8 bước chuẩn bị cho cửa hàng thương mại điện tử của bạn để nộp thuế

Mùa khai thuế đã đến, và cho dù là năm đầu tiên kinh doanh hay năm thứ mười, bạn luôn có cảm giác như có một danh sách vô tận các nhiệm vụ cần phải thực hiện để nộp hồ sơ khai thuế. Nếu bạn sống ở Hoa Kỳ, hướng dẫn từng bước này sẽ giúp bạn sắp xếp tổ chức để bạn có thể bắt đầu tốt và khai thuế năm 2016 của mình tốt trước khi đến hạn.

Bắt đầu nào.

Bước 1: Ghi nhớ những thời hạn thuế này

Thời hạn thuế có thể tính đến bạn. Thiếu chúng có thể dẫn đến những hình phạt đắt giá.

Các khoản thuế của bạn sẽ đến hạn vào ngày 17 tháng 4 năm 2017. Tùy thuộc vào bản chất doanh nghiệp của bạn, bạn cũng có thể cần phải gửi các tài liệu bổ sung cho IRS trước ngày đó.

Thêm những ngày này vào lịch của bạn và không bỏ lỡ một thời hạn nào:

Ngày 2 tháng 2: Biểu mẫu 1099 và W2 được đóng dấu bưu điện

Nếu bạn đã trả cho một nhà thầu hoặc nhân viên độc lập hơn 600 đô la vào năm 2016, bạn nên cung cấp cho họ 1099 hoặc W2, tương ứng, vào hoặc trước ngày 1 tháng Hai.

Ngày 16 tháng 3: Lợi nhuận hợp tác đến hạn 

Ngày 15 tháng 3 là hạn chót để nộp tờ khai thuế cá nhân và công ty hợp danh. Thời hạn sớm hơn giúp các đối tác có cơ hội nhận được Bảng K-1 trước ngày đến hạn khai thuế cá nhân. 

Ngày 17 tháng 4: Đến hạn khai thuế doanh nghiệp

Ngày 15 tháng 3 là hạn chót để nộp tờ khai thuế doanh nghiệp của bạn (mẫu 1120 và 1120S), hoặc xin gia hạn thuế.

Ngày 17 tháng 4: Đến hạn trả hàng của từng cá nhân

Ngày 17 tháng 4 là hạn chót để nộp tờ khai thuế cá nhân hoặc chủ sở hữu duy nhất (mẫu 1040), hoặc xin gia hạn thuế.

Bước 2: Nhận biên lai của bạn theo thứ tự 

Nếu bạn chưa làm như vậy, đã đến lúc không cần giấy tờ. Lưu trữ hóa đơn trực tuyến sẽ giúp bạn tiết kiệm được hàng núi giấy tờ để sắp xếp cho đến kỳ tính thuế. 

Những công cụ này sẽ giúp bạn sắp xếp biên nhận của mình theo cách không cần giấy tờ:

Evernote (Miễn phí)

Bạn có thể tải lên và truy cập các bản quét hoặc ảnh chụp biên lai, danh thiếp và các tài liệu quan trọng từ bất kỳ thiết bị nào. Sử dụng ScanSnap Evernote Edition Scanner để tải tài liệu thẳng vào tài khoản Evernote của bạn.

ShoeBoxed (lên đến $ 100 / tháng)

Nếu bạn có một lượng lớn biên lai cần lưu trữ, bạn có thể chọn gửi chúng qua đường bưu điện trong một trong những ‘Magic Envelopes’ của Shoeboxed và Shoeboxed sẽ nhập tất cả dữ liệu cho bạn. 

Mở rộng (bắt đầu từ $ 5 / tháng cho mỗi người dùng đang hoạt động)

Các khoản thanh toán được thực hiện bằng thẻ ngân hàng được kết nối sẽ được nhập tự động và chi phí tiền mặt được thêm theo cách thủ công. Ứng dụng di động của Expensify cũng cho phép bạn chụp ảnh và lưu trữ biên lai khi đang di chuyển. Các khoản thu được tự động khớp với chi phí chính xác bằng cách sử dụng công nghệ SmartScan của dịch vụ.

Mẹo chuyên nghiệp:  Sử dụng tài khoản quản lý tiền tất cả trong một để đơn giản hóa thời gian nộp thuế bằng cách giữ các biên lai cá nhân và doanh nghiệp của bạn riêng biệt.

Bước 3: Cập nhật sổ sách kế toán của bạn

Để khai thuế, bạn cần đảm bảo sách của mình được cập nhật. Một bộ sách rõ ràng cho ta một cái nhìn chính xác về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp bạn. Chúng cũng là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn trong trường hợp kiểm toán. 

