6 Mẹo để Quản lý Nhóm Viết lách tự do từ xa

Những người viết tự do là một món quà trời cho đối với nhiều doanh nghiệp đang tìm cách tăng cường nỗ lực tiếp thị nội dung của họ. Nhưng quản lý một đội ngũ các nhà văn từ xa không phải là điều khó hiểu. Bạn cần đảm bảo các nhà văn của bạn tôn trọng các cam kết của họ và cung cấp tác phẩm đáp ứng tầm nhìn của bạn, đồng thời tránh những kẻ lừa đảo và lãng phí thời gian. Không có gì đáng ngạc nhiên, những thách thức này chỉ trở nên rõ rệt hơn khi đội ngũ viết của bạn phát triển.

May mắn thay, thời gian của tôi giám sát hơn 350 dịch giả tự do tại WordAgents đã dạy cho tôi một hoặc hai điều về cách quản lý một nhóm nhà văn từ xa một cách hiệu quả. Đây là những bài học chính mà tôi đã học được:

1. Công nghệ đòn bẩy

Việc sử dụng các công cụ làm việc từ xa và các nền tảng trực tuyến là điều không cần bàn cãi khi nói đến việc điều phối một nhóm các nhà văn phân tán về mặt địa lý. Tất nhiên, với sự phong phú của các tùy chọn có sẵn, có thể là một thách thức để lắp ráp một ngăn xếp công nghệ dễ sử dụng nhằm tối đa hóa năng suất.

Theo kinh nghiệm của tôi, các công cụ sau hoạt động hiệu quả để quản lý hiệu quả quy trình làm việc của nhóm viết và duy trì đầu ra nhất quán, chất lượng cao:

• MarketMuse để tóm tắt nội dung

• Grammarly để hiệu đính

• Copyscape để loại bỏ đạo văn

• ClickUp để quản lý dự án

• Google Workspace để tổ chức tài liệu

• Slack cho giao tiếp tức thì hoặc không đồng bộ

• Thu phóng cho các cuộc họp trực tiếp

• Máy dệt cho tin nhắn video và bản trình bày

• Xe đẩy để quản lý thanh toán

• BambooHR để quản lý dữ liệu nhóm

Có liên quan: 5 mẹo để quản lý một nhóm ảo

2. Cài đặt các quy trình vận hành tiêu chuẩn

Một trở ngại phổ biến khi thuê người viết bài tự do là giúp họ cập nhật nhanh chóng về cách doanh nghiệp của bạn hoạt động và làm rõ những gì bạn mong đợi ở họ. Cách tốt nhất để nhanh chóng làm quen với những người viết mới với doanh nghiệp của bạn là phát triển một chương trình giới thiệu được xác định rõ ràng để truyền tải các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của bạn dưới dạng đen trắng đơn giản.

Để đạt được điều này, tôi khuyên bạn nên tạo một “cẩm nang hoạt động của nhà văn” để phát cho tất cả những người làm nghề tự do mới. Tài nguyên dành cho người mới bắt đầu này phải chứa mọi thứ mà người viết của bạn cần biết khi làm việc với nhóm của bạn, bao gồm các tiêu chuẩn bạn mong đợi từ công việc của họ, hóa đơn / quy trình thanh toán của bạn và hướng dẫn về cách truy cập bất kỳ công cụ hoặc khóa đào tạo nào có thể giúp họ viết.

Cũng nên thiết lập một trung tâm trực tuyến nơi người viết có thể dễ dàng truy cập thông tin, chẳng hạn như chỉ số hiệu suất của họ, phản hồi của khách hàng (nếu có) và lịch sử thanh toán.

3. Tinh chỉnh kênh tuyển dụng của bạn

Tạo một kênh tuyển dụng được tối ưu hóa là điều cần thiết để giảm rủi ro tiếp nhận các ứng viên không phù hợp. Bạn càng sớm lọc ra được những nhà văn kém chất lượng, bạn càng ít phải đau đầu hơn.

Bí quyết là không khuyến khích các ứng viên tồi nộp đơn ngay từ đầu. Để cắt giảm lượng ứng viên tại WordAgents, chúng tôi yêu cầu tất cả các ứng viên viết một bài kiểm tra nhỏ, hoàn thành một khóa học trực tuyến ngắn hạn và tham gia cuộc gọi điện video trước khi quyết định có thuê họ hay không. (Tôi nên lưu ý rằng chúng tôi chỉ chia sẻ các bài tập kiểm tra được hoàn thành bởi các ứng viên trong nhóm của chúng tôi. Chúng tôi không bao giờ giao công việc của ứng viên cho khách hàng.)

