Các phóng viên thường đến để thuyết trình – Nhưng chỉ khi bạn luôn tỉnh táo. Đây là cách thực hiện.

Nó xảy ra với tất cả những người làm PR. Bạn làm việc trên một quảng cáo chiêu hàng tuyệt vời, bạn xác định các phóng viên và hãng tin mà bạn muốn tiếp cận với quảng cáo chiêu hàng đó và quảng cáo chiêu hàng với họ khi thời điểm thích hợp (đối với bạn). Và rồi… dế.

Nói về sự thất vọng – nhưng đó là nỗi thất vọng mà tất cả chúng ta đều chia sẻ.

Tôi đã thấy một số bài thuyết trình hay nhất bị im lặng. Trong những ngày đầu làm PR chuyên nghiệp, phản ứng bản năng của tôi đối với một cú chào hàng thất bại là nghĩ rằng mình đã làm sai điều gì đó. “Có lẽ đó không phải là một cú ném tốt như vậy,” tôi nghĩ. Vâng, thường có nhiều cách để thắt chặt quảng cáo chiêu hàng, nhưng đôi khi ngay cả những quảng cáo chiêu hàng tốt nhất cũng không mang lại kết quả mong muốn.

Có đủ loại lý do khiến một phóng viên có thể ngủ trên sân cỏ, nhưng một trong những lý do phổ biến nhất là đơn giản là thời gian không phù hợp.

Liên quan: Quảng cáo doanh nghiệp của bạn cho một nhà báo? Đây là những gì hoạt động.

Không phải sân tệ, chỉ là thời điểm không tốt

Tất nhiên, khi bạn vạch ra lộ trình cho quảng cáo chiêu hàng của mình, bạn đã xem xét các nhu cầu theo lịch của riêng mình — nhưng chỉ vì thời gian phù hợp với bạn và doanh nghiệp của bạn không có nghĩa là nó phù hợp với các phóng viên trong danh sách của bạn. Nhiều phóng viên và biên tập viên làm việc theo lịch biên tập và nếu chủ đề bạn liên hệ với họ không phù hợp với bất kỳ câu chuyện nào được thiết lập sẵn mà họ đang khám phá tại một thời điểm nhất định, thì sẽ không có chỗ cho chủ đề đó.

Ngoài ra, các thành viên của giới truyền thông bị dồn dập bởi thời hạn, và có ít người trong số họ chịu trách nhiệm giao nhiều công việc hơn bao giờ hết. Nếu bạn vô tình ping hộp thư đến của một phóng viên đang cố gắng vượt qua nhiều thời hạn, tìm nguồn khách hàng tiềm năng cho các câu chuyện sắp tới và sắp xếp tất cả các yêu cầu khác đi kèm với báo cáo, thì rất có thể họ sẽ có thể thu hút sự chú ý ngay lập tức của bạn.

Đây chỉ là hai lý do phổ biến khiến một cuộc chào hàng, ngay cả với phóng viên phù hợp, có thể bị bỏ qua. Trước khi chúng ta thảo luận về những gì bạn có thể làm khi rơi vào tình huống này, sẽ thật thiếu sót nếu tôi không đề cập đến những gì bạn có thể làm để tránh những tình huống này.

xác nhận trước sân

Đây không phải là một bước không an toàn, nhưng khi bạn đang xây dựng quảng cáo chiêu hàng của mình và lên kế hoạch khi nào bạn sẽ phân phối nó, bạn không nên gửi một tin nhắn nhanh cho các phóng viên trong danh sách của mình trước để gửi cho họ. thông báo trước về quảng cáo chiêu hàng được xây dựng hoàn chỉnh mà bạn sẽ gửi cho họ sau một hoặc hai tuần. Hãy coi đó là một lời trêu ghẹo chào hàng. Bằng cách này, bạn sẽ cho họ cơ hội để đưa nó vào lịch trình của họ trước.

