Bổ sung hàng tồn kho: 4 hệ thống bổ sung hàng tồn kho

Trong sự tương tác phức tạp giữa cung và cầu, thành công của một doanh nghiệp bán lẻ phụ thuộc vào việc bổ sung hàng tồn kho. Các chiến lược bổ sung hiệu quả đảm bảo rằng các kệ vẫn còn hàng và khách hàng luôn hài lòng. Vì sở thích của người tiêu dùng có thể thay đổi đột ngột nên nghệ thuật bổ sung hàng tồn kho đòi hỏi sự khéo léo và tầm nhìn xa—bạn phải có đủ hàng trong kho để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến mà không cần huy động quá nhiều vốn và phát sinh chi phí lưu kho không cần thiết.

Bổ sung hàng tồn kho là gì?

Bổ sung hàng tồn kho là quá trình duy trì mức tồn kho của doanh nghiệp. Mục tiêu là để đảm bảo rằng bạn có đủ hàng trong kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh cả tình trạng hết hàng (hết sản phẩm) và dự trữ quá nhiều (tích lũy nhiều hàng trong kho hơn số lượng bạn bán). Việc bổ sung hàng tồn kho liên quan đến việc theo dõi và phân tích xu hướng bán hàng cũng như khả năng của nhà cung cấp để xác định tần suất bạn nên bổ sung hàng. Các chiến lược bổ sung hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả, giảm thiểu chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng đúng hạn.

Lợi ích của quy trình bổ sung hàng tồn kho thích hợp

Bổ sung hàng tồn kho hiệu quả giúp bạn hoàn thành các đơn đặt hàng kịp thời mà không cần dự trữ quá nhiều. Lợi ích của việc bổ sung hàng tồn kho thích hợp bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí. Dự trữ quá nhiều rất tốn kém—tiền của bạn bị dồn vào hàng tồn kho khi nó có thể được sử dụng ở nơi khác và bạn phải chi nhiều hơn cho việc lưu kho. Bổ sung thích hợp cũng giảm thiểu khả năng phải bán giảm giá hàng tồn kho hoặc xóa sổ (một quy trình kế toán làm giảm giá trị của sản phẩm xuống 0), cả hai đều làm giảm lợi nhuận.
• Lợi nhuận ổn định. Hết hàng, khi một mặt hàng không có sẵn cho khách hàng, dẫn đến doanh số bị mất. Việc bổ sung hàng tồn kho phù hợp sẽ phân tích dữ liệu bán hàng để đảm bảo luôn có sẵn các sản phẩm phù hợp để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai, giúp bạn duy trì nguồn doanh thu ổn định.
• Sự hài lòng của khách hàng. Thực hiện đơn hàng kịp thời có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Mức tồn kho thấp và hết hàng có thể khiến khách hàng thất vọng và có thể chuyển công việc kinh doanh của họ sang nơi khác.
• Chi phí vận chuyển thấp hơn. Tối ưu hóa chiến lược bổ sung hàng tồn kho sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí vận chuyển. Bằng cách dự đoán chính xác nhu cầu và bổ sung hàng tồn kho phù hợp, bạn có thể tránh được chi phí vận chuyển nhanh cao hơn để bù đắp cho tình trạng hết hàng ngoài dự kiến. Bạn sẽ trả phí vận chuyển tiêu chuẩn nếu bạn bổ sung kịp thời, cho phép sản phẩm đến trước hoặc khi cần.

4 phương pháp bổ sung hàng tồn kho

1. phương pháp hoàn trả
2. phương pháp tuần hoàn
3. Phương pháp điểm sắp xếp lại
4. Phương pháp theo yêu cầu

Có bốn cách tiếp cận chính để bổ sung hàng tồn kho:

1. Phương thức bù trừ

Phương pháp bù đắp liên quan đến việc bổ sung hàng tồn kho theo công suất trong các cửa hàng và trung tâm hoàn thiện đơn hàng—các nhà kho mà từ đó sản phẩm được vận chuyển đến tay người tiêu dùng—trong thời kỳ doanh số bán hàng chậm lại. Bằng cách bổ sung hàng trong thời gian nhu cầu thấp, chẳng hạn như tan ca vào ban đêm, bạn sẽ tránh được việc cản trở khách hàng (trong cửa hàng) hoặc nhân viên chọn hàng để vận chuyển cho người tiêu dùng (tại trung tâm thực hiện đơn hàng) trong thời gian cao điểm. Nếu sản phẩm của bạn có nhu cầu cao và bạn có tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho cao thì phương pháp xuất kho có thể hợp lý.

