5 mẹo để quản lý hiệu quả công việc không đồng bộ

Có phải “async” – hoạt động không đồng bộ – có gì khác hơn một từ thông dụng không? Rốt cuộc, email, công cụ không đồng bộ cuối cùng, đã là hình thức giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất trong 20 năm. Vì vậy, tại sao mọi người đột nhiên nói về công việc không đồng bộ? Nói tóm lại, việc bình thường hóa công việc từ xa có nghĩa là chúng ta buộc phải suy nghĩ sâu sắc hơn về phong cách làm việc của mình hơn bao giờ hết. “Sự mệt mỏi khi thu phóng” lấy cảm hứng từ đại dịch đã khiến tất cả chúng ta đặt câu hỏi liệu có một giải pháp thay thế cho công việc đồng bộ chính thống hay không.

Ý chúng tôi là làm việc không đồng bộ là gì?

Làm việc không đồng bộ là một phong cách làm việc trong đó giao tiếp công việc không cần diễn ra trong thời gian thực. Không có kỳ vọng rằng các thành viên trong nhóm sẽ ngay lập tức “nhảy vào cuộc gọi” để giải quyết một vấn đề. Lợi ích rất rõ ràng: Nó tạo điều kiện cho giờ làm việc linh hoạt, cho phép làm việc theo các múi giờ quốc tế tốt hơn và thường cho phép các thành viên trong nhóm tập trung tốt hơn.

Không đồng bộ không có nghĩa là ít thời hạn hơn, không có cuộc gọi và không có cuộc họp nhóm. Trong hầu hết các lĩnh vực công việc, có những trường hợp mọi người cần giao tiếp trực tiếp hoặc thoại đối thoại trong thời gian thực. Công việc không đồng bộ và đồng bộ được xem là hai đầu của cùng một phổ, hơn là các mô hình làm việc hoàn toàn khác biệt.

Trong nội bộ công ty, chúng tôi đã hoạt động hiệu quả với cả phong cách đồng bộ và không đồng bộ cho các đơn vị kinh doanh khác nhau. Dưới đây, tôi đưa ra năm mẹo dựa trên kinh nghiệm quản lý công việc không đồng bộ của chính tôi:

Liên quan: Làm thế nào để tạo ra một văn hóa làm việc không đồng bộ

1. Áp dụng mô hình không đồng bộ một cách chọn lọc

Mô hình làm việc không đồng bộ có thể không phù hợp với mọi bộ phận của doanh nghiệp bạn. Ví dụ: chúng tôi sẽ không bao giờ áp dụng chế độ không đồng bộ cho nhóm chăm sóc khách hàng của mình. Khi khách hàng của chúng tôi gặp vấn đề, những vấn đề đó rất nhạy cảm về thời gian và cần được giải quyết ngay lập tức. Việc các thành viên trong nhóm chỉ đọc câu hỏi của khách hàng ba giờ sau khi nhận được tin nhắn sẽ không hiệu quả.

Chìa khóa là áp dụng async một cách chiến lược và có chọn lọc: Async đã rất tuyệt vời đối với nhóm tiếp thị quốc tế của chúng tôi. Các cuộc họp nhóm mỗi tuần một lần là đủ để điều phối các phương tiện truyền thông xã hội, quảng cáo và nội dung web của chúng tôi trong khi vẫn để lại không gian cho “công việc sâu sắc” có thể phù hợp với những nhiệm vụ đó – chẳng hạn, rất khó để viết một sách trắng kỹ thuật, với những sự phân tâm liên tục.

2. Thực hiện chiến lược làm việc không đồng bộ

Công việc không đồng bộ hiệu quả đòi hỏi phải có một chiến lược không đồng bộ có chủ đích. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều biết những gì được mong đợi ở họ trong một phong cách làm việc có thể không quen thuộc. Điều này nên bao gồm:

• Yêu cầu giao tiếp: Ví dụ, có thể tốt nhất là bắt buộc giao tiếp chỉ diễn ra qua các kênh được chỉ định. Nếu Slack là kênh được chỉ định, nhưng công nhân cũng có thể tạo nhóm WhatsApp, thì việc thực thi mô hình không đồng bộ sẽ trở nên khó khăn hơn.

