5 mẹo để đào tạo nhân viên của bạn trên một POS mới

Có nhiều lý do tại sao các nhà bán lẻ có thể muốn chuyển đổi hệ thống điểm bán hàng (POS) của họ.

Phần mềm điểm bán hàng phù hợp có thể mang lại trải nghiệm hài lòng hơn cho khách hàng tại cửa hàng và trực tuyến. Nâng cấp lên hệ thống POS mới cũng có thể đơn giản hóa quy trình thanh toán, cho phép các nhà bán lẻ tạo ra các chương trình khuyến khích và lòng trung thành hấp dẫn, đồng thời nâng cao hiệu quả của nhân viên bán lẻ.

Tuy nhiên, việc chuyển sang một hệ thống POS mới không chỉ đơn giản là chọn một giải pháp khác và nâng cấp lên phần cứng mới hơn. Bất kể lý do chuyển đổi là gì, việc đào tạo nhân viên toàn diện là rất quan trọng để chuyển đổi thành công. Các nhà bán lẻ càng đầu tư nhiều thời gian vào việc đào tạo nhân viên của họ sử dụng một máy POS mới, thì khả năng quá trình chuyển đổi sẽ diễn ra suôn sẻ đối với khách hàng cũng như nhân viên càng lớn.

Nếu bạn đang xem xét một POS mới hoặc gần đây đã thực hiện chuyển đổi, đây là năm cách bạn có thể đào tạo nhân viên bán lẻ của mình để sử dụng nó một cách hiệu quả.

---

---

1. Đào tạo nhân viên trực tiếp trên hệ thống POS mới

Khi nói đến việc làm chủ một hệ thống POS mới, không có gì thay thế được kinh nghiệm thực hành.

Nhiều nhà cung cấp POS cung cấp video hướng dẫn và tài liệu sản phẩm minh họa để giúp nhân viên bán lẻ bắt kịp hệ thống của họ. Lấy ví dụ như xử lý một giao dịch thẻ tín dụng. Mặc dù video hướng dẫn từng bước có thể cung cấp cái nhìn tổng quan hữu ích về quy trình, nhưng nhiều người nhận thấy rằng tự mình thực hiện quy trình là một cách học hiệu quả hơn nhiều.

Học bằng cách làm cung cấp cho người học phản hồi tức thì và khả năng phản ánh về những gì cần tiếp tục làm, những gì cần chỉnh sửa và lặp lại hoặc những gì cần thay đổi hoàn toàn. Đó là một cách tuyệt vời để kiểm tra năng lực để biết liệu hỗ trợ bổ sung có hữu ích để tạo ra thành công cho người học hay không. Nó đưa chúng ta vượt ra ngoài lý thuyết. —Kris McCrea Scrutchfield, Huấn luyện viên McCrea

Ngay cả những nhân viên bán lẻ thích video đào tạo cũng có thể không lưu giữ thông tin đó một cách hiệu quả bằng cách sử dụng chính hệ thống POS mới. Điều này có thể dẫn đến thời gian thanh toán lâu hơn, khách hàng thất vọng và thậm chí mất doanh thu.

Trước khi đào tạo nhân viên, hãy thiết lập POS chính xác như khi sử dụng trong cửa hàng. Tất cả phần cứng và phụ kiện phải được kết nối đúng cách và mỗi nhân viên phải có tài khoản người dùng POS duy nhất của riêng họ với các vai trò và quyền được chỉ định.

Nếu một hệ thống POS mới được thiết kế để chủ yếu dành cho thiết bị di động, các nhà bán lẻ có thể khuyến khích nhân viên của họ sử dụng hệ thống như cách họ sử dụng đồng thời giúp đỡ những khách hàng thực sự tại cửa hàng.

2. Cấp cho nhân viên quyền truy cập vào dữ liệu POS lịch sử

Ngay cả khi hệ thống POS mới dễ sử dụng hơn hệ thống hiện tại của cửa hàng, một số nhân viên bán lẻ có thể lo lắng rằng họ sẽ mất quyền truy cập vào dữ liệu bán hàng lịch sử, hồ sơ khách hàng và các thông tin quan trọng khác.

Đảm bảo với nhân viên rằng tất cả thông tin khách hàng và thông tin bán hàng của họ sẽ được nhập từ hệ thống POS cũ sang hệ thống mới. Shopify POS cung cấp một số cách để thực hiện việc này bằng cách sử dụng tệp .CSV và hệ sinh thái mạnh mẽ của chúng tôi gồm các ứng dụng, công cụ và plugin của bên thứ ba.