2. Phương pháp tuần hoàn

Phương pháp định kỳ liên quan đến việc xem xét mức tồn kho theo các khoảng thời gian đã định và sau đó quyết định mặt hàng nào cần được bổ sung. Phương pháp này hoạt động tốt cho các nhà bán lẻ có kho hàng lớn và nhu cầu có thể dự đoán được. Nhược điểm là nếu nhu cầu tăng bất ngờ, bạn có thể không biết một sản phẩm sắp hết để bổ sung kịp thời trước khi hết hàng.

3. Phương pháp điểm sắp xếp lại

Với phương pháp điểm đặt hàng lại, việc bổ sung được kích hoạt khi số lượng sản phẩm giảm xuống dưới một ngưỡng cụ thể—điểm đặt hàng lại. Việc đặt điểm đặt hàng lại sẽ giảm thiểu rủi ro hết hàng bằng cách đảm bảo rằng kho hàng an toàn của bạn—số hàng tồn kho bổ sung mà bạn dự trữ để tránh hết hàng—không bao giờ xuống quá thấp. Điểm đặt hàng lại khác nhau tùy theo sản phẩm và phải dựa trên thời gian giao hàng của nhà cung cấp, dự báo về nhu cầu của khách hàng trong tương lai và số lượng dự trữ an toàn mục tiêu của bạn.

4. Phương thức theo yêu cầu

Phương pháp này căn cứ vào việc bổ sung hàng tồn kho dựa trên nhu cầu dự đoán của khách hàng. Với cách tiếp cận này, bạn chỉ đặt hàng đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu dự kiến ​​và duy trì lượng hàng dự trữ an toàn. Với dự báo nhu cầu chính xác, phương pháp bổ sung hàng tồn kho này có thể đặc biệt hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

Thực tiễn tốt nhất để bổ sung hàng tồn kho

Bạn có thể sử dụng các phương pháp hay nhất này để thực hiện chiến lược bổ sung hàng tồn kho một cách liền mạch và để tránh bị mất doanh số bán hàng.

• Thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho chính xác. Bạn cần thông tin chính xác về mức tồn kho hiện tại của mình để bổ sung một cách hiệu quả. Sự kết hợp giữa số lượng hàng tồn kho vật lý và quản lý hàng tồn kho tự động tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược bổ sung hàng hóa và nó cũng có thể giúp bạn xác định tổn thất do trộm cắp. Sử dụng hệ thống đơn vị giữ hàng (SKU)—mã duy nhất được gán cho từng sản phẩm—để theo dõi chính xác hàng tồn kho của bạn.
• Chứa các nhà cung cấp của bạn. Quy trình bổ sung của bạn sẽ phụ thuộc vào các nhà cung cấp có mùa bận rộn có thể trùng với mùa của bạn. Nếu nhà cung cấp của bạn có thời gian giao hàng dài, hãy xem xét dự trữ hàng an toàn lớn hơn để đáp ứng nhu cầu gia tăng bất ngờ. Một chiến lược khác là sử dụng nhiều hơn một nhà cung cấp cho các sản phẩm có nhu cầu cao để giảm tác động của thời gian giao hàng lâu hơn.
• Dự báo nhu cầu. Bằng cách dự báo nhu cầu của khách hàng, bạn sẽ ít có khả năng mất cảnh giác trước sự gia tăng nhu cầu và bạn sẽ không phải thường xuyên sử dụng kho dự trữ an toàn của mình. Sử dụng báo cáo bán hàng và dữ liệu lịch sử để có dự đoán chính xác nhất khi lập kế hoạch nhu cầu.
• Sử dụng tự động hóa. Quản lý thủ công hàng ngàn cổ phiếu là một thách thức. Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể tự động hóa hầu hết các quy trình quản lý hàng tồn kho. Stocky, một ứng dụng quản lý hàng tồn kho của Shopify, cho phép bạn dự báo nhu cầu, thiết lập các điểm đặt hàng lại và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.