5 hệ thống phần mềm CRM miễn phí dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng quy mô, các công cụ bạn sử dụng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng sẽ thay đổi. Bạn có thể chuyển từ việc ghi địa chỉ gói hàng sang sử dụng máy in bưu phí hoặc từ làm việc ở tầng hầm đến thuê một văn phòng nhỏ.

Điều tương tự cũng áp dụng cho việc quản lý các mối quan hệ khách hàng. Mặc dù lúc đầu, bảng tính, sổ cái và thậm chí cả ghi chú Post-it có thể hoạt động để theo dõi khách hàng của bạn, nhưng một doanh nghiệp đang phát triển đòi hỏi nhiều công cụ phức tạp hơn. Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (hay CRM) là một giải pháp phổ biến: Vào năm 2020, 91% công ty có từ 10 nhân viên trở lên đã báo cáo sử dụng phần mềm CRM để quản lý dữ liệu khách hàng và hỗ trợ hoạt động của họ.

Đây là những điều tạo nên phần mềm CRM tốt và hệ thống miễn phí tốt nhất để giúp bạn bắt đầu.

CRM là gì?

Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý và cải thiện mối quan hệ với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng.

Nền tảng CRM thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng và doanh nghiệp trong cơ sở dữ liệu tập trung. Sau đó, các nhóm vận hành, dịch vụ khách hàng, bán hàng và tiếp thị có thể sử dụng dữ liệu này để lập kế hoạch tiếp cận, phân tích hiệu suất và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi. CRM giúp việc cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa cho từng khách hàng trở nên dễ dàng hơn, giúp tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành.

Nhược điểm là CRM có thể tốn kém. Các hệ thống doanh nghiệp có thể chạy hơn 60.000 đô la mỗi năm và chi phí tăng lên khi bạn thêm nhiều khách hàng, người dùng và các tính năng chuyên dụng hơn vào gói của mình. May mắn thay, nhiều nhà cung cấp CRM cung cấp các phiên bản miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ.

Mặc dù các hệ thống CRM miễn phí không chính xác là bữa trưa miễn phí theo câu tục ngữ—hầu hết các công ty đều giới hạn người dùng, danh sách khách hàng và các tính năng khác—các phiên bản miễn phí có thể cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ dùng thử phần mềm CRM mà không cần cam kết mua hàng. Miễn là doanh nghiệp của bạn vẫn nằm trong giới hạn của phiên bản miễn phí, bạn có thể tận hưởng chuyến đi miễn phí vĩnh viễn. Khi bạn phát triển nó, bạn có thể mua gói trả phí với sự tự tin rằng công cụ của nó đáp ứng nhu cầu của bạn.

Điều gì tạo nên một phần mềm CRM tốt?

Một CRM tốt phải đáng tin cậy, thân thiện với người dùng và giúp cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng. Ngoài ra, câu trả lời sẽ mang tính cá nhân hơn: CRM tốt nhất dành cho bạn phải dễ sử dụng, phù hợp với ngân sách và đáp ứng các nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

Các loại CRM khác nhau đi kèm với các bộ công cụ khác nhau, mỗi bộ có các chức năng khác nhau. Ví dụ: CRM tập trung vào tiếp thị có thể đi kèm với nhiều công cụ tiếp thị và một số dịch vụ bán hàng và tổ chức quan trọng.

Các công cụ CRM có xu hướng rơi vào bốn loại: công cụ tổ chức, công cụ tiếp thị, công cụ bán hàng và công cụ dịch vụ khách hàng. Khi chọn CRM, hãy quyết định tính năng nào sau đây là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn:

