8 cách đơn giản để tăng hiệu suất email của bạn

Quan niệm sai lầm phổ biến về email là nó đã chết hoặc ít nhất là đang chết. Và tại sao không? Các nhà tiếp thị hiện có thể sử dụng một loạt các nền tảng và công cụ để tiếp cận và kết nối với đối tượng mục tiêu của họ.

Tôi có tin mới cho bạn: email không chết. Trên thực tế, đó là phương tiện thông tin có ảnh hưởng lớn thứ ba hiện nay trên các ngành công nghiệp khác nhau.

Nguồn: Statista

Nó cũng vẫn nằm trong số các hình thức hàng đầu của các kênh truyền thông trực tuyến được sử dụng ngày nay. Dự kiến ​​đến năm 2020, khoảng 3 tỷ người sẽ sử dụng email. Đó thực tế là một nửa dân số thế giới!

E-mail Mbán vé: MỘT Pthiên tài Time Sucker?

Có một câu nói cũ: “Quá nhiều điều tốt là xấu.”

Tốt nhất, bạn chỉ nên chi tiêu giữa hai và năm giờ mỗi tuần trên email. Bằng cách đó, bạn có đủ thời gian để tham gia các nhiệm vụ khác.

Vậy tại sao nó lại như vậy mọi người dành quá nhiều thời gian cho email tại nơi làm việc? Chà, có một số yếu tố đang diễn ra ở đây. Dưới đây là một số trong số họ.

Nó Takes Time đến Recover

Bạn có biết rằng mỗi khi bạn trả lời một cảnh báo email bật lên trên máy tính của bạn, mất 64 giây để bạn quay trở lại nhiệm vụ ban đầu của bạn? Đây là những gì Nhóm Danwood đã phát hiện ra khi họ thực hiện một nghiên cứu về gián đoạn email.

Nguyên nhân? Theo Matthew MacKinnon, một bác sĩ tâm thần từ Đại học Washington, chúng tôi không có dây để đa nhiệm. Đúng hơn, họ chỉ có khả năng tập trung vào một thứ vào thời điểm đó.

Các nghiên cứu khác ủng hộ quan điểm của MacKinnon rằng đa nhiệm là một huyền thoại. Kết quả của những nghiên cứu này cho thấy rằng mỗi khi bạn cố gắng đa nhiệm, điều thực sự xảy ra là não của bạn “tắt” sự chú ý vào những gì bạn đang làm. Sau đó, nó sẽ điều chỉnh để bạn có thể thực hiện tác vụ mới (trong trường hợp này, hãy kiểm tra thông báo qua email). Khi bạn hoàn thành, nó sẽ thực hiện quá trình giống hệt như khi bạn tiếp tục làm việc với công việc bạn đang làm trước khi có cảnh báo qua email.

Điều tương tự cũng xảy ra khi bạn xem hết email này đến email khác. Khi bạn đọc qua từng email, não của bạn phải xử lý thông tin ở đây. Thông tin này sẽ giúp bạn quyết định hành động cần thực hiện.

Mặc dù tất cả các nhiệm vụ này chỉ mất vài mili giây trong não của bạn để thực hiện, nhưng chúng sẽ nhanh chóng cộng lại. Trước khi bạn biết điều đó, những mili giây đó đã biến thành giờ.

Sếp sử dụng email

86% người sử dụng email để giao tiếp kinh doanh. Điều này không chỉ dành cho tiếp thị qua email. Sếp và đồng nghiệp thích sử dụng email để gửi tệp, hướng dẫn và các phần thông tin khác cho bạn. Điều này cũng đúng với khách hàng.

Vấn đề ở đây phát sinh khi các email đến quá thường xuyên. Mặc dù bạn có thể quản lý việc gạt email từ đồng nghiệp sang một bên, nhưng chuyện khác khi bạn nhận được email từ sếp hoặc khách hàng của mình. Thực tế, nó buộc bạn phải trả lời gần như ngay lập tức, bất kể bạn đang làm gì.