Bạn có thể sử dụng một phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ để xử lý sổ sách kế toán của riêng bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn nhờ một chuyên gia làm việc đó cho mình, hãy xem xét việc thuê một nhân viên kế toán tại địa phương hoặc trực tuyến.

Nếu thông tin trong sách của bạn không chính xác, bạn có nguy cơ vô tình đưa ra khiếu nại sai với IRS. 

Khi nói đến việc cập nhật sách của bạn, hãy chọn một phương pháp phù hợp nhất với bạn dựa trên lượng thời gian bạn phải dành cho việc ghi sổ, ngân sách của bạn và mức độ tự tin của bạn khi quản lý sách của chính mình

Bước 4: Gửi 1099 giây

Nếu bạn đã trả cho một nhà thầu độc lập hơn 600 đô la trong năm tính thuế, bạn nên đã gửi Biểu mẫu 1099 cho nhà thầu trước ngày 1 tháng 2 và bạn sẽ cần gửi một bản sao cho IRS trước ngày 31 tháng 3 năm 2017.

Bước 5: Hiểu các yêu cầu về thuế bán hàng

Luật thuế bán hàng luôn phức tạp vào thời điểm tốt nhất. Bạn sẽ muốn tham khảo ý kiến ​​kế toán của mình về vấn đề này, nhưng hãy cùng xem xét cách áp dụng thuế bán hàng cho các doanh nghiệp trực tuyến. 

Các yêu cầu về thuế của tiểu bang được quy định bởi một khái niệm pháp lý được gọi là ‘mối liên hệ’. Nexus có nghĩa là doanh nghiệp cần có một số kết nối thực tế với một tiểu bang để thu thuế bán hàng ở đó. Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển mối quan hệ tại một tiểu bang, bạn phải thu thuế bán hàng ở tiểu bang đó.

Trong khi nhiều doanh nghiệp sẽ chỉ có mối quan hệ với tiểu bang họ đang sống, có những trường hợp doanh nghiệp của bạn có thể phát triển mối quan hệ ở các tiểu bang khác. 

Dưới đây là một số ví dụ về những thứ phát triển mối quan hệ:

• Văn phòng
• Người lao động
• Nhà kho
• Tổ chức một cửa hàng pop-up hoặc bán hàng tại một hội chợ thủ công
• Lưu trữ hàng tồn kho

Về mặt pháp lý, bạn được yêu cầu thu thuế bán hàng ở bất kỳ địa điểm nào mà doanh nghiệp của bạn đã phát triển mối quan hệ. Luật thuế khác nhau giữa các tiểu bang, vì vậy trước khi bạn khai thuế, hãy tham khảo ý kiến ​​của chuyên gia thuế để xác nhận rằng bạn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thuế bán hàng của tiểu bang. 

Bước 6: Cân nhắc việc nộp đơn xin gia hạn thuế

Điều quan trọng là phải hiểu rằng việc gia hạn thuế không giúp bạn thoát khỏi việc phải trả các khoản thuế nợ theo thời hạn thông thường.

Vậy tại sao phải nộp đơn xin gia hạn ngay từ đầu? Chà, việc nộp đơn xin gia hạn rất dễ dàng và bạn có thêm thời gian để nộp tờ khai thuế.

Để nộp đơn xin gia hạn thuế, bạn cần điền vào biểu mẫu gia hạn thuế tương ứng với loại hình kinh doanh của mình (bên dưới) và ước tính số thuế bạn nợ trong năm. Sau đó, gửi biểu mẫu đã hoàn thành và khoản thanh toán của bạn cho các khoản thuế còn nợ cho IRS theo phương thức điện tử hoặc qua thư vào hoặc trước ngày 15 tháng 4 (ngày 16 tháng 3 đối với công ty). 

Miễn là bạn nộp hồ sơ trước thời hạn, gia hạn sẽ tự động. IRS sẽ chỉ liên hệ với bạn nếu đơn đăng ký của bạn không được phép.

Lưu ý rằng nếu bạn không thanh toán các khoản thuế còn nợ trước thời hạn nộp thuế thông thường, bạn có thể phải chịu các khoản phạt và lãi suất, ngay cả khi bạn đã nộp đơn xin gia hạn.

Để nộp đơn xin gia hạn thuế, hãy sử dụng biểu mẫu tương ứng với loại hình kinh doanh của bạn:

Hợp danh – ngày 15 tháng 3 năm 2017

Để đủ điều kiện được gia hạn 7 tháng tự động, hãy sử dụng Biểu mẫu 7004.

Tổng công ty – ngày 17 tháng 4 năm 2017

Để đủ điều kiện được gia hạn 6 tháng tự động, hãy sử dụng Biểu mẫu 7004.

Chủ sở hữu duy nhất – ngày 17 tháng 4 năm 2017

Để đủ điều kiện được gia hạn 6 tháng tự động, hãy sử dụng Biểu mẫu 4868.

