7 mẹo kế toán dành cho doanh nghiệp thương mại điện tử nhỏ

Các chủ doanh nghiệp nhỏ đặt lịch trình của riêng họ và nếu họ thành công, hãy kiểm soát số tiền họ mang về nhà. Nhưng cùng với sự độc lập đó cũng đi kèm với nhiều trách nhiệm hơn—trách nhiệm đối với phúc lợi của nhân viên, đối với lợi nhuận kinh doanh của họ và cuối cùng (nếu đôi khi là gián tiếp), đối với việc nộp thuế phù hợp và duy trì các báo cáo tài chính chính xác.

Những nhiệm vụ này có rủi ro cao—hồ sơ tài chính hoặc hồ sơ thuế không chính xác có thể dẫn đến thua lỗ, phạt tiền hoặc kiện tụng. Bằng cách duy trì sổ sách kế toán chính xác và cập nhật, bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của mình khỏi những thất bại này.

Kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là quá trình ghi lại các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Một số chủ doanh nghiệp nhỏ tự xử lý sổ sách kế toán, trong khi những người khác thuê nhân viên kế toán chuyên nghiệp để thực hiện công việc. Cho dù bạn chọn cách nào, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng sách của bạn chính xác và cập nhật.

7 mẹo kế toán doanh nghiệp nhỏ

Dưới đây là một số lời khuyên cho các doanh nghiệp nhỏ để giúp quá trình kế toán diễn ra suôn sẻ.

1. Chọn hệ thống kế toán phù hợp
2. Chọn phần mềm kế toán phù hợp
3. Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp
4. Luôn cập nhật và thuê ngoài nếu bạn không thể theo kịp
5. Tuân thủ luật thuế
6. Quản lý dòng tiền
7. Thực hiện kiểm tra tài chính thường xuyên

1. Chọn hệ thống kế toán phù hợp

Các doanh nghiệp có hai cách để lưu giữ sổ sách của họ: thủ công hoặc kỹ thuật số.

• Sổ sách kế toán thủ công. Sổ sách kế toán thủ công yêu cầu ghi lại tất cả các giao dịch bằng tay trong sổ sách vật lý. Nó có ưu điểm là chi phí trả trước tương đối rẻ và nhược điểm là dễ xảy ra lỗi do con người, yêu cầu sửa chữa có thể dẫn đến chi phí không mong muốn về sau.
• Kế toán kỹ thuật số. Điều này liên quan đến phần mềm và máy tính. Nó có thể tiết kiệm thời gian và ngăn ngừa lỗi, nhưng người dùng mới thường phải đối mặt với quá trình học hỏi. Một số phiên bản của phần mềm kế toán là miễn phí, trong khi những phiên bản khác có thể tốn vài trăm đô la một tháng, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của nhu cầu kế toán của bạn.

Khi bạn đã có hệ thống kế toán phù hợp, hãy tránh thay đổi nó nếu có thể. Các thay đổi có thể làm tăng khả năng xảy ra lỗi vì có khả năng nhập lại dữ liệu không chính xác trong quá trình chuyển đổi.

2. Chọn phần mềm kế toán phù hợp

Nếu bạn sử dụng hệ thống sổ sách kế toán kỹ thuật số, hãy chọn phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn. Có hàng trăm tùy chọn phần mềm có sẵn ở các mức giá khác nhau và với các tính năng khác nhau.

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu kế toán cụ thể hoặc duy nhất, có thể hữu ích khi sử dụng phần mềm nguồn mở, cho phép người dùng thay đổi và tùy chỉnh mã cơ bản của phần mềm. Để giúp các doanh nghiệp nhỏ điều hướng giữa các tùy chọn phần mềm khác nhau, Shopify đã tổng hợp danh sách tám chương trình phần mềm kế toán tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ.

3. Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp

Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ, ranh giới giữa tài chính cá nhân và doanh nghiệp có thể mờ đi. Nhiều chủ doanh nghiệp mới sử dụng tiền riêng của họ để tài trợ cho các hoạt động kinh doanh của họ. Mặc dù rất dễ trộn lẫn mọi thứ với nhau, nhưng điều quan trọng là bạn phải tách biệt tài chính cá nhân khỏi việc lưu giữ hồ sơ kinh doanh của mình. Cách tốt nhất để làm điều này là thiết lập một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng và sử dụng tài khoản kinh doanh để theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp bạn. Chỉ ghi thông tin liên quan đến doanh nghiệp của bạn trong hồ sơ tài chính của doanh nghiệp (nghĩa là không bao gồm các giao dịch cá nhân).

4. Luôn cập nhật và thuê ngoài nếu bạn không thể theo kịp

Một trong những vấn đề kế toán phổ biến nhất mà các doanh nghiệp nhỏ gặp phải là bị tụt lại phía sau sổ sách. Nếu việc bỏ bê hồ sơ tài chính của bạn diễn ra trong thời gian dài, nó có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Một vài giao dịch kinh doanh một ngày có thể dễ dàng chồng chất. Cố gắng giải quyết một lượng lớn giao dịch tồn đọng có thể khiến chủ doanh nghiệp nhỏ mệt mỏi và dễ mắc lỗi.

Nếu bạn đấu tranh để theo kịp, hãy thuê một nhân viên kế toán chuyên nghiệp. Không giống như các chủ doanh nghiệp thường phải thực hiện nhiều nhiệm vụ, nhân viên kế toán tập trung hoàn toàn vào việc duy trì hồ sơ của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng sách của bạn được cập nhật.

5. Tuân thủ luật thuế

Nộp thuế với tư cách là chủ doanh nghiệp mới là một thách thức. Sổ sách kế toán cẩn thận có thể giúp đảm bảo bạn trả đúng số tiền khi mùa thuế đến.

Nhiều doanh nghiệp được hưởng lợi từ việc thuê một kế toán được đào tạo để giải quyết hồ sơ thuế doanh nghiệp nhỏ. Các kế toán viên đã quen thuộc với các quy định thuế liên bang và tiểu bang phức tạp và luôn thay đổi. Họ cũng có thể giúp tìm các khoản khấu trừ giúp tiết kiệm tiền và ngăn bạn thanh toán thuế sai. Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể cần thực hiện các khoản thanh toán thuế định kỳ trong suốt cả năm, vì vậy hãy đặt lời nhắc về thời hạn nộp thuế để bạn không quên.

6. Quản lý dòng tiền

Giám sát và theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp bạn hoặc tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. Chi phí kinh doanh, trả nợ vay và cổ tức trả cho cổ đông là những ví dụ về dòng tiền chảy ra khỏi doanh nghiệp, trong khi doanh thu, đầu tư và vay nợ đại diện cho dòng tiền vào. Các doanh nghiệp không có đủ tiền mặt có nguy cơ thất bại cao.

Người kế toán theo dõi những con số này và cũng có thể chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. Người kế toán giỏi làm nhiều việc hơn là chỉ giữ hồ sơ; họ giúp phát hiện ra những cách để làm cho một doanh nghiệp hiệu quả hơn. Ví dụ: họ có thể xác định các giao dịch mua kinh doanh không cần thiết hoặc những khách hàng thanh toán chậm làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời.

7. Thực hiện kiểm tra tài chính thường xuyên

Điều cần thiết là tiến hành đánh giá thường xuyên hồ sơ tài chính của bạn. Đánh giá hàng quý có thể xác định xu hướng, giúp lập kế hoạch tăng trưởng và lập ngân sách cho tương lai. Kế toán làm việc với kế toán để xem xét cách dữ liệu tài chính được ghi lại và để đảm bảo tính chính xác. Kế toán cũng kiểm tra xem số tiền thích hợp đã được dành cho thuế hay chưa và liệu dòng tiền có được sử dụng hiệu quả hay không.