Bạn cũng nên nắm trong tay lịch biên tập của các ấn phẩm mà bạn biết mình sẽ quảng cáo trong suốt một năm. Một số cửa hàng đặt các lịch này trực tuyến, nhưng đối với những cửa hàng khác, bạn có thể phải yêu cầu cụ thể. Nếu bạn có những thứ này để lên kế hoạch, bạn sẽ biết chính xác họ sẽ cần gì và khi nào họ sẽ cần, đồng thời bạn có thể đồng bộ hóa các quảng cáo chiêu hàng của mình với những gì họ sẽ tìm kiếm.

Liên quan: Pitching 101: Tiếp cận với giới truyền thông và khiến họ cắn

Làm thế nào để giữ đầu óc tỉnh táo/phải làm gì trong thời gian chờ đợi

Ngay cả việc lập kế hoạch trước tốt nhất cũng không thể đảm bảo phạm vi phủ sóng, vì vậy, khi bạn thấy mình đang ở trong một tình huống “dế”, có một số điều bạn có thể làm để giữ vững tâm trí (mà không cần bận tâm) để chọn đúng thời điểm , bạn sẽ được ưu tiên hàng đầu.

1. Lập kế hoạch theo dõi kéo dài: Tôi thường chỉ thực hiện một lần theo dõi ngay lập tức trên sân. Đôi khi tôi sẽ làm hai, nhưng bạn thường có thể cá rằng nếu bạn không nhận được phản hồi sau một lần theo dõi, thì họ không quan tâm hoặc thời gian không phù hợp. Tuy nhiên, tôi nghĩ bạn nên ghi chú vào lịch của mình để thực hiện một lần theo dõi kéo dài khoảng một tháng sau lần tiếp cận đầu tiên của bạn. Có thể phóng viên mà bạn liên hệ đang ở giữa một tình huống khó xử trong vài tuần, và một cái huých nhẹ sau đó có thể khiến họ gặp khó khăn trong một thời điểm nhẹ nhàng hơn.
2. Giữ chúng trong vòng lặp: Trừ khi bạn hoàn toàn gửi thư rác cho phóng viên, còn không thì bạn hoàn toàn có thể gửi cho họ những cập nhật liên quan thường xuyên – những ghi chú như “này, tôi nghĩ tôi muốn chuyển blog tính năng mới này của chúng tôi” hoặc “chỉ muốn chia sẻ những gì chúng tôi đã tạo danh sách này” hoặc “đây là một số dữ liệu thú vị mà chúng tôi vừa thu thập.” Miễn là bạn đang định vị bản thân như một nguồn tài nguyên và không trở nên phiền phức, thì đây là một cách tuyệt vời để luôn được ưu tiên hàng đầu.
3. Chiêu mộ người mới: Bạn rất dễ trở nên quá chú tâm vào việc thuê một phóng viên hoặc hãng tin cụ thể để đưa tin về doanh nghiệp của mình đến nỗi bạn bỏ qua những cơ hội tuyệt vời khác. Nếu bạn không nhận được phản hồi mình cần, hãy tìm các mục tiêu quảng cáo chiêu hàng mới. Chỉ vì bạn không ngay lập tức đạt được bài viết mơ ước của mình không có nghĩa là không có khả năng nào khác ngoài đó có thể có giá trị như vậy.

Liên quan: 5 bước hoàn hảo để giới thiệu câu chuyện của bạn với giới truyền thông

Khi đúng thời điểm, hãy là một nguồn tài nguyên tuyệt vời

Gần đây, một trong những khách hàng của tôi nhận được email từ một phóng viên của một hãng tin lớn trên toàn quốc, người này cần một trích dẫn và một số thông tin chi tiết bổ sung cho câu chuyện mà anh ấy đang thực hiện. Chúng tôi đã muốn làm việc với phóng viên cụ thể này từ nhiều tháng trước, nhưng mọi chuyện không thành công… hồi đó. Nhưng chúng tôi đã ở trước mặt anh ấy, và khi thời điểm thích hợp, anh ấy đã đưa tay ra.

Khi một tình huống tương tự xuất hiện đối với bạn, hãy là nguồn cung cấp cho họ thông tin họ cần để viết bài báo hay nhất có thể. Nếu bạn làm như vậy, đừng ngạc nhiên nếu họ gửi lại hộp thư đến của bạn trong tương lai.