6 cách để hợp lý hóa quy trình kế toán của công ty bạn

Nếu bạn chọn thực hiện kế toán nội bộ, có các bước bạn có thể thực hiện sắp xếp hợp lý quá trình:

Tận dụng các ứng dụng kế toán

Ứng dụng kế toán dựa trên đám mây cung cấp một số lợi thế hấp dẫn cho kế toán tinh gọn. Chúng cho phép bạn truy cập dữ liệu của mình từ các thiết bị di động. Chúng cũng có khả năng tích hợp với một số ứng dụng dựa trên đám mây của bên thứ ba khác, cho phép khả năng bảo mật dữ liệu và sao lưu nó một cách dễ dàng.

Chuẩn hóa các thủ tục kế toán của bạn

Tạo một danh sách kiểm tra bằng văn bản về các thủ tục kế toán luôn phải được tuân thủ tại công ty của bạn. Nếu bạn có nhiều nhân viên được giao thực hiện các nhiệm vụ kế toán, tất cả họ nên được biết về danh sách kiểm tra và chịu trách nhiệm về việc sử dụng danh sách đó.

Sử dụng các thẻ cung cấp cho bạn biên nhận hợp nhất

Một số công ty thẻ tiếp thị cụ thể thẻ tín dụng hoặc thẻ nhiên liệu cho doanh nghiệp nhỏ. Một trong những lợi thế mà các thẻ này mang lại là khả năng nhận được biên lai tổng hợp cho các giao dịch mua của công ty bạn. Điều này đặc biệt có lợi nếu bạn có nhiều nhân viên cần mua hàng thay mặt cho doanh nghiệp của bạn. Không còn phải xử lý hàng đống biên lai giấy và báo cáo chi phí tốn thời gian nữa khi bạn có tùy chọn loại bỏ chúng và tận hưởng biên lai tổng hợp từ nhà phát hành thẻ nhiên liệu hoặc thẻ tín dụng của mình.

Tạo một hệ thống lưu trữ tài liệu nhất quán

Bạn sẽ cần một hệ thống hiệu quả để lưu trữ và truy cập bất kỳ tệp nào liên quan đến hệ thống kế toán của mình. Cách làm cũ của việc này là sử dụng tủ đựng hồ sơ vật lý, các tập hồ sơ và các nhãn dính. Đây vẫn là một phương pháp khả thi. Phương pháp cập nhật là số hóa tài liệu của bạn và lưu trữ chúng trên đám mây. Nếu bạn thực hiện phương pháp này, điều cần thiết là phải tạo các bản sao lưu thường xuyên và lưu trữ chúng ở một nơi khác với nơi bạn lưu trữ bản gốc.

Bất cứ khi nào thực tế, hãy tự động hóa quy trình kế toán của bạn

Lỗi do con người gây ra là nguyên nhân chính dẫn đến các vấn đề về kế toán và sai sót về chứng từ thuế. Những vấn đề này có thể được hạn chế bằng cách cho phép tự động hóa ở mức độ lớn nhất có thể. Công nghệ hiện cho phép tự động hóa của nhiều quy trình kế toán như nhập dữ liệu tự động.

Nhập dữ liệu tự động thường yêu cầu một số phương tiện trích xuất dữ liệu từ các tài liệu được quét. Phần mềm nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một phương pháp phổ biến để thực hiện điều này. Có các công ty bên thứ ba xử lý việc trích xuất và xác minh dữ liệu, nhưng làm theo cách này khiến công ty dễ bị vi phạm bảo mật. Dịch vụ trích xuất dữ liệu nội bộ có thể được ưu tiên hơn để tránh vấn đề cụ thể đó.

Làm cho kế toán trở thành một thói quen thường xuyên

Nếu bạn thực hiện công việc kế toán cho doanh nghiệp của mình, hãy tạo thời gian thường xuyên và nhất quán trong lịch trình của bạn để xử lý các công việc kế toán. Nếu bạn ủy quyền công việc kế toán cho người khác, hãy đảm bảo rằng những người đó dành đủ thời gian trong lịch trình của họ để hoàn thành công việc kế toán. Tốt nhất là nên xử lý nó một cách thường xuyên thay vì đợi đến cuối tháng mới nhồi nhét tất cả.

Làm theo những đề xuất này có thể giúp bạn hợp lý hóa đáng kể quy trình kế toán của công ty bạn. Những đề xuất này sẽ không chỉ tiết kiệm rất nhiều thời gian mà còn có thể giúp nâng cao năng suất.

Xuất bản ngày 14 tháng 9 năm 2020