Bước 7: Kiểm tra các khoản khấu trừ thuế này

Các khoản khấu trừ sau đây thường có sẵn cho người bán hàng trực tuyến. 

Tất cả các chi phí này đều có thể được khấu trừ trên Bảng C, Mẫu 1040, trừ khi có ghi chú khác. 

Lưu ý rằng nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập, bạn sẽ cần tham khảo ý kiến ​​kế toán của mình vì một số chi phí của bạn có thể thuộc chi phí “khởi động”.

Văn phòng Nội vụ

Để đủ điều kiện cho khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, bạn cần đáp ứng ba yêu cầu: tính độc quyền, tính thường xuyên và mức độ ưu tiên. 

• Tính độc quyền: Khu vực làm việc của bạn chỉ cần được sử dụng cho việc kinh doanh. 
• Tính thường xuyên: Văn phòng tại nhà của bạn cần được sử dụng thường xuyên. Điều này không cần phải thực hiện mỗi ngày, nhưng cần nhất quán.
• Ưu tiên: Bạn nên dành phần lớn thời gian ở văn phòng tại nhà và tiến hành các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất tại đó. 

Để tính khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, bạn có thể sử dụng phương pháp đơn giản hoặc phương pháp thông thường. Với phương pháp đơn giản hóa, bạn lấy một khoản khấu trừ tiêu chuẩn là $ 5 cho mỗi foot vuông của ngôi nhà được sử dụng cho kinh doanh của bạn, tối đa là 300 foot vuông.

Với phương pháp thông thường, bạn phải tính tỷ lệ phần trăm thực tế của ngôi nhà được sử dụng để kinh doanh bằng cách chia diện tích được sử dụng để kinh doanh cho tổng diện tích ngôi nhà của bạn.

Nếu bạn tính khoản khấu trừ của mình bằng phương pháp thông thường, bạn cũng cần phải điền vào Mẫu 8829.

Liên quan: SNAP tăng 8%. Cổ phiếu có khả năng phục hồi hoàn toàn không?

Giáo dục

Nếu bạn tham gia các lớp học hoặc hội thảo làm tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn và / hoặc nâng cao chuyên môn của bạn, chúng sẽ được khấu trừ hoàn toàn.

Chi phí điện thoại và Internet 

Nếu bạn có một chiếc điện thoại chỉ được sử dụng cho mục đích kinh doanh, chi phí của gói điện thoại sẽ được khấu trừ hoàn toàn dưới dạng chi phí tiện ích. Nếu bạn sử dụng điện thoại cho cả mục đích công việc và mục đích cá nhân, bạn chỉ có thể khấu trừ một tỷ lệ phần trăm trong tổng chi phí của hóa đơn điện thoại dựa trên số tiền bạn đã sử dụng điện thoại cho công việc.

Ví dụ: nếu bạn sử dụng điện thoại di động của mình 60% cho công việc và 40% cho cá nhân, bạn có thể khấu trừ 60% chi phí liên quan. Giữ một hóa đơn điện thoại được chia thành từng khoản là một cách tốt để hỗ trợ yêu cầu của bạn nếu bạn được kiểm toán.

Nếu bạn sử dụng các dịch vụ như Skype hoặc Google Voice, bạn có thể khấu trừ các dịch vụ này dưới dạng chi phí văn phòng.

Hóa đơn internet của bạn cũng có thể được khấu trừ như một chi phí tiện ích. Nếu bạn làm việc tại văn phòng tại nhà và sử dụng một kết nối internet duy nhất, bạn sẽ cần tính đến mục đích sử dụng cá nhân. Tính phần trăm sử dụng liên quan đến kinh doanh và áp dụng nó cho tổng số. 

Chủ đề lưu trữ web và cửa hàng trực tuyến

Chi phí đăng ký tên miền và lưu trữ thương mại điện tử còn được gọi là lưu trữ web được khấu trừ theo các chi phí khác. Bạn cũng có thể khấu trừ chi phí của bất kỳ mẫu cửa hàng trực tuyến nào hoặc các chủ đề Shopify tùy chỉnh mà bạn mua cho doanh nghiệp của mình dưới dạng chi phí phần mềm hoặc tiếp thị.

Công việc của nhà thầu

Chi phí thuê một nhà thầu độc lập có thể được coi là lao động hợp đồng. 

Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển hàng hóa cho khách hàng của bạn, chẳng hạn như chi phí bưu chính và đóng gói, có thể được coi là chi phí khác.