Điều làm cho điều này thậm chí còn “nguy hiểm” hơn là nếu sếp hoặc khách hàng của bạn yêu cầu bạn tham gia vào một việc gì đó khác với những gì bạn hiện đang làm. Hãy đối mặt với điều đó: thật khó để nói “không” với sếp hoặc khách hàng, vì vậy bạn sẽ kết thúc nhiệm vụ đang làm dở dang để làm việc với một công việc hoàn toàn mới. Hãy duy trì điều này, và bạn sẽ kết thúc vào cuối ngày mà không hoàn thành bất cứ việc gì.

Đó là công việc của họ

Bạn có thể nghĩ: “Tôi đang làm marketing. Tất nhiên, tôi phải dành nhiều thời gian cho các email ”.

Sự thật là, ngay cả khi bạn được giao phụ trách tiếp thị qua email cho công ty của mình, thì việc gửi và trả lời email chỉ là một trong những nhiệm vụ của bạn. Bạn cũng cần duy trì và quản lý danh sách email của mình, thực hiện kiểm tra phân tách và xem xét phân tích để kiểm tra hiệu suất của từng email được gửi đi.

Quá tải thông tin có thể gây căng thẳng

Theo Radicati, trung bình một nhân viên ngày nay nhận được gần 230 email mỗi ngày. Khoảng 140 trong số này (60,87%) là email liên quan đến công việc. Đó là mức tăng trưởng 6% so với năm 2017!

Nguồn: Radicati

Việc nhận được một lượng lớn email như vậy trong hộp thư đến của bạn sẽ không chỉ tiêu tốn dung lượng lưu trữ mà còn có thể khiến bạn cảm thấy căng thẳng và quá tải.

Một nghiên cứu được thực hiện bởi Future Work Center đã xác nhận điều này. Tiến sĩ Richard MacKinnon, tác giả chính của nghiên cứu cho biết, mặc dù email là một công cụ kinh doanh không thể thiếu nhưng nó cũng là một trong những yếu tố góp phần gây ra căng thẳng liên quan đến công việc. Và như chúng ta biết, căng thẳng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công việc hiệu suất, từ những chiếc lá thường xuyên bị bệnh đến kiệt sức và suy nhược.

Công nhận đã được tìm thấy tăng mức độ tương tác của từng nhân viên, năng suất và lòng trung thành với công ty. Khi nhân viên được công nhận hoàn thành tốt công việc, điều đó sẽ thúc đẩy họ, cung cấp cho họ cảm giác hoàn thành và khiến họ cảm thấy được đánh giá cao vì đã làm việc chăm chỉ.

Gửi email Hlạm dụng đến Bchào mừng Mquặng Pcó hiệu quả

Khi những yếu tố tiêu cực này phát huy tác dụng, bạn sẽ hình thành thói quen gửi email xấu ảnh hưởng đến năng suất làm việc chung của bạn.

Các điều tốt về thói quen là bạn luôn có thể thay đổi chúng bằng cách thay thế chúng bằng thói quen gửi email mới. Phần tốt nhất về điều này là bạn có thể bắt đầu chúng bằng cách thực hiện một vài thay đổi đơn giản.

1. Lấy một Old–Flên núi MỘTấu trùng CKhóa

Nếu bạn là một trong những 85% người sử dụng điện thoại thông minh làm đồng hồ báo thức, hãy dừng lại!

Ngoài sự cám dỗ để nhấn vào nút báo lại, bạn sẽ thấy màn hình khóa của mình tràn ngập thông báo. Vì 81% mọi người ngày nay kiểm tra email trên điện thoại của họ, nên rất có thể bạn cũng nhận được thông báo qua email ở đó.

Nguồn: EmailMonday

Việc kiểm tra email đầu tiên vào buổi sáng có thể làm tăng mức độ lo lắng, khiến bạn cảm thấy quá tải. Nó cũng có thể gây ra danh sách việc cần làm mà bạn đã viết vào đêm hôm trước, đặc biệt là nếu các email có vẻ khẩn cấp (trường hợp này thường xảy ra).

Việc chuyển sang sử dụng đồng hồ báo thức sẽ loại bỏ sự cám dỗ để bạn xem qua email trong khi vẫn đang ở trong tay. Bằng cách đó, bạn dành thời gian cho bản thân và gia đình vào buổi sáng ngay trước khi đi làm.

