5 thủ thuật quản lý hàng tồn kho cho các nhà sản xuất nhỏ

Bạn có thể nghĩ rằng quản lý hàng tồn kho chỉ là một miếng bánh. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn tiếp tục bùng nổ và nhu cầu về sản phẩm của bạn tăng vọt, bạn sẽ thấy mình phải đối mặt với những khó khăn ngày càng tăng. Có rất nhiều công ty đã thua lỗ hàng tỷ đồng, thậm chí là đóng cửa cửa hàng do quản lý hàng tồn kho không tốt. Lấy ví dụ, Walmart, người đã đốt 3 tỷ đô la vì vấn đề hết hàng, hoặc thậm chí H&M, người phải vật lộn để dỡ hơn 4 tỷ USD trong kho hàng tồn kho dư thừa.

Tuy nhiên, đối với các nhà sản xuất nhỏ, sự kém hiệu quả và không chính xác này không chỉ khiến bạn tốn kém tiền bạc; chúng có thể tác động đến cách mọi thứ vận hành và cuối cùng là cách khách hàng nhìn nhận về doanh nghiệp của bạn. Nhìn chung, hầu hết các xưởng nhỏ đều gặp phải vấn đề mua quá nhiều hoặc hết nguyên liệu thô cần thiết cho sản xuất. Họ dường như không thể quản lý, tìm đúng khoảng không quảng cáo để giữ và xác định những gì thực sự cần thiết cho dây chuyền sản xuất. Một số tự đánh giá thấp diện tích cần thiết để xử lý nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Ngay cả những vấn đề cơ bản như giám sát mức tồn kho chính xác cũng có thể là một thách thức vì hầu hết các nhà sản xuất nhỏ vẫn dựa vào các hệ thống lỗi thời và không đáng tin cậy để theo dõi nguồn cung cấp.

Sản xuất nhỏ có thể tránh những vấn đề này bằng cách thực hiện các chiến lược đã được chứng minh. Những chiến lược này có thể giúp họ duy trì lợi nhuận và giữ lợi thế cạnh tranh.

Trước khi đến đó, trước tiên chúng ta cần hiểu quản lý hàng tồn kho là gì.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là nghệ thuật và khoa học của việc xử lý lưu trữ, theo dõi, quản lý và đặt hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho từ nhà cung cấp đến các cửa hàng bán lẻ của bạn. Nó sẽ kết thúc – bắt đầu từ thời điểm bạn đặt hàng nguyên liệu thô cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng.

Với một số tiền lớn bị ràng buộc như vậy, các doanh nghiệp sẽ cần sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật để quản lý kỳ tích này. Điều này giúp bạn tránh một số vấn đề sản xuất và hậu cần nghiêm trọng như:

1. Gắn kết chi phí lưu trữ
2. Ngày càng gia tăng nguồn hàng chết không bán được – tương tự như những gì đang xảy ra với H&M
3. Sản phẩm hư hỏng (nếu chúng có ngày hết hạn)
4. Giao hàng bị lỡ và doanh thu bị chậm trễ
5. Một lượng lớn đơn đặt hàng bị hủy

Nếu bạn muốn tránh bất kỳ chi phí không cần thiết nào và cải thiện dòng tiền của mình, quản lý hàng tồn kho là chìa khóa. Dưới đây là 5 thủ thuật có thể giúp bạn làm điều đó:

5 thủ thuật quản lý khoảng không quảng cáo

1. Theo dõi cân bằng cung và cầu của bạn trong thời gian thực

Điều quan trọng là phải duy trì mức tồn kho cập nhật và có các hồ sơ quan trọng chính xác. Điều này thậm chí bao gồm việc kiểm tra các vị trí sản phẩm của bạn. Theo dõi quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực có thể giúp bạn quản lý tình trạng còn hàng hiện tại và nhu cầu của khách hàng, do đó bạn có thể tránh phản ứng dữ dội tiềm ẩn từ khách hàng và bất kỳ mối quan tâm nào về việc thực hiện. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là tận dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể đồng bộ hóa dữ liệu sẵn có của các sản phẩm trong cửa hàng để phối hợp với nhóm sản xuất của bạn trong việc theo dõi đơn đặt hàng công việc cho nhà máy sản xuất của bạn. Điều này cung cấp cho bạn một viễn cảnh rõ ràng về nguyên nhân của sự chậm trễ và những gì bạn cần làm tiếp theo.

