trong những thách thức lớn nhất mà các nhóm gặp phải do một phần của vấn đề này là sự minh bạch từ rất ít đến những gì mỗi cá nhân đang làm việc.

Thay vì bù đắp điều này bằng số lượng cuộc gọi Zoom quá mức, các nhóm sẽ ngày càng chuyển sang sử dụng công nghệ cho phép họ hiển thị đầy đủ các nhiệm vụ của mỗi người, bao gồm thời hạn cá nhân, chủ sở hữu và các cuộc thảo luận gắn liền với nó. Với kiến ​​thức gia tăng này, các nhóm có thể tránh dành thời gian cho các cuộc họp cập nhật trạng thái và có nhiều thời gian hơn để thực sự thực hiện các nhiệm vụ.

Các cuộc họp sẽ tiếp tục là phương pháp hay nhất để động não, tương tác với khách hàng và các hoạt động khác đòi hỏi thời gian gặp mặt, nhưng các công cụ cộng tác sẽ cho phép các nhóm loại bỏ các cuộc họp không cần thiết khỏi lịch.

Liên quan: Tại sao sự minh bạch giữa các nhóm lại rất quan trọng đối với sản xuất

Giữ chân nhân viên và tương tác

Hai năm qua ngập tràn các gói chăm sóc từ các nhà tuyển dụng, tiền lương cho các văn phòng tại nhà và vô số các hoạt động liên kết ảo. Năm nay, các nhà tuyển dụng sẽ tiếp tục tập trung vào sự tham gia của nhân viên, nhưng ưu tiên hàng đầu của họ sẽ là duy trì nhân tài, đặc biệt là khi nhân viên tiếp tục tự nguyện xin nghỉ việc trong “The Great Resignation”.

Các công ty sẽ đầu tư nhiều hơn vào giáo dục và đào tạo nhân viên, thực hiện các chính sách làm việc linh hoạt hơn, như làm việc từ mọi nơi và tuần làm việc 4 ngày, đồng thời tạo ra những lợi ích độc đáo mà nhân viên không thể tìm thấy ở bất kỳ nơi nào khác.

Khi các công ty ngừng làm việc quá mức, họ sẽ thấy nhiều thứ hơn là chỉ mang lại lợi ích cho ngân sách của họ. Năng suất của tổ chức của họ sẽ tăng lên và chúng ta có thể sẽ thấy tỷ lệ giữ chân nhân viên nhiều hơn so với mức trước đại dịch.

Liên quan: 10 chiến lược giữ chân nhân viên hữu ích cho năm 2022