• Công cụ tổ chức. Quản lý liên hệ là một tính năng cốt lõi của nhiều CRM. Các công cụ quản lý liên hệ thu thập và sắp xếp dữ liệu khách hàng và thông tin liên lạc của khách hàng, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công. Một số CRM cũng cung cấp các công cụ tổ chức hỗ trợ quản lý, quản lý hàng tồn kho và tự động hóa quy trình làm việc.
• Công cụ tiếp thị. Các công cụ tiếp thị CRM thường bao gồm các tính năng quản lý khách hàng tiềm năng và tạo khách hàng tiềm năng. Chúng cũng bao gồm các công cụ tiếp thị qua email như gửi email hàng loạt và theo dõi email cũng như các công cụ phân tích tiếp thị, chẳng hạn như trang đích và theo dõi khách truy cập trang web. (Nhiều người cũng kích hoạt tự động hóa tiếp thị.)
• Công cụ bán hàng. Phần mềm CRM thường bao gồm các tính năng quản lý bán hàng và quản lý đường ống. Chúng có thể bao gồm các tính năng tự động hóa bán hàng, theo dõi bán hàng và quản lý giao dịch được thiết kế để giúp nhóm bán hàng của bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
• Công cụ dịch vụ khách hàng. CRM cung cấp một số công cụ hỗ trợ khách hàng, có thể giúp nhóm dịch vụ khách hàng của bạn theo dõi và cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Một số cũng cung cấp phân tích dịch vụ khách hàng và tự động hóa dịch vụ khách hàng.

Khi bạn đã xác định chức năng nào là quan trọng nhất đối với mình, hãy tìm một hệ thống CRM cung cấp các công cụ bạn cần trong phiên bản miễn phí.

Nhiều nhà cung cấp phần mềm CRM cung cấp cả gói miễn phí và trả phí. Các phiên bản miễn phí thường giới hạn số lượng liên hệ và người dùng, đồng thời hạn chế một số tính năng nhất định như tích hợp CRM, nhưng cho phép bạn lái thử hệ thống CRM mà không cần cam kết mua hàng.

Hệ thống CRM miễn phí có thể đáp ứng nhu cầu dài hạn của bạn hay không tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và cách bạn dự định sử dụng nền tảng. Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển vượt trội so với phiên bản miễn phí, bạn luôn có thể nâng cấp lên gói trả phí với khả năng mở rộng cũng như giới hạn người dùng và liên hệ lớn hơn.

Dưới đây là năm công ty—được liệt kê không theo thứ tự cụ thể—cung cấp các công cụ CRM miễn phí phổ biến (cũng như các gói trả phí khi bạn sẵn sàng nâng cấp). Các tính năng cộng với ưu và nhược điểm đều dựa trên phiên bản miễn phí của từng công cụ:

1. HubSpot

Hubspot, có trụ sở tại Cambridge, Massachusetts, tập trung vào các ứng dụng bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ở mọi giai đoạn phát triển. Hubspot cũng điều hành Hubspot Academy, một tài nguyên giáo dục miễn phí để giúp các chuyên gia tiếp thị và bán hàng xây dựng kỹ năng và tận dụng tối đa CRM của họ.

ưu

• Giới hạn một triệu liên hệ
• người dùng không giới hạn
• Các công cụ tiếp thị, bán hàng, dịch vụ, vận hành và CMS
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Tích hợp của bên thứ ba bao gồm Google Workspace và Microsoft Office

Nhược điểm

• Ít tùy chọn tùy chỉnh hơn
• Hỗ trợ khách hàng không được cung cấp
• Tài khoản giới hạn trong một kênh bán hàng
• Không tự động hóa bán hàng

2. Bán hàng mới

Freshsales là một bộ phận CRM tập trung vào bán hàng của Freshworks, một nhà cung cấp phần mềm bán hàng, dịch vụ khách hàng, vận hành và tiếp thị có trụ sở tại California. Freshsales CRM cung cấp quản lý liên hệ và tài khoản và được sử dụng phổ biến nhất bởi các doanh nghiệp nhỏ có ít hơn 10 nhân viên.