Cart2Cart là một trong những giải pháp như vậy và cung cấp khả năng xuất dữ liệu đơn giản sang Shopify POS chỉ trong ba bước. Hơn hết, các công cụ như Cart2Cart có thể nhập dữ liệu vào Shopify POS với thời gian chết bằng không, giúp loại bỏ khả năng mất doanh số bán hàng trực tuyến trong quá trình xuất.

Excelify là một công cụ di chuyển khác của Shopify cho phép các nhà bán lẻ nhập và xuất dữ liệu đến và đi từ các cửa hàng trực tuyến của Shopify một cách nhanh chóng và dễ dàng. Excelify có thể di chuyển toàn bộ mặt tiền cửa hàng trực tuyến từ các nền tảng thương mại điện tử khác sang Shopify chỉ trong vài cú nhấp chuột và cũng có thể cập nhật hàng loạt dữ liệu cửa hàng hiện có, bao gồm sản phẩm, chiết khấu, thanh toán, đơn đặt hàng nháp và thậm chí cả các bài đăng trên blog.

Trong quá trình đào tạo, hãy chỉ cho nhân viên bán lẻ nơi họ có thể tìm thấy dữ liệu lịch sử trong hệ thống POS. Khả năng giới thiệu các sản phẩm cụ thể cho khách hàng của họ đòi hỏi điều đó.

Cần lưu ý rằng dữ liệu đã nhập có thể không giống trong một hệ thống mới. Một số báo cáo có thể kết hợp nhiều loại dữ liệu thành một báo cáo duy nhất và các loại dữ liệu khác có thể được phân loại khác nhau trong hệ thống mới. Do đó, các nhà bán lẻ có thể muốn xem xét hướng dẫn nhân viên cách tùy chỉnh các báo cáo này cũng như cách truy cập chúng.

3. Hoàn thành một số giao dịch thực

Sau khi hệ thống POS mới được cài đặt và dữ liệu bán hàng cũ đã được nhập, nhiều nhà bán lẻ cho nhân viên của họ cơ hội để kiểm tra một số giao dịch trên hệ thống mới. Điều này thường liên quan đến các nhiệm vụ thông thường như hoàn tất giao dịch mua bằng nhiều phương thức thanh toán hoặc xử lý các khoản hoàn trả và trao đổi.

Trong khi các giao dịch thử nghiệm là một kinh nghiệm học tập có giá trị, việc hoàn thành các giao dịch thực tế đòi hỏi phải điều hướng các trục trặc bất ngờ thường xảy ra trong cuộc sống thực. Một số hệ thống POS cho phép các nhà bán lẻ mô phỏng các vấn đề phổ biến, chẳng hạn như thẻ tín dụng bị từ chối, nhưng việc giải quyết chúng với một khách hàng thực sự đang chờ bạn thì hoàn toàn khác.

Lý tưởng nhất là bạn không muốn người học thử một kỹ năng mới lần đầu tiên trong công việc. Thay vào đó, hãy yêu cầu họ thực hành kỹ năng vài lần trong bối cảnh thế giới thực trước. Điều này không chỉ giúp người học nhớ cách làm đúng mà còn giúp họ tự tin hơn khi đếm. —Stephen Meyer, Viện học nhanh

Ngay cả những hệ thống POS đơn giản nhất cũng có một đường cong học tập. Vì lý do này, các nhà bán lẻ có thể muốn chọn khoảng thời gian yên tĩnh hơn để thực hiện các giao dịch thực sự với máy POS mới của họ. Thực hành sử dụng POS với khách hàng thực sự có thể sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong thời gian yên tĩnh hơn vì các đường dây sẽ ngắn hơn và nhân viên có thể cảm thấy ít áp lực hơn khi họ quen với hệ thống mới.

Đối với các nhà bán lẻ truyền thống, buổi sáng sớm trong các ngày trong tuần có thể là thời điểm lý tưởng. Đối với những người khác, đó có thể là vào giờ cuối cùng trong ngày của cửa hàng hoặc ngay sau giờ cao điểm buổi chiều. Nó cũng có thể đáng xem xét sở thích của từng nhân viên. Thời gian mà một nhân viên có thể cảm thấy thuận tiện nhưng lại không hiệu quả với người khác.

Việc hoàn thành các giao dịch thực cũng có thể tiết lộ các vấn đề có thể không dễ xác định trong các giao dịch thử nghiệm. Điều này bao gồm các ứng dụng hoặc tích hợp bị thiếu hoặc các vấn đề tiềm ẩn với cấu hình của hệ thống POS.