2. Tạo ra Một Làm–Không–Làm Danh sách

Manoj Ramnani, Người sáng lập SalesIntelchỉ ra rằng có một danh sách những điều bạn không nên làm tại nơi làm việc cũng quan trọng, nếu không muốn nói là quan trọng hơn, trong việc giúp bạn tránh dành quá nhiều thời gian cho email.

“Cũng giống như chúng tôi cần một danh sách việc cần làm để giúp bạn theo dõi những điều bạn muốn hoàn thành, danh sách ‘không nên làm’ đóng vai trò như một hướng dẫn về những điều bạn cần tránh xa nếu bạn muốn. hoàn thành công việc, ”anh giải thích. “Bạn cũng có được cảm giác hoàn thành tương tự khi có thể loại bỏ điều này khỏi danh sách của mình.”

3. Tách rời Ycủa chúng tôi Wquả cầu From Personal

Một số nền tảng email như Gmail hiện giúp bạn có thể thêm email công việc của mình tại đây. Mặc dù điều này làm cho việc nhận và gửi email thuận tiện hơn, nhưng nó có thể khiến bạn mất khả năng phản hồi những email quan trọng liên quan đến công việc.

Đối với những người mới bắt đầu, có thể rất dễ dàng bỏ lỡ các email từ công việc vì chúng có thể bị ẩn bên dưới tất cả các email cá nhân của bạn. Cách pha chế nguy hiểm này cũng mở ra cơ hội khiến bạn mất tập trung vào công việc khi lướt hết email này đến email khác.

4. Theo dõi Ycủa chúng tôi Time Wgà mái Doing Ethư điện tử

Một cách khác để đảm bảo rằng bạn không dành quá nhiều thời gian cho việc gửi email là dành thời gian cho chính mình.

Đối với điều này, tôi khuyên bạn nên làm theo Kỹ thuật Pomodoro để quản lý thời gian của mình một cách khôn ngoan. Đó là một phương pháp năng suất giúp chia nhỏ thời gian làm việc của bạn thành các khối 25 phút được gọi là pomodoros. Trong mỗi Pomodoro, bạn sẽ làm công việc sâu sắc, không bị gián đoạn. Trong trường hợp này, đó là gửi hoặc trả lời các email liên quan đến công việc. Sau mỗi lần Pomodoro, hãy dành cho mình 5 phút nghỉ ngơi. Bạn sẽ ngạc nhiên về số lượng công việc bạn có thể hoàn thành với điều này.

5. Biết Ycủa chúng tôi Bhữu ích nhất Ethư Days

Các nghiên cứu cho thấy rằng từ Thứ Ba đến Thứ Năm là những ngày mà nhiều email được gửi nhất.

Nguồn: CoSchedule

Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty đều quan sát xu hướng này trong số lượng email của họ. Một số công ty tôi từng làm việc coi thứ Hai là ngày họ nhận được lượng email lớn nhất. Những người khác nói rằng đó là cuối tuần khi điều này xảy ra.

Điều đó nói lên rằng, điều quan trọng là bạn phải biết ngày và giờ bạn nhận được nhiều email nhất cũng như thời điểm email của bạn được mở và nhấp qua nhiều nhất. Bằng cách đó, bạn có thể lên lịch các nhiệm vụ tiếp thị qua email của mình cho phù hợp để có được kết quả tối ưu.

Cách tốt nhất để bạn tìm hiểu là chạy thử nghiệm theo các bước sau:

Đặt KPI của bạn

Như với bất kỳ thử nghiệm nào, bạn sẽ cần xác định các chỉ số cụ thể mà bạn sẽ theo dõi.

Các nhà tiếp thị thường mắc sai lầm khi đặt sai các chỉ số ngay từ đầu. Vì vậy, cuối cùng họ đã đặt sai thời gian và công sức của mình.

Khi chọn KPI tiếp thị qua email của bạn, hãy đảm bảo rằng nó được gắn chặt với các mục tiêu tiếp thị tổng thể của bạn trong năm. Bằng cách đó, bạn có thể nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu không đạt được mục tiêu của mình.

Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu của bạn là tăng doanh số bán hàng trực tuyến, sau đó bạn sẽ cần chọn các chỉ số sẽ cho bạn thấy điều này. Một số chỉ số chính mà bạn có thể sử dụng để theo dõi tiến trình của mình bao gồm:

• Số lượt truy cập blog tổng thể
• Nguồn lưu lượng truy cập, cụ thể là từ email
• Số lượng khách truy cập
• Phân tích nguồn khách hàng tiềm năng

Lên lịch các email

Khi bạn đã xác định được chỉ số chính xác mà bạn sẽ theo dõi, bước tiếp theo là gửi một loạt email vào các ngày và giờ khác nhau. Đây là một lịch biểu mẫu mà bạn có thể làm theo:

Nguồn: CoSchedule

Xem lại phân tích

Khi bạn đã gửi những email này, hãy chạy báo cáo phân tích dựa trên số liệu bạn đã chọn.

Bạn có thể dùng EmailAnalytics để theo dõi phản hồi đối với các email bạn đã gửi. Đúng như tên gọi, nó cung cấp cho bạn một báo cáo dựa trên phân tích thời gian thực về các email bạn đã gửi và nhận dựa trên ngày và giờ.

6. Sử dụng Mẫu

Các mẫu là một cách tiết kiệm thời gian rất lớn khi thực hiện tiếp thị qua email bởi vì bạn không phải tiếp tục nhập đi gõ lại cùng một email. Bạn có thể phát triển các email tự động xung quanh những câu hỏi phổ biến nhất mà bạn nhận được để tăng năng suất của mình.

7. Có một MỘTghê tởm Platform vì Team Cgiao tiếp

Thay vì giao tiếp với nhóm của bạn bằng email, tại sao không chuyển hoàn toàn ứng dụng này sang một nền tảng khác?

Nền tảng quản lý dự án như Asana là những lựa chọn tốt để xem xét. Chúng cho phép bạn thực hiện tất cả những việc mà bạn thường làm trên email như chia sẻ tệp, gửi phản hồi và cập nhật trạng thái. Đồng thời, nó cho phép bạn tách mọi thứ thành các dự án.

Bằng cách đó, bạn không mất thời gian cố gắng tìm các tệp bạn cần hoặc theo dõi tiến trình của cuộc trò chuyện với nhóm của bạn. Nó tích hợp rất tốt với HubSpot để tạo nhiệm vụ cho mỗi lần gửi biểu mẫu HubSpot mới hoặc liên hệ CRM, điều này cực kỳ hữu ích nếu nhóm của bạn đang sử dụng CRM của họ để tiếp cận email.

số 8. Đi trên một Sau-6 Ethư Diet

Tôi phải thừa nhận rằng trong số những cách khác nhau này để trở nên hiệu quả hơn với email, đây là cách khó thực hành nhất đối với tôi. Đó là bởi vì giống như một chương trình ăn kiêng giảm cân, phương pháp này có nghĩa là bạn không sử dụng bất kỳ email nào sau 6:00 giờ chiều. Với việc dễ dàng truy cập email trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay của bạn, đôi khi nó có thể đòi hỏi rất nhiều ý chí để chống lại việc xem trộm.

Gửi email nhanh cho phép bạn có một cuộc sống bên ngoài văn phòng và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh. Đừng lo lắng, email của bạn sẽ vẫn ở đó vào ngày hôm sau. Thói quen không thể hình thành trong một sớm một chiều – bạn phải kiên nhẫn. Bắt đầu bằng cách chọn một trong những cách tôi đã đề cập ở đây và thực hành điều này cho đến khi nó trở thành bản chất thứ hai đối với bạn.

Bất chấp tất cả các cách khác nhau để kết nối với đối tượng mục tiêu của công ty bạn, sẽ luôn có một nơi dành cho email. Tự nó, nó không tốt hay xấu. Đó là cách bạn sử dụng nó tạo ra tất cả sự khác biệt. Thực hành những thói quen khác nhau này có thể giúp bạn không chỉ tận dụng tối đa các chiến dịch tiếp thị qua email mà còn hoàn thành các nhiệm vụ khác.

Bạn sẽ bắt đầu thực hiện những cách nào trong số những cách tôi đề cập ở đây hôm nay? Chia sẻ nó trong các bình luận bên dưới.

Xuất bản ngày 14 tháng 9 năm 2018