Sử dụng phương tiện

Để khấu trừ việc sử dụng xe trong công việc, bạn sẽ cần theo dõi quãng đường đi công tác của mình. Điều này có thể được thực hiện nhanh chóng với một công cụ như công cụ theo dõi quãng đường đi trong Shoeboxed. Ít nhất, bạn nên ghi lại số dặm đã lái trong cả năm (ghi lại chỉ số đo quãng đường của bạn vào ngày 1 tháng 1 và sau đó vào ngày 31 tháng 12), và ghi lại các cuộc họp, các chuyến đi đến bưu điện, v.v. trong lịch của bạn.

Một kỹ thuật phổ biến khác là theo dõi quãng đường kinh doanh và cá nhân trong khoảng thời gian hai tuần mỗi quý. Bạn có thể sử dụng số liệu này vào cuối năm để tính toán tỷ lệ sử dụng cho mục đích kinh doanh so với tỷ lệ sử dụng cá nhân.

Khi bạn đã thiết lập tổng số dặm đã lái, hãy chia số dặm kinh doanh cho tổng số dặm đã lái để xác định tỷ lệ phần trăm sử dụng công việc kinh doanh của bạn. 

Phí dịch vụ trực tuyến

Các dịch vụ trực tuyến được sử dụng cho mục đích kinh doanh, chẳng hạn như Shopify, Shoeboxed và bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn sử dụng để điều hành doanh nghiệp của mình đều được khấu trừ dưới dạng chi phí kinh doanh. 

Thiết bị

Nguyên giá của thiết bị kinh doanh, chẳng hạn như máy tính doanh nghiệp, máy ảnh và điện thoại di động của bạn (nếu bạn sở hữu hoàn toàn), có thể được thu hồi thông qua khấu hao hoặc thông qua khấu trừ theo phần 179. Trong một số trường hợp, kế toán thậm chí có thể khuyên bạn khấu trừ chi phí thiết bị kinh doanh như một chi phí kinh doanh tiêu chuẩn.

Chúng tôi khuyên bạn nên làm việc với kế toán để khấu trừ chi phí thiết bị một cách hợp lý. Tất cả những cách tiếp cận này để khấu trừ chi phí thiết bị có thể mang lại những lợi ích tài chính khác nhau cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, có thể có lợi hơn nếu khấu trừ chi phí thiết bị trong một lần truy cập (sử dụng khoản khấu trừ mục 179 hoặc như một chi phí kinh doanh tiêu chuẩn) hoặc khấu hao chi phí trong vài năm. 

Hơn nữa, các khoản mục khác nhau được khấu hao bằng cách sử dụng các phương pháp khấu hao khác nhau, và việc thiết lập một lịch trình khấu hao có thể cực kỳ khó để thực hiện đúng.

Cách tốt nhất để khấu trừ chi phí thiết bị kinh doanh một cách hợp lý là ghi lại tất cả các khoản mua thiết bị kinh doanh và yêu cầu kế toán của bạn tư vấn cho bạn về cách khấu trừ chúng trong tờ khai thuế của bạn.

Những dịch vụ chuyên nghiệp

Các khoản phí pháp lý và nghiệp vụ cần thiết và liên quan trực tiếp đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như phí do kế toán và người ghi sổ thu, có thể được coi là dịch vụ chuyên nghiệp.

Bước 8: Tìm kế toán phù hợp và hỏi những câu hỏi này

Khi tìm kiếm một kế toán viên để giúp bạn nộp thuế, hãy cân nhắc xem họ hiểu rõ ngành nghề của bạn như thế nào, nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn và liệu họ có lập hóa đơn theo giờ hay tính phí cố định hay không. 

Khi bạn đã thuê một nhân viên kế toán, hãy hỏi họ những câu hỏi sau để xem liệu có những cách nào khác bạn có thể giảm hóa đơn thuế của mình không:

1. Có bất kỳ khoản tín dụng thuế địa phương nào có sẵn không? (đây là một điều lớn mà các doanh nhân thường bỏ lỡ)
2. Doanh nghiệp của tôi có mối liên hệ ở bất kỳ tiểu bang nào khác không? Tôi đã xử lý thuế bán hàng đúng cách chưa?
3. Có lợi thế nào khi thay đổi cơ cấu kinh doanh của tôi không?

Dành cho bạn

Liên quan: 2020: một năm đánh giá

Thuế có thể không phải là phần yêu thích của bạn trong quyền sở hữu doanh nghiệp nhưng với một số kế hoạch và tổ chức, bạn có thể tối đa hóa các khoản khấu trừ của mình và giảm bớt căng thẳng trong mùa thuế.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc chuẩn bị doanh nghiệp trực tuyến của mình cho thời gian tính thuế, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới và chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giúp bạn!

---

Giới thiệu về Tác giả:  Bài đăng này được mang đến cho bạn bởi Bench, dịch vụ kế toán trực tuyến kết hợp bạn với một nhân viên kế toán chuyên nghiệp và sử dụng phần mềm đơn giản, thanh lịch để làm sổ sách cho bạn.