Nếu một ứng viên thành công, chúng tôi sẽ đưa họ vào một thời gian thử việc ngắn trong thời gian đó, chúng tôi sẽ theo dõi khả năng của họ để hoàn thành công việc mà chúng tôi đặt ra cho họ. Đôi khi, các nhà văn mới sẽ đánh giá quá cao mức độ công việc mà họ có thể đảm nhận mà quên mất rằng “sự mệt mỏi của nhà văn” tồn tại. Vì lý do này, chúng tôi cố gắng giới hạn khối lượng công việc của các nhà văn mới không quá 2.500 từ mỗi tuần.

Có liên quan: Cách thuê nhà văn tự do cấp cao nhất cho công việc kinh doanh nội dung của bạn

4. Thúc đẩy trách nhiệm giải trình

Khi quản lý một nhóm viết từ xa trên quy mô lớn, việc trượt các tiêu chuẩn có thể gây ra những vấn đề lớn vì ngày càng có nhiều thời gian của bạn để theo đuổi những nhà văn không tuân theo các quy tắc. Vì vậy, bắt buộc phải củng cố các tiêu chuẩn của bạn một cách rõ ràng và thường xuyên. Xét cho cùng, bạn càng dành ít thời gian để giải quyết các “trường hợp đặc biệt” và nhận được càng ít yêu cầu sửa đổi, thì ROI của bạn càng tốt.

Đảm bảo rằng bạn thiết lập một quy trình phản hồi được chuẩn hóa trong đó người viết được đánh giá thường xuyên và trung thực về chất lượng và số lượng tác phẩm của họ. Bạn cũng có thể khuyến khích người viết bám sát các tiêu chuẩn bằng cách thiết lập một chương trình đào tạo liên tục. Những người có thành tích tốt nhất và kém nhất của bạn nên thường xuyên tham gia các buổi huấn luyện này để nuôi dưỡng văn hóa cộng tác và hỗ trợ lẫn nhau trong nhóm của bạn.

5. Tập trung vào kết quả so với hoạt động

Quản lý vi mô là một chiến lược không hiệu quả và không thực tế khi đối phó với một nhóm lớn các nhà văn. Do đó, bạn nên chú trọng nhiều hơn đến số lượng và chất lượng đầu ra của người viết hơn là chi tiết từng phút về các hoạt động hàng ngày của họ.

Điều này có nghĩa là đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho các nhà văn của bạn nhưng cũng tin tưởng rằng tài năng và sự đào tạo của họ sẽ giúp họ cung cấp tác phẩm chất lượng cao và đúng giờ.

Cho dù sản xuất một phần của bài viết SEO, một cuốn sách điện tử hay một trang đích, những người viết khác nhau sẽ tiếp cận các nhiệm vụ khác nhau với kế hoạch độc đáo của riêng họ. Để họ giải quyết dự án theo bất kỳ cách nào phù hợp nhất với họ sẽ mang lại cho họ cảm giác làm chủ công việc của mình nhiều hơn.

Có liên quan: Quản lý vi mô là giết người: Vì vậy, hãy ngừng giết nhân viên của bạn

6. Đặt trọng tâm vào việc giao tiếp quá mức

Triết lý của tôi là không có cái gọi là giao tiếp quá mức khi làm việc trong môi trường làm việc từ xa.

Tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của việc thường xuyên củng cố các tiêu chuẩn và truyền đạt các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho nhóm viết của bạn. Điều tương tự cũng xảy ra với việc cho nhóm của bạn biết về những phát triển mới trong doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.

Bạn sẽ cần phát triển một chiến lược giao tiếp cho nhóm của mình để đảm bảo rằng các thông điệp phù hợp đến đúng người vào đúng thời điểm mà không tạo ra tình trạng quá tải thông tin. Ví dụ: chiến lược truyền thông của bạn nên đưa ra tần suất các cuộc họp nhóm và bao gồm các mẫu cuộc họp được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo chúng luôn hoạt động hiệu quả.

Có liên quan:

Nền kinh tế kỹ thuật số ngày nay giúp các tổ chức đáp ứng KPI tiếp thị thông qua sự giúp đỡ của các nhà văn tự do. Nhưng những lợi ích của việc thuê ngoài đối với những người làm nghề tự do cũng mang đến một loạt thách thức mới cho các nhà quản lý tiếp thị.

Tôi hy vọng bài đăng này đã trấn an bạn rằng những thách thức này hoàn toàn có thể vượt qua được. Chìa khóa để quản lý một nhóm các nhà văn tự do từ xa trên quy mô lớn là phát triển các hệ thống được truyền đạt thông tin tốt và có thể lặp lại, dễ theo dõi.