7 Mẹo để tối ưu hóa giao tiếp kinh doanh quốc tế

Quốc tế hóa là một trong những vấn đề hàng đầu của quá trình khởi nghiệp. Ngày nay, để một công ty thành công, họ phải mở rộng giới hạn của thị trường nội địa để tiếp cận khán giả trên khắp thế giới. Tuy nhiên, giao tiếp toàn cầu này có thể đặt ra những thách thức về giao tiếp.

99designs là thị trường trực tuyến lớn nhất cho thiết kế đồ họa. Chúng tôi kết nối hơn một triệu nhà thiết kế toàn cầu với khách hàng từ khắp nơi trên thế giới. Được thành lập tại Úc và có trụ sở chính tại Oakland, California, chúng tôi có văn phòng tại Berlin, Brazil và Nhật Bản. Nhưng nó còn sâu sắc hơn thế nữa: đội ngũ tại văn phòng Berlin của chúng tôi bao gồm những người đến từ bảy quốc gia khác nhau.

Do đó, công việc hàng ngày của chúng ta đầy rẫy những thách thức về giao tiếp bên trong và bên ngoài:

Ngôn ngữ
Một loạt các ngôn ngữ khác nhau làm cho việc trao đổi ý tưởng với đồng nghiệp, nhà thiết kế và khách hàng trở thành một nỗ lực khó khăn. Nội dung trên các trang web của chúng tôi và trong các tài liệu tiếp thị của chúng tôi yêu cầu công việc dịch thuật chuyên sâu (Google dịch không cắt bỏ nội dung đó).

Múi giờ và khoảng cách
Trong một công ty toàn cầu, giao tiếp được tổ chức tốt là điều cần thiết. Làm việc tại nhiều văn phòng trên khoảng cách địa lý và múi giờ lớn khiến việc tìm kiếm thời gian họp rất khó khăn, chưa nói đến việc duy trì văn hóa doanh nghiệp nhất quán.

Nền văn hóa
Ngôn ngữ chỉ là một phần của giao tiếp, hành vi có nguồn gốc văn hóa là phần còn lại. Người châu Âu có thể miễn cưỡng thực hiện các động thái lớn và nhiều lần suy nghĩ lại các quyết định, trong khi ở Mỹ, mọi thứ đều táo bạo, nhanh chóng và lạc quan. Mặt khác, người Nhật có xu hướng cực kỳ lịch sự và khiêm tốn.

Pháp luật
Các luật liên quan đến quyền riêng tư, bản quyền và quyền sử dụng, quyền nhãn hiệu, v.v. khác nhau giữa các quốc gia (và thậm chí các tiểu bang) và có thể làm phức tạp thêm việc giao tiếp của công ty. Việc chuyển đổi 1-1 các chiến dịch và nội dung ở tất cả các quốc gia hầu như luôn bị loại trừ.

Có một công ty dựa trên internet có nghĩa là bạn không phải giới hạn công việc kinh doanh của mình bởi những người ở trọ theo địa lý, nhưng bạn sẽ phải đối mặt với một loạt thách thức liên lạc hoàn toàn mới. Dựa trên kinh nghiệm, đây là 7 mẹo để tối ưu hóa giao tiếp kinh doanh quốc tế:

1. Thuê một nhân viên quốc tế, nói được nhiều thứ tiếng

Để mọi thứ trở nên đơn giản, 99designs đã chọn một ngôn ngữ chính thức — tiếng Anh — để sử dụng cho các giao tiếp nội bộ, công ty. Nhưng cũng không thể thiếu việc thuê các chuyên gia từ các quốc gia mà doanh nghiệp của bạn đang nhắm mục tiêu, những người không chỉ thông thạo ngôn ngữ khác mà còn biết nhu cầu địa phương của khu vực và có thể bối cảnh hóa các giao tiếp bên ngoài của bạn để tránh những sai lầm về văn hóa có thể xảy ra.

2. Tạo các phiên bản ngôn ngữ khác nhau của trang web của bạn

Một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm là dịch trang web của mình sang các ngôn ngữ địa phương (thay vì dựa vào các kỹ năng sử thi của Google dịch). May mắn thay, có một số dịch vụ tuyệt vời – như Smartling, một nền tảng quản lý bản dịch – giúp bạn có thể nhanh chóng triển khai các trang web bằng các ngôn ngữ khác nhau và kiểm soát chi phí.

