5 mẹo thực hành tốt nhất để giới thiệu nhân viên từ xa

Rất ít công ty chú ý đầy đủ đến việc giới thiệu nhân viên — theo một cuộc khảo sát gần đây của Gallup, chỉ 12% nhân viên cho rằng công ty của họ làm tốt việc này. Và rõ ràng là quá trình tích hợp hiệu quả là rất quan trọng đối với cả năng suất của công ty và khả năng giữ chân nhân viên: Quá trình tích hợp thành công có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên lên tới 15% và có nghĩa là khả năng nhân viên ở lại với công ty cao gấp 9 lần.

Tổ chức của chúng tôi hỗ trợ các công ty trên toàn thế giới với Xa xôi giới thiệu. Ở đây, tôi muốn nhấn mạnh một số phương pháp giới thiệu mà chúng tôi thấy hữu ích cả trong nhóm của chúng tôi và khi hỗ trợ các nhóm khác.

Liên quan: 4 nền tảng cho quy trình giới thiệu nhân viên từ xa thành công

Giới thiệu từ xa bao gồm những gì?

Hội nhập nhân viên tiêu chuẩn bao gồm tất cả các bước phải thực hiện để thiết lập một nhân viên mới thành công trong công ty. Điều này bao gồm giới thiệu nhân viên mới cho nhóm, đảm bảo rằng họ có thiết bị phù hợp và cung cấp đào tạo về các chính sách quan trọng của công ty.

Trong giới thiệu từ xa, quy trình này phải được áp dụng ảo, làm mất đi yếu tố trực tiếp có thể giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và được chào đón dễ dàng hơn. Để thành công với giới thiệu từ xa, chúng tôi khuyên bạn nên làm như sau:

1. Làm chủ “preboarding”

“Preboarding” bao gồm tất cả các bước để thiết lập một thành viên nhóm mới trước khi thời gian làm việc chính thức bắt đầu. Điêu nay bao gôm:

• kiểm tra xem tất cả các hợp đồng và tài liệu bổ sung (như thỏa thuận không tiết lộ) đã được ký chưa

• cung cấp các tài liệu và chính sách thiết yếu của công ty, chẳng hạn như quy tắc ứng xử và các chính sách về sức khỏe & an toàn

• đảm bảo máy trạm từ xa được thiết lập với mọi thứ mà nhân viên mới cần để bắt đầu hoạt động (ví dụ: máy tính xách tay của công ty đã được gửi đi và tài khoản với tất cả phần mềm làm việc từ xa cần thiết đã được tạo).

Hoàn thiện quy trình chuẩn bị lên máy bay đảm bảo rằng nhân viên có thể bắt đầu xây dựng động lực trong vai trò mới của họ ngay từ ngày đầu tiên làm việc.

2. Áp dụng văn hóa tài liệu

Trong môi trường văn phòng truyền thống, các nhân viên mới tương đối dễ dàng tiếp cận các nhân viên khác và hỏi xem mọi việc được thực hiện như thế nào. Cách tiếp cận bình thường hơn này không hoạt động trong môi trường làm việc từ xa. Nhiều người thích làm việc không đồng bộ (do đó có thể bị hạn chế về tính khả dụng) và sự mệt mỏi của Zoom có ​​nghĩa là nhiều người muốn giữ các cuộc họp ở mức tối thiểu.

Điều này có nghĩa là, hơn bao giờ hết, kiến ​​thức tập thể của công ty cần phải được ghi lại và nhân viên mới có thể truy cập được. Điều này nên mở rộng từ quy trình (ví dụ: cách sử dụng cổng thông tin nhân sự của nhân viên hoặc cách thay đổi mật khẩu) đến kiến ​​thức cơ bản cho các vai trò cụ thể (ví dụ: kịch bản bán hàng hoặc câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến của khách hàng).