2. Có Một Buffer Stock vì Rsắp xếp Hnó là

Ngay cả khi bạn theo dõi chính xác các đơn đặt hàng, bạn vẫn sẽ gặp phải một số vấn đề trong việc hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng khi nhu cầu về sản phẩm của bạn tăng đột biến do nhu cầu không lường trước được hoặc có một đợt thúc đẩy lớn trong các ngày lễ. Có một bộ đệm hoặc một kho an toàn cho phép bạn tiếp tục bán những sản phẩm tốt nhất của mình như bánh mì nóng trong thời gian mua sắm chậm trễ về nguyên liệu thô và các vấn đề sản xuất. Một cách để quản lý điều này là tận dụng các cảnh báo tồn kho tự động sẽ nhắc bạn bất cứ khi nào một dòng sản phẩm nhất định dưới ngưỡng tồn kho bình thường. Một cách khác là thực hiện dự báo để bạn biết mình cần bao nhiêu hàng trong tương lai để đề phòng. Khi dự tính kho đệm của bạn, hãy xem số liệu bán hàng của cùng thời điểm năm ngoái và tính thời vụ của sản phẩm.

3. Kiểm toán và Conduct Rví dụ tôihàng tồn kho tôisự lựa chọn

Xem xét và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên là một cách tuyệt vời để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành một cuộc khủng hoảng toàn diện. Lý tưởng nhất là việc này được thực hiện hàng tuần, hàng tháng để trang trải tất cả các cơ sở của bạn. Cách dễ nhất để xác thực dữ liệu của bạn là dựa vào phần mềm và các báo cáo đã tạo để kiểm đếm lượng sản phẩm trong kho. Có một số cách để quản lý điều này.

Bạn có thể tiến hành kiểm kê thực tế trong đó bạn thực sự đếm trên tay mọi thứ bạn có. Việc này thường được thực hiện mỗi năm một lần và có thể hơi tẻ nhạt. Thêm vào đó, việc kiểm tra hàng tồn kho thực tế gây gián đoạn cho hoạt động. Một cách khác là kiểm tra tại chỗ. Đây là đánh giá nhanh và đột ngột về số lượng mới nhất của sản phẩm. Nó thường được thực hiện ngẫu nhiên để kiểm tra bất kỳ vấn đề hoàn thành nào của một số dòng sản phẩm nhất định. Cách khác là tiến hành đếm chu kỳ. Về cơ bản, bạn sẽ điều chỉnh tất cả số dư hàng tồn kho của mình để luân chuyển trong suốt năm. Bạn có thể làm điều này hàng ngày hoặc trong một tuần / tháng, tùy thuộc vào lịch trình hoặc số lượng sản phẩm bạn có. Ưu tiên cho điều này thường là những sản phẩm có giá trị cao hoặc những sản phẩm bán chạy với tần suất cao.

4. Lập kế hoạch cho các trường hợp khẩn cấp và dự phòng

Bí quyết để quản lý hàng tồn kho hiệu quả là lập kế hoạch cho tình huống xấu nhất và luôn cởi mở với mọi thay đổi có thể xảy ra. Ví dụ, có những trường hợp nhu cầu sẽ vượt xa nguồn cung của bạn. Những đợt tăng đột biến doanh số này xảy ra một cách tự nhiên và bạn sẽ có xu hướng bán quá nhiều một sản phẩm nhất định. Một vấn đề tiềm ẩn khác có thể là vấn đề lưu trữ. Nhu cầu theo mùa có thể kích thích nhu cầu về không gian lớn hơn để lưu trữ tất cả hàng hóa của bạn. Tương tự, một tình huống khác có thể xảy ra trong đó một sản phẩm ăn vào không gian của bạn vì nó không bán được nhiều như vậy. Ngay cả những tính toán sai lầm có thể xảy ra trong việc theo dõi hàng tồn kho của bạn. Tất cả những vấn đề này cộng lại và tạo thành một tình huống lớn hơn.