ưu

• người dùng không giới hạn
• Email, trò chuyện và điện thoại tích hợp
• Hệ thống trò chuyện hỗ trợ khách hàng qua email 24/5
• Giới hạn 10.000 liên hệ
• Công cụ quản lý liên hệ

Nhược điểm

• Không cung cấp các công cụ dịch vụ khách hàng hoặc tính năng tiếp thị
• Báo cáo bán hàng không bao gồm
• Ít tích hợp bên thứ ba hơn một số đối thủ cạnh tranh

3. Tập đoàn Zoho

Zoho Corporation là nhà cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) có trụ sở chính tại Chennai, Ấn Độ, tập trung vào phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ. CRM miễn phí của công ty cho phép tự động hóa hoạt động tiếp thị và bán hàng cũng như quản lý tài khoản, giao dịch và khách hàng tiềm năng. Không giống như Freshsales, phiên bản miễn phí của Zoho CRM bao gồm tính năng báo cáo. Bản ghi—phiên bản danh bạ của Zoho—có thể được chỉnh sửa hoặc xóa để giúp bạn duy trì dưới giới hạn liên hệ.

Nhược điểm là CRM miễn phí của Zoho có giới hạn người dùng thấp hơn so với một số đối thủ cạnh tranh, các tùy chỉnh bị hạn chế và không bao gồm gửi email hàng loạt.

ưu

• Hỗ trợ quản lý tài khoản, bán hàng và khách hàng tiềm năng
• Giới hạn 5.000 liên hệ, tài khoản và giao dịch
• Hơn 60 báo cáo tiêu chuẩn
• Lên đến 2.500 quy tắc quy trình làm việc
• Ba địa chỉ email công ty

Nhược điểm

• Giới hạn ba người dùng
• Không gửi email hàng loạt
• tùy chỉnh hạn chế
• Hỗ trợ khách hàng không được cung cấp (nghĩa là chỉ hỗ trợ khách hàng tự phục vụ)

4. Viên nang

Capsule là nhà cung cấp CRM tập trung vào bán hàng có trụ sở tại Vương quốc Anh phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ. CRM của Capsule bao gồm các công cụ phân tích, báo cáo, email và nhiều công cụ quản lý dự án hơn so với nhiều CRM tập trung vào bán hàng khác. Nó cũng được biết đến với hệ thống bán hàng trực quan và tích hợp với các công cụ phổ biến bao gồm cả Google Workspace.

Tuy nhiên, phiên bản miễn phí của Capsule có giới hạn liên hệ chỉ là 250 và gói không bao gồm báo cáo bán hàng.

ưu

• Công cụ quản lý dự án
• Ứng dụng di động
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Tích hợp của bên thứ ba bao gồm Google Workspace

Nhược điểm

• Giới hạn hai người dùng
• giới hạn 250 liên hệ
• Không có báo cáo bán hàng
• Tài khoản giới hạn trong một kênh bán hàng
• Hỗ trợ khách hàng không được cung cấp

5. Bitrix24

Bitrix24 tự nhận mình là một không gian làm việc trực tuyến được xây dựng xung quanh dịch vụ cốt lõi của công ty, Bitrix24 CRM. Bitrix24 hỗ trợ quy trình tạo khách hàng tiềm năng, tiếp thị và bán hàng, quản lý dự án và quản lý hàng tồn kho.

CRM miễn phí của Bitrix24 cung cấp các phiên bản thu nhỏ của các chức năng của gói trả phí như quản lý đường ống, quản lý khách hàng tiềm năng, báo cáo, tự động hóa và theo dõi bán hàng. Không giống như hầu hết các CRM miễn phí, Bitrix24 không đặt giới hạn liên hệ cho bất kỳ gói nào của nó. Thay vào đó, nó giới hạn tổng dung lượng lưu trữ trên đám mây—đối với phiên bản miễn phí, giới hạn là 5 gigabyte. Giới hạn gói trả phí nằm trong khoảng từ 24 gigabyte đến 3 terabyte. Gói miễn phí của Bitrix cũng có giới hạn 12 người dùng, khiến nó trở nên kém lý tưởng hơn đối với các công ty có đội ngũ tiếp thị và bán hàng lớn hơn.

ưu

• Nhiều chức năng CRM
• địa chỉ liên lạc không giới hạn
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Các chức năng email, thoại, video và trò chuyện

Nhược điểm

• tùy chỉnh hạn chế
• Đường cong học tập dốc hơn so với một số đối thủ cạnh tranh
• giới hạn 12 người dùng
• Hỗ trợ khách hàng không được cung cấp