• Yêu cầu “chỉ các cuộc họp được chỉ định”: Như đã đề cập trước đó, không có cuộc họp thường là một mục tiêu không thực tế cho một quy trình làm việc không đồng bộ. Tuy nhiên, cuộc họp nhóm được nhắm mục tiêu mỗi tuần một lần hoặc hai tuần một lần có thể có hiệu quả khi bắt buộc phải có chương trình nghị sự, giới hạn thời gian, số phút và các hoạt động tiếp theo. Bên ngoài các cuộc họp được chỉ định đó, không được mong đợi rằng các cuộc họp diễn ra.

Liên quan: Cách quản lý luồng công việc không đồng bộ

3. Tối ưu hóa các công cụ truyền thông của bạn để không đồng bộ hóa

Tốt nhất là áp dụng các giải pháp công nghệ khác nhau cho các bộ phận làm việc không đồng bộ và đồng bộ của doanh nghiệp. Rõ ràng nhất, các cuộc gọi điện video nhóm (cho dù trên Zoom, Skype hay ứng dụng khác) cần được giữ ở mức tối thiểu trong phong cách làm việc không đồng bộ. Thay vào đó, các thành viên trong nhóm cần thường xuyên sử dụng các công cụ không đồng bộ như Loom cho video, Yac để nhắn tin thoại và Slack hoặc Teams để nhắn tin.

Ít rõ ràng hơn, có lẽ, các quy tắc nhất quán cần được áp dụng cho cách sử dụng các ứng dụng đó: Bạn không thể tích hợp Slack vào công việc không đồng bộ nếu có (có thể là không thành văn) mong đợi rằng đồng đội sẽ liên tục kiểm tra Slack trong suốt cả ngày và trả lời tin nhắn .

Tốt hơn nên có quy tắc về mức độ nhanh chóng mà mọi người cần trả lời tin nhắn (ví dụ: hai lần mỗi ngày) và sau đó cho phép (hoặc thậm chí khuyến khích!) Nhóm giữ thông báo ẩn trong thời gian còn lại.

4. Ưu tiên các công cụ của dự án

Công việc không đồng bộ chỉ có thể thực sự thành công nếu có khả năng hiển thị trong nhóm về các thời hạn chính và nếu các nhiệm vụ được phân công thích hợp. ClickUp, Asana và Monday đều có hiệu quả trong việc thực thi trách nhiệm giải trình của nhóm về thời hạn.

Một lời cảm ơn đặc biệt đến tính năng “người theo dõi” của ClickUp. Tôi nhận thấy điều này đặc biệt hữu ích khi cho các thành viên trong nhóm giám sát các nhiệm vụ mà họ không trực tiếp tham gia. Điều này có thể hiệu quả hơn (và đỡ nhàm chán hơn) so với việc phải nghe về hành động của các thành viên khác trong một cuộc họp Zoom.

Liên quan: Tại sao năm 2022 là tất cả về truyền thông không đồng bộ

5. Đảm bảo tài liệu hiệu quả

Async không hoạt động nếu không có tài liệu hiệu quả. Mọi người cần biết nơi tìm thông tin liên quan, thông tin đó đáng tin cậy và các giao thức trợ năng thích hợp được áp dụng.

Điều này có nghĩa là có một “cơ sở tri thức” trung tâm với cấu trúc tệp có tổ chức và có thể truy cập. Điều này có thể được duy trì thông qua các công cụ đơn giản như Google Drive, OneDrive và Dropbox – hoặc các công cụ cao cấp hơn như Confluence.

Async là một cách tiếp cận hiệu quả cho một số loại công việc, nhưng nó phải được quản lý một cách hiệu quả. Để làm điều này, tôi khuyên rằng công việc không đồng bộ chỉ được áp dụng một cách chọn lọc, một chiến lược không đồng bộ mạnh mẽ được đưa ra và ngăn xếp công nghệ được tối ưu hóa. Điều quan trọng nữa là công việc không đồng bộ được hỗ trợ bởi các công cụ dự án phù hợp và tài liệu toàn diện.