4. Cho nhân viên đủ thời gian để thích nghi

Chuyển sang một hệ thống POS mới có thể là một thách thức và do đó, có thể đào tạo nhân viên bán lẻ để sử dụng nó. Nhân viên càng có ít thời gian để làm quen với một POS mới và học cách sử dụng nó, thì khả năng mắc sai lầm khi hệ thống đang hoạt động càng lớn.

Cung cấp đủ thời gian đào tạo để nhân viên phát triển trí nhớ cơ bắp để truy cập các tính năng thông thường và thực hiện các công việc thường ngày. Nhân viên càng phải thực hành các giao dịch và điều hướng một công cụ và quy trình làm việc mới lâu hơn, thì họ càng có thể tự tin hơn trong các tương tác thực tế với khách hàng. Điều này có nghĩa là giao dịch nhanh hơn, mượt mà hơn, ít sai sót hơn và khách hàng hạnh phúc hơn.

Hãy xem xét những cách khác nhau mà mọi người học được khi phát triển các chương trình đào tạo cho nhân viên bán lẻ. Do đó, cách tiếp cận chung một quy mô để đào tạo nhân viên có thể không hiệu quả. Cân nhắc dành thời gian cho từng nhân viên để đảm bảo rằng họ có thể hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thường ngày trên hệ thống mới.

Đầu tư đủ thời gian vào đào tạo nhân viên có thể tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc về lâu dài.

5. Yêu cầu phản hồi của nhân viên

Sau khi giới thiệu cho nhân viên một máy POS mới và cho họ đủ thời gian để học cách sử dụng nó, hãy hỏi những câu hỏi cụ thể về kinh nghiệm của họ để giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và để nhân viên cảm thấy rằng ý kiến ​​và chuyên môn của họ được coi trọng.

Sự tò mò đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các công ty phát triển mạnh và để thúc đẩy mối quan hệ lành mạnh giữa người quản lý và đồng nghiệp. Đặt những câu hỏi hay mang lại cho bạn sức mạnh để thu hút phản hồi của nhân viên có chất lượng, khơi dậy sự đổi mới, tránh các cuộc tập trận và giúp nhân viên thể hiện là bản thân tốt nhất của họ. —David Hassell, 15 tuổi

Đặt những câu hỏi chung chung, chẳng hạn như quyền truy cập vào các báo cáo và thông tin khách hàng, có thể là một điểm khởi đầu tốt. Sau đó, đi sâu vào các câu hỏi tiếp theo. Yêu cầu các ví dụ về báo cáo mà nhân viên không thể định cấu hình hoặc thông tin mà họ không thể tìm thấy và đưa ra các giải pháp hữu ích.

Đặt câu hỏi mở thay vì câu hỏi có / không đơn giản có thể giúp bạn nhận được phản hồi thẳng thắn và chu đáo hơn. Ví dụ: các nhà bán lẻ có thể hỏi nhân viên cửa hàng chức năng bổ sung nào sẽ giúp họ phục vụ khách hàng hiệu quả hơn hoặc ứng dụng và tích hợp nào có thể cải thiện trải nghiệm thanh toán.

Tập luyện giúp hoàn hảo hơn

Việc đào tạo nhân viên bán lẻ sử dụng hệ thống POS mới cần nhiều thời gian. Nhưng với một chút lập kế hoạch và chú ý đến từng chi tiết, việc nâng cấp lên một máy POS mới không phải là điều khó khăn.

Quy trình tích hợp từng bước của Shopify giúp việc chuyển đổi sang Shopify POS trở nên dễ dàng. Từ việc thiết lập ứng dụng Shopify POS đến tạo hồ sơ khách hàng, Shopify có thể giúp các nhà bán lẻ bắt đầu nhanh chóng và liền mạch. Khi nhân viên bán lẻ của bạn học cách chạy giao dịch, chấp nhận trả hàng và in báo cáo, khách hàng trực tuyến của cửa hàng bạn sẽ không nhận thấy điều gì. Và một chương trình phụ trợ duy nhất đảm bảo số lượng khoảng không quảng cáo của bạn chính xác ở mọi nơi, trong thời gian thực. Khách hàng có thể thanh toán bất cứ nơi nào họ muốn, điều đó có nghĩa là người mua sắm hạnh phúc hơn, bán được nhiều hơn và doanh thu cao hơn.

---

---