3. Thiết lập văn hóa họp thường xuyên

Email không thể thay thế giao tiếp mặt đối mặt. Việc thiết lập một cuộc họp thường xuyên, trong thời gian thực để chia sẻ giữa các nhóm ở các quốc gia khác nhau là điều quan trọng để có một quy trình làm việc suôn sẻ. Hội nghị truyền hình với Blue Jeans hoặc Google Hangouts góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp lành mạnh. Nếu sự khác biệt về thời gian là một vấn đề, hãy thiết lập cuộc họp này diễn ra vào một ngày bình thường trong tuần / tháng và cho phép nhân viên của bạn linh hoạt lịch trình của họ để phù hợp với nó. Điều này giúp họ bớt bực bội hơn nếu thỉnh thoảng phải đến sớm hoặc về muộn.

4. Đưa ra luồng dữ liệu hiệu quả

Kiên thức là sức mạnh. Các giải pháp lưu trữ đám mây — chẳng hạn như Dropbox và Google Drive — giúp dễ dàng chia sẻ dữ liệu và tài liệu với đồng nghiệp trên toàn thế giới. Rất dễ khiến các hệ thống này trở nên lộn xộn, vì vậy điều quan trọng là phải vạch ra một số phương pháp hay nhất cho những gì cần được chia sẻ với ai và đưa ra cấu trúc tệp được chia sẻ. Tương tự, các hệ thống quản lý dự án dựa trên web — như Basecamp, Atlassian và Trello — đơn giản hóa việc cộng tác. Chúng cho phép dễ dàng phân công nhiệm vụ và nhận xét để giữ mọi người có tổ chức.

5. Có giải pháp giao tiếp thời gian thực

Không phải mọi thứ đều yêu cầu một email dài hoặc trò chuyện video trực tiếp. Khi có việc khẩn cấp hoặc có một câu hỏi nhanh, các chương trình trò chuyện, như Slack, cung cấp một giải pháp tuyệt vời. Thành phần xã hội của các loại hệ thống nhắn tin này (chắc chắn bao gồm biểu tượng cảm xúc burrito) cũng mang nhóm của bạn đến gần nhau hơn. Việc đăng một bản cập nhật và thức dậy vào buổi sáng để đối tác của bạn ở Úc phản ứng với nó bằng một con kỳ lân là điều khá xác thực.

6. Cung cấp dịch vụ khách hàng bằng ngôn ngữ địa phương

Nói một ngôn ngữ chung tạo ra cảm giác gần gũi và tin cậy. Do đó, điều quan trọng là phải cung cấp dịch vụ khách hàng đáng tin cậy bằng ngôn ngữ địa phương, cả trên điện thoại và qua email hoặc trò chuyện. Khách hàng thực sự đánh giá cao chi tiết nhỏ này và nó cho phép bạn xây dựng các mối quan hệ.

7. Ngân sách cho du lịch

Với hội nghị truyền hình và tất cả các công nghệ nói trên, có vẻ vô nghĩa và tốn kém khi để nhân viên của bạn đi nửa vòng trái đất để gặp gỡ các đồng nghiệp quốc tế của họ (nơi mà tất cả chúng ta đều biết rằng họ sẽ dành toàn bộ thời gian cho bia). Tuy nhiên, giá trị của chuyến du lịch không thể bị đánh giá thấp. Nhân viên không chỉ tạo ra các mối quan hệ — và các mối quan hệ có nghĩa là hợp tác tốt hơn — mà họ sẽ hiểu rõ hơn về các nền văn hóa khác nhau mà doanh nghiệp của bạn đang hoạt động. Tại 99designs, nhân viên thường xuyên đến thăm các văn phòng trên toàn thế giới và tạm thời làm việc tại những không gian này. Thật đáng kinh ngạc khi có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong một tuần ở cùng một nơi so với trong vài tháng hoặc nhiều năm trong lĩnh vực viễn thông.

–

Giao tiếp quốc tế luôn là một thách thức đối với doanh nghiệp, nhưng với một chiến lược tốt, chiến lược đó có thể mang lại sự phong phú cho tất cả mọi người và dẫn đến sự hợp tác hiệu quả hơn và tăng trưởng nhanh hơn.