Một nền văn hóa tài liệu có nghĩa là:

• một kho lưu trữ an toàn (chúng tôi nhận thấy Confluence là một công cụ hữu ích để lưu giữ thông tin theo cấu trúc ‘wiki’ quen thuộc)

• cập nhật thường xuyên, để tài liệu là một nguồn đáng tin cậy

• quyền truy cập, có nghĩa là nhân viên có thể xem và chỉnh sửa tất cả các tài liệu mà họ cần, nhưng quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm bị hạn chế.

Liên quan: 4 chiến lược để tiếp nhận thành công nhân viên mới từ xa

3. Coi trọng an ninh mạng

Làm việc từ xa mở rộng “bề mặt tấn công” tiềm năng của một tổ chức — nhân viên có khả năng làm việc từ các kết nối và địa điểm không an toàn. Điều này có nghĩa là họ có thể đặt IP của công ty hoặc dữ liệu cá nhân của nhân viên/khách hàng vào rủi ro hoặc mở ra cơ hội cho tổ chức trước nguy cơ lừa đảo và các cuộc tấn công mạng khác.

Giới thiệu nhân viên từ xa về an ninh mạng không chỉ có nghĩa là đọc thuộc lòng các chính sách bảo mật của công ty mà còn triển khai đào tạo trực tuyến và áp dụng các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng các quy trình đó được tuân thủ. Các bước quan trọng ở đây thường bao gồm áp dụng nhận dạng hai yếu tố (2FA), yêu cầu đặt lại mật khẩu theo định kỳ và chỉ cho phép nhân viên truy cập thông qua VPN.

4. Đảm bảo nhân viên mới được chào đón và cảm thấy được hòa nhập

Không có lợi ích của việc giới thiệu trực tiếp và các sự kiện xã hội, các nhà quản lý giới thiệu cần phải có chủ ý trong việc giúp nhân viên mới cảm thấy là một phần của nhóm. Điều này có thể bao gồm việc các thành viên trong nhóm tạo video giới thiệu cho người tham gia (Loom là một công cụ tốt cho việc này) và thiết lập các giờ nghỉ giải lao ảo với các thành viên chủ chốt trong nhóm.

Là một phần của việc này, hãy đảm bảo nhân viên mới được tham gia vào tất cả các sáng kiến ​​xây dựng cộng đồng hiện có: Đảm bảo họ có quyền truy cập vào các kênh Slack hoặc Teams hướng đến xã hội và được mời tham gia các sự kiện sắp tới của công ty.

Chào đón nhân viên mới với phong cách “swag” của công ty cũng là một nét đẹp (văn phòng phẩm, cốc cà phê và áo hoodie của công ty đều phổ biến).

Liên quan: 3 mẹo giới thiệu giúp thu hẹp khoảng cách cho nhân viên từ xa

5. Triển khai “bạn bè” cho tất cả những người tham gia

Tất cả những người tham gia từ xa nên được chỉ định một “bạn thân” mà họ có thể cảm thấy thoải mái khi hỏi bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến công ty và vai trò mới của họ trong đó. Khác với người cố vấn hoặc người giám sát, việc người bạn đó trở thành đồng đẳng với người tham gia có thể có lợi. Bạn bè nên tình nguyện đảm nhận vai trò này, có hiểu biết thấu đáo về công ty cũng như các quy trình của công ty và có danh tiếng tốt trong công ty.

Khi bạn triển khai hệ thống bạn bè, điều quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra hệ thống và đảm bảo hệ thống được tinh chỉnh dựa trên phản hồi của người tham gia và bạn bè.

Tiếp nhận nhân viên mới là một thách thức đối với môi trường làm việc từ xa. Thiếu sự gần gũi về thể chất, việc sử dụng các công cụ làm việc từ xa và xu hướng làm việc không đồng bộ đều có thể khiến nhân viên gặp nhiều thách thức hơn để phát triển trong vai trò mới của họ. Để vượt qua thách thức này, các công ty cần phải có chiến lược về việc giới thiệu nhân viên và đảm bảo tất cả những người mới tuyển dụng đều có sự hỗ trợ và công cụ của công ty để phát triển trong vai trò mới của họ.