7 sai lầm lớn nhất cần tránh khi tổ chức hội nghị

Tổ chức một hội nghị cần rất nhiều suy nghĩ và lập kế hoạch để dẫn đến thành công, và có rất nhiều sai lầm có thể mắc phải. Từ thời điểm bạn cho phép lập kế hoạch đến khi bạn chọn theo dõi những người tham dự, các cạm bẫy và sai sót có thể xảy ra.

Mặc dù đây không phải là một danh sách đầy đủ, nhưng đây là bảy trong số những sai lầm lớn nhất cần tránh khi tổ chức một hội nghị.

1. Đặt sai địa điểm

Bố cục và kích thước của địa điểm tổ chức sự kiện của bạn rất quan trọng và không phải tất cả các địa điểm đều như nhau. Ví dụ, có rất nhiều Địa điểm tổ chức sự kiện ở NYC ở đâu các hội nghị NYC khác nhau diễn ra, nhưng không phải tất cả các địa điểm sẽ hoạt động cho mỗi sự kiện.

Trước khi đặt chỗ, hãy xem liệu bạn có thể đến thăm địa điểm hay không và thời gian mà một người tham dự sẽ mất bao lâu để đi từ địa điểm này sang địa điểm kia – hoặc từ tầng này sang tầng kia. Tùy thuộc vào chương trình nghị sự, một số người tham dự có thể phải đi bộ hoặc đi thang máy để đến các sự kiện khác nhau. Và bạn sẽ muốn có đủ thời gian để lịch trình trôi chảy.

2. Không bao gồm bộ đệm thời gian trong khi tổ chức sự kiện

Bạn nên luôn bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện trước thời điểm bạn nghĩ rằng bạn thực sự cần bắt đầu lập kế hoạch. Không thể tránh khỏi, sẽ có điều gì đó không ổn như bạn dự tính. Từ việc tài liệu tiếp thị của bạn gặp lỗi in ấn cho đến lựa chọn đầu tiên của bạn cho một không gian sự kiện không có sẵn, bạn cần bao gồm khoảng đệm thời gian để những lỗi này có thể phát sinh. Nếu không, bạn có nguy cơ không thể khôi phục các lỗi trong thời gian đủ để khởi động hội nghị thành công.

3. Không xem xét đối tượng của bạn

Sự hài lòng và thoải mái của khán giả sẽ tham dự hội nghị phải là điều tối quan trọng đối với tất cả các mối quan tâm khác. Nếu cuối cùng bạn gặp phải những người không hài lòng và không thoải mái tại sự kiện của mình, về cơ bản bạn sẽ thất bại.

Luôn đưa ra quyết định của bạn dựa trên việc liệu chúng có cải thiện trải nghiệm cho những người tham dự hay không. Nếu quyết định này hiệu quả về chi phí nhưng có thể khiến mọi người phải xếp hàng chờ đợi lâu, đừng làm điều đó. Thay vào đó, hãy tìm cách cắt giảm ngân sách của bạn ở những nơi khác để bạn có thể tận hưởng trải nghiệm người tham dự tốt hơn.

4. Không sử dụng âm nhạc

Âm nhạc có thể và nên được sử dụng làm giải trí nền trong thời gian nghỉ giải lao để duy trì mức năng lượng, và cũng có thể được sử dụng trong các khu vực chung hoặc triển lãm. Loại nhạc bạn nên chọn phần lớn phụ thuộc vào những người tham dự của bạn. Nếu họ là một nhóm sôi nổi thích kết nối mạng trong thời gian nghỉ hội nghịBạn có thể muốn chơi các giai điệu đứng đầu bảng xếp hạng quen thuộc mà họ có thể nhận ra ngay cả trong tất cả các tiếng ồn. Mặc dù mọi người sẽ không thích mọi người đứng đầu bảng xếp hạng mà bạn chơi, nhưng điều đó sẽ không thành vấn đề miễn là âm nhạc tạo ra một tâm trạng tràn đầy năng lượng.

5. Không xây dựng thời gian nghỉ hợp lý vào chương trình làm việc

Kìm hãm sự thôi thúc phải đóng gói chương trình hội nghị thật đầy đủ để khoảng thời gian nghỉ giải lao đầu tiên không diễn ra trong hai đến ba giờ. Đúng là mọi người có thể đứng dậy và tự lo cho nhu cầu của mình, nhưng một số người sẽ cố gắng chờ đợi vì họ không muốn bỏ lỡ bất cứ điều gì. Hai giờ là một khoảng thời gian dài trước khi nghỉ giải lao theo lịch trình – đặc biệt nếu bữa sáng được phục vụ.

Nếu bạn không lên lịch giải lao khoảng 90 phút trong và định kỳ sau đó, bạn sẽ có nguy cơ nhóm người rời khỏi phòng họp khi có sự thay đổi người phát biểu. Điều này là không công bằng đối với diễn giả và những người bị buộc phải nghỉ đột xuất.

6. Không yêu cầu phản hồi

Nếu bạn dự định tổ chức hội nghị một lần nữa, yêu cầu phản hồi là điều bắt buộc. Bạn cần biết những gì mọi người thích và đánh giá cao – và những gì họ không. Đừng đi quá đà, nhưng hãy hỏi về những điều bạn đã chọn cụ thể để tạo sự thoải mái và hài lòng cho người tham dự. Bằng cách đó, bạn sẽ biết liệu chúng có đáng để đầu tư lại hay không.

Bạn cũng có thể yêu cầu phản hồi về những diễn giả hoặc bài thuyết trình mà người tham dự thích nhất hoặc tìm thấy giá trị nhất để bạn có thể hiểu rõ hơn về việc có nên đặt chỗ lại cho một số diễn giả giống nhau hay không.

7. Bỏ lỡ cơ hội gắn kết thêm một lần nữa

Gửi lời cảm ơn trên các kênh truyền thông xã hội của bạn hoặc gửi email cá nhân. Yêu cầu mọi người đăng nhận xét hoặc hình ảnh hoặc trả lời email của bạn bằng một điều khiến họ ấn tượng tại hội nghị. Bất cứ điều gì bạn có thể làm để thể hiện sự quan tâm và giữ chân mọi người lâu hơn một chút cũng có thể giúp để lại ấn tượng tích cực lâu dài.

Xuất bản ngày 4 tháng 5 năm 2019