5 lời khuyên để giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

Việc thể hiện các yêu cầu và mục tiêu của công ty với tất cả những người có liên quan, một cách hiệu quả và mang tính xây dựng sẽ xây dựng mối quan hệ dẫn đến việc đạt được và vượt qua các mục tiêu đó: Thật đơn giản. Ngoài việc tăng năng suất, nó sẽ truyền cảm hứng cho các nhóm tham gia nhiều hơn và cảm thấy được trao quyền để đóng góp.

Năm cách khuyến khích giao tiếp hiệu quả:

1. Có các công cụ phù hợp

Trong thời đại công nghệ này, có vô số tài nguyên trong tầm tay bạn để giúp bạn tiếp cận một nhóm, cho dù qua email, trò chuyện nhóm WhatsApp, cuộc họp Zoom, các ứng dụng khác hay thậm chí là một cuộc gọi điện thoại đơn giản. Nhóm của bạn phải luôn có quyền tiếp cận với các nhà lãnh đạo trong trường hợp có các sự kiện bất ngờ ở nơi làm việc hoặc khi yêu cầu trợ giúp về các vấn đề nhỏ và sử dụng một nền tảng tương tác và hấp dẫn (hoặc kết hợp các nền tảng) là một cách tuyệt vời để giữ mọi người tham gia và nâng cao- đến nay. Theo cách tương tự, các nhà lãnh đạo có thể kiểm tra nhóm của họ về bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày, cũng như các sự kiện sắp tới và các tin tức khác của công ty. Duy trì luồng thông tin mở sẽ giúp đảm bảo rằng hoạt động diễn ra suôn sẻ và các thành viên trong nhóm cảm thấy được hỗ trợ. Tuy nhiên, hãy lưu ý khi tiếp cận và xác định phương pháp luận nào mà các thành viên cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng, điều này sẽ khiến họ cảm thấy được trao quyền thêm.

2. Hãy cụ thể khi đưa ra phản hồi

Nhân viên thường cần đưa ra các quyết định nhanh chóng và quan trọng trong suốt một ngày làm việc, đồng thời biết rằng họ có thể yêu cầu trợ giúp và sẽ nhận được phản hồi rõ ràng, ngắn gọn thúc đẩy họ có thể xử lý mọi tình huống có thể phát sinh. Khi cần nói chuyện trực tiếp với nhóm, hãy đảm bảo rằng họ để lại một cuộc họp cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu và có giá trị, và các cuộc họp cá nhân phải là những khoảnh khắc đánh giá và suy ngẫm mang tính xây dựng. Điều quan trọng là ghi nhận những thành công và tán dương một công việc đã hoàn thành tốt, ngay cả khi tiếp theo là “Lần sau, hãy xử lý nó theo cách khác”. Cố gắng tạo ra một không gian an toàn để trò chuyện và bày tỏ, nơi tất cả các mặt của một vấn đề có thể được giải quyết một cách công bằng và bình đẳng.

Có liên quan: 5 bước để đưa ra phản hồi hiệu quả

3. Giúp các nhóm tham gia vào việc ra quyết định hàng ngày

Cung cấp cơ hội bỏ phiếu cho các sản phẩm mới hoặc những thay đổi sắp tới và nếu không thì mở ra cơ hội cho những ý tưởng mới, cách cải thiện quy trình làm việc. Ý kiến ​​của nhân viên rất quan trọng, vì vậy hãy xem xét chúng. Đưa ra tiếng nói cho nhóm bằng cách cho phép thể hiện những gì không hiệu quả và đưa ra các giải pháp tập thể cho các vấn đề.

4. Xác định và hỗ trợ các trưởng nhóm

Mặc dù chính sách mở cửa là quan trọng, nhưng nó không phải lúc nào cũng hoạt động tốt khi một doanh nghiệp phát triển vượt quá một quy mô nhất định. Duy trì giao tiếp trực tiếp với từng thành viên trong nhóm ở mọi cấp độ không phải lúc nào cũng khả thi (sau tất cả, bạn cũng có một công việc phải làm). Một giải pháp thông minh là xác định các trưởng nhóm có thể giải quyết một số công việc cho bạn, miễn là bạn xác định rõ ràng họ là ai với những nhân viên còn lại và cách những người còn lại trong nhóm có thể tiếp cận họ, sau đó đào tạo họ cách tư vấn và hướng dẫn các nhóm phù hợp với cách bạn muốn mọi việc được xử lý. Đảm bảo rằng mọi người đều biết rằng những người lãnh đạo này là đại diện trực tiếp của bạn và đảm bảo với họ rằng các yêu cầu và nhận xét của họ sẽ được chuyển cho phù hợp. Việc tạo các nhóm con nhỏ hơn này cho phép mỗi nhóm ngày càng được tự quản lý, giảm bớt khối lượng công việc cho các cá nhân và giúp bạn dễ dàng theo dõi hoạt động của từng nhóm – đơn giản hóa hơn nữa việc kinh doanh ngày càng phát triển của bạn.

Có liên quan: 5 cách tuyệt vời để cho các thành viên trong nhóm của bạn thấy rằng bạn biết ơn họ

5. Team building ngoài giờ làm việc

Một cách tốt để nâng cao tinh thần và thúc đẩy các mối quan hệ bền chặt là sử dụng các hoạt động xây dựng nhóm, có thể tạo ra một môi trường làm việc năng động và khiến mọi người cảm thấy an toàn hơn khi bày tỏ bất kỳ vấn đề nào. Sáng tạo! Chúng ta thường dành nhiều thời gian cho đồng nghiệp hơn là cho gia đình của mình, điều này khiến mối quan hệ giữa các cá nhân được thỏa mãn tại nơi làm việc là vô cùng quan trọng. Có thể giải thoát khỏi công việc bận rộn hàng ngày bằng cách sắp xếp các sự kiện ngoài văn phòng như ngày dã ngoại, đêm trò chơi, tổ chức sinh nhật, tham dự một bộ phim hoặc chương trình hoặc một bữa tiệc kỳ nghỉ. Có cơ hội để hòa nhập và giao tiếp xã hội xây dựng lòng tin, sự tự tin và vâng, giao tiếp.

Đầu tư vào con người của bạn là luôn một ý kiến ​​hay.