Bất kể những vấn đề này có xuất hiện hay không, mục đích là bạn phải chuẩn bị cho chúng cho dù thế nào đi nữa. Xem xét các kế hoạch của bạn và kiểm tra các điểm nghẽn hoặc vấn đề tiềm ẩn. Thực hiện các bước chuẩn bị cho những vấn đề này. Xem chúng sẽ ảnh hưởng như thế nào đến sức khỏe của doanh nghiệp của bạn.

5. Thực hiện Một Csặc sỡ–Based tôihàng tồn kho Msự suy yếu System

Vấn đề lớn nhất của việc quản lý hàng tồn kho nằm ở một lỗ hổng mà chúng ta không thể dễ dàng phát hiện ra – đó là lỗi của con người. Hãy đối mặt với nó, chúng ta được thiết kế để mắc sai lầm. Nhưng một thực tế đáng buồn là những sai lầm đó tiềm ẩn nhiều hậu quả, đặc biệt là về quản lý hàng tồn kho. Mặc dù chúng tôi nghĩ rằng đây chỉ là những lỗi đơn giản, nhưng ngay cả việc chỉ cần nhập sai một số liệu trong báo cáo cũng có thể giải thích được những vấn đề lớn. Những sai lầm này thường có thể cộng thêm và có thể bị trừng phạt đối với các nhà sản xuất.

Quản lý khoảng không quảng cáo theo cách của một hệ thống lỗi thời như Microsoft Excel hoặc Access có thể gây hại nhiều hơn là hữu ích. Họ rất dễ mắc phải sai sót của con người. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là triển khai một công cụ quản lý sản xuất và tồn kho mạnh mẽ thực sự dành cho các nhà chế tác và nhà sản xuất nhỏ như Katana MRP. Nó giúp bạn tránh việc nhập và quản lý các yêu cầu về kho theo cách thủ công. Nó giúp loại bỏ lỗi của con người và tránh được các vấn đề tiềm ẩn đi kèm với nó. Bạn có thể lập kế hoạch sản xuất phù hợp với các bản cập nhật theo thời gian thực trên sàn sản xuất thực tế. Nó cung cấp một cái nhìn toàn diện về từng sản phẩm một cách chi tiết. Bạn sẽ kiểm soát hoàn toàn tất cả các đơn hàng bán hàng và không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ giao dịch mua hàng nào. Bạn có thể lập kế hoạch cho tương lai với tính năng theo dõi quản lý chuỗi cung ứng được tích hợp sẵn. Mọi thứ đều được tự động hóa – ngay cả các địa chỉ liên hệ của nhà cung cấp của bạn cũng được cập nhật. Katana MRP dễ dàng tích hợp tốt với Shopify và Xero, giúp nó trở thành một phần của hệ sinh thái kinh doanh mà hầu hết chúng ta đã sử dụng. Việc triển khai điện toán đám mây có thể giải quyết rất nhiều khó khăn tiềm ẩn trong quá trình này.

Lấy đi

5 thủ thuật chuyên nghiệp đã được chứng minh này là một cách hiệu quả để tránh mọi vấn đề về quản lý hàng tồn kho. Bắt đầu thực hiện chúng ngay hôm nay để bạn có thể làm được nhiều việc hơn với doanh nghiệp của mình và cải thiện dòng tiền của mình. Có các bản hack khác phù hợp với bạn không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới đây.

Xuất bản ngày 27 tháng 8 năm 2018